1 MANUALES ADMINISTRATIVOS: Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.) así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. (Franklin, 2001) OBJETIVOS: Sirven de apoyo para la organización de la empresa, proporcionan una visión general de la misma, evitan definir funciones de cada área administrativa, evitar la duplicidad de actividades y reducir omisiones. Permite agilizar la realización de actividades, pues se estandarizan las funciones y brindan criterios de actuación. Fortalece la cadena de valor de la empresa. Permite utilizar eficientemente los recursos (humanos, materiales, financieros) de la empresa. Permite mejorar los procesos de selección, inducción y capacitación del recurso humano. CLASIFICACIÓN: 1. Por su naturaleza de aplicación: Macro administrativos (pueden aplicarse en varias empresas), meso administrativos (involucran a un grupo o sector de empresas) y micro administrativos (corresponden a una sola organización).
2 2. Por su contenido: a. De organización: Contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, organización y coordinación de una empresa. b. De procedimientos: Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre si, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específica de una organización. c. De puestos: Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización. d. Otros: Manuales de Gestión de Calidad, Manuales de historia de la empresa, de políticas, técnicas, ventas y de producción. Manuales de finanzas, de personal, de operación, sistemas y de contenido múltiple. 3. Por su ámbito: Generales (contienen información global de la empresa) y Específicos (tienen información particular de un departamento, área, puesto, u otro dentro de la organización.)
3 CONTENIDO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN: A. IDENTIFICACIÓN: 1. Logotipo de la organización. 2. Nombre oficial de la organización. 3. Título o extensión (General o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere.) 4. Lugar y fecha de la elaboración. 5. Número de revisión. 6. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. 7. Clave de la forma. Incluye: Siglas de la organización, silabas de la unidad administrativa en que se utiliza la forma, y por ultimo el número de la forma. Ejemplo: CORP-CONTABILIDAD-003. El formato a utilizarse para un manual de organización debe llevar la siguiente estructura: Logotipo
4 B. INDICE O CONTENIDO. C. PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN: Debe explicar brevemente que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. D. ANTECEDENTES HISTÓRICOS: Descripción del nacimiento de la organización o el área descrita en el manual, tomando en cuenta su desarrollo y los cambios relevantes a lo largo de su trayectoria empresarial. E. LEGISLACIÓN O BASE LEGAL: Contiene un alista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades (Escritura de constitución, leyes, tratado, reglamentos, etc.) F. ATRIBUCIONES: Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades (Escritura de constitución). G. ESCRITURA ORGÁNICA: Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización en función de sus relaciones de jerarquía. Su función es codificar cada unidad de acuerdo a su nivel jerárquico. Ejemplo: 1.0 DIRECTOR GENERAL. 1.0.1 Asesoría. 1.0.2 Auditoria Interna. 1.1. Gerente General. 1.1.1 Gerente divisional A 1.1.2 Gerente divisional B
5 H. ORGANIGRAMA: Debe presentarse en el siguiente formato. I. FUNCIONES: Descripción de cada uno de los cargos y/o unidades que forman parte de la estructura orgánica. Es conveniente que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica, siguiendo el mismo orden y código. La redacción se debe iniciar con un verbo en tiempo infinitivo. Por ejemplo: Organizar y controlar el proceso de recepción de pedidos en bodega. J. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS: Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa. Debe incluir la siguiente información: 1. Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc.) 2. Relaciones de autoridad, indicando puestos subordinados, facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.
6 3. Funciones generales y específicas. 4. Responsabilidad o deberes. 5. Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la organización, así como las que deba establecer externamente. 6. Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencias, iniciativa y personalidad. Las descripciones de puestos deberán presentarse en el siguiente formato.
7 K. DIRECTORIO: Documento en donde contesta los nombres y cargos de las personas comprendidas en el manual. Pueden adicionarse teléfonos, correos electrónicos, horarios de atención. Su integración en la estructura del manual es opcional. El directorio se debe presentar en el siguiente formato.
8 CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: A. INTRODUCCION. Contiene una parte introductoria igual al manual de organización que incluye: identificación, índice o contenido, prólogo y/o introducción. B. OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS: Explicación de los propósitos que se pretende cumplir con los procedimientos. C. AREAS DE APLICACIÓN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. D. POLITICAS O NORMAS DE OPERACIÓN: Se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participan en los procedimientos. E. CONCEPTO (s): Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en los procedimientos. En función de facilitar al usuario la consulta del manual. F. PROCEDIMIENTO: Descripción de las operaciones. Presentación en forma narrativa y secuencial de cada operación que se realiza en un procedimiento, explicado en que consiste, cuándo, cómo, dónde, con qué y cuánto tiempo se hacen, señalando a los responsables de llevarlos a cabo. G. FORMULARIOS O IMPRESOS: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. También se pueden adicionar instructivos para su llenado. H. DIAGRAMAS DE FLUJO: Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas o los puestos que intervienen en el proceso, además de hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada procedimiento.
