SISTEMA DE PROSPECCIÓN VOLKSWAGEN MANUAL DE ASESOR DE VENTAS Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 1 de 49
1 Introducción 4 2 Acceso al Sistema 4 3 Inicio del Sistema 5 4 Menú Prospectos 6 4.1 Acción Llamar 7 4.2 Información detallada del contacto 8 4.2.1 Información 9 4.2.2 Bitácora de Notas 13 4.2.3 Ciclo de Venta 14 4.2.3.1 Ciclo 15 4.2.3.2 Compromiso 16 4.2.3.3 Temperatura 20 4.2.4 Navegación 34 5 Menú Compromisos 35 6 Menú Capturar Registro 35 7 Menú Tasa de conversión 36 7.1 Ventas Reportadas 38 7.2 Ventas Entregadas 38 7.3 Modificación o Cancelación de ventas 39 8 Menú Prospectos Finalizados 40 9 Menú Reporte E-Mailing 41 10 Menú Manual de Vendedor 42 Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 2 de 49
11 Menú Tutoriales del SPVW 43 12 Menú Salir 43 13 Apoyos 44 14 Avisos 44 14.1 Prospectos en seguimiento 45 15 Cronómetros 45 16 Anexos 46 Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 3 de 49
1 Introducción El presente manual está basado en el ciclo de ventas SEAT, donde el vendedor puede gestionar y administrar a sus prospectos, el ciclo es definido por la planta VW y el administrador nacional, utilizando en cada etapa del ciclo formatos informáticos que le permitan al vendedor de manera ágil y sencilla llegar al cumplimiento de objetivos, disminuyendo los tiempos de atención a los prospectos. 2 Acceso al Sistema Para poder empezar a utilizar el sistema se tiene que borrar el cache del explorador de Internet, checar el Anexo A al final de este manual. Para poder tener acceso al sistema, es necesario que el sistema haya generado de forma automática un usuario y un password para identificarnos. En caso de no contar con un usuario y password, favor de contactar al Gerente de CRM para que se los proporcione. Como primer paso debemos ingresar al explorador de Internet (es recomendable utilizar los navegadores Google Chrome o FireFox ) dando clic con el mouse en dicho icono y aparecerá: Imagen 1. Dirección del Sistema de Prospección En la barra de dirección teclear la siguiente dirección de Internet http://www.pcsmexico.com/seat/ todo en minúsculas y presionar la tecla ENTER o dar un clic con el mouse si ya se tiene almacenada esta dirección para que aparezca la bienvenida al sistema, si tenemos algún error al escribir la dirección de Internet, el explorador nos mandará un mensaje de error al no encontrar dicha página. Al ingresar a la página de inicio, se deberá teclear el usuario y Password que nos asignó el sistema, la primera vez que se entre el usuario y Password serán iguales (el sistema convierte automáticamente las minúsculas a mayúsculas). Imagen 2. Acceso al Sistema Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 4 de 49
Si el Vendedor accedido correctamente al sistema, se visualizará la siguiente pantalla si se trata de su primer acceso. Dentro de esta pantalla el vendedor debe proporcionar; nombre completo, email y cambiar el password, para que sólo el vendedor tenga acceso a su información, al finalizar dar clic en el botón Guardar. Imagen 3. Editar datos del Usuario Si no es la primera vez, se omite esta pantalla y pasa a la Pantalla Inicio del Sistema: 3 Inicio del Sistema Imagen 4. Página Principal El Menú principal cuenta con ocho sub-menús: Prospectos, Compromisos, Capturar Registro, Tasa de Conversión, Prospectos Finalizados, Reporte de E-mailing, Manual de Vendedor, Tutoriales del SPVW y Salir, se debe seleccionar con el puntero del mouse la opción requerida y dar clic con el botón izquierdo para llamar dicha opción. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 5 de 49
Pruebas Cabe mencionar que en caso de que no vea la opción Tutoriales del SPVW, tendrá que ver este tema con su Gerente de concesionaria, para que le otorgue los privilegios correspondientes. También dentro del menú aparece un saludo de bienvenida con el nombre del usuario Vendedor y la concesionaria a la que pertenece, en caso de existir algún error favor de reportarlo al gerente. 4 Menú Prospectos La funcionalidad de está primer opción es mostrar el ciclo completo de venta con el número de prospectos que tiene asignados el vendedor en cada etapa, esto con la finalidad de que el vendedor pueda visualizar su avance y tomar las acciones pertinentes para lograr el cierre de la venta lo más pronto posible. Imagen 5. Menú principal Prospectos Al dar clic en el menú Prospectos se muestra la siguiente pantalla: Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 6 de 49
