Instructivo Agenda Área Servicios Versión 10.4 Actualizado a marzo 2016 0
Contenidos Página Indice... 1 Introducción 2 Acceso a Rayen... 3 Módulo Agenda Sub Modulo Mantención de Agendas..... 5 Barra de Herramientas.... 5 Submódulo Bloqueo de Cupos...... 10 Submódulo Calendario Institucional... 12 Barra de Herramientas... 12 Sub modulo Informes... 13 2
INTRODUCCION RAYEN es una aplicación web que contiene diversos subsistemas creados para la gestión clínica y administrativa. Resulta una herramienta amigable, lo que favorece al usuario poder trabajar de manera sencilla en las funcionalidades que le competen según el área en la que se desempeña dentro del establecimiento. Hoy en día para llevar una buena gestión administrativa en cada establecimiento, es necesario contar con una herramienta amigable, que permita controlar de forma dinámica las agendas de cada profesional. RAYEN nos permite tener dicho control, poniendo a disposición distintas funcionalidades que ayudan al usuario a diseñar de manera fácil agendas para cada funcionario y administrarlas a través de cambios de vistas, copiar/pegar, bloqueos y eliminación. El presente documento, tiene como principal objetivo conocer la funcionalidad del módulo Agenda y sus subsistemas Mantención de Agenda, Bloqueo de Cupos, Calendario Institucional e Informes de Agenda, de igual forma identificar y definir cada uno de los campos necesarios para crear, modificar, eliminar y bloquear agendas. 3
Acceso a RAYEN Una vez instalada la aplicación, para acceder debe seguir los siguientes pasos: 1. Hacer dos clics sobre el ícono del programa. 2. Ingrese Ubicación, señalado por el Administrador de Sistema. 3. Ingrese Usuario, este corresponde al Rut sin puntos ni guion, tal como se muestra en la imagen. 4. Ingrese su Clave, la primera vez debe ingresar una genérica, la cual será entregada por el Administrador de Sistema y luego deberá cambiarla por una personal, la cual debe contar con mínimo 6 caracteres alfanuméricos, es decir, letras y/o números. 5. Presione Entrar para acceder. Modulo Agenda El módulo Agenda está compuesto por cuatro submódulos; Mantención de Agenda, diseñado para crear agendas de cada profesional, Bloqueo de Cupos, que permite bloquear cupos con distintos motivos, Calendario Institucional, el cual nos sirve para bloquear días de forma masiva, y por último Informe de Agenda, donde podrá visualizar distintos datos, detallados en las siguientes páginas 4
Submódulo Mantención de Agenda Barra de Herramientas una agenda. : sirve para seleccionar un profesional y elegir el rango de edición en que se visualizará o creará : Se habilita al seleccionar un bloque de la agenda y se utiliza para copiar un segmento. : Se habilita al presionar el botón copiar, y permite pegar un segmento de agenda. : Este botón permite eliminar un segmento de agenda. : Nos permite cambiar de vista semanal a mensual y viceversa. : Este botón se utiliza para cerrar el submódulo de Mantención de Agenda. Para poder citar a un paciente, siempre será necesario contar con los distintos segmentos horarios de la agenda de un profesional. Un segmento horario puede ser individual o grupal, y es el que indicará las distintas actividades que realiza un funcionario, a través de los tipos de atención. 5
En primera instancia, deberá seleccionar el Funcionario y el rango de edición en que se creará o visualizará la agenda. Si solo quiere revisar profesionales que tienen agenda tendrá que marcar el check Solo con agenda. Los datos seleccionados podrán ser visualizados en el panel de datos. Si es necesario modificar el funcionario o el rango de edición, debe presionar nuevamente el botón Funcionario. Para crear un segmento individual debe posicionarse en la grilla amarilla, ubicando el día y hora en que se desea crear. Al hacer doble clic nos aparecerá el recuadro de edición, con los campos que a continuación se definen. Tipo de Atención: Corresponde al nombre con el que se visualizará cada segmento de la agenda, como por ejemplo, control cardiovascular, consulta de morbilidad, consulta urgencia dental, etc. Para realizar la búsqueda 6
