Padrón de Trabajadores Capacitados Sistema de Registro de la Capacitación Empresarial Guía de uso Dirección General de Capacitación
Contenido: 1. Acceso al sistema... 3 2. Funcionalidades... 3 3. Menú: Empresa... 4 3.1. Datos Generales... 5 3.2. Domicilio... 5 3.3. Acuses... 6 3.4. Notificaciones... 7 3.5. Reportes... 7 4. Menú: (1) Planes y Programas... 8 4.1. Recuperar la información del Plan y Programas... 8 4.2. Consultar planes y programas registrados... 9 4.3. Incorporar establecimientos de la lista... 10 5. Menú: (2) Trabajadores... 14 5.1. Incorporar datos de trabajadores... 15 5.2. Captura uno a uno... 16 5.3. Carga masiva... 19 5.4. Copiar de otra lista... 20 6. Menú: (3) Cursos... 21 6.1. Incorporar datos de Cursos... 22 6.2. Captura uno a uno... 23 6.3. Carga masiva... 26 6.4. Copiar de otra lista... 27 7. Menú: (4) Relacionar Cursos Trabajadores... 28 7.1. Relacionar Cursos Trabajadores... 29 7.2. Relacionar uno a uno... 29 7.3. Carga masiva... 31 8. Menú: (5) Presentación electrónica de listas... 32 8.1. Generación de constancias de habilidades laborales... 33 8.2. Presentación electrónica de las listas... 34 2
1. Acceso al sistema En la pantalla de acceso del Padrón de Trabajadores Capacitados, proporcione su clave de usuario y contraseña. Dé clic en Aceptar. En la pantalla de Inicio consulte el proceso a seguir para Presentar las listas de constancias de habilidades laborales. 2. Funcionalidades Los tienen seis funcionalidades principales por medio del Sistema, que están disponibles tanto en el menú superior como en el menú lateral: Empresa, (1) Planes y Programas, (2) Trabajadores, (3) Cursos, (4) Relacionar Cursos Trabajadores y (5) Presentación Electrónicos de Listas. En la pantalla de Inicio que se encuentra en el menú secundaria podrá ver el proceso general para enviar las listas de constancias de habilidades laborales a la STPS. 3
3. Menú: Empresa Seleccione del menú superior la primera opción Empresa. La opción Empresa cuenta con las siguientes funcionalidades que se muestran en el menú lateral: Opción del menú lateral Datos Generales Domicilio Acuses Notificaciones Reportes Funcionalidad Consultar los datos generales de la empresa y editarlos. Consultar los datos del domicilio de la empresa que fueron recuperados del sistema y editar los que son sujetos de actualización. Consultar y obtener el archivo de los Acuses de Recibo Electrónico emitidos por el sistema cuando se ha realizado la presentación electrónica de las Listas de Constancias, mediante esta aplicación. Obtener los archivos con los registros correctos y erróneos derivados de la validación de la CURP de los trabajadores por el Registro Nacional de Población e Identificación Personal de la Secretaría de Gobernación. Consultar el estatus de las listas creadas, así como obtener archivos con la información incorporada respecto a los Trabajadores con cursos, trabajadores que no han sido relacionados a cursos y Cursos sin trabajadores relacionados. 4
3.1. Datos Generales El sistema muestra la página con los datos generales de la empresa. Es posible editar el campo: Registro en el Sistema Empresarial Mexicano (SIEM). En caso de ser persona física, capturar la CURP. Oprima Aceptar. 3.2. Domicilio Verifique los datos recuperados del sistema y en su caso actualice los datos: -Localidad, -Teléfono y Fax. Capture la dirección de correo electrónico. Dé clic en Aceptar. 5
3.3. Acuses Mediante esta pantalla Consulta de acuses de recibo electrónicos, podrá consultar todos los Acuses que haya emitido ante la STPS y de esta manera recuperar e imprimir los Acuses las veces que se requiera. 6
3.4. Notificaciones Una vez que haya enviado una lista, recibirá Notificaciones del sistema de los archivos con los registros correctos y erróneos derivados de la validación de la CURP de los trabajadores por el Registro Nacional de Población e Identificación Personal de la Secretaría de Gobernación 3.5. Reportes En esta pantalla es posible ver el Estatus de la Listas (Enviado y Sin envío). Además se pueden obtener en archivos Excel, la cantidad de trabajadores que ya estén relacionados y sin relacionar a un curso. Y lo mismo para los curos. 7
