INFORME No. AUD-004-16 28 DE ABRIL DE 2016 MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE AUDITORÍA INTERNA INFORME DE ARQUEO Y REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN LOS PAGOS RELIZADOS POR MEDIO DE LOS FONDOS FIJOS DE CAJAS CHICAS DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE 2016
INFORME DE ARQUEO Y REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN LOS PAGOS RELIZADOS POR MEDIO DE LOS FONDOS FIJOS DE CAJAS CHICAS DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE I. INTRODUCCION 1.1 Origen del estudio Esta revisión se origina en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría Interna para el año 2016. Asimismo, para la realización de este estudio se consideró la siguiente normativa: - Reglamento de Fondo de Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, publicado en La Gaceta No. 106 del 04 de junio de 2014. - Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, Decreto No. 32874-H, publicado en La Gaceta No. 22 del 31 de enero de 2006. - Normas de Control Interno para el Sector Público, publicadas en La Gaceta No. 26 del 06 de febrero de 2009. - Ley General de Control Interno. 1.2 Objetivos del estudio - Verificar por medio de un arqueo a los fondos de caja chica, que la suma de los documentos y del efectivo disponible corresponde al monto asignado al fondo. - Comprobar que la adquisición de bienes y servicios, a través de los fondos de caja chica, cumple con la normativa vigente. 1.3 Alcance del estudio - Arqueo realizado el 13 de abril de 2016 al fondo de caja chica del Museo de Arte Costarricense, a cargo del señor Bryan Valverde, cuyo monto asciende a 750.000.00. - Arqueo realizado el 25 de abril de 2016 al fondo de caja chica del Programa del MAC: Escuela Casa del Artista, a cargo de la señora Sarita Rigg, cuyo monto asciende a 300.000.00. - Revisión de los comprobantes que sustentan los gastos realizados por medio del fondo de caja chica, al momento del arqueo. - 2 -
1.4 Normativa importante a considerar Con respecto a la adquisición de bienes y servicios por medio del fondo fijo de caja chica, es importante considerar lo que al respecto define el artículo 2 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, Decreto No. 32874-H, publicado en La Gaceta No. 22 del 31 de enero de 2006: Artículo 5º Gastos Menores indispensables y urgentes. Se considerarán Gastos Menores aquellos que no excedan el monto máximo fijado por la Tesorería Nacional y que corresponden a la adquisición de bienes y servicios que no se encuentren en bodegas de las Proveedurías Institucionales, ya sea porque no se ha llevado a cabo o está en proceso la correspondiente contratación administrativa o porque su naturaleza impide ubicarlos en bodegas. Además, entre los denominados Gastos Menores se consideran los Viáticos, tanto al interior como al exterior del país y los Gastos de Representación, lo anterior, siempre que se atiendan las restricciones establecidas en el artículo 22 de este Reglamento. Las Proveedurías Institucionales deberán organizarse y planificar adecuadamente las compras de materiales y suministros que su institución necesite, con el fin de utilizar lo menos posible el Fondo de Caja Chica autorizado. Adicionalmente, el Reglamento de Fondo de Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, señala lo siguiente: Artículo 2º Se define como Fondo de Caja Chica al fondo fijo en efectivo para realizar gastos menores, atendiendo a situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensable y urgentes de conformidad con lo que establece en este Reglamento y la normativa aplicable como la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, la Ley General de la Administración Pública, el Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas según Decreto Ejecutivo N 32874 y sus modificaciones, la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, Ley de Control Interno, las Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República y demás normativa que regule la materia. Artículo 3º La ejecución del gasto por medio de caja chica, es un procedimiento de excepción de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, y por tanto limitado a casos de verdadera urgencia y necesidad, de acuerdo a lo que se expresará más adelante. Los bienes que se adquieran por este medio no deben existir en el inventario de suministros del Museo. - 3 -