Imagen 6. Prospectos en ciclo de venta Esta pantalla muestra las doce etapas del ciclo de ventas y un listado de los prospectos que contienen cada una de las etapas. Delante de cada etapa se muestran tres acciones: Llamar, Buscar y Actividades, las cuales utiliza el vendedor para avanzar a las siguientes etapas, hasta lograr el cierre de la venta, la entrega y el seguimiento. Si se presiona sobre el nombre de la etapa del ciclo de venta, el sistema nos mostrara la siguiente pantalla. Imagen 7. Listado de contactos En esta pantalla se muestran la lista de los contactos, mostrando además su Prioridad la cual se ordenara de la siguiente manera. 0 a 3 meses Caliente Rojo 4 a 6 meses Tibio + Naranja 7 a 12 meses Tibio - Amarillo 13 a 24 meses Frío Azul Más tarde Frío Azul A continuación se describe cada una de las actividades antes mencionadas a un nivel global del sistema. 4.1 Llamar Al dar clic en esta acción el sistema enviará un mensaje de alerta donde que indica que el vendedor no tiene compromisos pendientes: Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 7 de 49
Imagen 8. Mensaje de alerta En caso de que existan compromisos pendientes se mostrará una pantalla con el listado de los mismos. Para este ejercicio se toma a la etapa de Capacitación Activa como referencia: Imagen 9. Compromisos pendientes del vendedor 4.2 Información detallada del contacto Si en esta pantalla ejecuta nuevamente la acción de llamar se presenta la siguiente pantalla con la información detalla del contacto a ser llamado: Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 8 de 49
Imagen 10. Información detallada del contacto a llamar A continuación se describen cada una de las secciones que conforman la pantalla anterior: 4.2.1 Información El objetivo de esta sección es controlar el proceso del ciclo de venta del prospecto, muestra información personal del cliente, los modelos de interés del prospecto, ciclo de venta, etc. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 9 de 49
Imagen 11. Sección Información Al pie de esta sección se muestran 2 palabras en color azul Más, Nuevo y un sobre. Mail En este enlace usted podrá enviar un mail al prospecto pulsando sobre el enlace Mail el cual está representado por un sobre de correo, como se muestra en la siguiente imagen: Imagen12. Apartado de Email Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 10 de 49
Cabe mencionar que esta opción solo aparecerá cuando el prospecto tenga el correo electrónico registrado. Después de pulsar sobre este enlace se mostrara un formulario donde podrá definir la estructura del correo electrónico que enviará. Imagen 13. Envió de correo Una vez que se ha elaborado el correo electrónico, dar clic sobre el botón Enviar. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 11 de 49
Más: Tiene la función de mostrar la información detallada del cliente Imagen 14. Apartado de Más Cabe mencionar que no se podrá modificar dicha información (a menos que el Gerente de la concesionaria le otorgue los permisos para realizar esta acción) sólo la sección de Automóvil de Interés, dónde se puede actualizar la información del automóvil, registrar otro modelo en él que esté interesado el contacto o borrar el registro del automóvil enlistado. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 12 de 49
Imagen 15. Información detallada del contacto Nuevo: Esta opción permite al vendedor dar de alta a un nuevo contacto. Imagen 16. Apartado de Nuevo Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 13 de 49