4. Menú: (1) Planes y Programas Esta opción cuenta con las siguientes funcionalidades que se muestran en el menú lateral: Opción del menú lateral Seleccionar Plan Establecimientos Funcionalidad Recuperar los datos de los Planes y programas de la empresa. Incorporar los establecimientos asociados a la Lista de Constancias de habilidades laborales. Crear o seleccionar la Lista de Constancias sobre la cual se registrará la información de los trabajadores y los cursos de capacitación que se presentará de manera electrónica ante la STPS. Consultar los datos de los establecimientos en los que rige el Plan y Programas. 4.1. Recuperar la información del Plan y Programas Seleccione el menú superior la opción (1) Planes y Programas. Incorpore el Número de folio DC-2, la fecha de término de vigencia y el número de trabajadores registrados en el Plan. Oprima el botón Obtener datos, el Sistema recupera el Nombre y RFC de la empresa, así como los datos principales del Plan y programa. Folio Fecha de término Trabajadores No. de establecimientos asociados al plan Después de verificar que los datos corresponden a la empresa y el plan es el requerido, oprima Agregar lista. 8
4.2. Consultar planes y programas registrados Seleccione el vínculo Ver todos los planes y programas registrados, el Sistema presenta un tablero con la información de los planes y programas que ha presentado: Folio Listas de constancias registradas sin acuse Listas de constancias registradas con acuse Fecha de término Trabajadores registrados en el plan Trabajadores registrados en listas del plan No. de establecimientos asociados al plan 9
Si lo requiere puede obtener un archivo con la información oprimiendo el botón Generar reporte de planes de la empresa. Dé clic en el icono Seleccionar para ver detalles de un plan, a fin de consultar las listas de constancias que se tienen asociadas al Plan y programa. 4.3. Incorporar establecimientos de la lista Desde la pantalla de Planes y programas de capacitación y adiestramiento oprima el botón Agregar lista. 10
El sistema muestra la pantalla Selección de establecimientos de la lista de constancias de habilidades para seleccionar el (los) establecimiento(s) asociados a la lista. Seleccione una o más entidad(es) federativa(s) en las que se encuentran los establecimientos por integrar a la lista y dé clic en el botón >. En la siguiente caja de selección se presentan los establecimientos de las entidades seleccionadas, dé clic en el (los) establecimiento(s) por integrar y oprima el botón >. 11
En la caja de selección denominada Lista, el Sistema presenta los establecimientos seleccionados, verifique la relación de establecimientos. Si requiere agregar más establecimientos a la lista, repita los pasos anteriores. 12
Una vez que concluya con la incorporación de establecimientos, oprima el botón Terminar. El Sistema presenta la pantalla Establecimientos relacionados con la lista de constancias de habilidades, a fin de que indique el establecimiento al cual se emitirá el Acuse de recibo. Seleccione la entidad federativa, y opcionalmente el municipio o delegación y la calle y dé clic en el botón Consultar. Seleccione con un clic la casilla del establecimiento para el cual se emitirá el Acuse de Recibo y oprima el botón Aceptar. El sistema manda un mensaje indicando que se ha creado una lista, dé clic en Aceptar. En la pantalla Seleccionar una lista de constancias de habilidades laborales se muestra un tablero con la(s) lista(s) asociadas al folio DC-2. La primera vez sólo aparecerá la lista recién creada. Seleccione del tablero la lista y oprima el botón Siguiente. 13
El sistema muestra la pantalla Trabajadores. 5. Menú: (2) Trabajadores La opción de menú Trabajadores le brinda la funcionalidad para capturar los datos completos de los trabajadores --generales, de certificación de normas de competencia laboral y académicos. Mediante esta opción tendrá acceso a las siguientes funcionalidades que se muestran en el menú lateral: Opción del menú lateral Captura uno a uno Funcionalidad Incorporar mediante la captura uno a uno los datos de los trabajadores de la empresa. Datos del Trabajador Incorporar los datos generales del trabajador. Datos de Certificación Proporcionar los datos de certificación de competencias laborales del trabajador incorporando el nombre de la norma y la fecha de certificación Datos Académicos Incorporar los datos del nivel máximo de estudios del trabajador. 14
