TEMA I EL SISTEMA SAP R/3 MANUAL DE USUARIO SAP R/3 ÓRDENES PM
INTRODUCCIÓN Las dos utilidades que le daremos a las órdenes de mantenimiento y de servicio, son, el prestar un servicio (tal como una acometida de agua, un servicio de limpieza, o de autobuses). Y por otro lado la gestión del mantenimiento de todas las herramientas y equipos con los que estamos trabajando. Si, por ejemplo, un objeto técnico se avería o se daña, es posible que deban llevarse a cabo medidas de mantenimiento para restaurar la condición ideal del objeto. Esa actuación es la orden de mantenimiento Por otro lado, también es posible que la orden de mantenimiento se genere a partir de un plan de mantenimiento preventivo. En la fase que se va a arrancar en Enero, en las empresas municipales de Gijón, esta alternativa no estará contemplada. Eso sí, es posible la creación de la orden de mantenimiento preventivo sin tener en cuenta el plan de mantenimiento. A partir de ahora, toda la información que tenemos es común para órdenes de mantenimiento y de producción y en una primera instancia, sólo se diferenciarán en el tipo de orden. El sistema proporciona una amplia serie de funciones para planificar, gestionar y liquidar la orden: - Funciones de planificación - Funciones de gestión - Funciones de liquidación Las siguientes funciones están disponibles en la orden para ayudarle a planificar medidas de mantenimiento y de servicio: - Se pueden programar medidas (de mantenimiento o de servicio) para uno o más objetos técnicos. - Se pueden describir las medidas que se llevarán a cabo en detalle. - Se pueden especificar los centros de trabajo en los que se llevarán a cabo las medidas. - Se pueden describir las operaciones individuales que se llevarán a cabo en detalle, especificar el tiempo de ejecución planificado y el número de personas que intervendrán. - Si es preciso, se pueden planificar materiales utilizando listas de materiales específicas del objeto. - Se pueden especificar las normas de liquidación. - Se pueden incluir hojas de ruta en las órdenes para ayudar a preparar la medida de mantenimiento o de servicio. - Se puede planificar si desea que las medidas las lleven a cabo empleados de la empresa o de una empresa externa. 2
Las siguientes funciones están disponibles en la orden para ayudarle a ejecutar la medida de mantenimiento y supervisar el trabajo: - Se pueden imprimir documentos de trabajo para la orden de mantenimiento en los diferentes puestos de trabajo responsables del mantenimiento. - Se pueden efectuar tomas de material planificadas o no planificadas desde el almacén de la orden. - Se pueden introducir notificaciones que documenten el progreso en el trabajo. Los costes resultantes de una medida de mantenimiento pueden liquidarse contra diferentes elementos recolectores de costes: - Contra un Centro de coste - Contra otra orden - Contra un proyecto - Contra un activo fijo Normalmente se cierra técnicamente una orden una vez que el trabajo de planificado en la misma haya sido realizado. La función para el cierre de una orden se utiliza para registrar la siguiente información sobre la orden de mantenimiento: - Se activa el status de sistema "Técnicamente cerrada" para la orden de mantenimiento. - La orden podrá modificarse únicamente como sigue: - Podrá bloquearla o desbloquearla. - Podrá contabilizar una entrada de mercancías. - Podrá modificar entradas en la lista de objetos. - Podrá marcarla para borrado. - Los datos de emplazamiento e imputación especificados en la orden están fijados y no podrán ya modificarse. Sin embargo, la orden podrá recibir aún costes, por ejemplo a través de facturas recibidas de materiales entregados y utilizados. - El sistema marca todas las solicitudes de pedido de la orden para su borrado. - El sistema borra todas las reservas restantes de la orden de mantenimiento. - El sistema borra todas las capacidades restantes programadas para la orden de mantenimiento. 3
