MANUAL DE USUARIO SISTEMA SISCONT EPG 1
Acceso al Sistema La Ruta de acceso al sistema : http://localhost/proy_intranet/admin/default.asp En el texto año se ingresa el año de ejecución, en el texto de Unidad Operativa se digita por defecto 04.100.00.00 que es el código que identifica a la Escuela de Post Grado. Luego se ingresa el nombre de usuario con su respectiva clave de acceso. Una vez ingresado los datos correctos se visualiza el siguiente formulario: 2
MENU PRINCIPAL En la parte superior se visualiza el año de ejecución de Registros y al lado superior derecho se encuentra los botones de ayuda y salir del sistema. En la parte media del formulario se tiene las siguientes opciones: Consulta de Abonos Docentes Directorio Cuentas o Cuenta - Ingresos o Cuenta Clasificación Gastos o Reporte Clasificación Gastos o Cuentas Contables o Reporte - Cuentas Contables Cuenta UNALM o Pedidos UNALM o Planilla Docente o Actualizar Datos o Contabiliza Gastos o Reporte de Gastos Ctas Cbles o Reporte de Gastos X Partida Cble 3
Cuenta FDA o Directorio proveedores o Pedidos FDA o Reporte de Gastos Ctas Cbles o Reporte de Gastos X Partida Cble. o Reporte de Gastos X Beneficiario Estado Situacional Fondo Promoción Gastos Partidas Contables EPG Estado Financiero Especialidades o Resumen General o Aporte de Especialidades Estado de Ingresos y Gastos Especialidades Estado de Ingresos y Gastos General Inventario de Activos Utilitarios o Cierre Mensual CONSULTA DE ABONOS DOCENTES En esta opción se visualiza una consulta de los pagos realizados a los docentes de la Escuela de Post Grado por la UNALM. 4
Se selecciona el docente del Directorio haciendo clic en el botón aparecerá la siguiente pantalla. Se tiene 2 opciones; búsqueda por nombre del docente o por su código. Por defecto se selecciona por Nombre. Dar clic en la columna selecciona para que los datos seleccionados se visualicen en el formulario de consulta. Luego en el formulario anterior seleccionamos el año de ejecución y los meses de inicio y final para visualizar el reporte. DIRECTORIO CUENTAS CUENTA INGRESOS: En esta opción se registra, modifica y lista los conceptos de ingresos de la EPG. En este formulario se anexa los datos para elaborar la interface con el sistema de la base de datos ORACLE. 5
Las descripciones de las columnas de consulta son: código del concepto de ingreso, descripción del concepto de ingreso, código relacionado al concepto de ingreso de la BD ORACLE y código de cuenta corriente. Al dar clic en la opción Actualizar consulta, se actualiza todos los registros hasta ese momento. Según el nro. de registros por página Se selecciona la página que se desea visualizar. La paginación es de acuerdo al nro. de registros por página. En el botón por página. se visualiza todos los registros, por defecto es 10 registros Para Ingresar un nuevo concepto se da clic en el botón. Y para salir dar click en el botón Nuevo Concepto Se registra el código del concepto de ingreso, descripción, código de la BD Oracle y código de la cuenta corriente de la BD Oracle. Para grabar o guardar el registro dar click en el botón Y para cancelar el registro dar clic en el botón 6
Editar concepto Para editar o modificar un concepto de ingreso, posicionarse en la fila de registro y dar clic en el icono Se visualizará el siguiente formulario Para grabar la modificación dar clic en el ícono. 7
CUENTA CLASIFICACION - GASTOS: En la opción cuenta gastos se registra el código o clasificador de gatos para la operación de gastos. La descripción de las columnas son: Código concepto del gasto y descripción del gasto Para ingresar una nuevo concepto de gasto dar clic en el botón visualizara el siguiente formulario.. Luego se 8
En el registro se puede elegir una de las 3 opciones Normal, Activo Fijo y Fondo luego digitar la descripción para identificar el gasto. Para grabar o guardar dar clic en el botón. Para cancelar el registro dar clic en el botón Editar concepto de gasto: Para editar o modificar un concepto de gasto, posicionarse en la fila de registro y dar clic en el icono Al dar clic en el icono se visualizar el registro en curso. 9
Para grabar o guardar dar clic en el botón. Para cancelar el registro dar clic en el botón REPORTE CLASIFICACION DE GASTOS : En esta opción se visualiza el listado de concepto de gastos. 10
