Guía rápida para la programación del F9 con el software Attendance Management. ANTES DE COMENZAR. Si su comunicación con el F9 será por Ethernet, lea lo siguiente; de lo contrario pase directamente al punto Configuración del Dispositivo. Para comunicarse con el dispositivo a través de Ethernet es necesario configurar algunos parámetros de red en la computadora. Ya que el dispositivo cuenta con una dirección IP fija, será necesario colocar a la PC en el mismo dominio de red del dispositivo. 1.- Acceder a: En Windows XP: Inicio>Panel de Control> Conexiones de Red En Windows 7: Inicio>Panel de Control>Centro de Redes y Recursos compartidos> Administrar conexiones de Red. NOTA: Si cuenta con una red inalámbrica será necesario deshabilitarla momentáneamente. Clic derecho sobre el icono de la Red e ir a Desactivar. El icono se mostrará en color gris. 2.- Clic derecho sobre el icono de Conexión de Área Local y dirigirse a Propiedades. NOTA: Si usted ya conectó el dispositivo, es posible que aparezca una alerta de color amarillo y una notificación de área local limitada, como se muestra en la figura anterior. Página 1 de 23
3.- Dirigirse a Protocolo Internet TCP/IP, y luego a Propiedades. 4.- Seleccionar: Usar la siguiente dirección IP. 5.- Colocar una IP válida además de la Máscara de subred 255.255.255.0 y dar clic en Aceptar. Después en Cerrar en la ventana de Propiedades. 6.- Ahora puede conectar el dispositivo, si no lo ha hecho antes, e iniciar la configuración en el programa. NOTA: El dispositivo tiene una IP fija por default, por ejemplo 192.168.1.201. Una IP válida en esta red para cualquier otro dispositivo, incluida la PC, será una IP en el rango (1 al 254) del último segmento del IP 192.168.1.XXX. Cada IP es única en la red, NO DEBE DUPLICARSE. Página 2 de 23
CONFIGURACIÓN DEL DISPOSITIVO. 1.- Para abrir el programa es necesario ir a Inicio> Todos los programas> Attendance Management. Una pequeña pantalla despliega una notificación sobre la conexión del dispositivo. Seleccionar OK. 2.- Una ventana como la que se muestra en la figura se despliega. Para configurar al dispositivo es necesario acceder al icono Device o dispositivo en la parte superior de la ventana. 3.- Al acceder a la ventana de Device, la pestaña Communication type, nos muestra varias opciones de comunicación con el dispositivo. Ethernet, RS232/RS485 y USB. a) Comunicación a través de Ethernet.- La opción IP Address muestra una dirección IP por default que puede ser cambiada; la opción Name hace referencia a un nombre para el dispositivo que puede ser modificado. La opción Communication key permite agregar un password si así se desea. Página 3 de 23
Para guardar cualquier cambio presionar Save. Con el icono Agregar o Add se pueden agregar un número mayor de dispositivos; esta opción se ubica en la parte izquierda. b) Comunicación Serial Port / RS485: Aquí la opción Name ayuda a modificar el nombre del dispositivo. La opción Communication key permite agregar un password si así se desea. Para guardar cualquier cambio presionar Save. Con el icono Agregar o Add se pueden agregar un número mayor de dispositivos; esta opción se ubica en la parte izquierda. Es muy importante configurar el puerto correcto en que se establecerá la comunicación en al opción Port. Si no se conoce el número de puerto, será necesario acudir a: Página 4 de 23
En Windows XP: Inicio> Panel de Control> Sistema> Hardware> Administrador de dispositivos> Puertos COM En Windows 7: Inicio> Panel de Control> Administrador de dispositivos> Puertos COM En la ventana de Administrador de dispositivos se despliega el número de puerto. c) Comunicación a través de USB: La opción Name permite agregar un nombre al dispositivo, mientras que la opción Communication key permite agregar un password si así se desea. Para guardar cualquier cambio presionar Save. Con el icono Agregar o Add se pueden agregar un número mayor de dispositivos; esta opción se ubica en la parte izquierda. Página 5 de 23
En la ventana principal en Machine List, aparecerán los dispositivos agregados, así como algunas características propias del mismo. AGREGAR DEPARTAMENTOS. 1.- La opción Maintenace/Opcion es útil para crear una lista de departamentos o áreas de una empresa. Se puede acudir de dos formas: a través de la fila principal o la barra de lado izquierdo de la ventana principal, como se muestra en la figura. Página 6 de 23