9 I. GLOSARIO DE TÉRMINOS: Lista de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos. FORMATOS. Se utiliza el mismo formato que el manual de organización, sin embargo se sugieren algunos formatos para secciones específicas, los cuales se muestran a continuación. Formato para presentación de procedimientos.
10 Instructivos. Cuando en un procedimiento se utilizan formas cuyo procedimiento de llenado requiere de un instructivo, este se deberá describir en el siguiente formato.
11 PROCESO DE ELABORACIÓN DE UN MANUAL: 1. Diseño del proyecto. a. Determinación de los responsables de la creación del manual b. Delimitar el universo de estudio. Estudio preliminar de las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas en donde se va a actuar. Fuentes de información: Primaria (instituciones, directivos, empleados, clientes, usuarios) o secundaria (Archivos de la organización, equipo de computo, etc.). c. Preparación del proyecto: Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar un documento integrado por: 1) Propuesta técnica. Antecedentes. Naturaleza: Tipo de manual que se pretende realizar. Justificación. Objetivos. Acciones. Resultados esperados. Alcance: áreas de aplicación del proyecto. Recursos. Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los cursos de acción y asignación de recursos. Información complementaria: material obtenido en las investigaciones preliminares. 2) Programa de trabajo. Identificación: nombre del manual. Responsables: Unidad o grupo que tendrá a su cargo la implantación del manual. Áreas. Clave: Número progresivo de las actividades estimadas. Actividades. Fases: Orden secuencial para realizar las actividades. Calendario: Fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.
12 Representación gráfica: Descripción del programa por cuadros e imágenes. Formato: Presentación y resguardo del programa de trabajo. Reportes de avance. Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances. 2. Ejecución del Proyecto: Luego de realizar la propuesta técnica y que esta sea aprobada por autoridades competentes se procede a la elaboración del manual. Proceso que se divide en las siguientes fases: a. Capacitación del personal: Integración de grupos de trabajo para investigación, levantamiento y procesamiento de información. b. Levantamiento de información: Todos los esfuerzos se deben centrar en el registro de hechos que permitan conocer y analizar información específica y verdaderamente útil para el manual. Es necesario utilizar técnicas de recopilación de información, dentro de las que podemos mencionar: Investigación documental. Consulta de sistemas de información. Encuestas. Observación directa. c. Integración de la información: Se debe integrar toda la información de manera organizada y correlacionada. Se recomienda la utilización y creación de bases de datos. La información se debe agrupar de la siguiente manera: Antecedentes: reglamentación Jurídico-administrativa, evolución y desarrollo de las estructuras organizacionales. Situación actual: Incluye los objetivos, estructura orgánica, normas y políticas administrativas, puestos y sus funciones, procedimientos, instrumentos jurídicos administrativos internos, equipo, condiciones de trabajo y ambiente laboral. d. Análisis de la información: Se realiza un estudio crítico de cada grupo de datos obtenidos de la investigación. Debe cumplir con los siguientes
13 cuestionamientos: Qué trabajo se hace?, Para que se hace?, Quién lo hace?, Cómo se hace?, Cuándo se hace?. e. Preparación del manual: Validación: Se debe convocar a los representantes de cada área o unidad administrativa para verificar que la información esté completa y sea comprensible. Estructuración: Una vez revisada y firmada por cada área la información. Se debe compaginar e integrar el proyecto final del manual. f. Formulación de Recomendaciones: Propuestas específicas en cuanto a recursos necesarios, ventajas y limitaciones que se presentaron y/o pueden presentarse al aplicar el manual. Pueden ser recomendaciones de mantenimiento, eliminación, adición, combinación, fusión, modificación, simplificación o intercambio de funciones, procedimientos, unidades organizacionales, etc. g. Elaboración de informe: Debe incluir los siguientes elementos: Introducción. Cuerpo o parte principal. Conclusiones. Apéndice o anexos. h. Presentación del manual para su aprobación. i. Reproducción del manual: Se recomienda que los manuales sean impresos en hojas de tamaño carta, utilizar reproducción en una sola cara de las hojas, dividir en apartados, capítulos, áreas y/o secciones con divisores que contengan el nombre. Así como incluir una carátula exterior que incluya: Nombre oficial de la organización, logotipo oficial, nombre genérico del manual, nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboración y/o aplicación. j. Implantación del manual: por método instantáneo, por proyecto piloto, implantación en paralelo, implantación parcial o una combinación de métodos. k. Revisión y actualización: Establecer la periodicidad en que se revisaran para poder ser actualizados constantemente.