Manual de procedimiento interno para la realización del préstamo en red 1. Socios. Para realizar una petición de préstamo en red sólo se puede utilizar el carné de adulto o institucional. No se puede realizar con el carné infantil y con el de club de lectura. Antes de efectuar la petición hay que comprobar que el socio no esté suspendido o sancionado. Hay que comprobar en absysnet, en gestión de lectores, en código 2, si le siguen quedando alguna de las 12 opciones que tiene. 2. Qué se puede pedir? Todo tipo de documentos, libros, sonoros y audiovisuales, que sean prestables, pero que no figuren en el catálogo de la biblioteca desde la que se solicitan, ni vayan a figurar de forma inmediata, y no estén prestados en la biblioteca a la que se efectúa la petición. Las bibliotecas prestatarias podrán denegar este servicio en las condiciones previstas a continuación: Excepciones: No se prestarán las obras que sean novedad. El concepto novedad se refiere a las obras editadas en el año en curso y en el anterior. No se prestarán las obras que, por su formato, tamaño o peso dificulten el transporte y excedan el coste ordinario de correos. No son objeto de préstamo los compact-disc infantiles y los videos o dvd infantiles No se podrán tramitar por préstamo en red el préstamo de los lotes de libros destinados a clubes de lectura. (ver normas http://www.redbibliotecasaragon.es) 3. Cuántos documentos se pueden pedir y durante cuánto tiempo pueden tenerse prestados? La cantidad de documentos que se pueden prestar a través del préstamo en red es la misma en todas las bibliotecas: o Libros: hasta 3 o Compact-disc: 1 o Video o DVD: 1 1
No son objeto de préstamo los compact-disc infantiles y los videos o dvd infantiles La duración del préstamo será de 21 días para los libros y de 7 días para los documentos sonoros y audiovisuales. Un socio adulto puede solicitar hasta 12 peticiones en red en un año. 4. Cómo se realiza en absysnet una petición de préstamo en red? Como requisitos previos debe existir una política de préstamo que permita las peticiones de préstamo y un mostrador para generar y recibir dichas peticiones. 4.1. Política de préstamo 4.1.1. Ir a Mantenimiento, Circulación, Política de préstamo: En la pestaña Petición de préstamo hay que poner en el primer Nº máximo de peticiones y en el que está en Otras Bibliotecas el número máximo según el tipo de material. Hay que poner 7 en Días en espera y marcar No si hay ejemplares disponibles. 2
4.2. Mostrador de préstamo 4.2.1. Ir a Mantenimiento, Circulación, Mostrador de préstamo: Te lo puedes copiar de cualquiera que ya esté hecho, o bien nos llamas y te lo hacemos desde aquí. 4.3. PETICIONES DE OTRAS BIBLIOTECAS 4.3.1. Cuando nos lo piden a nosotros Lo primero es comprobar las peticiones pendientes, es decir, los documentos que nos solicitan para préstamo en red otras bibliotecas. Para ello desplegamos el menú Circulación y escogemos Peticiones pendientes. Al darle validar i sin poner nada más, aparecerá un listado de los ejemplares que nos piden. El siguiente paso es localizar físicamente los documentos en la estantería. Si se encuentra el material ii, escogeremos Petición de préstamo en el menú Circulación. Buscaremos la petición introduciendo el código de barras del ejemplar en Código de barras dentro de Detalles del ejemplar. Pinchamos en el botón validar i y aparecerán los detalles de la petición. En este punto hay que comprobar que todo es correcto. Después pincharemos en el botón Despliega menú iii y en Cambio de estado escogeremos Tránsito a destino. Y tendremos que introducir de nuevo el código de barras del ejemplar. 3
En ese momento podemos imprimir la hoja con los datos de la petición, pinchando con el botón derecho del ratón, si queremos tener un mejor seguimiento de toda la transacción. Estas hojas se pueden guardar en una carpeta llamada, por ejemplo, Documentos que nos piden-en proceso. Introducimos el documento en un sobre y lo etiquetamos con la dirección de la biblioteca que nos lo ha pedido. Si existe el servicio de valija con esa biblioteca, hay que poner el sello correspondiente. Es importante fijarse en el mostrador que realiza la petición. Hay que tener en cuenta que en la ciudad de Huesca, por ejemplo, hay 3 mostradores. Uno correspondiente a la Biblioteca Pública del Estado y otros dos correspondientes a la Bibliotecas del Ayuntamiento. Con esto ya está listo el documento para su salida, a través de correos o a través de valija. 