COMO CREAR UNA EMPRESA. 1ª PARTE. Guía teórica. AUTORES: Mª OLGA GARCÍA HERMOSO Mª DEL PILAR GARCÍA HERMOSO - 1 -
PROYECTO DE CREACION DE UNA EMPRESA. 1. OBJETIVOS DEL PROYECTO EMPRESARIAL Y PRESENTACIÓN DE LOS PROMOTORES: 1.1. Definición de las características generales del proyecto a poner en marcha. 1.2. Resumen del proyecto: inversión total, recursos propios y ajenos, proyección de ventas, resultados estimados, localización 1.3. Presentación de los promotores: formación, experiencia empresarial 2. ASPECTOS FORMALES DEL PROYECTO. 2.1. Elección de la forma jurídica y trámites administrativos a realizar. 2.2. Obligaciones de la empresa; contables y fiscales. 3. LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA: EL PRODUCTO O EL SERVICIO. 3.1. Definición de las características del producto o servicio que va a ser objeto de la actividad de la empresa. 4. EL MERCADO. 4.1. Definición del mercado al que se dirigirá el producto o el servicio: dimensión, localización, consumo, estructura, tipo de clientes, mercado real y mercado potencial. 4.2. La competencia: identificación de las empresas competidoras, características de las mismas, posición en el mercado, ventajas e inconvenientes del producto o servicio con los de la competencia, reacción de ésta ante la entrada de la nueva empresa en el mercado. 5. LA COMERCIALIZACIÓN. 5.1. Conceptos generales de comercialización. 5.2. Presentación del producto o servicio. 5.3. Determinación del precio de venta. 5.4. Penetración en el mercado; canales de distribución, red comercial. 5.5. Acciones de promoción; publicidad, catálogos, descuentos. - 2 -
5.6. Previsión de ventas.. 6. LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. 6.1. Definición de producto. 6.2. Determinación del proceso de fabricación. 6.3. Selección de instalaciones y equipos necesarios. 6.4. Aprovisionamiento; materias primas, proveedores, suministros básicos. 7. LOCALIZACIÓN. 7.1. Criterios de localización. 7.2. Terrenos, edificios e instalaciones. 7.3. Comunicaciones e infraestructura. 7.4. Ayudas públicas para localización. 8. LAS PERSONAS. 8.1. Puestos de trabajo a crear. 8.2. Distribución por categorías y asignación de responsabilidades. 8.3. Perfiles de las personas a contratar; conocimientos, experiencia 8.4. Selección del personal. 8.5. Formas de contratación. 9. LA FINANCIACIÓN. 9.1. Fuentes de financiación de la empresa. 9.2. Plan financiero: proyecto de inversiones, previsión de tesorería, cuenta de resultados provisional, balance provisional 9.3. Rentabilidad del proyecto. - 3 -
1. OBJETIVOS DEL PROYECTO EMPRESARIAL Y PRESENTACIÓN DE LOS PROMOTORES: 1.1. DEFINICIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROYECTO A PONER EN MARCHA. En la creación de una empresa, es fundamental tener muy claro cuáles van a ser las características de la misma: los servicios o productos que vamos a ofrecer, el/los segmento/s de la población a la que irá dirigida, los factores diferenciadores que la harán destacar de entre la competencia, los objetivos que tratamos de alcanzar ; por tanto, se hace imprescindible detallar todos estos aspectos de nuestro proyecto. De esta manera podremos ir siguiendo todos los pasos del proceso de creación de una forma dinámica y sin interrupciones provocadas por la indefinición del mismo. 1.2. RESUMEN DEL PROYECTO: INVERSIÓN TOTAL, RECURSOS PROPIOS Y AJENOS, PROYECCIÓN DE VENTAS, RESULTADOS ESTIMADOS, LOCALIZACIÓN En dicho proyecto se han de detallar muy bien aspectos como: La inversión total: Por inversión se entiende el gasto que realiza un empresario en la compra de bienes que le van a ayudar a producir otros bienes, y cuya duración es superior al año. En este sentido, la inversión total, será la suma de los siguientes conceptos: o Local: sólo en caso de que se compre. o Maquinaria: incluimos, además de la maquinaria necesaria, todo tipo de material informático, como ordenadores, impresoras, redes o Herramientas: todo tipo de herramientas, moldes y matrices que se empleen conjuntamente con la maquinaria. o Vehículos: todo tipo de vehículos que emplee la empresa para el transporte. o Instalaciones: los gastos de instalación y formalización de los contratos de energía eléctrica, teléfono, gas, agua, calefacción También incluiremos en este apartado, los gastos en adecuar el local a nuestras necesidades. o Mobiliario: todo tipo de mobiliario y enseres de oficina, tales como: fotocopiadora, mesas, sillas, ficheros, calculadoras y demás material de oficina. o Gastos de constitución y puesta en marcha de la empresa: todos los gastos relacionados con la puesta en marcha y constitución de la empresa como: notario, abogados, estudios de viabilidad, promoción de la empresa. - 4 -
Recursos propios y ajenos: Considerados como los medios económicos necesarios para sufragar tanto la remuneración de los elementos humanos como la adquisición de los elementos materiales, se pueden dividir según su propiedad en propios y ajenos. o Propios: están formados por las aportaciones de los propietarios más los beneficios generados por la propia empresa y no distribuidos. o Ajenos: aquellos que provienen de terceras personas (deudas y obligaciones), como, por ejemplo, los préstamos. Proyección de ventas: Esta información la obtenemos a través de la estimación de ventas. Se en esta estimó que las ventas serían de 14000 unidades anuales, deberemos producir 14000 unidades anuales. Dicha estimación se realizó sobre la base de los resultados obtenidos del estudio de mercado que hemos tenido que efectuar dentro del plan de marketing. Resultados estimados: Existe una cuenta de resultados que es un informe que nos indica el beneficio (o la pérdida) generado por la empresa y calculado sobre la base de los ingresos y gastos estimados del ejercicio económico. Es necesario hacer un cálculo aproximado de estos datos para prever posibles pérdidas y ajustar así todos los factores de la empresa para que los resultados sean satisfactorios. Para ello se comenzará anotando los ingresos previstos, ya a continuación los gastos previstos. Después se halla el resultado en sus deferentes facetas, según las fórmulas que se recogen en esta cuenta de resultados (existen modelos para guiarnos, según el tipo de empresa que decidamos crear). Localización: Otro aspecto que no se nos debe escapar dentro del estudio del mercado es detectar la oferta y demanda que hay del producto o servicio que nuestra empresa pretende comercializar en la zona geográfica en la que nos propongamos crear la empresa. De esta manera podremos hacer una aproximación de las posibilidades de éxito que tendremos. Para ello, habrá que estudiar aspectos de los futuros clientes con criterios: geográficos (barrio, localidad, provincia, zona cálida o fría ), demográficos (edad, sexo ), personales (estilo de vida, profesión, ingresos, cultura ), familiares (tamaño, estructura, situación ), psicológicos (motivaciones de compra, actitud ante el producto ), conductuales (fidelidad a un producto o marca, regularidad de compra ). - 5 -