2.- Al acceder a esta opción, aparece la ventana de la figura. 3.- Con la opción Rename podemos cambiar el nombre del elemento seleccionado; por ejemplo, el nombre de la empresa. Add o agregar, anexa departamentos o, si se desea, sub-departamentos. Delete elimina departamentos o sub-departamentos 4.- Para agregar usuarios ya registrados a un departamento es necesario seleccionarlo del listado de opciones de la compañía y hacer clic en el icono. 5- De lado izquierdo de la ventana que se muestra en la imagen inferior, se muestran los usuarios sin registrar en algún departamento. De lado derecho los usuarios registrados en el departamento seleccionado. Página 7 de 23
6- Seleccionar al usuario de lado izquierdo y dar clic en Add para que aparezca de lado derecho, así el usuario estará relacionado con el departamento seleccionado. Para sacar a un usuario de un determinado departamento basta con repetir los pasos 4, 5 luego seleccionar la opción Remove. REGISTRO DE USUARIOS. 1.-Para el registro de usuarios se selecciona el icono Employees localizado en la línea superior de la pantalla principal. 2.- Al acceder aparece una lista con los departamentos generados. Si no se ha generado ninguno aparecerá únicamente el nombre de la compañía. Página 8 de 23
3.- Los espacios de la parte inferior de la ventana se llenan con los datos personales del usuario; aquí la opción AC No será el número de usuario que tendrá que digitarse en el dispositivo ID. 4.- Si se desea, se puede agregar una fotografía, dicha opción se encuentra marcada en el cuadro rojo de la figura. Para agregar una fotografía de archivo acceder al icono ; si se desea obtener la imagen de una cámara digital presionar el icono. Para borrar la fotografía presionar. 5.- Si se desea agregar una tarjeta de acceso, se coloca el Mouse en el área de color rojo mostrada en la figura. Aquí se puede teclear el No. de tarjeta o bien pasar la tarjeta sobre el dispositivo lector. 6.- La siguiente parte del proceso es digitalizar la huella. Para ello es necesario conectarse con el dispositivo, en la opción Fingerprint manage. a) Se selecciona en la pestaña el número de dispositivo y se presiona Connect Device. Página 9 de 23
b) En la parte inferior es necesario seleccionar el origen de la huella. Fingerprint indica que se utilizará el lector de huellas del dispositivo; Sensor, hace referencia a un lector de huella externo, y finalmente Image File si se va a obtener la imagen de un archivo. Hecho lo anterior se selecciona el icono Enroll, el cual muestra una pantalla azul. 7.- Al presionar Enroll, aparece una pantalla azul. 8.- Se selecciona el dedo que se desea registrar en la correspondiente mano (izquierda o derecha), para seleccionar hacer clic con el Mouse. La imagen mostrará una selección de color amarillo. Página 10 de 23
9.- Luego pedirá colocar la huella en el dispositivo lector en tres ocasiones y mostrará en pantalla cada lectura indicándola con un número. Al final del registro la selección quedará de color verde y se habilitará el botón de OK. NOTA: Para retirar la selección del dedo, basta con hacer doble clic sobre la selección anterior. 10.- Seleccionar OK; con esto la información quedará registrada. 11.- Para actualizar al dispositivo sobre la información registrada, es necesario que seleccione Upload user info and FTP en el cuadro Machine ubicado en la ventana principal. 12.- Aparecerá una ventana semejante a la figura. En la ramificación de la izquierda se puede seleccionar el área donde se realizó el cambio. En el centro los usuarios de ese departamento, a la derecha el dispositivo al que se desea actualizar. Página 11 de 23
13.-Finalmente al seleccionar Upload podemos actualizar al dispositivo. TIPOS DE AUTENTIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS. Los modos de autentificación e identificación de usuarios son: Huella, ID + Huella, Tarjeta + Huella. Para seleccionar el modo de identificación del usuario es necesario programarlo de la siguiente manera. 1.- Se selecciona el dispositivo en Machine List ubicado en la parte central de la ventana principal. 2.- Luego seleccionar el botón verde de la lista superior llamado Connect; una vez conectado mostrará el Status como conectado, esto en el listado de Machine List. 3.- En Machine List hacer clic derecho sobre el nombre del dispositivo, y seleccionar la opción en Property o propiedades. Página 12 de 23
4.- Una vez hecho lo anterior aparece una pantalla, dirigirse a la pestaña Biometric. 5.- Por default ID + Huella, Tarjeta + Huella, están activados, aquí podemos seleccionar cambiar esa configuración. Por ejemplo si se desea que la identificación sea sólo con la huella, la opción Only 1:1 verify debe estar en NO. A través de set option se guardan los cambios. Página 13 de 23
