Módulo 3 - Lección 2

Módulo 3. Aspectos específicos del sistema de facturación electrónica Lección 2: Facturación electrónica gratuita del SII 1. INCORPORACIÓN A FACTURACIÓN ELECTRÓNICA GRATUITA DEL SII Se refiere al software de facturación electrónica SII, que dispuesto de forma gratuita en el menú Factura Electrónica / Sistema de facturación gratuito del SII, en el sitio Web del SII, el cual no requiere de pruebas técnicas o revisión de representaciones impresas, puesto que se trata de una aplicación estándar administrada por el SII. 1.1. Incorporación a facturación electrónica gratuita del SII En la opción Sistema de Facturación Gratuito del SII, botón Inscríbase aquí, el contribuyente (persona natural) o un representante legal del contribuyente, cuando se trata de una sociedad, puede verificar siê el contribuyente cumple con los requisitos para utilizar dicho sistema. Una vez inscrito en él, el contribuyente, podrá acceder a todas las opciones que ofrece el SII, relacionadas con la facturación electrónica, pudiendo generar los DTE desde el momento de su inscripción. No obstante, antes de generar el primer documento electrónico, éste deberá: Configurar su PC para permitir la correcta emisión de facturas electrónicas. Para lo anterior, se recomienda revisar las Guías de ayuda del Sistema de Facturación Gratuito del SII, en las que se encuentra una descripción de las opciones disponibles de este sistema.

1.1.1. Requisitos de inscripción Los requisitos que el contribuyente debe cumplir para que la inscripción en el Sistema de Facturación Gratuito del SII, son: Estar vigente en los registros del SII (con inicio de actividades). Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo con lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta. Para la emisión es una exigencia del SII que ni el representante legal ni los usuarios autorizados tengan situaciones pendientes con el SII. Para dudas al respecto se debe consultar en www.sii.cl, Mi SII, opción Mi Situación Tributaria. 1.1.2. Existen requisitos técnicos para poder hacer uso del sistema? Para usar el sistema, el contribuyente debe: Contar con computador con acceso a Internet y navegador: Internet Explorer, Chrome, Mozilla o Safari. El computador debe poseer Sistema Operativo Ms Windows o MAC OSX. Tener una impresora que asegure la calidad de la impresión del ejemplar del DTE (láser, inyección de tinta). Contar con una casilla de correo electrónico para recibir la información enviada por el SII y otros emisores electrónicos. Instalar software lector de PDF, Adobe Acrobat Reader. Configurar el computador para firmar electrónicamente. Adquirir un certificado Digital. Contar con perfil administrador para el usuario del computador.

2. QUÉ PASOS SE DEBEN SEGUIR PARA UTILIZAR EL SISTEMA DE FACTURACIÓN GRATUITO DEL SII? A continuación se enumeran los pasos esenciales para inscribirse y obtener la calidad de emisor de DTE del sistema. Obtención de clave secreta para operar en el sitio web del SII. Verificación de la factibilidad de inscripción en el sistema. Adquisición de certificado de identificación digital. Instalación de certificado y configuración del PC. Inscripción en el Sistema de Facturación Gratuito del SII. Definición de usuarios del sistema. Definición de casilla electrónica (e-mail) del sistema. Una vez realizadas los pasos anteriores deberá: Facturar electrónicamente. Asignar DTE al libro de compra. Entrega de respuestas a facturas recibidas. Envío de Libros de Compra y Venta Electrónicos (o Información Electrónica de Compras y Ventas: IECV). A continuación se detallan las etapas más importantes: 2.1. Verificar la factibilidad de inscripción del contribuyente Paso 1: El contribuyente o uno de los representantes legales debe ingresar a Facturación Electrónica, Sistema de Facturación Gratuito del SII e ingresar a Inscríbase aquí. Paso 2: Luego ingresar a Verifique Factibilidad. Paso 3: Para continuar con el proceso el representante legal debe ingresar con su RUT y clave.

