GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Documento 5. Serie Documental: ACUERDOS. Elaborado: Diciembre de 2004 Última revisión: Febrero de 2006 (Documento elaborado por Secretaria General- Unidad de Archivo Nivel Nacional - Alex Francisco Vargas, Abogado, Esp. Derecho Público. Contratista años 2004-2005. ) a) Contenido: 1. Presentación y justificación. 2. Marco normativo básico. 3. Definición de la serie documental. 4. Clasificación. 5. Contenidos. 6. Organización técnica. -Ordenación. -Marcación. -Depuración. -Selección y valoración. -Trámite y vigencia. -Tiempos de Retención. -Disposición final. 7. Unidades de conservación. 8. Soportes-Digitalización-Sistemas de Información. 9. Acceso y seguridad. -En archivos de gestión. -En archivos satélites. 1. Presentación y justificación Los s son una serie misional 1 por cuanto son documentos que contienen manifestaciones de voluntad de la administración, de sus cuerpos colegiados directivos más altos (Consejo superior Universitario y Consejo académico), son los actos que determinan el curso de la Universidad, regulan y afectan a las grandes áreas de la vida institucional con vocación de universalidad y permanencia. Marco Normativo. Constitución Nacional Arts. 1, 2 2 1 Por cuanto la Universidad es una comunidad de carácter académico cuya misión esencial es la creación, desarrollo e incorporación de conocimiento y su vinculación con la cultura. 13 de 1999 del C. S. U. Art. 1. 2 Señalan que Colombia es un Estado Social de Derecho, esta última característica implica que el funcionamiento del aparato estatal es reglado, ello como garantía contra la arbitrariedad, de igual forma señala como objetivo del Estado promover la participación de todos los ciudadanos en las decisiones que afectan a los ciudadanos en todo orden, para lo cual sin duda las actas 1
011 de 2005 del Consejo Superior Universitario, artículo 20 numeral 1. 3. Definición de la serie documental. Los s pueden definirse como actos administrativos de carácter regulatorio y/ o decisorio de gran valor legal e histórico expedidos por El Consejo superior Universitario y El Consejo Académico 3 en los cuales se tratan los asuntos de dirección universitaria académica o administrativa. En algunos momentos históricos y en la actualidad los Consejos de Sede y Facultad de algunas Sedes como Medellín y Bogotá elaboran actos administrativos denominados s, por tratarse de un asunto administrativo aún sin definición total por parte de las directivas, estos documentos pueden aparecer así denominados en la TRD y para su organización aplicarse los presente criterios. 4. Clasificación. En la TRD de la Secretaría General de la Universidad encontraremos esta serie: ACUERDOS ACUERDOS CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO ACUERDOS CONSEJO ACADÉMICO En las Secretarías de Sede: ACUERDOS ACUERDOS CONSEJO DE SEDE 5. Contenidos. Los s materializan las decisiones de las máximas autoridades administrativas y académicas de gobierno en la Universidad, por ello tienen un contenido normativo en su totalidad, carecen de soportes u otros tipos documentales ya que es la serie Actas la que recopila tanto el registro de las discusiones como los soportes con base en los cuales tanto el Consejo como soporte de tales decisiones tienen estrecha relación con la democratización de la sociedad. 3 En algunos consejos de Facultad y Sede se considera que los Consejos de estos niveles pueden expedir acuerdos, sin embargo quien elabora el presente estudio considera que a luz del 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario ello no es adecuado ya que solo los consejos máximos de dirección pueden afectar de manera permanente las grandes regulaciones y estatutos de la entidad y sus decisiones tienen vocación de permanencia, los Consejos de Sede y Facultad tienen competencias subordinadas y/ o delegadas por lo cual sus pronunciamientos se recogen en Resoluciones. 2