4.3.2. Cuando nos lo han devuelto Abrimos el sobre para identificar el documento. En el menú Circulación pinchamos en Petición de préstamo. Buscaremos la petición introduciendo el código de barras del ejemplar en Código de barras dentro de Detalles del ejemplar. Pinchamos en el botón validar i y aparecerán los detalles de la petición. En este punto hay que comprobar que todo es correcto. Pinchamos en el botón Despliega menú iii y en Cambio de estado escogemos Finalizar. Y tendremos que introducir de nuevo el código de barras del ejemplar. En ese momento podemos imprimir la hoja con los datos de la petición, pinchando con el botón derecho del ratón, si queremos tener un mejor seguimiento de la transacción. Estas hojas se pueden guardar en una carpeta llamada, por ejemplo, Documentos que nos piden-finalizados Localizamos la hoja correspondiente al documento en Documentos que nos piden-en proceso y la destruimos. Solo falta magnetizar el documento, y ya esta listo para su colocación en la estantería. 4.4. PETICIONES A OTRAS BIBLIOTECAS 4.4.1. Cómo pedimos nosotros a otra biblioteca. Lo primero es comprobar el carné. Debe ser de tipo Adulto (A) o Institucional (IN). No debe estar sancionado, ni tener préstamos sobrepasados para seguir adelante con la petición. 4
También conviene revisar si tiene préstamos que puedan verse sobrepasados en los próximos días o si pueden superar el número máximo de préstamos permitidos. En esos casos conviene recordar al lector que deberá devolver algún ejemplar prestado anteriormente para que, cuando llegue el documento, pueda prestarse sin problema. También hay que comprobar que no exceda el límite de peticiones de préstamo simultáneas y ver las notas que pudiera tener. Desde este año, además, hay que comprobar el número de peticiones de préstamo acumuladas por el usuario a lo largo del año. Esta información se almacena en el campo Código 2 de lector. Debe mantenerse por debajo del límite de 12 peticiones por año iv. Todo esto se comprueba en absys en la ventana Gestión de lectores dentro del menú Lectores. Respecto a los documentos, no se realizarán peticiones de préstamo de novedades, entendiendo por novedad lo editado en el año en curso y el anterior. Tampoco se prestará en red CDs, VHS, DVD infantiles. También están excluidos libros destinados a clubes de lectura. Si todo es correcto, escogemos en el menú Circulación la opción Petición de préstamo y pinchamos en el botón con el símbolo + (Añadir) v. En Lector, dentro de Detalles de lector introducimos el número de carné y pinchamos en el botón validar i. Aparecerán los datos del lector. En Código de barras dentro de Detalles del ejemplar introducimos el código de barras del ejemplar y pinchamos en el botón validar i. Aparecerán los datos del ejemplar. En Petición introducimos el correspondiente a nuestra biblioteca y en Notas el número de teléfono del usuario y pinchamos en el botón validar i. Debemos también incrementar el contador del campo Código 2 de lector iv. En este momento podemos imprimir al hoja con los datos de la petición, pinchando con el botón derecho del ratón, para un mejor seguimiento de la transacción. Podemos guardar dicha hoja en una carpeta llamada, por ejemplo, Documentos que pedimos-a la espera. Pasados unos días llegará el documento por valija o por correo, según la biblioteca que se trate. 4.4.2. Cómo recibimos los documentos que hemos pedido nosotros. Abrimos el sobre para identificar el ejemplar. 5
En el menú Circulación escogemos Petición de préstamo e introducimos el código de barras del documento en Código de barras dentro de Detalles del ejemplar. Pinchamos en validar i. Aparecerán los detalles de la petición. En este punto hay que comprobar que todo es correcto. Pinchamos en el botón Despliega menú iii y en Cambio de estado escogemos Recibido. Y tendremos que introducir de nuevo el código de barras del ejemplar. En este momento podemos imprimir la hoja, con los datos de la petición, pinchando con el botón derecho del ratón, para un mejor seguimiento de la transacción. Estas hojas se pueden guardar en una carpeta llamada, por ejemplo, Documentos que pedimosrecibidos Localizamos la hoja correspondiente al documento en Documentos que pedimos-a la espera y la destruimos. Es el momento de avisar al lector para que pase a recoger el documento. Conviene dejar en zona separada los documentos de préstamo en red en espera para ser entregados, para evitar confusiones. El Gestión de lectores dentro del menú Lectores, buscaremos el lector e incrementaremos el contador de peticiones del campo Codigo 2. Si una vez realizados todos los trámites, el socio no viene a recoger los documentos solicitados, se le quitará además, otra opción como penalización. 