CUENTAS CONTABLES: En esta opción se registra el directorio del plan de cuentas. En la columna CTA.CBLE se visualiza el código contable luego sigue la descripción de la cuenta. 11
Para visualizar todos los registros dar clic en la opción Para ingresar un nuevo registro de cuenta dar clic en el botón visualizara el siguiente formulario.. Luego se En el texto cuenta se debe ingresar el código de la cuenta contable y en el texto descripción digitar el concepto de la cuenta contable. Para grabar el registro dar clic en icono. Para cancelar el registro dar clic en el icono 12
Editar cuenta contable: Para editar o modificar un registro de cuenta contable, posicionarse en la fila de registro y dar clic en el icono Al dar clic en el icono se visualizar el detalle del registro. Para grabar el registro dar clic en el icono. Para cancelar el registro dar clic en el icono 13
REPORTE DE CUENTAS CONTABLES: En esta opción se visualiza el listado de las cuentas contables. 14
CUENTA UNALM PEDIDOS UNALM En esta opción se registrar los pedidos o requerimientos de las especialidades. En la columna N Reg se visualiza el número de pedido, luego la fecha del pedido, la especialidad solicitante, proveedor y el monto del pedido. En la columna opciones se tiene lo siguiente: 15
Imprime el pedido -> Modificar el pedido En la parte superior se tiene la opción de búsqueda por Nro de pedido y/o proveedor. Nuevo Pedido Para registrar un nuevo pedido dar clic en el icono Luego se visualizará el siguiente formulario: El nro. de registro es automático y generado por el mismo sistema, luego se ingresa la fecha inicial y fecha final del pedido (el primer día del mes y el último día del mes), en seguida la fecha de pedido (dd/mm/yyyy)), se elige la especialidad solicitante del pedido. En el texto cantidad se registra la cantidad, en el texto precio unitario se registra el precio y en el recuadro descripción se registra la descripción del pedido. El recuadro Monto es calculado automático por el campo cantidad x precio unitario. Luego ingresar el Ruc y la Razón social del proveedor. 16
Para ingresar los conceptos del directorio clasificador o concepto de gastos se debe dar clic en el botón - Luego se muestra lo siguiente: Se selecciona el concepto de gasto y se registrar el monto. Para aceptar los datos dar clic en el botón Para cancelar el ingreso de datos dar clic en el botón 17
Para grabar el pedido dar clic en el botón Para Eliminar un ítem dar clic en la opción Para cancelar el pedido dar clic en el botón PLANILLA DOCENTE UNALM En esta opción se genera la planilla de docente por la Universidad Nacional Agraria Economía. Nueva Planilla Para registrar una nueva planilla dar clic en el icono 18
Luego se visualizará el siguiente formulario: Se selecciona la Específica del gasto, el Mnemónico y la fuente de financiamiento (2.09) Recursos propios. Una vez seleccionado los campos dar clic en el botón caso contrario en el botón. Cuando se selecciona la opción grabar se emite un mensaje Archivo registrado. Dar clic en el botón cerrar. Luego se visualizara el formulario de consulta. Dar clic en el botón Actualizar consulta para refrescar la consulta. 19
Dar clic para modificar la planilla Dar clic para imprimir la planilla Dar clic para eliminar la planilla Cuando la columna de V B es True, es porque la planilla ha sido aceptada y aprobada para el pago correspondiente. En seguida dar clic en la columna N Plla. La planilla anexar registros de docentes es el Nro. 2 Para anexar un docente a la planilla dar clic en el botón. Caso contrario para salir dar clic en el botón. 20
Dar clic para seleccionar el Docente Dar clic para Agregar el concepto de pago Seleccionar docente Dar clic para Agregar el docente al formulario de planilla 21
Agregar concepto de pago dar clic en el botón Luego se selecciona el concepto de pago, especialidad a cargar el gasto y el monto a pagar. Dar clic para Agregar el concepto, la especialidad y el monto a la planilla. 22
Dar clic para Grabar el docente con sus conceptos de pago a la planilla. Dar clic para Cancelar el registro Dar clic para modificar el registro Dar clic para eliminar el registro Dar clic en el icono para consultar el detalle del pago al docente. Imprimir Planilla Dar clic en el icono del formulario principal de consulta 23