Mediante la siguiente pantalla se ingresaran los datos solicitados del nuevo prospecto que se desea agregar. Imagen 17. Nuevo contacto Donde se deberá de dar clic en el botón Guardar, una vez que se hayan ingresado los datos necesarios, de no querer guardar el registro solo tendrá que dar clic en la opción Cancelar. 4.2.2 Bitácora de notas La sección Bitácora de notas nos permite tener registro histórico de las actividades y compromisos que se generen tanto en las secciones de proceso y ciclo de ventas como también en esta misma sección cuando se requiere algún comentario que no se pueda incluir en las otras secciones. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 14 de 49
Imagen 18. Sección Bitácora de Notas Para ingresar una nueva nota sobre el prospecto se escriben los comentarios en el espacio que se encuentra a la izquierda del botón Guardar Nota y dando un clic a dicho botón se grabará la nota correspondiente, acumulándose en el rectángulo superior de esta sección ordenado por fecha con la información del vendedor, etapa del ciclo de prospección y los datos referentes a la nota. 4.2.3 Ciclo de Venta Ésta sección está conformada por las siguientes secciones principales: Ciclo, Temperatura y Compromiso mismos que se describen posteriormente. Imagen 19. Sección Ciclo de Venta Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 15 de 49
4.2.3.1 Ciclo: Se muestran las doce etapas del ciclo de venta e indica en que etapa se encuentra el prospecto. En el presente ejemplo indica que el prospecto se encuentra en la etapa 2 del ciclo así como sus respectivos datos de Compromiso: Imagen 20. Segunda etapa Para poder avanzar al prospecto a otra etapa del ciclo de venta de clic sobre la etapa en la que desea avanzar al prospecto y después sólo tiene que dar clic en el botón Guardar, en caso de que el sistema le arroje un mensaje que dice: Favor de cerrar el compromiso es necesario dar clic en el botón Aceptar Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 16 de 49
Imagen 21. Prospecto en Primer contacto 4.2.3.2 Compromiso Es necesario crear un compromiso en el que se indique porque motivo se decide avanzar a la siguiente etapa. En la Columba Compromiso (ingresar fecha y hora) Tipo (forma de contacto), Status (exitoso o no exitoso), Comentario. Enseguida muestra tres botones Cancelar, Posponer y Registrar de los cuales en caso de ya crear un compromiso se da clic en Registrar. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 17 de 49
Imagen 22. Compromiso Automáticamente el sistema nos regresa al Ciclo de ventas : Imagen 22. Etapa dos del ciclo de venta Se selecciona nuevamente la etapa tres y se da clic en el botón Guardar y automáticamente el sistema nos mandara un mensaje con la pregunta para confirmar el avance en el ciclo de venta Desea avanzar en el ciclo de venta? En el cual se dará clic en el botón Aceptar en caso de querer avanzar a la siguiente etapa, de lo contrario Cancelar. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 18 de 49
Imagen 23. Confirmación para pasar a etapa tres Posteriormente nos enviara a la siguiente pantalla la cual se divide en dos secciones MOTIVOS DE COMPRA y Otras Necesidades, Correspondientes al Programa de Excelencia. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 19 de 49
Imagen 24. Motivos de compra y Otras necesidades En MOTIVOS DE COMPRA es necesario ingresar todos los datos solicitados principalmente las que se encuentran marcadas con un asterisco * de igual manera no olvidar contestar el ultimo asterisco que dice: Planea hacer su compra en: esta brindara opciones las cuales mostraran la temperatura y prioridad en la cual se colocara al prospecto. Se requiere que se llene todo este apartado para poder entrar en el estatus de Excelencia después sólo tiene que dar clic en el botón Guardar: Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 20 de 49
Imagen 25. Motivos de Compra En Otras Necesidades solicita información más detallada del prospecto y en caso de contar con estos datos es recomendable ingresarlos y a su término dar clic en el botón Guardar. Imagen 26. Otras necesidades Una vez que se capturaron todos los datos nos enviara al ciclo de venta y marcara la etapa 3 como exitosa, en caso de haber llenado correctamente los datos solicitados anteriormente mostrara un punto verde o un punto rojo en caso de faltarle algún dato. Este punto verde será indicador de que se encuentra dentro del estatus de Excelencia si es rojo indicara que no está cumpliendo con el status de Excelencia. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 21 de 49
