LIBRO DE CONTABILIDAD (Instructivo para el manejo del Libro de Contabilidad y Administración) INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL LIBRO DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN PROCURADURÍA AGRARIA, Diciembre 2009.
PRESENTACIÓN En la mayoría de los casos, los recursos de los núcleos agrarios (ejidos ó comunidades) se manejan basándose en la experiencia y en el sentido común, pero hay una forma más organizada y segura para conocer en forma clara y precisa la situación financiera de tu ejido ó comunidad y administrar mejor sus recursos: aplicar la contabilidad en el manejo de tu núcleo agrario. El presente instructivo se hizo para que conozcas la importancia que tiene el uso de las funciones básicas de la Contabilidad como un medio para tomar decisiones rápidas y acertadas para el desarrollo de tu núcleo agrario. Un Libro de Contabilidad es el libro donde se escriben todas las operaciones con dinero realizadas por el ejido o comunidad, en el orden en que se realizan (compras, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). El Libro de Contabilidad sirve para: Llevar un manejo claro y transparente de los recursos económicos del núcleo agrario; es más fácil ver cuanto dinero entra y cuanto dinero sale, y cualquiera puede verificarlo. Reducir los errores, porque ayuda a que todas las operaciones sean registradas y así no hay peligro de olvidar una deuda o un cobro, ni hay forma de que se pierda el dinero. Sacarle más beneficio a los recursos, porque así se sabe cuanto dinero se tiene, en que se ha gastado y en que más se puede gastar. INTRODUCCIÓN Un manejo transparente y ordenado de las cuentas de tu núcleo agrario, será la base para el desarrollo del mismo y una sana convivencia, pero además, la Ley Agraria establece en el artículo 23 que la asamblea se reunirá por lo menos una vez cada seis meses o con mayor frecuencia cuando así lo determine su reglamento o su costumbre. Serán de la competencia exclusiva de la asamblea los siguientes asuntos: Página 2 de 14
Cuentas o balances, aplicación de los recursos económicos del ejido y otorgamiento de poderes y mandatos (Fracción IV), y Distribución de ganancias que arrojen las actividades del ejido (Fracción V). Por lo tanto es responsabilidad de los Órganos de Representación y Vigilancia, recibir las cuentas cuando inician su periodo y entregar el balance de sus operaciones financieras, así como de los bienes del núcleo agrario cuando terminen sus funciones. La misma Ley Agraria, nos dice que están obligados a: Representar al núcleo de población ejidal y administrar los bienes comunes del ejido, en los términos que fije la asamblea, con las facultades de un apoderado general para actos de administración y pleitos y cobranzas (Artículo 33, fracción I); Dar cuenta a la asamblea de las labores efectuadas y del movimiento de fondos, así como informar a ésta sobre los trabajos de aprovechamiento de las tierras de uso común y el estado en que éstas se encuentren (Artículo 33, fracción IV), y Las demás que señalen la ley y el reglamento interno del ejido (Artículo 33, fracción V). Es por esto que el Libro de Contabilidad que tienes ahora en tus manos es una herramienta útil y necesaria con la que cuentan los Órganos de Representación y Vigilancia para cumplir sus funciones en el marco de la Ley Agraria y del Reglamento Interno/Estatuto Comunal, y a su vez rendir cuentas ante tus compañeros ejidatarios/comuneros siendo ustedes promotores de una cultura de transparencia de los recursos económicos de tu núcleo, sácale provecho!... INSTRUCTIVO Amigo ejidatario/comunero, este libro está dividido en 3 partes: - Registro para entradas de dinero. - Registro para salidas de dinero. - Inventario de los bienes del ejido. Página 3 de 14
REGISTRO DE ENTRADAS En esta parte se registran los ingresos recibidos en el ejido ó comunidad. Los ingresos son lo que el núcleo agrario recibe de dinero por las ventas hechas o por los servicios prestados. El llenado de este registro se hace de la siguiente manera: A. Núm- En la columna marcada con una A, se escribe el número progresivo de las operaciones que se realicen en el mes al que corresponda la hoja de registro. B. Fecha- En la columna marcada con una B, se escribe el día, el mes y el año en que se realiza la operación. Por ejemplo, para el 15 de febrero del 2010, se escribe 15 Feb 2010 ó 15-02-10. C. y D. Concepto Ingresos- Este espacio sirve para anotar el motivo por el cual se recibe dinero en el núcleo agrario; en la columna C se escribe la cantidad ( cuánto se vendió?) y en la columna D el concepto ( qué se vendió?). Por ejemplo, si se venden tres Página 4 de 14
