I. OBJETIVO Establecer y normar los procedimientos para el otorgamiento y rendición oportuna de gastos por la modalidad de encargo interno, que atiende determinada actividad académica o administrativa de la UNE. II. FINALIDAD Otorgar facilidades, en forma excepcional, por la modalidad de encargo interno, financiada con la fuente de Recursos Directamente Recaudados, al personal docente o administrativo de la UNE para viabilizar actividades específicas urgentes de atención, relacionadas con el cumplimiento de objetivos institucionales. III. ALCANCE La presente directiva alcanza al personal nombrado de las unidades académicas y administrativas de la Universidad. IV. BASE LEGAL Ley Universitaria Nº 23733 y sus modificatorias. Ley Nº 29289 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2009. Normas Generales del Sistema de Tesorería (NGT-06 y 07); aprobadas por Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15. Ley Nº 28716 Ley de Control Interno para las entidades del Estado. Directiva Nº 001-2007-EF/77.15 aprobada mediante la Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15 Directiva de Tesorería para el Gobierno Nacional y Regional. V. DESCRIPCIÓN El otorgamiento de dinero por la modalidad de encargo interno, se realiza en forma excepcional, cuando la Oficina Central de Adquisiciones y Contrataciones no pueda atender un determinado servicio o actividad, debido a restricciones justificadas en cumplimiento de los objetivos institucionales. VI. DISPOSICIONES GENERALES De los procedimientos para la aprobación del encargo interno. 6.1 En concordancia con el artículo 40º de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007- EF/77.15, puede otorgarse, excepcionalmente, la modalidad de encargo interno, al personal designado para la ejecución del gasto de acuerdo a la naturaleza de determinadas funciones, al adecuado cumplimento de los objetivos institucionales, a las condiciones y características de ciertas tareas y trabajos o a restricciones justificadas, en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios. En este caso, es con previo informe de la Oficina de Programación de Adquisiciones. 1 de 7
6.2 El pedido escrito será presentado por el responsable del encargo interno y contendrá la justificación del gasto, la fecha de inicio de la actividad, la fecha de culminación de la actividad, el monto solicitado, las actividades específicas a cumplir, adjuntando el presupuesto desagregado del gasto y la evaluación del encargado de la Oficina de Programación de Adquisiciones, perteneciente a la Oficina Central de Adquisiciones y Contrataciones. 6.3 La solicitud del encargo interno (Anexo 03) será visada por el responsable del pedido y por el jefe inmediato de la dependencia académica o administrativa; y será remitida a la Oficina Central de Adquisiciones y Contrataciones, adjuntando el informe pertinente y la autorización de descuento por planilla de haberes (Anexo 02). 6.4 La Oficina de Programación de Adquisiciones, en cumplimiento estricto de lo precisado en el artículo 40º de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007- EF/77.15 y las funciones, señaladas en el Manual de Organización y Funciones (MOF) aprobará, reducirá o denegará la solicitud, debiendo emitir un informe para cada caso. 6.5 Si la Oficina Central de Adquisiciones y Contrataciones, reduce el presupuesto, la dependencia solicitante deberá modificar su informe pertinente, la solicitud de encargo interno y adecuarla al monto autorizado. 6.6 Una vez emitido el informe por la Oficina Central de Adquisiciones y Contrataciones, el expediente será remitido al Vicerrectorado Administrativo para la visación. No es aplicable otorgar un encargo interno en gastos ya efectuados por las dependencias solicitantes. 6.7 El Vicerrectorado Administrativo visará el formato del encargo interno, y elevará el expediente al Rectorado para la resolución correspondiente. Esta resolución contendrá la siguiente información: Nombre de la persona que se responsabilizará del dinero encargado. Objeto del encargo interno. El monto a otorgar. La actividad específica a cumplir. La fecha de realización de la actividad. El plazo de tres días hábiles para rendir las cuentas una vez culminado el evento. 6.8 La Oficina Central de Adquisiciones y Contrataciones, a través de la Oficina de Compras y Contratos realizará las siguientes tareas: 6.8.1 Comunicará al Ministerio de Economía y Finanzas-Tesoro Público, la solicitud de autorización para procesar el encargo interno, indicando el número de registro SIAF y adjuntando copia autenticada de la resolución de otorgamiento del encargo interno. 2 de 7
6.8.2 Ingresará en el módulo SIAF-SP la fase del compromiso, a base de la resolución, teniendo en cuenta las características que ésta debe contener señalado en el artículo 6.7 de la presente Directiva. Tramitará la orden de servicio, con copia del cargo de la solicitud de autorización, ante el Ministerio de Economía y Finanzas. 6.9 La Oficina Central de Economía y Finanzas efectuará el devengado y girado en el módulo SIAF-SP, siempre y cuando el Ministerio de Economía y Finanzas apruebe el encargo interno. Con la copia del cargo, la Oficina Central de Economía y Finanzas, gestionará su aprobación en el Ministerio de Economía y Finanzas. 6.10 Si el Ministerio de Economía y Finanzas rechaza el encargo interno, la Oficina Central de Economía y Finanzas devolverá el expediente a la Oficina Central de Adquisiciones y Contrataciones, dándose por terminado el trámite. VII. DE LA RENDICIÓN DEL ENCARGO 7.1 Finalizada la actividad del encargo interno, es obligación del responsable presentar la rendición de gastos ejecutados, acordes con los gastos y la fecha de los documentos sustentatorios deben guardar coherencia con el periodo en que se realizó el evento. 