4.2.3.3 Temperatura La temperatura se asigna según el rango de tiempo que el prospecto proporciona dentro de la sección MOTIVOS DE COMPRA al responder: *Planea hacer su compra en: el cual brinda opciones de un rango de tiempo el cual es la prioridad o interés en tiempo que tiene el prospecto en realizar la compra. En el centro de la pantalla nos mostrara la temperatura marcada según el tiempo proporcionado por el prospecto el cual en este caso se muestra la temperatura Caliente que corresponde en tiempo de cero a un mes. Imagen 27. Prospecto Detección de Necesidades Al avanzar a la etapa número cuatro nos aparecerá nuevamente el recuadro solicitando la confirmación para avanzar a la siguiente etapa, para avanzar dar clic en el botón Aceptar Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 22 de 49
Imagen 28. Confirmación para avanzar a etapa cuatro Posteriormente nos enviara de nuevo al ciclo de venta donde es posible ver que la etapa cuatro ya se encuentra marcada. Imagen 29. Prospecto en Presentación de Vehículo Al marcarse la etapa cuatro automáticamente en la etapa tres aparecerá la palabra Más al dar clic sobre la palabra Más nos enviara nuevamente a MOTIVOS DE COMPRA y Otras Necesidades esto en caso de querer cambiar alguna información, o agregar alguna faltante. En el presente ejemplo indica que el prospecto se encuentra en la etapa cuatro Presentación del vehículo Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 23 de 49
Imagen 30. Prospecto en etapa cuatro Para poder avanzar al prospecto a otra etapa del ciclo de venta de un clic sobre la etapa en la que desea avanzar al prospecto y después sólo tiene que dar clic en el botón Guardar. Este a su vez muestra un mensaje para confirmar el avance en el ciclo de venta el cual para realizarlo solo tendrá que dar clic en el botón Aceptar. Imagen 31. Confirmación para avanzar a etapa cinco Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 24 de 49
Automáticamente nos enviara a la siguiente pantalla correspondiente al modulo de Excelencia, en la que es necesario ingresar los datos solicitados ya que para avanzar esta etapa correctamente son datos obligatorios, posteriormente sólo tiene que dar clic en el botón Guardar. Imagen 32. Solicitud de datos para la prueba de Vehículo Una vez ingresados los datos a su vez muestra un mensaje para confirmar el avance en el ciclo de venta Imagen 33. Confirmación de datos de prueba de vehículo Al dar clic automáticamente se actualiza la información y el prospecto ahora se encuentra en la etapa 5 Prueba de Vehículo. En la imagen nos muestra que el contador de pruebas de manejo avanzo al número 1, lo que significa que el prospecto realizo una prueba de manejo. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 25 de 49
Imagen 34. Confirmación de prueba de vehículo El prospecto seguirá avanzando en el ciclo de venta hasta llegar a la etapa 11 Entrega V.N. en la cual nos indicara ciertos aspectos que se deben de cumplir para poder marcar con éxito la etapa. Seleccionamos la etapa y damos clic en el botón Guardar en la siguiente imagen podemos observar que se mostrara un mensaje en el que solicita Registrar la venta del auto nuevo damos clic en Aceptar Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 26 de 49
Imagen 35. Prospecto en Cierre de Venta En esta imagen nos indica que para poder pasar a la etapa debemos de registrar la venta del auto nuevo, es decir ingresar el chasis del auto, para realizar esta acción tenemos que dar clic en Reportar Venta. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 27 de 49