costales de café producido en las parcelas del ejido, se escribe 3 en la columna C y costales de café en la columna D. E. y F. Ingresos- Estas columnas sirven para escribir los importes de los ingresos del núcleo agrario; en la columna E se escribe el precio unitario (precio de venta) de cada concepto, y en la columna F se escribe la suma total de acuerdo a la cantidad vendida (el total de la venta). Por ejemplo, si cada uno de los costales de café se vendió en $500 pesos, en la columna E se escribe el precio de cada uno de los costales (500.00) y en la columna F, la suma total de los costales vendidos (1,500.00). Página 5 de 14
G. Por cobrar- En caso de que alguien le deba dinero al ejido, o el pago por algún concepto no se haya realizado completo, se escribe en esta columna G la cantidad de dinero que falte por cobrar. Por ejemplo, si el ejido vende 3 costales, a $500 pesos cada uno (hace un total de $1,500 pesos), y el comprador da un pago inicial de $1,000 pesos, acordando pagar el resto un mes después, se escribe en la columna E el precio de cada costal (500.00), en la columna F el dinero que se recibió (1,000.00) y en la columna G la cantidad que falta por cobrar (500.00). H. Fecha de vencimiento- En este espacio se anota la fecha en la que el comprador debe cubrir la suma adeudada al ejido o comunidad. Por ejemplo, si Don José aún debe pagar al ejido $500 pesos para el 15 de marzo, se escribe 15-Mar-10 en la columna H. Página 6 de 14
REGISTRO DE SALIDAS En este apartado se registran los egresos realizados por el núcleo agrario. Los egresos son el dinero que sale del ejido para el pago de los gastos. A. Núm- En la columna marcada con una A, se escribe el número progresivo de las operaciones que se realicen en el mes al que corresponda la hoja de registro. B. Fecha- En la columna marcada con una B, se escribe el día, el mes y el año en que se realiza la operación. Por ejemplo, para el 15 de febrero del 2010, se escribe 15 Feb 2010 ó 15-02-10. I. y J. Concepto Egresos- Este espacio sirve para anotar el motivo por el cual se gasta dinero en el núcleo agrario; en la columna I se escribe la cantidad y en la columna J el motivo. Por ejemplo, si el ejido compra dos vacas, se escribe 2 en la columna I y vacas en la columna J. Página 7 de 14
K. y L. Egresos- Estas columnas sirven para escribir los importes de los gastos del núcleo agrario; en la columna K se escribe el precio unitario de cada concepto, y en la columna L se escribe la suma total de acuerdo a la cantidad comprada. Por ejemplo: si cada una de las vacas se compró en $2 mil pesos, en la columna K se escribe el precio de cada una de las vacas (2,000.00) y en la columna L, la suma total de las vacas compradas (4,000.00). M. Por pagar- En caso de que el núcleo agrario deba dinero, o no haya dado el pago completo por algún concepto, se escribe en esta columna M la cantidad de dinero que falte por pagar. Por ejemplo, si el ejido compra 2 vacas, a $2 mil pesos cada una (hace Página 8 de 14
un total de $4 mil pesos), y al vendedor se le da un pago inicial de $3 mil pesos, acordando pagar el resto un mes después, se escribe en la columna K el precio de cada vaca (2,000.00), en la columna L el dinero que se pagó (3,000.00) y en la columna M la cantidad que falta por pagar (1,000.00). N. Fecha de vencimiento. En esta columna se anota la fecha en la que el ejido debe pagar el dinero que debe. Por ejemplo, si el ejido le debe a Doña Victoria $1,000 pesos que tienen que pagar para el 18 de abril, se escribe 18-Abr-10 en la columna N. NOTA: Además, es importante que junto con el Libro de Contabilidad el núcleo agrario cuente con los comprobantes de todas sus operaciones: notas, recibos, facturas, depósitos del banco, vales, etc., por lo tanto, es esencial tener un archivo con dicha documentación. Ten un lugar especial para guardarlos. Divide los de uso diario del ejido, de los que debes guardar con más cuidado. Página 9 de 14
Una vez que se pone en práctica el registro en el Libro de Contabilidad te recomendamos: 1. No cambiar los registros, el orden o la fecha de los mismos. 2. No escribir registros fuera de los espacios 3. No borrar los registros o partes de ellos. 4. No dejar espacios en blanco; si no llenas la hoja, conviene dibujar una línea que cancele los espacios libres. Página 10 de 14
