ESTATUTOS DEL COMITÉ DE ÉTICA DE LA ASOCIACIÓN CHILENA DE SEGURIDAD (APROBADO POR EL DIRECTORIO EN SESIÓN N 723 DEL 22.09.2015)
Artículo Primero: Objetivo de los Estatutos Estos Estatutos tienen por objetivo establecer la composición, funciones, operación y actividades del Comité de Ética de la Asociación Chilena de Seguridad (ACHS) con el fin de reflejar el involucramiento y compromiso de la Alta Dirección de la Institución con políticas y regulaciones sanas, transparentes y que contribuyan al fortalecimiento de un ambiente de control interno eficiente. El Comité de Ética de la Asociación Chilena de Seguridad (ACHS), se regirá por el presente Estatuto aprobado por el Directorio de la ACHS. Conforme a lo indicado, el presente Estatuto establece la organización, composición, funciones y atribuciones del Comité de Ética, en su carácter de órgano interno asesor de la Administración y del Directorio en materias pertinentes y en cumplimiento de las normas contenidas en las Políticas y Reglamentos de la Institución. Artículo Segundo: Normativa Aplicable La normativa que regirá el quehacer del Comité de Ética y guiará sus resoluciones, está entregada a los siguientes documentos: Principios y Guías de Conducta Ética de la Asociación Chilena de Seguridad. Circular SUSESO sobre sistema de control interno, punto 3.1.1. Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. Reglamento del Comité de Auditoría, en lo que le compete. Código de Buenas Prácticas de Gobierno Corporativo de la ACHS, en lo que le compete. Estipulaciones contractuales suscritas por ACHS con las partes interesadas, en lo que le compete. Normativa Interna y Legal en lo que le compete. Artículo Tercero: Objetivos del Comité El Comité de Ética tiene como función primordial velar por la continua, correcta y real aplicación de las normas contenidas en las políticas y reglamentos en materia de Ética de la Institución, a través del desempeño de los siguientes deberes: a) Aplicar las directrices, interpretaciones y definiciones de conductas contenidas en las normas de Ética de la ACHS. b) Resolver los eventuales incumplimientos a estas disposiciones que pudieren ser detectados en la organización. c) Conocer y resolver aquellas denuncias formuladas por lo colaboradores o los distintos stakeholders, de forma tal de aumentar la credibilidad del sistema. d) Convertirse en un foro de alto nivel y permanente que trate los temas de ética que surjan en nuestra diaria actividad a fin de facilitar su continua práctica en nuestras labores habituales. Para el cumplimiento de estos propósitos el Comité de Ética mantendrá comunicaciones libres y abiertas con las Gerencias y el Directorio en temas y actividades propias del referido Comité, determinando, en consecuencia, los medios, procedimientos y periodicidad de dichas comunicaciones. 2
Artículo Cuarto: Integración Por su función estratégica, el Comité de Ética estará integrado por quienes ocupen las siguientes posiciones en la administración de la Asociación Chilena de Seguridad, ello conforme a sanas prácticas observadas en empresas que han incorporado este diseño en sus ambientes de control: Fiscal Gerente de Personas y Administración Gerente de Experiencia Contralor (sólo con derecho a voz) Dicho organismo será presidido por el Fiscal y a sus sesiones podrán ser invitados otros colaboradores en atención a las materias que se traten. El Gerente General como el Presidente del Directorio y los miembros de éste podrán asistir por voluntad propia a cualquiera de las reuniones ordinarias o extraordinarias, pudiendo expresar su parecer sobre las materias abordadas. Artículo Quinto: Funciones De conformidad con lo establecido en el artículo 3 del presente Estatuto, el Comité de Ética tendrá las siguientes funciones permanentes: Deliberar sobre asuntos, noticias y acontecimientos internos y externos relacionados con la Ética. Deliberar sobre creación, actualización, consulta e interpretación de los textos relativos a las Políticas y Procedimientos relacionados con la Ética. Analizar y deliberar sobre dilemas éticos, conflictos de intereses y cuestiones de justicia relativas a la relación con stakeholders (partes interesadas), negocios, operaciones, productos y servicios de la organización. Analizar y deliberar sobre desvíos de conducta. Monitorear el clima ético, evaluar cumplimiento de las políticas relativas a la ética. Atender otras materias que le asigne el Directorio. Artículo Sexto: Facultades Este Comité debe ser la instancia de resolución y análisis de los principales temas que tengan relación con la