Imagen 36. Reportar Venta El auto a reportar debe de ser el mismo registrado en el auto de interés del cliente en dado caso de que no sea el mismo, lo recomendable es cambiarlo o agregar otro auto que corresponda al que se va a registrar. Imagen 37. Datos del auto En esta imagen ponemos de ejemplo que el auto de interés del prospecto fue un Nuevo Golf, pero al final decidió comprar un Jetta antes de registrar el chasis debemos tener en la lista el auto a registrar, si el auto de interés es el mismo a comprar por el prospecto solo tenemos que verificar registrar correctamente el modelo y la versión del auto. Al dar clic en Reportar Venta nos enviara a la siguiente pantalla donde nos muestra los dos autos registrados y nos muestra los campos para ingresar el chasis y el precio del auto vendido. Imagen 38. Registro de Chasis y Precio del vehículo Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 28 de 49
Una vez ingresado el número de chasis y precio damos clic en Registra. Enseguida nos muestra un mensaje de confirmación damos clic en Aceptar. Imagen 39. Registro de venta: actualización de datos Con un color rojo nos indicara que la venta fue registrada y nos indica el modelo del auto registrado. Si el mensaje es diferente y nos indica que el chasis ya fue registrado deberemos de informar al gerente de CRM para que en la tasa de conversión busque el chasis y lo pueda eliminar y así poder registrarlo de manera exitosa. Si no logran encontrarlo el tema debe ser enviado al Soporte del Sistema de Prospección de Volkswagen. Imagen 40. Confirmación de registro de venta Al ingresar los datos damos clic en el botón de cerrar ventana para que en automático actualice la información del prospecto quedando de la siguiente manera. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 29 de 49
Imagen 41. Chasis ya registrado El chasis del modelo Jetta fue registrado y nos mostrara en el área de planeación los dos modelos asignados y la venta registrada: Imagen 42. Venta registrada Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 30 de 49
Nos dirigimos nuevamente al ciclo de venta y marcamos la etapa 11 y damos clic en el botón de Guardar, enseguida aparece el mensaje de confirmación para avanzar y damos clic en Aceptar. Imagen 43. Confirmación de avance Nos mostrara la siguiente pantalla correspondiente al modulo de Excelencia. Para marcar la etapa 11 Entrega de V.N. debemos de dar clic en el recuadro mostrado en la columna Seleccionar entrega y damos clic en el botón de Guardar, Imagen 44. Confirmación de entrega Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 31 de 49
Nota: Si no aparece esta pantalla debemos verificar la configuración de las ventanas emergentes ya que puede deberse a un bloqueo de las mismas y si no seleccionamos el cuadro de entrega no será posible marcarla. En caso de no marcar correctamente esta etapa no será posible que se refleje en Ventas entregadas, aunque aparezca marcada como exitosa ya que en caso de ser saltada y continuar con la doce puede que se marque automáticamente pero los datos no se tienen registrados por lo tanto no aparecerá en Ventas Entregadas. Una vez ingresados los datos correctamente se estará marcando de manera exitosa la etapa 11 Entrega de V.N. Imagen 45. Prospecto en Entrega V.N. Sección Planear: Está sección posee tres opciones Planear, Reportar Venta y Eliminar Prospecto las cuales Planear y Eliminar Prospecto se describen a continuación. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 32 de 49
Imagen 46. Sección Planear Si el vendedor no tiene algún compromiso esta Columna le permitirá planearlos, definiendo una fecha y Hora, tipo de compromiso y comentarios adicionales. Una vez que se han indicado estos datos el vendedor debe dar clic en el botón Planear, para guardar el compromiso: Imagen 47. Planear compromiso Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 33 de 49
Si el vendedor desea utilizar la última opción de Eliminar el Prospecto se deberá especificar el motivo, eligiéndolo de una lista desplegable, como muestra en la siguiente pantalla: Al seleccionar esta opción el prospecto será enviado al menú de prospectos finalizados. Imagen 48. Cancelar Prospecto I. Compromiso: Esta columna posee las opciones de Cancelar, Posponer, Registrar, las cuales se describen a continuación: Imagen 49. Sección Compromiso. Esta columna se mostrará siempre y cuando el vendedor haya planeado con anterioridad un compromiso para el contacto. Aquí se actualiza la información del compromiso, En caso de que el vendedor no pueda cumplir con alguna de las actividades tiene dos opciones para declinar de esta Cancelar o Posponer las cuales interrumpen la actividad registrando la acción en la sección de Bitácora de Notas: Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 34 de 49