ÓRDENES CREACIÓN DE ÓRDENES Cuando se detecta un trabajo a realizar contra un objeto técnico, un empleado autorizado puede crear inmediatamente una orden y planificar las medidas de mantenimiento necesarias, sin necesidad de crear previamente un aviso de avería. En nuestro caso, el aviso de avería se creará automáticamente al crear la orden de mantenimiento. Para crear una orden de mantenimiento independiente, haremos lo siguiente: Vía Menús Vía Código de Transacción Logística Mantenimiento Gestión de mantenimiento Órdenes Crear en general IW31 Siguiendo este camino llegaremos a la pantalla Crear orden: Acceso. A partir de ahí, la secuencia de acciones es la siguiente: 1.- Introducir la clase de orden correspondiente. Por ejemplo: 26P1 Orden mantenimiento y Renovac Vivienda 2.- Introducir la prioridad de la orden. Este campo no es relevante de momento ( nos ayuda a pronosticar fecha de inicio y de finalización de una orden) 3.- Introducir el equipo o la ubicación técnica. 4.- Introducir el centro de planificación del mantenimiento. Hay uno por planta. 4
Tras pulsar INTRO se accede a la pantalla Orden de MT: Cabecera central. Si se introduce un objeto determinado para la orden de mantenimiento, por ejemplo, una ubicación técnica o equipo, éste constituirá el objeto de referencia de la nueva orden de mantenimiento. El sistema completa algunos datos de cabecera con datos del registro maestro de objetos. Verifique los datos y complete otros campos relevantes. Si precisa más líneas para la descripción de las disponibles en el texto breve, llame a un editor de textos explicativos utilizando: Cabecera / Texto explicativo Pasará a la pantalla del editor de textos, en la que puede introducir un texto explicativo para la cabecera de la orden utilizando las funciones de SAPscript. Grabe el texto explicativo y vuelva a la pantalla de datos de cabecera con: Pasar a / Back. Después de realizarlo, grabaremos la orden de mantenimiento. 5
Para programar el trabajo que debe realizarse en la orden de mantenimiento, se utilizan operaciones. Una operación describe la actividad realizada en una etapa de una orden de mantenimiento. Observemos que cada operación puede ser realizada por un puesto de trabajo distinto, aunque el sistema siempre nos va a proponer por defecto en todas las operaciones el puesto de trabajo responsable de la orden de mantenimiento 6
Para cada una de las operaciones de la orden de mantenimiento, el sistema nos permite introducir un tiempo estimado para realizar dicha operación. Este tiempo, el sistema nos lo propondrá cuando notifiquemos contra esa orden. Si volvemos a la pantalla inicial de la orden de mantenimiento podremos comprobar que en el marco operación (en la parte inferior de la orden), el sistema introduce por defecto la primera de las operaciones contenida en la lista. También podemos indicar al sistema que hemos necesitado unos determinados componentes. Dichos componentes pueden ir asociados a la orden de mantenimiento o a una operación en particular dentro de la orden. Para asociar componentes a la orden de mantenimiento, pulsaremos el botón de componentes dentro de la pantalla correspondiente a la orden. Si, por el contrario, lo que queremos hacer es asociar componentes a una determinada operación, marcaremos el flag correspondiente a dicha operación en la pantalla Resumen de operaciones, y pulsaremos el botón de componentes. Pasaremos a una pantalla como la indicada a continuación, donde podremos ver cuál es el número de orden y la operación dentro de dicha orden. En esta pantalla indicaremos el código del material que queremos incluir junto con la cantidad necesaria y el tipo de posición (L posición de almacén en este caso se crea una reserva de material contra almacén, N posición de no almacén o T posición de texto). 7