Paso 4: Luego se debe ingresar el RUT de la empresa a consultar, para que posteriormente el sistema informe el resultado de la Factibilidad. Paso 5: El sistema informa el resultado de la Factibilidad de Inscripción para Facturación SII y Tributación Simplificada. Una vez verificada la factibilidad de Inscripción, debe obtenerse e instalarse el certificado digital para continuar con el proceso de inscripción. Resumen: Factibilidad para inscribirse en el Sistema de Facturación Electrónica SII.

2.2. Inscripción en el sistema de Facturación Gratuito del SII Si cumple con los requisitos y tiene instalado el certificado digital, es posible realizar la inscripción. Es importante recordar que, para la inscripción, debe autenticarse con dicho certificado. Los pasos son: Verificar los datos registrados en el SII, ingresar la información requerida y confirmar la inscripción. Ingresar la información requerida. Confirmar la inscripción. Debe ingresar una dirección de e-mail del usuario administrador (Representante Legal) para que el SII le contacte en caso de ser necesario. Además, debe ingresar un correo en Contacto SII para recibir mensajería de la operación del sistema. Confirmada la inscripción, el contribuyente queda autorizado como emisor electrónico del Sistema de Facturación Gratuito del SII.

El sistema muestra los datos de la empresa y los documentos que está autorizado a emitir en forma electrónica. A continuación se muestra el resumen del proceso de Inscripción:

Instalación de Certificado (ver anexos) y configuración del PC. Una vez confirmada la inscripción en el Sistema de Facturación Gratuito del SII, es necesario que configure el computador que se utilizará para acceder a la aplicación, y comenzar a emitir DTE, de acuerdo con el siguiente detalle: Se debe elegir el navegador con el que se trabajará para ver la configuración de éste.

Para ello es necesario (Condiciones de Operación): Paso 1: Ejecutar configuración de Internet Explorer (configuracion.reg). Paso 2: Bajar nivel de seguridad del Internet Explorer (IE). Paso 3: Instalar Plug in. Paso 4: Desactivar bloqueo de elementos emergentes. Paso 5: Restablecer Nivel Predeterminado de seguridad de Internet Explorer: Enlace a Guías de Ayuda. Alternativa para Chrome. En el caso de utilizar Google Chrome como navegador: Para utilizarlo debe desactivar bloqueo de elementos emergentes (Pop up): Herramientas. Configuración. Opciones avanzadas. Configuración de contenido. Permitir Pop ups de los sitios www.sii.cl y www1.sii.cl 2.3. Usuarios del sistema En Facturación SII es posible definir los siguientes perfiles de usuario: Administrador. Firmar documentos. Registro.

Estos perfiles se especifican ingresando el RUT de la persona que se quiere definir como usuario, a través de la opción de Mantención de Usuarios Autorizados, que se encuentra disponible en Sistema de Facturación Gratuito del SII. Las características de los perfiles o tipos de usuarios son: Administrador: Usuario que tiene acceso a todas las opciones disponibles en Facturación SII, incluido firmar el envío mensual de la IECV. Además, puede ingresar y hacer mantención de los otros usuarios autorizados para firma y registro de los DTE. Firmar documentos: Usuario que puede registrar, firmar digitalmente y enviar DTE s a sus destinatarios; sin embargo, no puede enviar la IECV. Registro: Usuario que puede registrar, modificar o eliminar documentos electrónicos en la IECV. No puede emitir documentos tributarios electrónicos ni enviar IECV. Solo el representante legal puede nominar usuarios administradores, con un máximo de dos. Obligadamente debe incluirse a sí mismo como usuario administrador. El representante legal o los administradores pueden nominar usuarios para que firmen documentos o los registren en la información electrónica de compra y venta (IECV). Recuerde que: Los usuarios con el perfil de administrador pueden comprometer tributaria y financieramente al contribuyente.