Imagen 50. Registro de actividad en caso de ser Cancelada o Pospuesta La opción de Registrar, como su nombre lo indica, registra las actualizaciones efectuadas en este apartado de Ciclo de Ventas Una vez que el Prospecto llega a la etapa 12 Seguimiento Postventa y la venta se encuentre registrada, el sistema activará la opción nombrada Terminar Seguimiento y enviará un mensaje para confirmar el término del seguimiento del cliente. El cual para confirmar damos clic en el botón Aceptar Imagen 51. Terminar seguimiento Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 35 de 49
4.2.4 Navegación Esta sección se encuentra al pié de esta pantalla, donde se muestran dos botones con los cuales, si usted desea regresar a la lista de las etapas del ciclo de venta solo debe dar clic en el botón Regresar Lista, pero si desea contactar al próximo compromiso pendiente entonces deberá dar clic en el botón Siguiente. Imagen 52. Sección Navegación 5 Menú Compromisos Imagen 53. Menú Compromisos En esta seccion podremos verificar los compromisos que se tienen dentro de un rango determinado de fechas. Ingresando la fecha de inicio y la Fecha de fin, al termino de ingresar estos datos se da clic sobre el boton Aceptar, en caso de querer obtener todos los compromisos pendientes en general no se ingresan las fechas de inicio y fin, dejando estas secciones en blanco y solamente se da clic en el boton Aceptar. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 36 de 49
Imagen 54. Compromisos Enseguida nos arrojara una pantalla en la cual apareceran todos los prospectos que se encuentran con algun compromiso dentro del rango de fechas proporcionadas o en caso de no ingresar estos fechas determinadas arrojara todos los compromisos pendientes. 6 Menú Capturar Registro Imagen 55. Compromisos pendientes Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 37 de 49
Imagen 56. Menú Capturar Registro En esta opción nos permitirá registrar un nuevo prospecto, solicitara los datos necesarios, una vez ingresados se deberá de dar clic en el botón Guardar y automáticamente el sistema ingresara a este prospecto a la primera etapa del ciclo de ventas. Imagen 57. Captura de nuevo prospecto 7 Menú Tasa de conversion Imagen 58. Menú Tasa de conversión Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 38 de 49
En el menú principal deberá seleccionar la opción Tasa de conversión la cual se muestra de la siguiente manera: Imagen 59. Solicitud de datos específicos En este apartado será posible ver las ventas que el vendedor tiene como Reportadas y Entregadas. En caso buscar un prospecto en específico y se cuenta con los datos específicos es recomendable ingresar los datos que solicita el sistema como son: Fecha de inicio, Fecha de fin y la fuente, al dar clic en el botón Aceptar arrojara la información específica. En caso de ver por fechas determinadas solo ingresar la información que se encuentra entre fecha de inicio y fecha de fin o si se pretende ver todos los datos en general que se encuentran registrados no se ingresa ninguna información y solo se presiona el botón Aceptar. Al presionar el botón Aceptar automáticamente arrojara la información de todos los prospectos que se encuentran en +Ventas Registradas y + Ventas Entregadas, se muestra como la siguiente imagen: Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 39 de 49