ACTUALIZAR DATOS En esta opción se migran los gastos de la Base de UNALM-ECONOMIA a la Base de Datos EPG Se ingresa la fecha inicial y la fecha final de cada mes. La Fuente de financiamiento es 2.09 Recursos Propios. 24
CONTABILIZA GASTOS En esta opción se contabiliza los gastos migrados de la UNALM. ANEXANDO las cuentas contables de la EPG. Las fechas de inicio y final tienen que ser igual a los de la opción ACTUALIZAR DATOS. REPORTE DE GATOS POR CUENTA DE GASTOS UNALM En esta opción se visualiza el reporte mensual izado de gastos por concepto de gastos y por especialidad. 25
Se debe ingresar la fecha de inicio y fecha final en formato dd/mm/yyyy, luego la fuente de financiamiento por defecto es Recursos Propios y seleccionar la especialidad. Y si el reporte se desea agrupar por concepto se da un visto bueno en Resumen. Para dar inicio al reporte dar clic en el botón Reporte agrupado por conceptos 26
REPORTE DE GATOS X PARTIDA CBLE UNALM Para visualizar un reporte por meses y partida contable digitar la fecha de inicio y fecha final en seguida seleccionar la fuente de financiamiento (Recursos Propios) y la partida contable. Con este proceso de reporte se visualizará todos los gastos realizados por la UNALM haciendo referencia a la partida contable anexada. Para procesar la consulta dar clic en el botón. 27
CUENTA FDA 28
DIRECTORIO PROVEEDORES En esta opción se registrar los proveedores para elaborar el pedido. En la consulta se visualiza la columna Código que hace referencia a un código que es generado automáticamente por el sistema. La generación del código es secuencial ascendente. Luego se tiene la columna RUC, Nombre o Razón Social del Proveedor, Dirección y Teléfono. Nuevo Registro Para elaborar un nuevo registro dar clic en el botón siguiente formulario.. Luego se visualiza el 29
Una vez ingresado todos los datos como: Ruc, Nombre Razón Social, dirección, Teléfono, Fax y Email se procede a grabar el registro dando clic en el botón. Y se desea cancelar el registro dar clic en el botón. Modificar Registro Para modificar un registro de proveedor primero se debe posicionarse en la fila del registro a editar. La fila de color celeste. Luego dar clic en el icono para editar el registro. 30
Para grabar la modificación dar clic en el botón Para cancelar la modificación del registro dar clic en el botón PEDIDOS FDA En esta opción se registran los pedidos por Fundación para el Desarrollo Agrario-FDA. Dar clic para Buscar por número de pedido Dar clic para Buscar por nombre de proveedor En la columna N Reg se visualiza el número de pedido, luego la fecha del pedido, la especialidad solicitante, proveedor y el monto del pedido. Controlador de registros por página. 31
En la columna opciones se tiene lo siguiente: -> Imprimir el pedido -> Modificar el Pedido -> Eliminar el pedido -> Rendición de Cuenta Nuevo pedido Para elaborar un nuevo pedido dar clic en el icono Clic para seleccionar el proveedor Se selecciona la opción detallado cuando los registros de pagos son para varias personas y diferentes especialidades. Para insertar registro para el detalle del gasto dar clic en el icono Luego de visualizara el siguiente formulario. 32
Para grabar temporalmente el concepto de pago dar clic en el botón Para elegir el tipo de moneda cuando es en Dólares digitar el tipo de cambio. Clic para eliminar el registro Clic para grabar el pedido Clic para cancelar el pedido 33
REPORTE DE GASTOS CTAS-CBLES( FDA ) En esta opción del sistema se obtendrá reporte de todos los gastos por registro de pedido Para ello se tiene que seleccionar el rango de fechas y la especialidad, caso contrario de todas las especialidades. Como muestra la imagen. Para procesar el reporte dar clic en el recuadro. Luego se visualizará el siguiente reporte. 34
REPORTE DE GATOS POR PARTIDA CONTABLE (CUENTA GASTOS) FDA En esta opción se obtendrá el reporte de gastos por cuenta de gastos Después de ingresar la fecha inicial y fecha final en formato dd/mm/yyyy. Luego seleccionar la cuenta contable (Gastos) dar clic en el botón. Si se desea cancelar el reporte dar clic en el botón El reporte se visualizará en el formato siguiente: 35
REPORTE DE GATOS POR BENEFICIARIO (CUENTA GASTOS) FDA En esta opción del sistema se obtendrá reporte de gastos por beneficiario (Proveedor). Para ello se tiene que seleccionar el beneficiario y el rango de fechas a visualizar. Como muestra la imagen. Dar clic para seleccionar el beneficiario (proveedor) 36