7.2 La rendición del encargo interno se realizará ante la Oficina Central de Economía y Finanzas, debiendo el responsable utilizar el formato de rendición del encargo interno (Anexo 03). Ante la existencia de saldos no ejecutados, se depositarán los fondos en la Caja Central de la UNE. 7.3 La Oficina Central de Economía y Finanzas derivará el expediente a la Oficina de Tesorería, para que revise la documentación sustentatoria, y de estar conforme, lo remitirá a la Oficina de Contabilidad, para los registros contables correspondientes. 7.4 Los documentos sustentatorios deben concordar con la normatividad vigente (boletas, facturas, tickets y otras reconocidas por la SUNAT), en caso contrario, la Oficina de Tesorería no asumirá como rendidos, los gastos realizados. Los comprobantes de pago se emitirán a nombre de la Universidad Nacional de Educación Enrique Guzmán y Valle, RUC 20174950971. Son comprobantes de pago, los siguientes documentos reconocidos por la SUNAT: Facturas Boletas de Ventas Recibos por Honorarios Ticket emitido por máquinas registradoras Boletos de viajes Otros documentos 3 de 7
7.5 No se otorgará otro encargo interno a los que mantengan alguno, pendiente de rendición. VIII. DISPOSICIONES FINALES 1º Es de responsabilidad de la Oficina Central de Adquisiciones y Contrataciones, elaborar el informe que justifique la modalidad de encargo interno. 2º Al entregarse el dinero por encargo interno, la Oficina Central de Economía y Finanzas, a través de la Oficina de Tesorería, proporcionará al responsable una copia de las instrucciones para la adecuada rendición de los gastos. 3º Cuando la actividad se postergara o no se realizara, el dinero será devuelto a la Caja Central de la Universidad. 4º Queda facultada la Oficina Central de Economía y Finanzas, para que informe a la Oficina Central de Personal, la cantidad a descontarse mensualmente de las remuneraciones del responsable del encargo interno, siempre y cuando no haya cumplido con presentar la rendición en el tiempo establecido. En caso de detectarse irregularidades en la rendición de los gastos económicos otorgados por la modalidad de encargo interno, la Oficina Central de Economía y Finanzas, comunicará al Vicerrectorado Administrativo para las acciones de control que correspondan. 5º La Oficina de Secretaría General, al emitir las resoluciones, deberá tener en consideración las características señaladas en el numeral 6.7 de la presente directiva. 4 de 7
ANEXO 01 SOLICITUD DE ENCARGO Chosica,...de...de 2009. Interno... Señorita Vicerrectora Administrativa: N de Enc argo Solicito se emita un cheque para utilizarlo en la modalidad de encargo interno, por la suma de: S/....(...) para realizar los gastos imprevistos en:... A nombre de:... Con cargo a la dependencia:... PRESUPUESTO DE GASTO POR ENCARGO INTERNO Asignación Especial Mnemónico Monto:......... Fecha de inicio de la actividad Fecha de término Fecha de rendición de la actividad del encargo NOTAS: El anticipo es sólo para adquisición de bienes corrientes y pagos de servicios. Estos fondos no se podrán utilizar en las operaciones siguientes: adquisición de equipos, alimentos para personas (salvo en comisión de servicios fuera de la ciudad de Lima), pago de publicaciones (salvo que sea en provincias) piezas de computadoras, compra de libros y suscripciones, vestuario, compra de pasajes aéreo, herramientas bienes de duraderos (cocina, hervidores, reloj de pared). Cuando el monto de la factura supere el importe de S/. 700.00 (setecientos y 00/100 Nuevos Soles) y el proveedor no sea agente de retención y/o buen contribuyente, deberá retenerse el 6% por el IGV. Para tal efecto, solicitar a la Oficina de Tesorería de la UNE el certificado de retención. Todo pedido debe ser acompañado con la justificación de lo solicitado, el mismo que será evaluado por la Oficina de Central de Adquisiciones Contrataciones, de acuerdo a la Directiva de Tesorería para el año 2009. Vicerrectora Administrativa Jefe de la oficina Académica / Administrativa Jefa de la Oficina de Programación de Adquisiciones Me comprometo a rendir cuenta documentada en el término de tres días hábiles para eventos nacionales o quince días hábiles para eventos internacionales, al concluir la actividad materia de encargo interno; de no ser así, autorizo la retención de mis haberes, hasta la rendición de la suma solicitada. Responsable de la rendición 5 de 7
ANEXO 02 AUTORIZACIÓN PARA EL DESCUENTO POR PLANILLA DE HABERES Yo... Docente ( ) Administrativo ( ) Código: De la dependencia... Autorizo a la Oficina Central de Personal de la Universidad Nacional de Educación Enrique Guzmán y Valle, para que proceda a descontar de mis remuneraciones, hasta la suma equivalente al monto recibido mediante la modalidad de encargo interno, en caso de no rendir documentadamente, dentro de los tres días hábiles para eventos nacionales o 15 días para eventos internacionales, después de culminada la actividad, de la cual soy responsable. La Cantuta, de de 2009. --------------------------------------------- Nombres y Apellidos DNI Nº... 6 de 7
ANEXO 03 RENDICIÓN DE GASTOS ACTIVIDAD:... APELLIDOS Y NOMBRES:.. RESOLUCIÓN Nº COMPROBANTE DE PAGO Nº ORDEN DE ORDEN Nº: FECHA:. FECHA:. FECHA:. FECHA DE REALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD:. Ejemplo: Detalle Boleta o Factura Nº Dependencia Parcial Total Total La Cantuta, de de 2009. ----------------------------------------------- Firma del responsable 7 de 7