Imagen 60. Tasa de conversión por vendedor En la primera parte mostrara el porcentaje equivalente al número de prospectos asignados y cuántos de estos se encuentran ya sea en Ventas Reportadas o Ventas Entregadas como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 56. Porcentaje equivalente del total de prospectos En la segunda parte el sistema mostrara las ventas que ha tenido el vendedor divididos en 2 rubros Ventas Reportadas y Ventas Entregadas Imagen 61. Ventas Reportadas y Ventas Entregadas 7.1 Ventas Reportadas Al desplegar la opción del signo de mas + nos mostrara la información del prospecto en 12 columnas. No, Campaña (fuente), Nombre del comprador, Vendedor, Teléfonos, Temperatura, Email, Fecha Vta., Modelo, Chasis, Modificar y Cancelar. Imagen 62. Ventas Reportadas 7.2 Ventas Entregadas Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 40 de 49
Al desplegar la opción del signo de mas +, nos mostrara la información de las ventas ya entregadas esto por medio de 10 columnas que son.. No, Campaña (fuente), Nombre del comprador, Vendedor, Teléfonos, Temperatura, Email, Fecha Vta., Modelo, Chasis una vez concretada la venta ya no será posible modificar ni eliminar la información. Imagen 63. Ventas Entregadas 7.3 Modificación o Cancelación de Ventas: Para realizar de manera exitosa la eliminación de las ventas, o la edición de información del prospecto, el vendedor debe de tener los permisos previos, proporcionados por el Gerente de CRM de la concesionaria. Si no tiene los permisos le aparecerá el siguiente mensaje: Imagen 64. Falta de permisos para actualización de información Para realizar esta acción solo es posible realizarlo cuando la venta se encuentra registrada en Ventas Reportadas, donde se mostraran los botones para la edición y/o eliminación de la venta. En caso de querer eliminar la venta deberá presionar el botón ELIMINAR, y la venta se eliminara del sistema. En caso de querer modificar los datos de la venta deberá presionar el botón MODIFICAR el sistema le mostrara una ventana donde podrá ingresar los datos correctos. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 41 de 49
Imagen 65. Actualizar Venta Una vez ingresados los datos correctos deberá presionar el botón Registra y automáticamente se actualizaran. 8 Menú Prospectos Finalizados Imagen 66. Menú Prospectos Finalizados En esta opcion sera posible encontrar a un prospecto en especifico Al seleccionar la opcion de Prospectos Finalizados nos mostrara la siguiente pantalla : Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 42 de 49
Imagen 67. Buscar Contacto Es necesario ingresar los datos especificos del prospecto donde podra buscarlo y reactivarlo si es necesario. Para reactivar al prospecto una vez localizado este se selecciona y damos clic en el boton de activar prospecto. Imagen 68. Reactivación de Prospecto Y este sera enviado al menú de prospectos en la primer etapa del ciclo de ventas. 9 Menú Reporte E-Mailing Imagen 69. Regresar a primera Etapa Imagen 70. Menú Reporte E-mailing En este apartado será posible obtener el reporte de de los E-mail que se han enviado a los prospectos desde el sistema para darles un seguimiento y tener contacto continuo. En caso de querer obtener el reporte de un rango de fechas determinadas es necesario ingresar la fecha de inicio y la fecha de fin y posteriormente dar clic en el botón de Aceptar, en caso de querer obtener un reporte general no se ingresaran fechas de inicio ni de fin, solamente se dará clic en el botón Aceptar y automáticamente arrojara el Reporte. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 43 de 49
Imagen 71. Reporte de E-mailing Si en el rango de fechas seleccionado no hubo envió de correos electrónicos el sistema enviara el siguiente mensaje: Imagen 72. Reporte de E-mailing no existen email enviados 10 Menú Manual de Vendedor: Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 44 de 49
Imagen 73. Menú Manual Vendedor Opción que muestra en línea el Manual de Vendedor con la finalidad de apoyar al usuario de este perfil en la comprensión y manejo del sistema, 11 Menú Tutoriales del SPVW Imagen 74. Menú Manual Vendedor Este menú aparecerá siempre y cuando el gerente de CRM haya otorgado los permisos para que el vendedor pueda ver los tutoriales, al dar clic en el menú aparecerá videos de apoyo para el vendedor. 12 Menú Salir Imagen 75. Menú Salir Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 45 de 49