5. No arrancar hojas, no alterar la encuadernación ó foliaturas y no mutilar alguna parte del libro. Si te equivocas en algún registro ó por error faltó anotar algo, cualquier corrección debe hacerse en un registro distinto, en la fecha en que se note la falta, señalando en que registro se encontró el error. Uno de los objetivos principales de llevar estos registros dentro de tu núcleo agrario, es que conozcas la cantidad de dinero o efectivo que tienes disponible, en caja, en determinado momento. Al llegar a fin de mes, debes sumar todos los ingresos y egresos del mes para obtener el total. Lo que hay que hacer después es restar al total de ingresos el total de egresos y con esto obtendrás el efectivo con el que cuentas ese mes. Para los siguientes meses, deberás sumar al efectivo disponible del mes en que realices el corte de caja, la cantidad que hayas obtenido en meses anteriores. Por ejemplo, si en el mes de febrero de 2010 obtuviste un total de ingresos de $2,000.00 y un total de egresos de $1,300.00, el efectivo que tendrías disponible al final de ese mes sería de $700.00. Si para el mes de marzo de 2010 obtienes un total de ingresos de $1,800.00 y un total de egresos de $900.00, el efectivo que tendrías disponible al final del mes de marzo sería de $900.00 a los cuales debes sumarles los $700.00 disponibles en el mes de febrero; es decir que el total en efectivo que tendrías disponible al final del mes de marzo sería de $1,600.00. Página 11 de 14
INVENTARIO El inventario es una relación detallada y valorada de los distintos bienes que componen el patrimonio de tu núcleo agrario. Este formato contiene las descripciones, cantidades y precios (valor) de los bienes del núcleo agrario, que se encuentren de manera física (muebles, maquinaria, etc.) y la relación de documentos (carpeta básica, reglamento interno, etc., estos no tienen valor económico). El llenado del formato de inventario se hace de la siguiente manera: HOJA No.- Llenar con el número de hoja correspondiente. A. Núm- En la columna marcada con una A, se escribe el número progresivo de los bienes que se vayan escribiendo en la hoja de registro, uno para cada tipo. B. y C. Cantidad y Concepto- Este espacio sirve para anotar la lista de cosas del núcleo agrario, en la columna C el nombre de cada cosa, y en la columna B la cantidad de cada una. Por ejemplo, 2 sillas, 1 mesa, 1 tractor Página 12 de 14
D. y E. Precio- Este espacio sirve para anotar el valor de lo que tiene el núcleo agrario; en la columna D se escribe el valor de cada cosa y en la columna E se escribe la suma total de los bienes. Por ejemplo, si se tienen 2 sillas y cada una cuesta $50 pesos, en la columna D se escribe el valor de cada una de las sillas (50.00) y en la columna E la suma total de las sillas (100.00). Página 13 de 14
Observaciones- En el caso de los documentos, se escribe el nombre del documento en la columna C y la descripción se anota en la columna F de observaciones. Por ejemplo, si el ejido cuenta con un Reglamento Interno, entonces en la columna C se escribe Reglamento Interno, y en la columna F la descripción (Carpeta con el Reglamento Interno del Ejido Benito Juárez). La Procuraduría Agraria los apoya, asesora y orienta en todo este procedimiento. Además, todos estos servicios son gratuitos. Página 14 de 14
LIBRO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD (Registro de Entradas y Salidas) MES: PERIODO: Del al FOLIO: ENTRADAS (Ingresos) SALIDAS (Egresos) A B C D E F G H I J K L M N NUM FECHA Cuanto? CONCEPTO Qué? PRECIO UNITARIO $ RECIBIDO $ POR COBRAR FECHA DE VENCIMIENTO Cuanto? CONCEPTO Qué? PRECIO UNITARIO $ PAGADO $ POR PAGAR FECHA DE VENCIMIENTO SUBTOTAL ENTRADAS 0.00 0.00 0.00 SUBTOTAL SALIDAS 0.00 0.00 0.00 Página 1 de 3
LIBRO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD (Registro de Entradas y Salidas) MES: PERIODO: Del al FOLIO: ENTRADAS (Ingresos) SALIDAS (Egresos) A B C D E F G H I J K L M N NUM FECHA Cuanto? CONCEPTO Qué? PRECIO UNITARIO $ RECIBIDO $ POR COBRAR FECHA DE VENCIMIENTO Cuanto? CONCEPTO Qué? PRECIO UNITARIO $ PAGADO $ POR PAGAR FECHA DE VENCIMIENTO SUBTOTAL ENTRADAS 0.00 0.00 0.00 SUBTOTAL SALIDAS 0.00 0.00 0.00 TOTAL ENTRADAS 0.00 0.00 0.00 TOTAL SALIDAS 0.00 0.00 0.00 PRESIDENTE COMISARIADO EJIDAL O DE BIENES COMUNALES SECRETARIO TESORERO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA Página 2 de 3
INVENTARIO HOJA No: A B C D E F NUM CANTIDAD Cuánto? CONCEPTO Qué? PRECIO UNITARIO $ PRECIO TOTAL$ OBSERVACIONES TOTAL 0.00 0.00 PRESIDENTE COMISARIADO EJIDAL O DE BIENES COMUNALES SECRETARIO TESORERO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA Página 3 de 3