1.3. PRESENTACIÓN DE LOS PROMOTORES: FORMACIÓN, EXPERIENCIA EMPRESARIAL Serán aquellas personas encargadas de poner en marcha la empresa, las que lo van a promover todo y por tanto, debemos identificarlas muy bien y dar alguna información acerca de su formación académica y su experiencia laboral en el ámbito empresarial y en concreto, su relación con el mundo comercial al que se van a dedicar (electrodomésticos, fontanería, carpintería, moda, servicios deportivos ) - 6 -
2. ASPECTOS FORMALES DEL PROYECTO. 2.1. ELECCIÓN DE LA FORMA JURÍDICA Y TRÁMITES ADMINISTRATIVOS A REALIZAR. Una de las primeras decisiones a adoptar por el promotor o promotores de una nueva empresa, es la elección de la forma jurídica a adoptar (autónomo, sociedad civil, limitada, anónima...). Los datos a tener en cuenta en el momento de efectuar la elección son: 1.-Tipo de Actividad a ejercer.- La actividad que vaya a desarrollar la empresa puede condicionar la elección de la forma jurídica en aquellos casos en que en la normativa aplicable establezca una forma concreta. 2.-Número de promotores.- El número de personas que intervengan en la actividad puede condicionar la elección. Así, cuando sean varios promotores, lo aconsejable será constituir sociedad. 3.-Responsabilidad de los promotores.- Este es un aspecto importante. La responsabilidad puede estar limitada al capital aportado (sociedades anónimas, limitadas...) o ser ilimitada, afectando tanto al patrimonio empresarial como al personal (autónomo, sociedad civil y comunidad de bienes). 4.-Necesidades económicas del proyecto.- En principio las sociedades civiles son más baratas en su constitución ya que no es necesaria su inscripción en el Registro Mercantil y por lo tanto no tienen que pasar por el Notario. Además, no se exige capital inicial mínimo. Sin embargo, la Sociedad Limitada, la Anónima, las Sociedades Laborales y las Cooperativas de Trabajo exigen escritura notarial y un capital mínimo para empezar. Sin embargo ese desembolso inicial puede compensar si lo que se pretende es limitar la responsabilidad futura a ese capital y por lo tanto proteger nuestro patrimonio personal. 5.-Aspectos fiscales.- La diferencia fundamental entre unas sociedades y otras se encuentra en la tributación a través del IRPF en el caso de autónomos, sociedades civiles y comunidades de bienes, o bien a través del Impuesto de Sociedades en el resto de sociedades. En el IRPF se aplica un tipo impositivo progresivo que va elevándose según van incrementándose los beneficios. En el Impuesto de Sociedades se aplica un tipo fijo que será del 30 o 35% según los beneficios obtenidos. - 7 -
A continuación se expone un cuadro con las diferentes formas jurídicas: TIPO NºSOCIOS CAPITAL RESPONS. AUTÓNOMO 1 No existe mínimo inicial Ilimitada SOCIEDAD CIVIL 2 o más No existe mínimo inicial Ilimitada COMUNIDAD DE BIENES 2 o más No existe mínimo inicial Ilimitada SOCIEDAD LIMITADA Mínimo 1 3.006 Euros (500.000 Ptas) Limitada al capital aportado SOCIEDAD ANÓNIMA Mínimo 1 60.101 Euros (10.000.000 Limitada al capital Ptas) aportado SOCIEDAD LABORAL LIMITADA Mínimo 3 3.006 Euros (500.000 Ptas) Limitada al capital aportado SOCIEDAD LABORAL ANÓNIMA Mínimo 3 60.101 Euros (10.000.000 Limitada al capital Ptas) aportado COOPER. Mínimo 3 1.803 Euros (300.000 Ptas) Limitada al capital aportado AUTÓNOMO - CARACTERÍSTICAS El autónomo o empresario individual es la persona física que realiza en nombre propio y como titular de una empresa, una actividad comercial, industrial o profesional. Esta figura implica el control total de la empresa por parte del propietario, que dirige personalmente su gestión y responde de las deudas contraídas frente a terceros con todos sus bienes (responsabilidad ilimitada), tanto empresariales como personales. Es necesario ser mayor de edad, tener libre disposición de sus bienes y ejercer, por cuenta propia y de forma habitual, una actividad empresarial. La elección de esta forma jurídica puede estar justificada por motivos fiscales y de simplicidad en la constitución y obligaciones formales, si bien hay que tener presente el alto riesgo que conlleva si se va a hacer una fuerte inversión. Suele ser la forma elegida por los pequeños comercios (pequeñas tiendas) y por lo profesionales (electricistas, fontaneros, etc.) - 8 -
Tributan a través del IRPF, debiendo hacer las declaraciones trimestrales del IRPF e IVA. Además, deberá pagar mensualmente las cuotas a la seguridad social. Una de las mayores dudas con respecto a este régimen está en las diferencias que presenta frente al Régimen General en relación con las prestaciones de la Seguridad Social. Las diferencias fundamentales son: El autónomo no tiene derecho a la prestación por desempleo En lo referente a protección por enfermedad común o accidente no laboral (motivos de baja laboral no relacionados directamente con el trabajo), los autónomos tienen derecho a cobrar la baja de la Seguridad Social a partir del cuarto día, igual que una persona asalariada. Anteriormente, las personas que trabajaban por cuenta propia percibían esta prestación a partir del decimoquinto día de la baja. En el caso de accidente de trabajo y enfermedad profesional (que tienen relación directa con el desempeño del trabajo) el derecho del autónomo a cobrar la baja empieza, como en el caso de los asalariados, al día siguiente. Esta es una nueva prestación para el colectivo de autónomos, que accede a ella por primera vez. El acceso es voluntario y es condición indispensable que la persona se haya acogido a la cobertura, también voluntaria, de la prestación por incapacidad temporal. No cabe la Jubilación anticipada antes de los 65 años (salvo que haya cotizaciones a otros regímenes o en situaciones especiales). AUTÓNOMO - TRÁMITES LEGALES El autónomo no necesita inscribirse en el Registro Mercantil, ni necesita solicitar el CIF ya que facturará con su NIF. 1.