Para buscar el beneficiario o proveedor en la BD en el texto de detalle escribir el nombre o parte del nombre a buscar, luego dar clic en el botón. En la parte inferior del formulario se visualizará los registros que coincidan con el texto a buscar. Para seleccionar dar clic en la opción seleccionar Para procesar el reporte dar clic en el recuadro Si se desea cancelar el reporte dar clic en el recuadro 37
ESTADO SITUACIONAL Para imprimir el reporte de estado situacional de cada especialidad se seleccionar la opción Estado Situacional del MENU PRINCIPAL. Luego se mostrará el siguiente formulario. Se ingresa la fecha de inicio, fecha final y se selecciona la especialidad para el filtro de registros. Para procesar el reporte dar clic en el recuadro. En el reporte se visualiza el saldo inicial, ingresos detallados, gastos detallados mensuales por especialidad. El saldo inicial refleja el saldo al término del año de ejecución anterior. 38
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FONDO PROMOCION En esta opción se visualiza el reporte de fondo de promoción. Para procesar el reporte dar clic en el icono Para cancelar el reporte dar clic en el icono 40
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GASTOS PARTIDAS CONTABLES - EPG En este reporte se visualiza un resumen de los gastos por partida contable; tanto de las cuentas de UNALM y FDA. Como parámetro de reporte se ingresa las fechas de intervalo. Una vez ingresado los parámetros de fecha se da clic en la opción Aceptar. Una vez procesado el reporte se visualiza de la siguiente forma. 42
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ESTADO FINANCIERO RESUMEN GENERAL En la opción de resumen general de Estado Financiero se visualiza los ingresos por UNALM, FDA (afectación, sin afectación a los descuentos) y gastos por origen (UNALM Y FDA). Se debe ingresar la fecha de inicio y fecha final para el filtro del reporte. Es condicional si desea incluir el saldo inicial y filtrar solo especialidades. Reporte cuando se incluye los saldos: 44
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Reporte cuando no se incluye saldos y solo especialidades: ESTADO FINANCIERO APORTE DE ESPECIALIDADES 46
Con esta opción se visualiza los aportes de cada especialidad. Se debe ingresar la fecha de inicio y fecha final. Para procesar el reporte dar clic en el botón Como resultado del proceso se visualiza el siguiente reporte: 47
ESTADO DE INGRESOS Y GASTOS - ESPECIALIDADES En este reporte se visualiza los ingresos y gastos agrupados de cada especialidad. Se ingresa la fecha de inicio, fecha final y seleccionar la especialidad. Es opcional si desea incluir los saldos iniciales en el reporte. Para procesar el reporte dar clic en el botón 48
Se visualizara el siguiente reporte: 49
ESTADO DE INGRESOS Y GASTOS GENERAL En este reporte de visualiza el reporte agrupado y acumulado por cuentas de ingresos y gastos de todas las especialidades Se ingresa la fecha de inicio y fecha final (dd/mm/yyyy). Luego se selecciona el tipo de cuenta(unalm, FDA y/o TODOS). También se personaliza si se desea que el reporte contenga los aportes. Para procesar el reporte dar clic en el botón 50
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INVENTARIO DE ACTIVOS En esta opción se registra los activos para el inventario. En la consulta en el campo código se visualiza el código del bien luego la descripción del bien, fecha de adquisición del bien, marca, modelo y el código de la especialidad donde está ubicado físicamente. Para ingresar un nuevo registro dar clic en el botón Para modificar dar clic en la icono 52
Para grabar el registro dar clic en el botón. Caso contrario para salir dar clic en el botón UTILITARIOS Esta opción es una plataforma de ADMINISTRADOR; donde el administrador del sistema tiene privilegios de cierres de periodos administrativos y contables. Una vez cerrado el mes 53
automáticamente se deshabilita el ingreso y la modificación de registros en el periodo deshabilitado. Para habilitar o deshabilitar el estado de un mes lo primero es posicionarse en el mes luego dar clic en la imagen seleccionada. Luego en la parte inferior aparecerá el estado actual. El mes seleccionado aparecerá de color amarillo. Se selecciona el estado a cambiar luego la clave. Para validar si la clave es correcta dar clic en la opción. 54