4.4.3. Cómo los prestamos: Escogemos Préstamo en el menú Circulación. Se lee el código de barras del lector y posteriormente el del ejemplar. Es recomendable imprimir un recibo para entregar al lector. También hay que desmagnetizar el documento. 4.4.4. Cómo los devolvemos: Cuando el lector devuelve el libro hay que pinchar en Devoluciones dentro de Circulación e introducir el código de barras del ejemplar. Aparecerá una ventana indicando lo siguiente: Este préstamo viene de una petición. Desea terminar el proceso como petición?. Hay que contestar que Sí. Después hay que pinchar en Petición de préstamo dentro de Circulación. 6
En Código de barras dentro de Detalles del ejemplar introducimos el código de barras del ejemplar y pinchamos en validar i. Aparecerán los datos de la petición. En este punto hay que comprobar que todo es correcto. Pinchamos en Despliega menú iii y en Cambio de estado escogemos Tránsito a origen. Y tendremos que introducir de nuevo el código de barras del ejemplar. En este momento podemos imprimir la hoja pinchando con el botón derecho para un mejor seguimiento de la transacción. Estas hojas se pueden guardar en una carpeta llamada, por ejemplo, Documentos que pedimosfinalizados. Localizamos la hoja correspondiente al documento en Documentos que pedimos-recibidos y la destruimos. Introducimos el documento en un sobre y lo etiquetamos con los datos correspondientes a la biblioteca a la que pertenece. Si existe el servicio de valija con esa biblioteca, hay que poner el sello correspondiente. Ya está listo el documento para su salida, a través de correos o a través de valija. 5.- Se pueden renovar? Sí, por una sola vez. 5.1.- Cómo se renuevan? 1. Vamos a Circulación, y allí Préstamos, e introducimos el nº del lector. 2. Pinchamos en Desplegar menú y elegimos Ver préstamos. 3. En Detalle del ejemplar seleccionamos pinchamos el icono de renovar. Hay que comprobar que la fecha de renovación ha cambiado. 7
Desplegar menú y elegir VER PRÉSTAMOS Pinchar para renovar 8
6.-Cómo lo enviamos por correos 6. 1. Correos 6.1.1. La versión del programa GANES que se puede descargar desde www.correos.es no funciona correctamente. Hay que utilizar la versión que hay colgada en el apartado Enlaces recomendados del Escritorio de absysnet. 6.1.2. Para registrarnos por primera vez como clientes. Para acceder creo que es mejor que consultar con nuestra oficina de correos. El cliente es: Ayuntamiento de Biblioteca El número de contrato es: 54001396 El número de cliente es: 50001342 6.1.3. Para registrar la gestión de albaranes 1. Vamos a Gestión de albaranes -- Registrar -- en Imagen de firma a la derecha pinchamos en la lupa seleccionamos nuestra biblioteca (cada uno la suya). 2. Tipo Franqueo: Franqueo pagado 3. Destino: Nacional 4. Producto: Libros (NUNCA, NUNCA CARTA), nos dijeron que no permitían ni siquiera meter un saluda. 5. Nº envíos: 1 6. Tramo de peso: lo que marque (NUNCA MÁS DE 2 KGS., Si son verios documentos y sobrepasa este peso habrá que hacer 2 paquetes PERO si es un solo documento el que sobrepasa los 2 kg. La biblioteca que lo presta puede denegar el envío) 7. Ámbito : Destino 1 si es capital - Destino 2 si es pueblo 8. Clasificación G0 9. Valores añadidos: nada, sólo si es con acuse de recibo, certificado, etc., pero no es nuestro caso. 10. Registrar 11. Imprimimos 3 copias 12. Iremos a correos, dos copias se las quedarán en correos y la otra una vez al mes (el día 1 de cada mes) deberemos mandarla a : Biblioteca de Aragón Sección de Bibliotecas (5ª planta) C/ Doctor Cerrada, 22 9
50005 Zaragoza 6.1.4. Sello de caucho Hay que comprar un sello de caucho con las medidas que te adjuntamos. - Los sobres deberán de ser acolchados. - Vamos a correos y enviamos. 10
i Botón validar. ii Si no se encuentra el material, hay que ponerse en contacto con la biblioteca peticionaria para indicarle la circunstancia y anular la petición. iii Botón Despliega menú. iv A principio de cada año, se calcularán estadísticas de uso del préstamo en red y se pondrán a cero los contadores de los Código 2 de los lectores. v Botón añadir 11