-TRÁMITES EN HACIENDA -Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (I.A.E) Es un tributo de carácter local, que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas, se ejerzan o no en local. Es obligatorio para toda sociedad, empresario o profesional. Se presentarán tantas altas como actividades se vayan a ejercer. A partir del 1 de enero de 2003, están exentos del pago de este impuesto, las personas físicas, las sociedades civiles y sociedades mercantiles, que tengan un importe neto de la cifra de negocios inferior a 1.000.000 de euros. No obstante sigue siendo obligatoria el Alta en el Impuesto. - 9 -
Documentos a presentar: Modelo oficial 840 debidamente cumplimentado, DNI para el empresario individual, CIF para Sociedades, NIF para el apoderado. Plazo: 10 días hábiles antes del inicio de la actividad. Lugar: Administración o Delegación de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria correspondiente al lugar en que se ejerza la actividad. -Declaración censal (IVA) Es la declaración de comienzo, modificación o cese de actividad, que han de presentar a efectos fiscales los empresarios, los profesionales y otros obligados tributarios. Documentos a presentar: Modelo oficial 036, DNI o CIF (para sociedades) y Alta en el IAE. Plazo: Antes del inicio de la actividad. empresa. Lugar: Administración de Hacienda o Delegación correspondiente al domicilio fiscal de la 2.-TRÁMITES EN Mº TRABAJO -Afiliación y alta en el Régimen de Autónomos propia. Es un régimen especial de la Seguridad Social obligatorio para trabajadores por cuenta Documentos a presentar: Documento de afiliación, Parte de alta de asistencia sanitaria, Parte de alta de cotización por cuadriplicado, Fotocopia del alta en el IAE, Fotocopia del DNI para el empresario individual y del contrato y CIF si se trata de una sociedad, en el caso de tratarse de un profesional Colegiado, certificado del colegio correspondiente. Plazo: 30 días naturales siguientes al inicio de la actividad. Lugar: Tesorería General de la Seguridad Social correspondiente. -Solicitud del número de patronal Sólo debe hacerse cuando va a contratarse algún trabajador. De esta manera se inscribe la empresa en la seguridad social que asigna al empresario un Código de cuenta de cotización principal. - 10 -
Dicha inscripción será única y válida para toda la vida de la persona física o jurídica titular de la empresa. Documentos a presentar: Impreso de inscripción de empresas por triplicado, DNI del titular o copia de la escritura de constitución, contrato de asociación o Mutua de accidentes de trabajo hacer constar el sector laboral de la empresa, impresos de alta del trabajador contratado y alta en el IAE. Plazo: Antes de que el trabajador comience su actividad. Lugar: Tesorería General de la Seguridad Social correspondiente al domicilio de la empresa. -Comunicación de Apertura del centro de trabajo. Deben realizarla aquellas empresas que procedan a la apertura de un nuevo centro de trabajo o reanuden la actividad después de efectuar alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia. Documentos a presentar: Modelo oficial por cuadruplicado con los datos de la empresa, datos del centro de trabajo, datos de la plantilla, datos de la actividad que se desarrolla. Plazo: 30 días siguientes al inicio o reanudación de la actividad. Lugar: Dirección Provincial de Trabajo, Seguridad Social y Asuntos Sociales. -Solicitud del Libro de Visita. El libro de Visita es obligatorio para todas las empresas aunque no tengan trabajadores a su cargo y debe presentarse ante una posible Inspección de Trabajo. Debe tenerse uno por cada centro de trabajo. Plazo: Antes de empezar la actividad y de contratar trabajadores. Lugar: Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social. - 11 -
3.-TRÁMITES EN AYUNTAMIENTO Los siguientes pasos son necesarios si va a abrir un local, va a hacer obras en él o si hay un cambio de titularidad o actividad. -Licencia de actividades e instalaciones (Apertura) Es una licencia municipal que acredita la adecuación de las instalaciones proyectadas a la normativa urbanística vigente y a la reglamentación técnica que pueda serle aplicable. Sólo debe solicitarse cuando va a abrirse un local. Documentos a presentar: Impreso normalizado, Alta en el IAE, Contrato de arrendamiento o escritura de propiedad del local, DNI del solicitante o escritura de sociedad y CIF, Memoria descriptiva de la actividad y del local, Planos de planta y sección del local, Plano o croquis de la situación del local, Presupuesto de las instalaciones. Además si la actividad es Calificada será necesario un Proyecto de las instalaciones firmado por Técnico competente, visado por el Colegio Profesional correspondiente y con Dirección facultativa, que incluya: Planos, Presupuesto y Memoria. Una vez concedida la licencia de apertura, las actividades calificadas deben solicitar la Licencia de Funcionamiento. Plazo: Antes de abrir el local. Una vez concedida la actividad debe comenzar dentro de los 6 meses siguientes a la concesión de la licencia. Lugar: Junta Municipal de Distrito o Gerencia Municipal de Urbanismo, en función de las instalaciones a acometer y de la calificación de la zona en que se encuentre ubicado el local o establecimiento. En otras poblaciones consultar al Ayuntamiento. -Licencia de obras. Es la necesaria para efectuar cualquier tipo de obras en un local, nave o establecimiento. Documentos a presentar: Impreso normalizado, presupuesto de las obras, planos de planta, alzado y sección acotados y a escala, del estado actual y del reformado, Memoria descriptiva de las obras, Plano parcelario de la finca. Si las obras afectan a la estructura del local se presentará Proyecto firmado por Técnico Competente, visado por el Colegio Profesional correspondiente y con Dirección facultativa que incluya; Planos, Presupuesto y Memoria. Plazo: Antes de realizar las obras. Una vez concedida la licencia las obras pueden ejecutarse hasta 6 meses después de la fecha de concesión. - 12 -