Artículo 4º Se podrá adquirir bienes y servicios por el Fondo Fijo Caja Chica, en tanto se compruebe que estos sean gastos menores, urgentes, indispensables y no previsibles. Así como lo establecido en el artículo 42 del citado Reglamento: Artículo 42. Se sancionará, previa sustentación de prueba mediante el procedimiento administrativo, que confirme que se cometieron algunas de las siguientes anomalías: a) Liquidar extemporáneamente los adelantos. b) El encargado del fondo, que no ejecute la retención del Impuesto de Renta o no ejecute el trámite adecuado para su oportuno depósito. c) No realizar los arqueos necesarios y prudentes. d) No cubrir los faltantes, en el tiempo reglamentado, detectados en el cierre diario. e) No reportar a las instancias establecidas eventuales hechos delictivos en perjuicio del Fondo de caja Chica y no promover su investigación. f) No acatar el artículo 15º de este Reglamento. g) Designar un nuevo encargado del Fondo de Caja Chica sin realizar el arqueo previo. II. RESULTADOS DEL ESTUDIO 2.1 Arqueos El 13 de abril de 2016 se realizó un arqueo al fondo de caja chica del Museo de Arte Costarricense, a cargo del señor Bryan Valverde, cuyo monto asciende a 750.000.00, la suma del efectivo, vales y documentos que sustentan los gastos fue de 750.000.00. Asimismo, el pasado 25 de abril se procedió a realizar un arqueo al fondo de caja chica asignado al Programa del MAC: Escuela Casa del Artista, a cargo de la señora Sarita Rigg, cuyo monto asciende a 300.000.00, la suma del efectivo y de los documentos que sustentan los gastos fue de 300.028.41, determinándose un sobrante de 28.41. 2.2 Revisión de comprobantes 2.2.1 Fondo de caja chica del Museo de Arte Costarricense Vales Al momento del arqueo se revisaron dos vales No. 013-2016 y 014-2016 por 40.000.00 y 41.000.00 respectivamente, los mismos incluyen número de vale, fecha, monto, detalle del servicio o artículo a adquirir, nombre, cédula y firma del funcionario que recibió el dinero. No cuentan con la firma del funcionario responsable de su autorización, ya que - 4 -
los vales son autorizados vía correo electrónico, para facilitar el procedimiento de autorización, lo cual fue verificado para ambos vales. Los vales no cuentan con la fecha en que deberá liquidarse a más tardar, dato importante que debe considerar el funcionario que retira el dinero, por lo cual se realiza la recomendación al señor Valverde, encargado del fondo fijo de caja chica, para que se incluya esta información, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 21 del Reglamento de Fondo de Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, que establece el plazo en cinco días hábiles siguientes al retiro del adelanto: Artículo 21. La liquidación de los adelantos por compras con Fondo de Caja Chica deberá producirse a más tardar el quinto día hábil siguiente al retiro de la Solicitud de Pedido de Compra y mostrar que el bien o servicio se recibió satisfactoriamente. En caso en que se liquide en fecha posterior a la autorizada el custodio del fondo y/o el Responsable de su supervisión o quién corresponda, comunicará el asunto al superior jerárquico para que, conforme se indica en el artículo 16 de este Reglamento, se inicie el procedimiento disciplinario que corresponda. Facturas comerciales y otros documentos de respaldo En cuanto a los documentos que respaldan los gastos realizados por medio del fondo de caja chica (facturas comerciales, liquidaciones de gasto de transporte en el interior del país y viáticos), que sustentan los gastos realizados por este medio de pago, se incluye la factura No. 980 del 18 de marzo de 2016 por 150.000.00 de la empresa Tecnoavi, por servicio de mantenimiento de tres equipos de cómputo, los cuales corresponden a los de las funcionarias Flory Mendoza, Dayhana Delgado y Sandra Millón. Al respecto es importante recordar que las compras de bienes y servicios que se realizan por medio del fondo fijo de caja chica corresponden a gastos menores, atendiendo a situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensable y urgentes 1 Si bien es cierto, es urgente e indispensable que los equipos funcionen adecuadamente para que los funcionarios puedan ejecutar las tareas encomendadas, para este tipo de servicio es ineludible el contar con un contrato de servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, tanto para hardware como para software, tramitado por el tipo de contratación correspondiente. Con anterioridad la Administración ha tratado de solventar esta necesidad de servicio de mantenimiento por medio de dos convenios, uno con la Empresa de Servicios Públicos de Heredia (ESPH) y otro con el Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ), así informado en su oportunidad a la Junta Administrativa, sin embargo, por temas legales resultaron infructuosas ambas iniciativas, sin que a la fecha se haya tramitado una contratación para solucionar este requerimiento. 1 Artículo 2 del Reglamento de Fondo de Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense - 5 -
Importante también advertir sobre el riesgo de incurrir en fragmentación, dado que el monto cancelado en esta factura alcanza el monto máximo permitido para realizar compras de bienes y servicios por medio del fondo fijo de caja chica, así establecido por la Junta Administrativa el 24 de noviembre de 2015 en la Sesión No. 022-2015. Al respecto, la Ley de Contratación Administrativa establece en su artículo 37 lo siguiente: Prohibición de fragmentar. La Administración no podrá fragmentar sus adquisiciones de bienes y servicios con el propósito de variar el procedimiento de contratación. 