Opción del menú lateral Carga Masiva Funcionalidad Incorporar mediante un archivo con formato TXT los datos de los trabajadores Obtener Plantilla Obtener el archivo que contiene la plantilla de los datos del trabajador requeridos. Se puede obtener el archivo en formato TXT o Excel (para convertirlo posteriormente a TXT). Cargar archivo Incorporar el archivo que contiene los datos de los trabajadores para realizar la carga masiva. Validación Consultar los datos de los trabajadores que se registraron correctamente, así como los registros que fueron rechazados por errores en el formato. También puede obtener los archivos de dicha información. Copiar de otra lista Incorporar trabajadores a una nueva lista copiando los registros desde otra lista creada con anterioridad. Consulta y Modificación Consultar los datos de los trabajadores incorporados al sistema. Complementar y/o modificar los datos de los trabajadores. Eliminar trabajadores de una lista. 5.1. Incorporar datos de trabajadores Después de seleccionar la Lista, el sistema lo conduce automáticamente a la funcionalidad de trabajadores. También puede acceder desde el menú superior dando clic en la opción (2) Trabajadores. Se pueden incorporar datos mediante tres modalidades Captura uno a uno Carga masiva Copiar de otra lista 15
5.2. Captura uno a uno En el menú lateral, dé clic en la opción capturar uno a uno. Datos del trabajador Seleccione la entidad federativa, el municipio o delegación y el establecimiento al que corresponden los trabajadores que dará de alta. Capture los datos obligatorios y los opcionales con los que cuente: Son obligatorios: - CURP - Nombre, Primer apellido - Entidad federativa y Municipio o Delegación de residencia - Ocupación Para seleccionar la ocupación oprima el icono Otra ocupación. En la ventana que se abre anote la palabra que identifique la ocupación y dé clic en el botón Buscar. 16
En el tablero se muestran las coincidencias encontradas, dé clic en la casilla de la ocupación requerida y oprima el botón Aceptar. Una vez incorporada la ocupación, dé clic en Aceptar. Las ocupaciones seleccionadas del catálogo se irán incorporando en la lista, con lo cual al incorporar otro trabajador de tener la misma ocupación, puede seleccionarla directamente en el listado. Datos de certificación de competencias laborales En esta pantalla proporcione las normas de competencias laborales en las cuales el trabajador está certificado. Para incorporar la Norma se pueden utilizar las siguientes funcionalidades: Capturar algunas letras para que el sistema muestre coincidencias y seleccionar la requerida, con lo cual el Sistema mostrará su clave. Capturar directamente la clave, por ejemplo: CCOM0046.01 y esperar a que el Sistema presente la Descripción. Utilizar el Catálogo de Normas Técnicas de Competencia Laboral mediante el icono Buscar. En los tres casos, después de identificar la Norma, proporcione la fecha de emisión del certificado y oprima el botón Agregar. 17
Después de incorporar cada Norma en la que se ha certificado el trabajador, oprima el botón Aceptar. Los datos de esta pantalla son opcionales para las empresas; sin embargo, para que el Sistema reconozca que un trabajador tiene su información completa es necesario pasar por la pantalla. De no tener información de certificación del trabajador, dé clic en Aceptar. Datos académicos del trabajador Seleccione del listado el Nivel máximo de estudios terminados. Dependiendo del nivel aparecerán otros campos los cuales se vuelven obligatorios de captura como: Documento probatorio, Año de emisión, Tipo de institución educativa, y Nombre del estudio o carrera. Oprima el botón Aceptar. Una vez que se tienen todos los campos con la información completa, se presentan en la parte inferior de la pantalla dos botones con diferentes funcionalidades: Otro trabajador: Iniciar con la captura de un nuevo trabajador. Terminar: Para concluir con la captura de trabajadores o suspender la captura. 18