Lugar: Junta Municipal de Distrito o Gerencia Municipal de Urbanismo, en función de las instalaciones a acometer y de la calificación de la zona en que se encuentre ubicado el local o establecimiento. En otras poblaciones consultar al Ayuntamiento. -Cambio de titularidad de un negocio. La titularidad de un negocio, con licencia de apertura concedida, puede cambiarse mediante un acto comunicado, siempre y cuando el mismo se halle en funcionamiento o lo haya estado en los seis meses anteriores a la fecha en que se pretende realizar el cambio. Documentos a presentar: Licencia de apertura en vigor o certificado de exhortos, DNI del solicitante o escritura de constitución y CIF para sociedades, Documento de transmisión o conformidad con el anterior titular. Plazo: Antes de empezar la actividad el nuevo titular. La actividad de este debe comenzar dentro de los seis meses siguientes al cambio de titularidad. Lugar: Junta Municipal de Distritos y en otras poblaciones en Ayuntamiento correspondiente. SOCIEDAD CIVIL Y COMUNIDAD DE BIENES - CARACTERÍSTICAS La Sociedad Civil es un contrato por el cual dos o más personas se obligan a poner en común dinero o industria con ánimo de repartir entre si las ganancias. Existe Comunidad de Bienes cuando la propiedad de una cosa o derecho pertenece "pro indiviso" a varias personas. Ambas exigen un número mínimo de 2 personas para crearlas, no requiriéndose formalidad especial, salvo el contrato privado. Por lo tanto las sociedades civiles son mucho más baratas en su constitución que las sociedades mercantiles ya que no hay que inscribirlas en el Registro Mercantil ni hay que aportar un capital inicial mínimo. Además tributan por el IRPF debiendo declarar cada uno de los socios sus ganancias por separado, de tal manera que no es necesario declarar el Impuesto de Sociedades. Sin embargo, recuerda que en estas sociedades, la responsabilidad es ilimitada y carencen de personalidad jurídica. - 13 -
SOCIEDAD CIVIL Y COMUNIDAD DE BIENES - TRÁMITES LEGALES 1.-TRÁMITES DE CONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD -Contrato privado o público entre las partes. Es necesario redactar un documento público o privado de constitución de la sociedad (aparecerá el nombre de la sociedad, de las partes, domicilio social, objeto social...). Se trata de un contrato privado que tendréis que llevar a Hacienda para solicitar el CIF de la sociedad pero que no es necesario inscribirlo en el Registro Mercantil (si se desea inscribir tendrá que pasar por el notario). Es aconsejable que lo redacte un abogado. -Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales. Es un impuesto que grava la constitución, aumento de capital, fusión, transformación o disolución de una sociedad. Tendréis que pagar el 1% del capital inicial que pongáis en los estatutos. Documentos a presentar: Impreso modelo 600, Primera copia y copia simple de la escritura de constitución, fotocopia del CIF provisional (por lo que antes has debido pasarte por hacienda a solicitar el CIF provisional). Lugar: Depende de las Comunidades. Plazo: 30 días hábiles a partir del otorgamiento de la escritura. 2.-TRÁMITES EN HACIENDA -Solicitud del Código de Identificación Fiscal (CIF) Sirve para identificar a la sociedad a efectos fiscales, a diferencia del empresario individual que se identifica con su NIF. En un principio se otorga un CIF provisional para empezar a funcionar, debiendo canjearlo por el definitivo en un plazo de 6 meses. Documentos a presentar: Impreso modelo 036, copia simple de la escritura de constitución, fotocopia del DNI del solicitante si es un socio o fotocopia del poder notarial si es un apoderado. definitivo. Plazo: 30 días a partir del otorgamiento de la escritura. Luego hay 6 meses para retirar el CIF - 14 -
Lugar: Administración o Delegación de la Agencia Estatal de la Admón. Tributaria correspondiente al domicilio fiscal de la sociedad. -Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) Es un tributo de carácter local, que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas, se ejerzan o no en local. Es obligatorio para toda sociedad, empresario o profesional. Se presentarán tantas altas como actividades se vayan a ejercer. A partir del 1 de enero de 2003, están exentos del pago de este impuesto, las personas físicas, las sociedades civiles y sociedades mercantiles, que tengan un importe neto de la cifra de negocios inferior a 1.000.000 de euros. No obstante sigue siendo obligatoria el Alta en el Impuesto. Documentos a presentar: Modelo oficial 840 debidamente cumplimentado, DNI para el empresario individual, CIF para Sociedades, NIF para el apoderado. Plazo: 10 días hábiles antes del inicio de la actividad. Lugar: Administración o Delegación de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria correspondiente al lugar en que se ejerza la actividad. Gastos: Dependen de la actividad a realizar. Las tarifas se aprobaron por Reales Decretos Legislativos 1175/1990, de 28 de Septiembre y 1259/1991, de 2 de agosto. -Declaración censal (IVA) Es la declaración de comienzo, modificación o cese de actividad, que han de presentar a efectos fiscales los empresarios, los profesionales y otros obligados tributarios Documentos a presentar: Modelo oficial 036, DNI o CIF (para sociedades) y Alta en el IAE Plazo: Antes del inicio de la actividad. empresa. Lugar: Administración de Hacienda o Delegación correspondiente al domicilio fiscal de la - 15 -