2.2.2 Fondo de caja chica asignado al Programa del MAC: Escuela Casa del Artista Se revisó la factura de la empresa Gozaka, No. 125297 del 14 de marzo de 2016 por 69.306.41 por la adquisición de tres banners alusivos al 65 aniversario de la ECA, los cuales serían utilizados inicialmente en dos ferias de arte, dicha factura fue cancelada por medio de este fondo fijo de caja chica, sin embargo, la Institución mantiene con esta empresa una contratación vigente, mediante la orden de compra No. 10928 que al 26 de abril de 2016 tenía disponible la suma de 2.178.522.18. Se consultó a la señora Rigg el motivo por el cual esta factura fue cancelada por medio del fondo de caja chica, suministrando copia del correo fechado 07 de marzo de 2016 y remitido por la señorita Melissa Aguilar, encargada del Área de Diseño Gráfico de la Institución, en el cual manifiesta que no se puede tramitar esta factura por la orden de compra antes indicada y lo justifica indicando que en este momento estamos cortos de presupuesto, que esto no estaba planificado desde antes y la contratación de imprenta está en proceso, no podemos comprometer nuestro presupuesto de imprenta para imprimir los 3 banners. La ECA forma parte del Museo por lo tanto es improcedente esta adquisición por medio del fondo de caja chica, teniendo la Institución una contratación vigente y con saldo disponible. Al momento del arqueo, las facturas comerciales que sustentan la adquisición de bienes y servicios por este medio de pago (5 facturas), no cuentan con los siguientes requisitos: nombre y firma del funcionario que recibió a satisfacción los bienes o servicios y del funcionario responsable de su autorización, sello de cancelado por medio del fondo de caja chica, monto en letras, solicitud para la compra de bienes por medio del fondo de caja chica, debidamente firmada y autorizada y evidencia de que la compra cuenta con el contenido presupuestario correspondiente. Al respecto, la señora Rigg manifiesta que el sello de cancelado está dañado, que se cuenta con reservas presupuestarias, las cuales va disminuyendo conforme se realizan las compras y en cuanto a los otros aspectos señalados, éstos se solventan al momento en - 6 -
que se va a presentar la liquidación al Departamento Financiero Contable, sin embargo, como una sana práctica de control interno es importante que reciba la factura con los requisitos antes indicados y que se cumpla con lo que al respecto establece el Reglamento de Fondo de Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense: Artículo 6º Toda compra de bienes y servicios con Fondos de Caja Chica requieren para su trámite de la presentación del formulario Solicitud de Pedido de Compra, debidamente autorizada por el Jefe de Departamento que solicita el servicio y por la Dirección del Museo. El Jefe de Departamento es responsable de verificar que el material que se pretende adquirir no exista en el almacén del Museo de Arte Costarricense, el encargado del almacén deberá dejar constancia en la Solicitud de Pedido de Compra indicando lo anterior. La Solicitud debe ser firmada por el Responsable del Fondo y autorizada por la Dirección o Subdirección del Museo. Artículo 7º Todas las compras o pagos que se realicen por medio del Fondo de Caja Chica deberán contar con el debido contenido presupuestario, de acuerdo a las partidas autorizadas por la Tesorería Nacional en el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público para compras por Fondo Fijo Caja Chica. Dato que será incluido en la Solicitud de Pedido de Compra. Artículo 19. Toda compra con Fondos de Caja Chica requieren para su trámite de la presentación de una Solicitud de Pedido de Compra. La Solicitud de debe ser autorizada por el Jefe de Departamento que solicita el bien o servicio, el cual es responsable de verificar que no exista en el almacén del Museo, acompañada de la o las cotizaciones que correspondan según lo establecido en la Directriz que al efecto emita la Junta Administrativa del Museo de Arte Costarricense. La Solicitud debe ser firmada por el Responsable del Fondo y autorizada por la Dirección o Subdirección del Museo y debe contener en forma completa información ahí indicada, los cuales formarán parte de los documentos de respaldo de la liquidación de la compra efectuada. Además se deberá cumplir con los requisitos de compra establecidos en el punto 1 del artículo 21 del Reglamento General Fondo Fijo Caja Chica. Artículo 24. Como medio para verificar que el bien o servicio se recibió a satisfacción, el Jefe del departamento solicitante del bien y servicio anotará su nombre, firma, número de cédula, monto de la factura en letras y sello de oficina en la parte posterior de la factura comercial, así como el nombre y firma de la Dirección o Subdirección del Museo según corresponda. 2.3 Control Interno 2.3.1 Arqueos periódicos Tanto el señor Valverde como la señora Rigg, manifiestan que no se han realizado arqueos periódicos por parte de la Administración. - 7 -