se deben escribir mínimo cuatro caracteres, presionar enter y se desplegará una lista con las coincidencias de la palabra. Instrumento: Muestra de manera automática el tipo de profesional clínico, como por ejemplo, kinesiólogo, médico, matrona, enfermera, entre otros. Especialidad: Es un campo que nos permite seleccionar la especialidad del profesional médico. Sector: Muestra los distintos sectores que tiene el establecimiento. Día: Campo que muestra automáticamente la fecha en que se está creando la agenda. Duración: permite seleccionar la duración (en minutos) de la atención. Inicio Personalizado: al marcar este check podemos escribir el horario exacto en que inicia el segmento, esto se realiza en el campo Desde. Desde / Hasta: permite seleccionar el rango horario que tendrá el segmento de agenda. Cupos Normales: Este dato se genera de manera automática de acuerdo a lo ingresado en el campo duración y rango de horario. Indica cuantos cupos tiene el segmento de agenda. Cupos Ajuste: Segmento: este check nos indica si el segmento está habilitado o no para poder citar pacientes. Ver cupos: al seleccionar el botón, se habilitarán los candados que permiten bloquear y desbloquear una hora o un bloque. Tipo de Atención Web: Esta opción está habilitada para los centros que tienen integración con sistema de agendamiento web. Para realizar un bloqueo, debe indicar en primera instancia un Motivo de bloqueo, de ser necesario puede registrar alguna observación. Para finalizar, puede hacer doble clic en el horario a bloquear o bien hacer un clic y presionar el candado cerrado. Si por el contrario, necesita desbloquear un cupo, solo debe hacer clic en el candado abierto. 7
Para crear un segmento grupal debe posicionarse en la grilla amarilla, ubicando el día y hora en que se desea crear. Al hacer doble clic nos aparecerá el recuadro de edición. A continuación se revisarán aquellos campos distintos a la edición del bloque individual. Cantidad de personas: se debe indicar el total de personas que pueden asistir al taller grupal o comunitario. Objetivo: corresponde a un campo de texto libre, donde debe quedar registro del objetivo del taller. Observación: campo de texto libre para indicar alguna observación relevante respecto al taller. 8
Cuando estamos creando la agenda de los profesionales, una manera de agilizar el proceso es utilizar los botones copiar y pegar, esto nos permite ir copiando segmentos iguales y pegarlos en distintos días y horarios. Esta herramienta nos permite copiar días completos, solo seleccionando todos los segmentos necesarios y pegarlos en el día que corresponde. La vista mensual, nos permite gestionar la agenda de forma mensual. Existen las mismas funcionalidades de copiar, pegar y borrar, sin embargo, a través de esta vista se puede ir copiando agendas de forma semanal o mensual. 9
Submódulo Bloqueo de cupos Otra forma de realizar bloqueo de cupos es a través de este subsistema. Los datos mínimos que debe ingresar son aquellos con asterisco (*), estos son fecha y motivo de bloqueo y el funcionario prestador, el que debe ser buscado con cuatro caracteres mínimo y presionar enter, con esto aparecerán todas las coincidencias de la búsqueda. Si desea acotar la búsqueda final puede ingresar datos en los campos Tipo de Atención, Especialidad, Instrumento, Horas a bloquear. 10
Una vez ingresados los campos de búsqueda, deberá presionar el botón Bloquear o Desbloquear, según corresponda y se mostrará la siguiente pantalla Finalmente, deberá presionar Aceptar y se realizará el bloqueo de todo el segmento. Si desea bloquear solo algunos cupos, deberá utilizar los rangos de horario (Desde / Hasta). El sistema mostrará el siguiente mensaje si el bloqueo fue exitoso. 11
Submódulo Calendario Institucional Este módulo permite tener una vista general de todos los días y las agendas creadas, con el fin de poder realizar un bloqueo masivo para días festivos o que el administrador considere relevantes. Barra de Herramientas Guardar: nos permite guardar todas las modificaciones realizadas. Imprimir: permite imprimir el listado con todos los profesionales bloqueados según día. Cerrar: este botón se utiliza para cerrar el submódulo de Calendario Institucional. Antes de explicar cómo realizar los bloqueos, es necesario saber que estos se realizan para todos los profesionales que tengan agenda. Con esto claro, podemos ocupar esta herramienta para bloquear feriados, reuniones, días de estadística, etc. Para comenzar hay que saber que solo se pueden bloquear los días que tiene una D (disponible), para esto debe indicar un motivo de bloqueo y luego hacer doble clic en los días que tienen la letra D. Para finalizar debe guardar y el sistema mostrará el siguiente mensaje 12
Submódulo Informe de Agenda Para generar este informe, deberá seleccionar un rango de fecha y el destino, el cual puede ser HTML o Excel y finalmente presionar el botón Generar. En este informe podemos identificar usuarios que crearon, bloquearon o eliminaron agendas. 13