3.-TRÁMITES EN Mº TRABAJO -Afiliación y alta en el Régimen de Autónomos Es un régimen especial de la Seguridad Social obligatorio para trabajadores por cuenta propia y para los socios trabajadores de sociedades civiles y mercantiles. Documentos a presentar: Documento de afiliación, Parte de lata de asistencia sanitaria, Parte de alta de cotización por cuadriplicado, Fotocopia del alta en el IAE, Fotocopia del DNI para el empresario individual y del contrato y CIF si se trata de una sociedad, en el caso de tratarse de un profesional Colegiado, certificado del colegio correspondiente. Plazo: 30 días naturales siguientes al inicio de la actividad. No obstante, el alta causará efectos a partir del día 1 del mes en que se inicie la actividad (si la actividad se inicia el 15 de enero y el alta se presenta el 10 de febrero debe pagarse desde el 1 de enero). Lugar: Tesorería General de la Seguridad Social correspondiente. -Solicitud del número de patronal Sólo debe hacerse cuando va a contratarse algún trabajador. De esta manera se inscribe la empresa en la seguridad social que asigna al empresario un Código de cuenta de cotización principal. Dicha inscripción será única y válida para toda la vida de la persona física o jurídica titular de la empresa. Documentos a presentar: Impreso de inscripción de empresas por triplicado, DNI del titular o copia de la escritura de constitución, contrato de asociación o Mutua de accidentes de trabajo hacer constar el sector laboral de la empresa, impresos de alta del trabajador contratado y alta en el IAE Plazo: Antes de que el trabajador comience su actividad Lugar: Tesorería General de la Seguridad Social correspondiente al domicilio de la empresa. -Comunicación de Apertura del centro de trabajo Deben realizarla aquellas empresas que procedan a la apertura de un nuevo centro de trabajo o reanuden la actividad después de efectuar alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia. - 16 -
Documentos a presentar: Modelo oficial por cuadruplicado con los datos de la empresa, datos del centro de trabajo, datos de la plantilla, datos de la actividad que se desarrolla. Plazo: 30 días siguientes al inicio o reanudación de la actividad. Lugar: Dirección Provincial de Trabajo, Seguridad Social y Asuntos Sociales. -Solicitud del Libro de Visita El libro de Visita es obligatorio para todas las empresas aunque no tengan trabajadores a su cargo y debe presentarse ante una posible Inspección de Trabajo. Debe tenerse uno por cada centro de trabajo. Plazo: Antes de empezar la actividad y de contratar trabajadores Lugar: Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social. 4.-TRÁMITES EN AYUNTAMIENTO Los siguientes pasos son necesarios si va a abrir un local, va a hacer obras en él o si hay un cambio de titularidad o actividad. -Licencia de actividades e instalaciones (Apertura) Es una licencia municipal que acredita la adecuación de las instalaciones proyectadas a la normativa urbanística vigente y a la reglamentación técnica que pueda serle aplicable. Sólo debe solicitarse cuando va a abrirse un local. Documentos a presentar: Impreso normalizado, Alta en el IAE, Contrato de arrendamiento o escritura de propiedad del local, DNI del solicitante o escritura de sociedad y CIF, Memoria descriptiva de la actividad y del local, Planos de planta y sección del local, Plano o croquis de la situación del local, Presupuesto de las instalaciones. Además si la actividad es Calificada será necesario un Proyecto de las instalaciones firmado por Técnico competente, visado por el Colegio Profesional correspondiente y con Dirección facultativa, que incluya: Planos, Presupuesto y Memoria. Una vez concedida la licencia de apertura, las actividades calificadas deben solicitar la Licencia de Funcionamiento. Plazo: Antes de abrir el local. Una vez concedida la actividad debe comenzar dentro de los 6 meses siguientes a la concesión de la licencia. - 17 -
Lugar: Junta Municipal de Distrito o Gerencia Municipal de Urbanismo. Ayuntamientos. -Licencia de obras Es la necesaria para efectuar cualquier tipo de obras en un local, nave o establecimiento. Documentos a presentar: Impreso normalizado, presupuesto de las obras, planos de planta, alzado y sección acotados y a escala, del estado actual y del reformado, Memoria descriptiva de las obras, Plano parcelario de la finca. Si las obras afectan a la estructura del local se presentará Proyecto firmado por Técnico Competente, visado por el Colegio Profesional correspondiente y con Dirección facultativa que incluya; Planos, Presupuesto y Memoria. Plazo: Antes de realizar las obras. Una vez concedida la licencia las obras pueden ejecutarse hasta 6 meses después de la fecha de concesión. Lugar: Junta Municipal de Distrito o Gerencia Municipal de Urbanismo. Ayuntamientos. -Cambio de titularidad de un negocio La titularidad de un negocio, con licencia de apertura concedida, puede cambiarse mediante un acto comunicado, siempre y cuando el mismo se halle en funcionamiento o lo haya estado en los seis meses anteriores a la fecha en que se pretende realizar el cambio. Documentos a presentar: Licencia de apertura en vigor o certificado de exhortos, DNI del solicitante o escritura de constitución y CIF para sociedades, Documento de transmisión o conformidad con el anterior titular. Plazo: Antes de empezar la actividad el nuevo titular. La actividad de este debe comenzar dentro de los seis meses siguientes al cambio de titularidad. Lugar: Junta Municipal de Distrito o Gerencia Municipal de Urbanismo. Ayuntamientos. SOCIEDAD LIMITADA - CARACTERÍSTICAS La Sociedad de Responsabilidad Limitada es una sociedad mercantil cuyo capital está dividido en participaciones iguales, acumulables e indivisibles, que no pueden incorporarse a títulos negociables ni denominarse acciones. La responsabilidad de los socios se limita al capital aportado. El número mínimo de socios es 1 (Sociedad Limitada Unipersonal), y el capital inicial mínimo es de 3.006 Euros (500.000 Ptas). Este capital debe ser íntegramente desembolsado. - 18 -
Si se constituye una sociedad limitada con un único socio (Sociedad Limitada Unipersonal), debe hacerse constar en toda la documentación, correspondencia, facturas y en los anuncios legales (S.L.U). El cambio de socio único y la pérdida de la condición de unipersonal debe hacerse constar en escritura e inscribirse en el Registro Mercantil. Si una Sociedad adquiere la condición de unipersonal y transcurren seis meses sin que se haya inscrito en el Registro Mercantil, el socio único responderá personal, ilimitada y solidariamente de las deudas sociales contraídas durante el período de unipersonalidad. Se pueden aportar los bienes o derechos valorables economicamente. De la realidad de las mismas y su valoración responden solidariamente, frente a la Sociedad y los acreedores, los fundadores, socios y quien adquiera una participación desembolsada mediante una aportación no dineraria, salvo que la aportación haya sido valorada por perito. No