Superior Universitario como el Académico (de Sede) oficializan a través de s. 6. Organización técnica. Ordenación. Los s son unidades documentales simples (es decir no se acompañan de otros documentos) de la misma forma se encuentran numerados de acuerdo con el orden de su producción del 01 al numero consecutivo que se llegue por año, esta numeración concuerda con el orden cronológico que debe respetarse para la organización desde el primer producido y hasta la último debe foliarse 4 Sobre la marcación e identificación. El marbete de marcación registrará el nombre de la serie y subserie respectiva, el año de producción y el rango de s que guarda Ej. ACUERDOS CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO 01 A 050 año 2002 Depuración. Se realizará una vez el expediente agote su tiempo de retención en el Archivo de Gestión. Se deben retirar las copias, documentos borrador (manuscritos o en computador pero con correcciones y anotaciones de ajuste). Solo los s originales debidamente firmados deben conformar la serie. Deben retirarse las notas adhesivas o sueltas que se adjunten con ganchos u otro elemento. Trámite y vigencia. Entendemos por tiempo de trámite del expediente el que transcurre desde la expedición del acuerdo (acto de firma del original y remisión de copia a las a instancias pertinentes, así como publicación del mismo 5 ). Este tiempo es el mismo año de la producción. 4 Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. 042 de 2002 Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: Utilizar lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA, Minimanual N 4 de Tablas de Retención y Transferencias Documentales (versión actualizada). Bogotá D. C, año 2001, Pág. 37 5 ley 962 de 2005 Artículo 7. Publicidad electrónica de normas y actos generales emitidos por la administración pública. La Administración Pública deberá poner a disposición del público, a través de medios electrónicos, las leyes, decretos y actos administrativos de carácter general o documentos de interés público relativos a cada uno de ellos, dentro de los cinco (5) días siguientes a su publicación, sin perjuicio de la obligación legal de publicarlos en el Diario Oficial. 3
Tiempos de Retención Archivo de Gestión (Plazo de vigencia): Cinco (5) años. Durante este tiempo se resolverán las solicitudes de información, la consulta interna y la posible impugnación por vía jurisdiccional 6. Archivo Central (Plazo precaucional): Será de quince (15) años. Este lapso se establece considerando que esta serie, por sus características informativas tiene niveles de consulta altos en el mediano plazo y es misional e Histórica desde el momento mismo de su creación o nacimiento. Disposición final A esta serie se aplicará el procedimiento de conservación total en el Archivo Histórico de la Universidad. El procedimiento lo aplicará cada Unidad de archivo. 7. Unidades de conservación. Serán las carpetas de dos tapas plastificadas, con aletas, marbete y cordones de cierre, estos expedientes no pueden ser perforados y tampoco se empastarán, se conservarán en carpetas durante su tiempo de retención en Archivo de Gestión y en Archivo Central, cuando se produzca su transferencia al Archivo Histórico se conservarán en las carpetas que para esta fase aprueben el Comité de Archivo y la Unidad Nacional de Archivo. 8. Soportes, Digitalización, sistemas de información. Los s son documentos de valor histórico, por ello su producción en papel se hace indispensable para garantizar la mayor perdurabilidad posible en el tiempo, si bien su copia o versión electrónica puede ser usada para consulta de las instancias internas o externas interesadas y/ o para su difusión 7 evitando una duplicación innecesaria, el original debidamente firmado se producirá y conservará en papel. 9. acceso y seguridad. En Archivos de Gestión y Satélite. 6 Gubernativa: Jurisdiccional: demandas contencioso administrativas de nulidad. 7 Ley 962 de 2005 Artículo 7. Publicidad electrónica de normas y actos generales emitidos por la administración pública. La Administración Pública deberá poner a disposición del público, a través de medios electrónicos, las leyes, decretos y actos administrativos de carácter general o documentos de interés público relativos a cada uno de ellos, dentro de los cinco (5) días siguientes a su publicación, sin perjuicio de la obligación legal de publicarlos en el Diario Oficial. 4
Su producción y conservación en Archivo de Gestión corresponde a la Secretaría del Nivel respectivo: General y de Sede ya que dicha responsabilidad está expresamente consignada en el Estatuto General. En Archivo Central. Corresponde a la División o Sección de la Sede. El acceso al expediente en los depósitos es reservado al funcionario que asigne el jefe de la Unidad de Archivo, en cuanto al público la serie no es reservada por mandato constitucional ni legal por tanto la consulta al público es libre pero siempre tomando las medidas de seguridad y control que garanticen que el consultante no altere ni dañe el documento. 5