LIBERACIÓN DE ÓRDENES DE MANTENIMIENTO Una vez terminada la generación de la orden tendremos que liberarla para su tratamiento. Para ello, pulsaremos el botón situado en la barra de pulsadores a la izquierda o seguiremos el camino desde la cabecera de la orden: Orden / Funciones / Para tratamiento El efecto de liberar la orden es el siguiente: Se puede imprimir la orden, se pueden confirmar tiempos contra ella, y se pueden hacer salidas de material de almacén o recepción de materiales de compras contra la orden. Una orden cuando se crea sólo es un conjunto de operaciones a realizar, con una planificación de materiales, etc.. El liberar la orden tiene la implicación de empezar a ejecutar dicha orden. CIERRE TÉCNICO DE LA ORDEN Para realizar el cierre técnico de la orden, entraremos de nuevo en la orden siguiendo el camino: Vía Menús Vía Código de Transacción Logística Mantenimiento Gestión de mantenimiento Orden Modificar IW32 Dentro de la pantalla de modificación de la orden haremos: Orden / Funciones / Cerrar / Cierre técnico - Se activa el status de sistema "Técnicamente cerrada" para la orden de mantenimiento. - Los datos de emplazamiento e imputación especificados en la orden están fijados y no podrán ya modificarse. Sin embargo, la orden podrá recibir aún costes, por ejemplo a través de facturas recibidas de materiales entregados y utilizados. - Si la norma de liquidación no ha sido actualizada todavía en la orden de mantenimiento, el sistema creará una automáticamente. Si no fuera posible debido a la ausencia de datos, el sistema le llevaría a la pantalla de actualización de la norma de liquidación (véase también Norma de liquidación). - El sistema marca para su borrado: - Todas las solicitudes de pedido de la orden - Todas las reservas restantes de la orden de mantenimiento. 8
- Todas las capacidades restantes programadas para la orden de mantenimiento. NORMA DE LIQUIDACIÓN DE LA ORDEN Desde la transacción de modificar la orden, vamos a la barra de menú Pasar a / Norma de liquidación, de ahí nos sale una pantalla en la que nos pregunta si es con propuesta o sin propuesta, a priori hacemos clic en con propuesta, y dependiendo de la información en el objeto técnico y en el perfil de liquidación, nos sale la norma de liquidación rellena o no. En la pantalla anterior, los datos que tenemos, son: Tp Tipo de imputación, para determinar si va a cargarse contra un activo fijo, centro de coste, etc. Receptor de la imputación Cual va a ser el centro de coste o el activo fijo que va a recibir los costes. Este campo ha de ir en consonancia con el campo anterior. Porcentaje Que porcentaje de los costes se van a liquidar contra el centro de coste Clase Si va a ser total o periódica se van a liquidar los cotes totales acumulados, o sólo los correspondientes a ese periodo. 9
CIERRE COMERCIAL DE LA ORDEN Para realizar el cierre comercial de la orden, entraremos de nuevo en la orden siguiendo el camino: Vía Menús Vía Código de Transacción Logística Mantenimiento Gestión de mantenimiento Orden Modificar IW32 Dentro de la pantalla de modificación de la orden haremos: Orden / Funciones / Cerrar Como norma, se realiza el cierre comercial de una orden de mantenimiento cuando ya no se espera ninguna contabilización de costes en la orden y se hayan liberado todos sus costes. La función para el cierre comercial de una orden se utiliza para registrar la siguiente información sobre la orden de mantenimiento: - Se activa el status de sistema "cerrada" para la orden de mantenimiento. - Se bloquea la orden para posteriores contabilizaciones, incluso para contabilizaciones de costes. Esto significa que la liquidación de la orden será posible sólo mientras la orden de mantenimiento no ha sido cerrada comercialmente. Una orden de mantenimiento podrá ser cerrada comercialmente cuando: - Haya sido cerrada técnicamente - Su balance sea cero - No existan (comprometidos de) pedidos para ella. Si desea realizar un cierre comercial de una orden que no ha sido todavía cerrada técnicamente, el sistema la cerrará primero técnicamente. A continuación verificará si el saldo de la orden es cero o no y si aún existen comprometidos para ella. Si el saldo es cero y no existen comprometidos abiertos, el sistema realizará el cierre comercial de la orden de mantenimiento. Si el saldo no es cero y / o existen todavía comprometidos abiertos, el sistema emitirá un mensaje de error y fijará el status "técnicamente cerrada" en la orden. A continuación podrá visualizar el log, procesar la orden de mantenimiento para compensarla y realizar de nuevo la función Cierre comercial. 10