Sobre la realización de arqueos, los artículos 37 y 38 del Reglamento del Fondo Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, establece lo siguiente: Artículo 37. El Departamento Financiero Contable, programará arqueos mensuales al Fondo o Fondos de Cajas Chicas sin previo aviso. Estos arqueos deben ser realizados por funcionarios independientes a su custodia y operación, estando el responsable de la operación del Fondo de Caja Chica, en la obligación de ofrecer todas las facilidades para que el trabajo se realice plenamente y en su presencia. Se dejará evidencia de estos arqueos los cuales deben ser firmados por la persona que efectuó el arqueo y el responsable de su custodia. Artículo 38. En el mes de diciembre de cada año el Departamento Financiero Contable, enviará un informe a la Dirección del Museo con copia a la Auditoría Interna del programa de arqueos para el año siguiente. Trimestralmente informará a la Dirección del Museo con copia a la Auditoria Interna, los resultados de dichos arqueos. El Departamento de Financiero Contable velará porque la documentación soporte de estos arqueos sean archivados adecuadamente para su posterior revisión por parte de los órganos fiscalizadores autorizados, por lo que deberán permanecer en dicho Departamento, sin detrimento de las regulaciones establecidas en la Ley y en el Reglamento General de Archivo y en las directrices que sobre esta materia hayan girado otros órganos de fiscalización y control. 2.3.2 Póliza de fidelidad del responsable de la operación del fondo fijo de caja chica Con respecto a este tema el artículo 32 del Reglamento del Fondo Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, indica lo siguiente: Artículo 32. El Responsable directo por la operación del Fondo de Caja Chica deberá estar cubierto por una póliza de fidelidad, antes de asignarle el fondo. Dicha garantía, de conformidad con el Manual de Normas de Control Interno emitido por la Contraloría General de la República debe ser cubierta con el propio peculio del funcionario." Ni el señor Bryan Valverde ni la señora Sarita Rigg cuentan con una póliza de fidelidad. 2.3.3 Otros Los resultados obtenidos en la aplicación del cuestionario de control interno con respecto a la seguridad física del fondo, capacitación y manejo del fondo de caja chica, fueron satisfactorios, con excepción de que las llaves de acceso al fondo se encuentran únicamente en poder del Encargado del fondo, siendo lo recomendable que la jefatura tenga una copia de la o las llaves en un sobre cerrado, en caso de alguna eventualidad. - 8 -
III. CONCLUSIONES De acuerdo con el objetivo y alcance definidos para la realización de las pruebas del arqueo, se concluye con resultados satisfactorios, ya que en el caso del fondo fijo de caja chica del Museo de Arte Costarricense por la suma 750.000.00 no se determinaron sobrantes ni faltantes y en cuanto al fondo fijo de caja chica del Programa del MAC: Escuela Casa del Artista por la suma 300.000.00, se estableció un sobrante de 28.41. Con respecto a la revisión de los documentos que respaldan la adquisición de bienes y servicios por medio del fondo de caja chica, se detectaron algunas debilidades de control interno e incumplimientos de lo establecido en el Reglamento General del Fondo Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense. Asimismo, es importante mencionar que ambos encargados de los fondos de caja chica no cuentan con una póliza de fidelidad vigente y no se realizan arqueos periódicos por parte de funcionarios independientes a su custodia y operación. IV. RECOMENDACIONES En razón de los resultados expuestos y de conformidad con lo establecido en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, se realizan las siguientes recomendaciones: A LA SEÑORA DIRECTORA DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE: 1. Girar instrucciones a los funcionarios responsables para que sean corregidas las situaciones descritas en el apartado 2.2 de este Informe y se tomen las medidas necesarias para que en el futuro no se repitan. 2. Cumplir con lo señalado en el Reglamento del Fondo Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, en cuanto a la realización de arqueos periódicos por parte de un funcionario distinto del que custodia, administra o registra el activo, a fin de que se atiendan oportunamente las discrepancias que se detecten, se actualicen los registros, se mejoren los controles del caso u otros. 3. Solicitar a los encargados de los fondos fijos de caja chica de la Institución atender lo establecido en el artículo 32 del Reglamento del Fondo Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, en cuanto a suscribir una póliza de fidelidad. 4. Es recomendable que una copia de la llave de la caja que se utiliza para guardar el dinero y los documentos que conforman el fondo de caja chica, así como del mueble donde se ubica la caja, se encuentren en poder de la jefatura del Encargado del fondo de caja chica, en un sobre sellado. - 9 -
Lo anterior, ante la necesidad de que la Administración desarrolle el control y la autoevaluación de sus procedimientos apegados a lo que establece la Ley General de Control Interno, la Ley General de Administración Pública, la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas y demás normativa aplicable. Elaborado por: Licda. Yilena Alcázar Arroyo AUDITORA INTERNA MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE - 10 -