HORARIOS. Para elaborar un Horario es necesario indicar las horas laborales de cada empleado y asignarlos a los usuarios. Para ello se requiere seguir el siguiente procedimiento: 1.- Localice de lado izquierdo de la pantalla el Menú Employee Schedule, donde encontramos las siguientes opciones: Maintenance Timetables Shift Management Employee Schedule Maintenance Timetables En este paso se crean el o los horarios de trabajo. Para crear el horario es necesario seguir este procedimiento: 1.- Seleccione la opción Maintenance Timetables en el Menú Employee Schedule. Una ventana le pregunta si se quiere continuar con la operación presionar Ok. 2.-La ventana que aparece nos indica si deseamos realizar un horario corrido o dos horarios para mañana y tarde. Si en la jornada laboral existe horario de comida es necesario realizar dos horarios, uno de mañana y otro de tarde como lo indica el ejemplo. Al terminar presionar Siguiente o Next. Página 14 de 23
3.- En la siguiente ventana se puede asigna el horario desde el cual se puede checar. En la primera opción (color rojo) asignamos desde que horario se puede checar la entrada y salida de la mañana, lo mismo ocurre en la segunda opción (color azul) para el horario de la tarde. 4.- Al presionar siguiente la próxima ventana nos cuestiona sobre la tolerancia para llegar tarde a la entrada o para checar temprano a la salida. Al terminar presionar Siguiente o Next. Página 15 de 23
5.-La ventana final cuestiona si se desea que este horario sea auto asignado a todos los usuarios y departamentos que no tengan asignado el horario manualmente. 6.- Al presionar Finish terminamos esta parte del procedimiento y aparece la ventana con la información configurada. Esta puede ser editada o inclusive nos permite agregar más horarios la pestaña de Add. Página 16 de 23
Shift Management En esta opción agregamos el horario antes creado a los días de la semana que correspondan. 1.- Seleccionar la opción Shift Management en el Menú Employee Schedule. 2.-En el botón Add se pueden agregar más horarios que hayan sido creados aparte de los que estén agregados por Default. Así mismo aparecen otras opciones que permiten editar, eliminar, y guardar cambios. Página 17 de 23
3.- Al presionar Add Time, abre la ventana donde se selecciona los horarios que se desean agregar a los días de la semana correspondientes. Esto mismo ocurre cuando se agrega un horario para sábado. 4.- Al presionar Ok una ventana de alerta aparece con la definición de los horarios establecidos a los días de la semana. Presionar Aceptar para concluir el procedimiento. Employee Schedule En esta parte del procedimiento agregamos los horarios creados a los usuarios. El procedimiento es el siguiente: 1.- Presionar en el Menú Employee Schedule la opción Employee Schedule. Seleccionar el o los usuarios a los cuales se desea agregar el horario y presionar Arrange Shifts. Página 18 de 23
2.- En esta opción presionamos agregar (+), como se indica en la imagen inferior. 3.- En esta ventana se selecciona el horario que se desea agregar, indicado en la imagen con el óvalo rojo. Luego en la opción Time Range se selecciona la validez que va a tener este horario, para concluir presionar Ok. Página 19 de 23
4.-El horario es activado y agregado al listado automáticamente. Presionando Ok concluye el proceso. REPORTES. Para generar un reporte se tienen dos opciones: Report o AC log. REPORT 1.- Para acceder es necesario acceder mediante el icono de Report ubicado en la parte superior de la pantalla del programa. Página 20 de 23
2.- Una ventana semejante a la de la figura aparece. 3.- En la opción Dep. se elige si el reporte deseado será por departamento o por toda la empresa. En Name se personaliza si el reporte se desea sólo para una persona en específico. Time Range brinda la posibilidad de seleccionar el rango de fechas del reporte. 4.- Accediendo al icono Calcule, despliega los eventos de cada persona o bien el resumen total de tiempos de acceso, según se haya elegido. 5.- Para generar un reporte basta con seleccionar el icono Report, y escoger el tipo de reporte deseado. AC Log 1.- Otra manera de generar reportes es a través de AC Log. Para acceder es necesario acudir a la barra del menú principal. Página 21 de 23
2.- Una pantalla semejante a la imagen aparece. A través de Dep., podemos elegir si el reporte deseado será de toda la compañía o de un departamento en específico. Con Name se elige si se desea un reporte personal. 3.- Presionando el botón de Search se despliega una lista con la actividad solicitada. 4.- La opción Advanced Export, es útil para exportar la información a un archivo Excel, PDF, HTML, etc. Página 22 de 23
5.- Seleccione en el botón Select la ruta donde desea guardar el reporte y después el formato que se desee convertir. 6.- Para iniciar el proceso de descarga del reporte presione Start Export. DEPARTAMENTO DE INGENIERIA 09/09/2010 Página 23 de 23