puede ser objeto de aportación el trabajo o los servicios. La administración puede ser desempeñada por un Administrador Ünico, dos o más Administradores solidarios o mancomunados, o por un Consejo de Administración compuesto por un mínimo de tres y un máximo de doce consejeros. La transmisión voluntaria de participaciones entre socios, entre cónyuges, ascendientes o descendientes o sociedades del mismo grupo es libre, salvo que los Estatutos establezcan lo contrario. Si la transmisión está dirigida a un tercero requiere consentimiento previo de la Sociedad. Se consideran nulas las cláusulas estatutarias que hagan prácticamente libre la transmisión voluntaria por actos "inter vivos". Antes de proceder al reparto de beneficios es requisito legal aplicar a la Reserva Lega el equivalente al 10% del beneficio, al menos hasta que dicha Reserva alcance el 20% del capital social. Solo se pueden repartir dividendos con cargo a beneficios si el valor del patrimonio neto contable no es, a consecuencia del reparto, inferior al capital social. - 19 -
SOCIEDAD LIMITADA Y ANÓNIMA - TRÁMITES LEGALES 1.-TRÁMITES DE CONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD -Certificado Negativo del Nombre Es una certificación acreditativa de que el nombre elegido para la sociedad no coincide con el de otra existente. Documentos a presentar: Instancia oficial con los nombres elegidos (un máximo de tres). Plazo: Antes de ir al notario. La Validez del nombre es de 2 meses. Lugar: Registro Mercantil Central. -Elaboración de los Estatutos y Escritura de Constitución Los estatutos son las normas que van a regir la sociedad (nombre, objeto social, capital social, domicilio social, régimen de participación de cada socio...). Los redactará un abogado y hay que pasar por el notario para firmar la escritura de constitución de la sociedad. -Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales Es un impuesto que grava la constitución, aumento de capital, fusión, transformación o disolución de una sociedad. Tendréis que pagar el 1% del capital inicial que pongáis en los estatutos. Documentos a presentar: Impreso modelo 600, Primera copia y copia simple de la escritura de constitución, fotocopia del CIF provisional (por lo que antes has debido pasarte por hacienda a solicitar el CIF provisional). Lugar: Depende de las Comunidades. Plazo: 30 días hábiles a partir del otorgamiento de la escritura. -Inscripción en el Registro Mercantil Una vez inscrita en el registro, la sociedad adquiere personalidad jurídica. Para ello deberán haberse hecho todos los pasos anteriores, los cuales deben justificarse al registrador. La Sociedad Anónima debe presentarse a inscripción en el plazo de 1 mes desde el otorgamiento de la escritura de constitución por el notario, y la limitada en el de 2 meses. El Registro Mercantil será el correspondiente al domicilio social que fijaseis en los Estatutos. - 20 -
2.-TRÁMITES EN HACIENDA -Solicitud del Código de Identificación Fiscal (CIF) Sirve para identificar a la sociedad a efectos fiscales, a diferencia del empresario individual que se identifica con su NIF. En un principio se otorga un CIF provisional para empezar a funcionar, debiendo canjearlo por el definitivo en un plazo de 6 meses. Documentos a presentar: Impreso modelo 036, copia simple de la escritura de constitución, fotocopia del DNI del solicitante si es un socio o fotocopia del poder notarial si es un apoderado. definitivo. Plazo: 30 días a partir del otorgamiento de la escritura. Luego hay 6 meses para retirar el CIF Lugar: Administración o Delegación de la Agencia Estatal de la Admón. Tributaria correspondiente al domicilio fiscal de la sociedad. -Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) Es un tributo de carácter local, que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas, se ejerzan o no en local. Es obligatorio para toda sociedad, empresario o profesional. Se presentarán tantas altas como actividades se vayan a ejercer. A partir del 1 de enero de 2003, están exentos del pago de este impuesto, las personas físicas, las sociedades civiles y sociedades mercantiles, que tengan un importe neto de la cifra de negocios inferior a 1.000.000 de euros. No obstante sigue siendo obligatoria el Alta en el Impuesto. Documentos a presentar: Modelo oficial 840 debidamente cumplimentado, DNI para el empresario individual, CIF para Sociedades, NIF para el apoderado. Plazo: 10 días hábiles antes del inicio de la actividad. Lugar: Administración o Delegación de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria correspondiente al lugar en que se ejerza la actividad. Gastos: Dependen de la actividad a realizar. Las tarifas se aprobaron por Reales Decretos Legislativos 1175/1990, de 28 de Septiembre y 1259/1991, de 2 de agosto. - 21 -
-Declaración censal (IVA) Es la declaración de comienzo, modificación o cese de actividad, que han de presentar a efectos fiscales los empresarios, los profesionales y otros obligados tributarios. Documentos a presentar: Modelo oficial 036, DNI o CIF (para sociedades) y Alta en el IAE. Plazo: Antes del inicio de la actividad. empresa. Lugar: Administración de Hacienda o Delegación correspondiente al domicilio fiscal de la 3.-TRÁMITES EN Mº TRABAJO -Afiliación y alta en el Régimen de Autónomos Es un régimen especial de la Seguridad Social obligatorio para trabajadores por cuenta propia y para los socios trabajadores de sociedades civiles y mercantiles, que dependiendo de los casos deben darse de alta en este régimen o en el General. Documentos a presentar: Documento de afiliación, Parte de lata de asistencia sanitaria, Parte de alta de cotización por cuadriplicado, Fotocopia del alta en el IAE, Fotocopia del DNI para el empresario individual y del contrato y CIF si se trata de una sociedad, en el caso de tratarse de un profesional Colegiado, certificado del colegio correspondiente. Plazo: 30 días naturales siguientes al inicio de la actividad. No obstante, el alta causará efectos a partir del día 1 del mes en que se inicie la actividad (si la actividad se inicia el 15 de enero y el alta se presenta el 10 de febrero debe pagarse desde el 1 de enero). Lugar: Tesorería General de la Seguridad Social correspondiente. -Solicitud del número de patronal Sólo debe hacerse cuando va a contratarse algún trabajador. De esta manera se inscribe la empresa en la seguridad social que asigna al empresario un Código de cuenta de cotización principal. Dicha inscripción será única y válida para toda la vida de la persona física o jurídica titular de la empresa. - 22 -