2.3.1. Mantención de usuarios Esta opción permite agregar, modificar o eliminar algún perfil de un usuario. Para su operación se debe seguir los siguientes pasos: Paso 1: Primero ingresar el RUT de la empresa que necesita agregar, modificar o eliminar algún perfil de un usuario. Puede seleccionar listado por nombre o por RUT de usuarios Paso 2: Al visualizar el listado de usuarios (por RUT o nombre) despliega listado de usuarios con sus perfiles, indicando su estado (Posee perfil = S o No posee perfil = N) Paso 3: Posteriormente se puede seleccionar modificar ( SEL ) o INGRESAR NUEVO USUARIO. La modalidad modificar SEL, ofrece posibilidad de editar los perfiles de un usuario. La pantalla es distinta si es usuario administrador o es otro tipo de usuario. Si el administrador ingresa de nuevo un usuario, mediante la opción: INGRESAR NUE- VO USUARIO, le permite dar los perfiles de Firmar Documentos y Registro, pero no se activa el perfil de Usuario Administrador, por tanto no se puede entregar ese perfil especifico, la pantalla siguiente muestra el caso indicado.

2.4. Definir casillas electrónicas del sistema El contribuyente debe definir los siguientes casillas electrónicas: E-mail Contacto SII: Dirección de correo electrónico del postulante donde el SII enviará antecedentes con el resultado de la validación de la información enviada al SII. E-mail Usuario-Administrador: Dirección de correo electrónico donde el SII informará al usuario administrador o representante legal sobre alguna información relevante. E-mail Contacto Empresas: Es entregado automáticamente por sistema y puede ser modificado por, el contribuyente. Corresponde a la casilla electrónica donde los demás emisores electrónicos pueden enviar información relacionada con la facturación electrónica, especialmente los DTE que le generen. Para modificar los correos indicados en el sistema debe ingresar en: Sistema de facturación gratuito del SII / Actualizar datos del contribuyente, que despliega la siguiente pantalla:

Cabe tener presente que las casillas electrónicas deben ser exclusivos para recibir información sobre el sistema de factura electrónica, no mezclándolos con otro tipo de información. 2.5. Procedimiento de emisión de DTE Para emitir los DTE desde el sistema puesto a disposición por el SII, se debe ingresar desde www.sii.cl a Factura Electrónica, Sistema de Facturación Gratuito del SII, emisión y administración de documentos tributarios electrónicos (DTE), donde encontrará todas las opciones disponibles en el sistema. Primero, se debe seleccionar el tipo de DTE a generar. Una vez seleccionado, se podrá: Emitir un documento ingresando todos los datos. Emitir un documento similar al último emitido. Emitir un documento basado en uno emitido previamente.

Cómo se visualizan las facturas en el sistema antes de ser emitidas y cómo se ven en la emisión?: Factura antes de ser emitida Factura en formato XML Representación gráfica (PDF) Cómo se visualizan las facturas en el sistema después de la emisión?: Obtención de la representación gráfica (PDF): Se debe ingresar a Emisión y administración de documentos tributarios electrónicos (DTE), en Historial de DTE y respuesta a documentos recibidos y marcar la opción Ver documentos emitidos. Posteriormente seleccionar el documento que se desea visualizar.

Visualizar el documento y Obtener Envío : Para remitir un documento al receptor, en formato XML, se debe seleccionar la opción Obtener envío, guardar el documento en el computador y luego enviar un correo adjuntando el documento XML. Adicionalmente, en esta pantalla se puede realizar la verificación de los documentos, efectuar su seguimiento, realizar su cesión, emitir notas de créditos y débitos al documento, entre otras facilidades. Verificación y seguimiento:

Para modificar los correos indicados en el sistema debe ingresar en: Sistema de facturación gratuito del SII / Actualizar datos del contribuyente, desplegándose la siguiente pantalla: Seguimiento: Permite hacer seguimiento al documento, entregando información de su bitácora de envío

Verificar: Permite verificar el estado de un documento emitido. Los posibles estados son: Documento no recibido en el SII, Documento recibido en el SII pero datos no coinciden con los registrados, y Documento recibido por el SII. Datos coinciden con los registrados ; en este último estado, puede indicar si hay Notas de Crédito Electrónica o Notas de Débito asociadas al documento. Administración de documentos recibidos: Permite administrar los documentos electrónicos que ha recibido, pudiendo indicar respuesta comercial (acuse de respuesta), efectuar seguimiento al documento, entre otras facilidades. Por ejemplo: efectuar una copia en formato pdf para su impresión o para guardar.