Utilice el botón Otro trabajador, tantas veces requiera para incorporar uno a uno a los trabajadores que recibieron constancias por incluir en la Lista. Al finalizar seleccione el botón Terminar. Al terminar la captura se muestra la pantalla inicial de Trabajadores. En el texto inferior de la pantalla dé clic en la palabra Concluido para indicar al sistema que se ha terminado la etapa de captura de trabajadores. 5.3. Carga masiva Para este modo de captura, se realizó otra guía llamada Guía para la carga masiva de información, la cual podrá obtenerla en la pantalla principal de Carga masiva Incorporación de datos de trabajadores. Carga masiva 19
Al dar clic en aquí se abrirá la guía en extensión PDF. 5.4. Copiar de otra lista La funcionalidad es incorporar trabajadores a una nueva lista copiando los registros desde otra lista creada con anterioridad, sin tener que volver a capturar uno a uno o utilizar la carga masiva, si el trabajador ya ha sido incorporado en el sistema. Seleccioné el Plan y programa, y posteriormente la Lista donde obtendrá los datos. Aparecerá un tablero con los datos del trabajador, Seleccione los trabajadores que quiere copiar. Se presenta la opción de Seleccionar todos, esta seleccionará únicamente todos los que muestran en la pantalla. Por pantalla se muestran de 20 en 20 trabajadores como máximo. Oprima el botón Copiar para copiar los trabajadores que fueron seleccionados. También se presenta el botón de Copiar todos los trabajadores con la funcionalidad de que se copiaran todos los trabajadores que se encuentren incorporados en esa Lista. 20
6. Menú: (3) Cursos La opción Cursos cuenta con las siguientes funcionalidades que se muestran en el menú lateral: Opción del menú lateral Captura uno a uno Funcionalidad Incorporar mediante la captura uno a uno los datos de los cursos impartidos por la empresa. Datos del Curso Incorporar los datos del curso. Datos de las Constancias Carga Masiva Mediante esta funcionalidad la empresa podrá obtener las Constancias de habilidades laborales para cada trabajador. Es necesario incorporar los datos requeridos para su generación. También es posible agregar el logotipo de la empresa y/o del agente capacitador. Incorporar mediante un archivo con formato TXT los datos de los cursos. Obtener Plantilla Obtener el archivo que contiene la plantilla de los datos del curso requeridos. Se puede obtener el archivo en formato TXT o Excel (para convertirlo posteriormente a TXT). 21
Opción del menú lateral Funcionalidad Cargar archivo Incorporar el archivo que contiene los datos de los cursos para realizar la carga masiva. Validación Consultar los datos de los cursos que se registraron correctamente, así como los registros que fueron rechazados por errores en el formato. También puede obtener los archivos de dicha información. Copiar de otra lista Consulta y Modificación Incorporar cursos a una nueva lista copiando los registros desde otra lista creada con anterioridad. Consultar los datos de los cursos incorporados al sistema. Complementar y/o modificar los datos de los cursos. Eliminar cursos de una lista. 6.1. Incorporar datos de Cursos Entre en el menú superior a la opción (3) Cursos. Se pueden incorporar datos mediante tres modalidades Captura uno a uno Carga masiva Copiar de otra lista 22
6.2. Captura uno a uno En el menú lateral dé clic en la opción capturar uno a uno. Seleccione la entidad federativa, el municipio y el establecimiento al que corresponde el curso que dará de alta. Incorpore el Nombre del curso. Para definir el Área Temática existen tres opciones: Capturar algunas letras de la descripción del Área temática para que el sistema presente las coincidencias. En este caso, dé clic en la que corresponda y espere unos momentos a que el Sistema presente la clave. La segunda opción es capturar la clave directamente, como por ejemplo 1000 y esperar a que el Sistema muestre su descripción. Por último, es posible hacer una búsqueda en el catálogo. Dé un clic en Buscar. El catálogo se abre en una nueva ventana. Se puede capturar una palabra o dar clic directamente en el botón Buscar, para que aparezcan todas las opciones. Con un clic seleccione la requerida y marque el botón Aceptar. 23
Capture los siguientes datos: - Duración - Periodo de ejecución (puede escoger las fechas directamente con la funcionalidad calendario) - Tipo de agente capacitador - Número de registro de agente capacitador en la STPS (únicamente si el tipo de agente es Externo). La Estructura es RFC junto al tipo de agente. Ejs. AAA8711107K50013 y AAA7505178340005. No hacer uso de diagonales ni guiones. - Modalidad de la capacitación - Objetivo de la Capacitación Si la empresa desea elaborar las constancias de habilidades laborales por medio del Sistema, Seleccione la casilla Generar las constancias de habilidades laborales mediante el sistema. 24