Documentos a presentar: Impreso de inscripción de empresas por triplicado, DNI del titular o copia de la escritura de constitución, contrato de asociación o Mutua de accidentes de trabajo hacer constar el sector laboral de la empresa, impresos de alta del trabajador contratado y alta en el IAE Plazo: Antes de que el trabajador comience su actividad. Lugar: Tesorería General de la Seguridad Social correspondiente al domicilio de la empresa. -Comunicación de Apertura del centro de trabajo. Deben realizarla aquellas empresas que procedan a la apertura de un nuevo centro de trabajo o reanuden la actividad después de efectuar alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia. Documentos a presentar: Modelo oficial por cuadruplicado con los datos de la empresa, datos del centro de trabajo, datos de la plantilla, datos de la actividad que se desarrolla. Plazo: 30 días siguientes al inicio o reanudación de la actividad. Lugar: Dirección Provincial de Trabajo, Seguridad Social y Asuntos Sociales. -Solicitud del Libro de Visita. El libro de Visita es obligatorio para todas las empresas aunque no tengan trabajadores a su cargo y debe presentarse ante una posible Inspección de Trabajo. Debe tenerse uno por cada centro de trabajo. Plazo: Antes de empezar la actividad y de contratar trabajadores. Lugar: Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social. 4.-TRÁMITES EN AYUNTAMIENTO Los siguientes pasos son necesarios si va a abrir un local, va a hacer obras en él o si hay un cambio de titularidad o actividad. -Licencia de actividades e instalaciones (Apertura) Es una licencia municipal que acredita la adecuación de las instalaciones proyectadas a la normativa urbanística vigente y a la reglamentación técnica que pueda serle aplicable. Sólo debe solicitarse cuando va a abrirse un local. - 23 -
Las actividades se dividen en Inocuas (aquellas que no producen molestias ni daños y que son más fáciles de conseguir y más baratas) y Calificadas (aquellas que pueden resultar molestas, insalubres, nocivas y peligrosas, y que por lo tanto son más difíciles de conseguir y más caras). Documentos a presentar: Impreso normalizado, Alta en el IAE, Contrato de arrendamiento o escritura de propiedad del local, DNI del solicitante o escritura de sociedad y CIF, Memoria descriptiva de la actividad y del local, Planos de planta y sección del local, Plano o croquis de la situación del local, Presupuesto de las instalaciones. Además si la actividad es Calificada será necesario un Proyecto de las instalaciones firmado por Técnico competente, visado por el Colegio Profesional correspondiente y con Dirección facultativa, que incluya: Planos, Presupuesto y Memoria. Una vez concedida la licencia de apertura, las actividades calificadas deben solicitar la Licencia de Funcionamiento. Plazo: Antes de abrir el local. Una vez concedida la actividad debe comenzar dentro de los 6 meses siguientes a la concesión de la licencia. Lugar: Junta Municipal de Distrito o Gerencia Municipal de Urbanismo. Ayuntamiento. -Licencia de obras Es la necesaria para efectuar cualquier tipo de obras en un local, nave o establecimiento. Documentos a presentar: Impreso normalizado, presupuesto de las obras, planos de planta, alzado y sección acotados y a escala, del estado actual y del reformado, Memoria descriptiva de las obras, Plano parcelario de la finca. Si las obras afectan a la estructura del local se presentará Proyecto firmado por Técnico Competente, visado por el Colegio Profesional correspondiente y con Dirección facultativa que incluya; Planos, Presupuesto y Memoria. Plazo: Antes de realizar las obras. Una vez concedida la licencia las obras pueden ejecutarse hasta 6 meses después de la fecha de concesión. Lugar: Junta Municipal de Distrito o Gerencia Municipal de Urbanismo. Ayuntamiento. -Cambio de titularidad de un negocio La titularidad de un negocio, con licencia de apertura concedida, puede cambiarse mediante un acto comunicado, siempre y cuando el mismo se halle en funcionamiento o lo haya estado en los seis meses anteriores a la fecha en que se pretende realizar el cambio. - 24 -
Documentos a presentar: Licencia de apertura en vigor o certificado de exhortos, DNI del solicitante o escritura de constitución y CIF para sociedades, Documento de transmisión o conformidad con el anterior titular. Plazo: Antes de empezar la actividad el nuevo titular. La actividad de este debe comenzar dentro de los seis meses siguientes al cambio de titularidad. Lugar: Junta Municipal de Distrito o Gerencia Municipal de Urbanismo. Ayuntamiento. -Cambio de actividad (sólo para actividades inocuas) La posibilidad de cambiar de actividad (de una actividad inocua a otra) mediante un acto comunicado, dependerá de la reglamentación de cada Ayuntamiento. Documentos a presentar: Impreso normalizado, Licencia de apertura en vigor o certificado de exhortos, DNI del solicitante o escritura de constitución y CIF para sociedades, Plano o croquis de situación, Planos de planta y sección del local, Memoria descriptiva de la nueva actividad y del local, Presupuesto de las instalaciones. Plazo: Antes de empezar la nueva actividad. Debe comenzar dentro de los seis meses siguientes al cambio de actividad. Lugar: Junta Municipal de Distrito o Gerencia Municipal de Urbanismo. Ayuntamiento. SOCIEDAD ANÓNIMA - CARACTERÍSTICAS La Sociedad Anónima es una sociedad mercantil cuyo capital está dividido en acciones, integradas por las aportaciones de los socios, quienes no responderán personalmente de las deudas sociales contraídas sino que lo harán con el capital aportado. El número mínimo de socios es 1 (Sociedad Anónima Unipersonal) y el capital inicial mínimo es de 60.102 Euros (10.000.000 Ptas.) totalmente suscrito y desembolsado en un 25% (el resto no tiene límite legal determinándose en los estatutos). Si se constituye una sociedad anónima con un único socio (Sociedad Anónima Unipersonal), debe hacerse constar en toda la documentación, correspondencia, facturas y en los anuncios legales (S.A.U). El cambio de socio único y la pérdida de la condición de unipersonal debe hacerse constar en escritura e inscribirse en el Registro Mercantil. - 25 -