En el momento que termine sus actividades diarias se recomienda salir del sistema, utilizando la opción Salir del menú (esto para evitar que utilicen su usuario indebidamente): 13 Apoyos Del lado izquierdo de ésta sección Ciclo de Ventas se cuenta con cuatro opciones que sirven de apoyo al vendedor y son: Catálogo y Accesos Rápidos a. Catálogo: Ésta opción se enlaza al sitio web Volkswagen, donde se encuentra toda la información sobre el vehículo que desea, sirviendo de ayuda al vendedor para proporcionar información completa al prospecto b. Accesos Rápidos: Ésta opción posee 3 links a Promociones, Compara y Configura y Cotiza, pertenecientes al sitio web Volkswagen 14 Avisos Existen cuatro tipos de avisos, correos electrónicos, relacionados con la atención al prospecto por parte del vendedor y son: Prospectos recién asignados Menos de 8 horas desde la asignación del prospecto (os) al vendedor o durante el seguimiento: Usted tiene NUMERO_CONTACTOS prospectos asignados y sin tratar Preventivos: De 8 a 24 horas desde la asignación del prospecto(os) al vendedor o durante el seguimiento : Usted tiene NUMERO_CONTACTOS prospectos asignados y no les ha dado seguimiento hace más de 8 horas Correctivos: De 24 a 48 horas desde la asignación del prospecto(os) al vendedor o durante el seguimiento: "Usted tiene NUMERO_CONTACTOS prospectos asignados y no les ha dado seguimiento desde hace más de 24 horas. Es posible que se le retire" Retiro del prospecto De 48 o más horas desde la asignación del prospecto(os) al vendedor o durante el seguimiento): Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 46 de 49
"NOMBRE_VENDEDOR, usted tenía NUMERO_PROSPECTOS prospectos asignados y no les ha dado seguimiento desde hace más de 48 horas (no se toman en cuenta sábados y domingos, se recorrerá el mensaje hasta el día Lunes). Le han sido retirados y fue penalizado por esto con NUMERO_PUNTOS (un punto por prospecto retirado). 14.1 Prospectos en seguimiento Informativos: Menos de 8 horas desde la asignación del prospecto (os) al vendedor o durante el seguimiento: Usted tiene NUMERO_CONTACTOS prospectos para tratar hoy Preventivos: De 8 a 24 horas desde la asignación del prospecto(os) al vendedor o durante el seguimiento: Usted tiene NUMERO_CONTACTOS prospectos en seguimiento y no les ha dado seguimiento hace más de 8 horas Correctivos: De 24 a 48 horas desde la asignación del prospecto(os) al vendedor o durante el seguimiento: "Usted tiene NUMERO_CONTACTOS prospectos en seguimiento y no les ha dado seguimiento desde hace más de 24 horas. Es posible que se le retire" Retiro del prospecto 48 o más horas desde la asignación del prospecto(os) al vendedor o durante el seguimiento): NOMBRE_VENDEDOR, usted tenía NUMERO_PROSPECTOS prospectos en seguimiento y no les ha dado seguimiento desde hace más de 48 horas (no se toman en cuenta sábados y domingos, se recorrerá el mensaje hasta el día Lunes). Le han sido retirados y fue penalizado por esto con NUMERO_PUNTOS (un punto por prospecto retirado) 15 Cronómetros Existen dos cronómetros dentro del sistema en los cuáles se basa el flujo de avisos para los vendedores y son: al momento de la asignación (aquí empieza a correr el tiempo y se acumula), o cuando existe una modificación del vendedor hacia el ciclo de ventas, los compromisos o la bitácora de notas (en este caso el cronómetro se reinicia cada que existe esta modificación y se acumula a partir del reinicio). Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 47 de 49
Nota: El Sistema de Prospección tiene un mejor funcionalidad con el navegador google chrome recomienda su uso. por lo cual se 16 Anexos Para borrar el cache del explorador de Internet seguir los siguientes pasos: De la Barra de Menú del explorador, seleccionar la opción de Herramientas y posteriormente Opciones de Internet: Imagen 76. Opción: Herramientas En donde tenemos que seleccionar Cada vez que se visita la página web y después dar clic en el botón Aceptar y quedará borrado el cache. Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 48 de 49
Imagen 77. Borrar Caché Asesores De Ventas _Manual (2016_0)SPVW Julio/2016 Versión: 3 Página 49 de 49