Si se seleccionó la casilla para generar constancias se mostrará la pantalla para incorporar los datos: - Nombre del capacitador (Persona que impartió la capacitación) - Nombre de la Institución, escuela u organismo (Si seleccionó externo y capturó el Número de registro de agente capacitador en la STPS, aparecerá el campo pre llenado.) - Representante de los trabajadores ante la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento - Representante de la empresa ante la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento Marque con un clic si se utilizarán o no logotipos para los certificados. Para utilizar esta funcionalidad, es necesario que previamente incorpore los archivos con los logotipos desde el menú secundario, en la opción Información de apoyo, en Herramientas. Seleccione el botón Aceptar, se presentan en la parte inferior de la pantalla dos botones con diferentes funcionalidades. Incorporar otro curso: Iniciar con la captura de un nuevo curso. Terminar: Para concluir con la captura de cursos o suspender la captura. Utilice el botón Incorporar otro curso, tantas veces requiera para incorporar uno a uno los cursos por incluir en la Lista. Al finalizar seleccione el botón Terminar. 25
Al terminar la captura se muestra la pantalla inicial de Cursos. En el texto inferior de la pantalla dé clic en la palabra Concluido para indicar al sistema que se ha terminado la etapa de captura de cursos. 6.3. Carga masiva Para este modo de captura, se realizó otra guía llamada Guía para la carga masiva de información, la cual podrá obtenerla en la pantalla principal de Carga masiva Incorporación de datos de cursos de capacitación. Carga masiva Al dar clic en aquí se abrirá la guía en extensión PDF 26
6.4. Copiar de otra lista La funcionalidad es incorporar cursos a una nueva lista copiando los registros desde otra lista creada con anterioridad, sin tener que volver a capturar uno a uno o utilizar la carga masiva, si el curso ya ha sido incorporado en el sistema. Seleccioné el Plan y programa, y posteriormente la Lista donde obtendrá los datos. Aparecerá un tablero con los datos del curso, Seleccione los cursos que quiere copiar. Se presenta la opción de Seleccionar todos, esta seleccionará únicamente todos los que muestran en la pantalla. Por pantalla se muestran de 20 en 20 cursos como máximo. Oprima el botón Copiar para copiar los cursos que fueron seleccionados. 27
7. Menú: (4) Relacionar Cursos Trabajadores Esta opción se utiliza para asociar a los trabajadores con los cursos y cuenta con las siguientes funcionalidades que se muestran en el menú lateral: Opción del menú lateral Relacionar uno a uno Funcionalidad Indicar al sistema los cursos que han sido impartidos a los trabajadores mediante la captura uno a uno. Carga Masiva Incorporar mediante un archivo con formato TXT la relación de los cursos con los trabajadores a los que les fueron impartidos. Obtener Plantilla Obtener el archivo que contiene la plantilla de la relación. Se puede obtener el archivo en formato TXT o Excel (para convertirlo posteriormente a TXT). Cargar archivo Incorporar el archivo que contiene los datos de los trabajadores para realizar la carga masiva. Validación Consultar los datos que se registraron correctamente, así como los registros que fueron rechazados por errores en el formato. También puede obtener los archivos de dicha información. 28
7.1. Relacionar Cursos Trabajadores Una vez que se tienen los datos de los trabajadores y los datos de los cursos, es necesario indicar al sistema los trabajadores que están asociados a cada curso. Seleccione del menú superior la opción (4) Relacionar Cursos - Trabajadores Se puede establecer la relación mediante dos modalidades Relacionar uno a uno Carga masiva 7.2. Relacionar uno a uno En el menú lateral dé clic en la opción Relacionar uno a uno. Seleccione la entidad federativa, el municipio o delegación y el establecimiento al que corresponden los cursos por relacionar. 29