Si una Sociedad adquiere la condición de unipersonal y transcurren seis meses sin que se haya inscrito en el Registro Mercantil, el socio único responderá personal, ilimitada y solidariamente de las deudas sociales contraídas durante el período de unipersonalidad. Se pueden aportar los bienes o derechos valorables económicamente. Estas aportaciones deberán ser objeto de un informe elaborado por experto designado por el Registrador Mercantil, que deberá incorporarse a la escritura de constitución o, en su caso, ampliación de capital. Respecto a la transmisión de acciones, las restricciones a las mismas unicamente son válidas si se trata de acciones nominativas y se prevén expresamente en los Estatutos. La libre transmisibilidad unicamente puede condicionarse a la autorización de la Sociedad cuando los Estatutos regulen las causas que permitan denegar dicha autorización. La regla general es que los acuerdos se adoptan por mayoría de votos emitidos validamente. Los Estatutos pueden aumentar las mayorías exigidas. Cada acción ordinaria atribuye el derecho a emitir un voto aunque los Estatutos pueden limitar el número máximo de votos que puede emitir un mismo accionista. Los Estatutos deben fijar el órgano de administración de entre los siguientes: un Administrador Unico, dos o más Administradores solidarios o mancomunados, o un Consejo de Administración compuesto por un mínimo de tres y un máximo de doce consejeros. El cambio en el modo de organizar la administración de la Sociedad requerirá modificación estatutaria. Antes de proceder al reparto de beneficios es requisito legal aplicar a la Reserva Lega el equivalente al 10% del beneficio, al menos hasta que dicha Reserva alcance el 20% del capital social. Solo se pueden repartir dividendos con cargo a beneficios si el valor del patrimonio neto contable no es, a consecuencia del reparto, inferior al capital social. SOCIEDADES LABORALES - CARACTERÍSTICAS Son aquellas sociedades anónimas o de responsabilidad limitada, en las que la mayoría del capital pertenece a los socios trabajadores que presten en ella servicios retribuidos en forma personal y directa, siendo propietarios al menos del 51% del capital social. El capital mínimo es de 60.102 Euros -10.000.000 Ptas.- (en la sociedad anónima laboral) y de 3.006 Euros -500.000 Ptas.- (en la sociedad limitada laboral). Ningún socio podrá poseer acciones que representen más de la tercera parte del capital social, salvo las entidades públicas, las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el - 26 -
estado, las comunidades autónomas o entidades locales, que podrán participar en el capital, hasta el 50%. El número mínimo de socios es 3, habiendo dos tipos: trabajadores y capitalistas. El número de horas trabajadas por trabajadores que no sean socios, no podrá superar el 15% del total horas/año trabajadas por los trabajadores que si sean socios, salvo que la sociedad tenga menos de 25 socios en cuyo caso el porcentaje será el 25%. La responsabilidad frente a terceros está limitada a las aportaciones de los socios. Deben dotar un fondo de reserva con el 10% de los beneficios líquidos de cada año, que sólo podrá destinarse a la compensación de pérdidas, en el caso de que no haya otras reservas disponibles para tal fin. En la denominación deberán aparecer las siglas "S.A.L" o "S.L.L". Las sociedades laborales gozan con carácter general de una bonificación del 99% en el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados y exención en este Impuesto sobre las cuotas devengadas por operaciones societarias de constitución y aumento del capital. Qué ventajas tiene esta sociedad? Quienes piensen crear una Sociedad Laboral o una Cooperativa y tengan derecho a cobrar la prestación por desempleo, pueden cobrar el "Pago único del desempleo" (todo de golpe). Exención en el pago del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados en la constitución y posteriores ampliaciones de capital. SOCIEDADES LABORALES - TRÁMITES LEGALES 1.-TRÁMITES DE CONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD -Certificado Negativo del Nombre Es una certificación acreditativa de que el nombre elegido para la sociedad no coincide con el de otra existente. Documentos a presentar: Instancia oficial con los nombres elegidos (un máximo de tres). - 27 -
Plazo: Antes de ir al notario. La Validez del nombre es de 2 meses. Gastos: aproximadamente 12 Euros (2000 Ptas). -Elaboración de los Estatutos y Escritura de Constitución Los estatutos son las normas que van a regir la sociedad (nombre, objeto social, capital social, domicilio social, régimen de participación de cada socio...). Los redactará un abogado y hay que pasar por el notario para firmar la escritura de constitución de la sociedad. -Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales Es un impuesto que grava la constitución, aumento de capital, fusión, transformación o disolución de una sociedad. Tendréis que pagar el 1% del capital inicial que pongáis en los estatutos. Documentos a presentar: Impreso modelo 600, Primera copia y copia simple de la escritura de constitución, fotocopia del CIF provisional (por lo que antes has debido pasarte por hacienda a solicitar el CIF provisional). Lugar: Depende de las Comunidades. Plazo: 30 días hábiles a partir del otorgamiento de la escritura. -Inscripción en el Registro de Sociedades Laborales Antes de inscribirla en el Registro Mercantil, hay que efectuar la inscripción en el Registro Administrativo de Sociedades Laborales de la Dirección Gral. de Trabajo de la Comunidad correspondiente. -Inscripción en el Registro Mercantil Una vez inscrita en el registro, la sociedad adquiere personalidad jurídica. Para ello deberán haberse hecho todos los pasos anteriores, los cuales deben justificarse al registrador. La Sociedad Anónima Laboral debe presentarse a inscripción en el plazo de 1 mes desde el otorgamiento de la escritura de constitución por el notario, y la Limitada Laboral en el de 2 meses. El Registro Mercantil será el correspondiente al domicilio social que fijaseis en los Estatutos. - 28 -