aplicación de la ética y de los valores institucionales en la relación con todos los públicos de interés. En el desempeño de sus funciones y dentro de su competencia, el Comité podrá proponer o recomendar a la Administración y al Directorio la adopción de determinadas políticas o normas que estime conveniente para cautelar los intereses de la ACHS. Este Comité tiene competencia para ver todos los asuntos de su esfera de interés con total independencia si se originan en ACHS, siendo sus resoluciones aplicables a toda la entidad. Asimismo, está facultado para proponer o recomendar a la Administración y al Directorio las medidas que estime pertinente para la satisfactoria resolución de los temas, consultas, denuncias sometidas a su consideración, incluyendo toda clase de medidas disciplinarias respecto de los colaboradores de la organización. El Comité respetará y asegurará el anonimato de las consultas y denuncias sometidas a su consideración, cuando ésa haya sido la opción de los colaboradores para comunicarlas. 3
Artículo Séptimo: Actuación del Presidente Las funciones del Presidente del Comité de Ética son las siguientes: Convocar y presidir las reuniones del Comité de Ética, así como incluir en el acta los asuntos que estime necesarios. Convocar a sesiones extraordinarias cuando se requiera o por solicitud formulada ante éste, mediante petición escrita y motivada por parte de cualquiera de los miembros del Comité o del Directorio. Dirigir los debates del Comité cautelando el pluralismo en la participación y la deliberación. Responder por el funcionamiento del Comité en cuanto al cumplimiento de los Estatutos por parte de los miembros del mismo. Facilitar el acceso a documentación pertinente y a actividades que busquen la calificación continua de los miembros. Asegurarse que las propuestas o recomendaciones que se estimen sean informadas de forma oportuna a la Administración y/o al Directorio de la ACHS y antes de la siguiente reunión de Comité. Artículo Octavo: Actuación de los Miembros Los miembros del Comité desarrollarán sus acciones procurando la creación de valor para la ACHS con independencia de cualquier grupo de interés, con diligencia y adoptando decisiones razonadas y alineadas con las definiciones de la ACHS. Todos los miembros se obligan a cumplir las normas contenidas en las políticas y reglamentos de la Institución, incluyendo éste, y aportar temas y materiales a las reuniones que se celebren. Además, los miembros deben cumplir en sus funciones con los principios de lealtad, eficiencia y confidencialidad al abordar las materias que se traten. Artículo Noveno: Convocatoria y Quórum El Comité de Ética sesionará al menos en forma trimestral, o cuando sea necesario conforme las denuncias recibidas por desviaciones o incumplimiento de las normas y conductas éticas. Por cada sesión deberá emitirse un acta con los documentos de respaldo pertinentes. Adicionalmente y a requerimiento del Gerente General, del Directorio o a través de su Presidente, así como del Presidente del Comité de Ética o la mayoría simple de sus miembros, podrá convocarse a reuniones extraordinarias cuando eventos propios de la ACHS así lo ameriten. Las reuniones podrán adoptar, según se requiera, carácter presencial, de videoconferencia o conferencia telefónica. Aquellas que se celebren a través de medios electrónicos, deberá quedar constancia por correo electrónico de los temas tratados y de las resoluciones aceptadas. Las decisiones del Comité se adoptarán por mayoría simple de sus miembros. En caso de empate, el Presidente dirimirá la discusión con su voto. De estimarse necesario podrá elevar el tema para conocimiento y resolución al Directorio de la institución. A las reuniones podrán asistir personas invitadas por los miembros del Comité, que concurrirán sin derecho a voto. 4
Artículo Décimo: Reuniones y su Calendario La primera reunión luego de la elección del Comité, permitirá establecer el calendario de reuniones del año en curso, independiente de las citaciones extraordinarias que pudieran ser necesarias. Artículo Décimo Quinto: Reformas Las reformas al presente Estatuto pueden ser propuestas por cualquier miembro del Directorio, el Gerente General o cualquiera de los miembros del Comité; no obstante, ellas sólo pueden ser sancionadas y surtir efecto bajo la aprobación del Directorio. De cualquier modo, y pese a lo señalado, dentro de sus responsabilidades el Comité debe al menos una vez al año hacer expresión en sus Informes respecto a la suficiencia de este Estatuto en relación al buen funcionamiento del Comité. 5