En el tablero que se muestra, dé clic en el icono Relacionar trabajadores para definir los trabajadores que participaron en el curso. El sistema presenta la pantalla Relacionar trabajadores que participaron en el curso. Consulte los trabajadores incorporados en la lista mediante las siguientes opciones: - Mostrar todos - Por ocupación - Por nombre del trabajador - Por CURP Elija una opción dando clic en el botón correspondiente y oprima el botón Consultar. En el tablero que se presenta, seleccione la(s) casilla(s) correspondiente(s) al (a los) trabajador(es) por relacionar al curso y presione el botón Aceptar. Si requiere relacionar a todos los trabajadores que aparecen en pantalla utilice la casilla Seleccionar Todos. Cuando se han incorporado más de 20 trabajadores se irán mostrando en pantallas de 20 en 20, utilice los vínculos Anterior, número de página y Siguiente para ver a todos los trabajadores. Cuando todos los trabajadores incorporados recibieron el mismo curso, utilice el botón Relacionar todos los trabajadores. 30
Utilice el mismo procedimiento para relacionar los trabajadores de cada curso incorporado hasta terminar. Dé clic en la palabra Concluido del texto inferior para indicar al sistema que se ha terminado la etapa de relacionar. 7.3. Carga masiva Para este modo de captura, se realizó otra guía llamada Guía para la carga masiva de información, la cual podrá obtenerla en la pantalla principal de Carga masiva. Relacionar cursos - trabajadores. Carga Masiva 31
Al dar clic en aquí se abrirá la guía en extensión PDF 8. Menú: (5) Presentación electrónica de listas La opción Presentación Electrónica de Listas cuenta con las siguientes funcionalidades que se muestran en el menú lateral: Opción del menú lateral Imprimir constancias Enviar Listas a STPS Funcionalidad Obtener en un archivo compactado en formato ZIP las Constancias de cada trabajador relacionado con cursos, el cual se puede guardar o imprimir. Una vez concluidos los registros de trabajadores, cursos y la relación cursos trabajadores es posible enviarla Lista a la STPS, con lo cual el sistema asigna el número de folio DC-4 y genera el acuse de Recibo Electrónico. 32
Opción del menú lateral Acuse Funcionalidad Consultar y obtener el archivo de los Acuses de Recibo Electrónico emitidos por el sistema cuando se ha realizado la presentación electrónica de las Listas de Constancias, mediante esta aplicación. 8.1. Generación de constancias de habilidades laborales Desde el menú superior (5) Presentación electrónica de las listas, elija la opción Imprimir constancias del menú lateral. El sistema presenta un tablero con los cursos incorporados, presione el icono Generar constancias. El sistema proporcionará un archivo compactado en formato ZIP con las constancias de habilidades laborales para cada trabajador del curso seleccionado. Guarde el archivo en su computadora y extraiga todos los archivos en formato PDF que corresponden a las constancias, para que pueda verlas en pantalla e imprimirlas una a una. 33
8.2. Presentación electrónica de las listas Entre en el menú superior a la opción (5) Presentación electrónica de las listas. En el menú lateral elija la opción Enviar listas a STPS. Dé clic en el icono Ver archivo, para obtener un reporte en Excel donde podrá verificar la información incorporada. Si la información está correcta y ha concluido las tres etapas previas (señalizadas como Concluido), seleccione con un clic la casilla: Los datos se proporcionan bajo protesta de decir verdad, apercibido de la responsabilidad en que incurre todo aquel que no se conduce con verdad. 34
Oprima el botón Enviar a la STPS. Se muestra un mensaje indicando que la información ha sido enviada, el número de folio DC-4 asignado y que se ha generado el acuse de recibo, dé clic en Aceptar. En la pantalla Lista de Constancias de habilidades laborales enviadas a STPS, dé clic en la palabra Acuse. 35
Se muestra la pantalla Consulta de acuses de recibo electrónicos, dé clic en el icono del tablero Ver acuse, para obtener el Acuse de Recibo electrónico. Se abrirá en formato PDF el Acuse de Recibo, el cual incluye el domicilio que se seleccionó al incorporar los establecimientos de la Lista. El Acuse de Recibo incluye Caracteres de Autenticidad, para validar que fue generado por el sistema. 36