2.6. Procedimiento de emisión y visualización de Información Electrónica de Compra Venta (IECV) o Libro Electrónico de Compra Venta Desde dónde se crea y visualiza la Información Electrónica de Compra y Venta (IECV)? El envío mensual de la IECV es una obligación y para hacerlo se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1: Seleccionar Creación, edición y envío de libros desde la sección Administración de libros de compra venta. Paso 2: Seleccionar empresa con la que va a trabajar. Paso 3: Visualización de libros.

Paso 4(1): Visualización de documentos Paso 4(2): Visualización de documentos Paso 5: Agregar libro tributario Paso 6: Ejemplo: Libro de compras, período 04/2013 Paso 7(1): Resultado Paso 7(2): Resultado Paso 7(3): Resultado Resumen del procedimiento de emisión y visualización de Información Electrónica de Compra y Venta:

Para la creación de libro de compras y/o ventas el contribuyente se deberá ingresar a la opción Sistema de Facturación Gratuito del SII, sección Administración de libros de compras y ventas, opción Creación, edición y envío de libros. Para registrar los documentos tributarios a los libros, se sugiere revisar las guías de apoyo. Para ingresar la IEC, los DTEs recibidos pueden ser asignados al libro de compra desde la aplicación, opción Asignación de DTE recibidos a libros de compras. Los documentos tributarios tradicionales recibidos deberán ser ingresados manualmente según se muestra en letra b). Cabe señalar que, además de los métodos indicados, existe un procedimiento para la carga masiva de documentos de compra. Los DTE emitidos se incorporan por defecto a la IEV. Adicionalmente, en caso de emitir documentos tributarios manuales, se deberán ingresar según se muestra en el punto anterior.

3. DESAFILIACIÓN El contribuyente puede desafiliarse del sistema, existiendo dos instancias que lo gatillan: Por acción del Contribuyente El contribuyente solicita desafiliación mediante Formulario 2117 [1]. El SII tramita la solicitud, si corresponde, emitiendo una Resolución, la cual se publica en Internet y Diario Oficial. Por acción del SII El Servicio se reserva el derecho de suspender la autorización para operar en el Sistema de Facturación Gratuito del SII, en los casos que: No se cumplan las obligaciones de Res Ex N 45 / 2003. Si en un año no se generan en forma permanente DTE. En las circunstancias descritas, el SII publicará la fecha de desautorización en el Diario Oficial. Además en la Ley N 20.727 Ðque hace obligatoria la emisión de DTE a los contribuyentes desde determinada fecha- está contemplada la opción de exceptuar a ciertos contribuyentes que se encuentren en la siguiente condición: Domiciliado en un lugar sin cobertura de datos móviles o fijos de operadores de telecomunicaciones con infraestructura, según información del organismo técnico respectivo. Domiciliado en un lugar sin acceso a energía eléctrica, según información del organismo técnico respectivo. Domiciliado en un sector decretado zona de catástrofe según la Ley N 16.282 o cuando se decrete zona de catástrofe por terremoto o inundación. Esta situación puede ser activada por el propio contribuyente o con una solicitud expresa de exceptuarse -a través de un Formulario N 2117, anjuntando antecedentes que respalden su solicitud [2] - o bien por acción del SII, que dictará de oficio la(s) Resolución(es) que exceptúen a los contribuyentes según lo establecido en la Ley N 20.727. Puede encontrar mayor información en la Resolución Ex. N 72 de 2014. [1]: Contribuyente debe estar al día con su envío en IECV. [2]: El Servicio tiene 30 días hábiles para pronunciarse al respecto, so pena de entenderse aceptada en los términos planteados por el contribuyente.