Contenido del manual 1. Conceptos generales de Visado Digital 2. Firma Electrónica 3. Creación de documentos en soporte digital (archivos.pdf) 4. Convertir documentos a formato.pdf 5. Combinar varios documentos PDF en uno solo Adobe Acrobat (Programa de pago) PDFCreator (Programa gratuito) 6. Firma de documentos.pdf Adobe Acrobat (Programa de pago) Xolido Sign (Programa gratuito) ClickSign (Programa gratuito) 7. Solicitudes de visado digital. Envío de documentación. 8. Documentos firmados y sellados. www.initcoms 1
1. Conceptos generales de Visado Digital Desde la aprobación de la Ley de Firma Electrónica (Ley 59/2003, de 19 de Diciembre) el uso de ficheros digitales constituyen un instrumento capaz de autentificar la procedencia y la integridad de los mensajes, surgiendo las oficinas virtuales, desde las cuales podemos agilizar y maximizar nuestros trabajos profesionales. Mediante este procedimiento se pretende que los Colegiados puedan enviar la documentación a tramitar en soporte digital, consultar el estado en que se encuentra, y obtener la documentación tramitada y visada. Todo ello podrá realizarse a través de un sitio web y de manera online. 2. Firma Electrónica Es un elemento imprescindible y permitirá acreditar la identidad del Colegiado y del Colegio. La firma electrónica a utilizar podrá ser la que se obtiene a través del Documento Nacional de Identidad Electrónico (para poder emplearlo es necesario disponer de un lector de tarjetas conectado al ordenador) o bien a través del Certificado Digital de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Para poder emplear el DNIe, se deben seguir las explicaciones y descargar las aplicaciones disponibles en la página del DNIe: http://www.dnielectronico.es/ El procedimiento de obtención del Certificado de la FNMT es totalmente gratuito y muy sencillo. Este Certificado es válido, además, para realizar otros trámites "on-line" con la Administración. Para obtener el Certificado Digital de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (en adelante FNMT), deberás acceder a la página web de la FNMT, concretamente en el siguiente enlace: https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/persona-fisica/obtener-certificadosoftware www.initcoms 2
En esta página web se detallan de una manera precisa y sencilla todas las instrucciones necesarias para obtener el Certificado Digital. Hay que tener en cuenta que todos los pasos que se indican a continuación se deben realizar siempre desde el mismo ordenador. 1. Solicitud del certificado https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/persona-fisica/obtener-certificadosoftware/solicitar-certificado 2. Acreditación de la identidad https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/persona-fisica/obtener-certificadosoftware/acreditar-identidad 3. Descarga del certificado https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/persona-fisica/obtener-certificadosoftware/descargar-certificado 4. Copia de la clave privada https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/persona-fisica/obtener-certificadosoftware/copia-seguridad www.initcoms 3
3. Creación de documentos en soporte digital (archivos.pdf) Es necesario transmitir la documentación referente a los encargos profesionales con una codificación de archivos unificada, para ello se ha optado por el formato.pdf, siendo algunas de sus características: Ser multiplataforma, es decir, puede ser presentado por los principales sistemas operativos (Windows, Unix/Linux o Mac), sin que se modifiquen ni el aspecto ni la estructura del documento original. Es una especificación abierta, para la que se han generado herramientas de software libre que permiten crear, visualizar o modificar documentos en formato PDF. Un ejemplo es la suite ofimática OpenOffice.org y el procesador de textos LaTeX. Puede cifrarse para proteger su contenido e incluso firmarlo digitalmente. http://es.wikipedia.org/wiki/pdf La documentación a enviar puede estar formada por diferentes tipos de documentos (planos, dibujos, imágenes, texto, presupuestos, etc.) pero que deberán integrarse en un único archivo o varios según corresponda, siempre en formato.pdf. El tamaño máximo de cada archivo a enviar no podrá superar los 30 MB. 4. Convertir documentos a formato.pdf Existen múltiples soluciones y programas, grauitos y de pago, para convertir documentos o archivos a formato.pdf. En esta guía tan sólo haremos una revisión y recomendación de algunos de ellos. Guardar con extensión.pdf desde cualquier programa del paquete Microsoft Office. Para guardar un documento con extensión.pdf utilizando cualquiera de los programas pertenecientes al paquete Microsoft Office (versión 2007 y posteriores), siga los pasos que se explican en el siguiente enlace. http://office.microsoft/es-mx/word-help/guardar-como-pdf-ha010064992.aspx www.initcoms 4
Algunos ejemplos: Guardar como.pdf desde Microsoft Excel (Archivo / Guardar cómo) Guardar como.pdf desde Microsoft Word (Archivo / Guardar cómo) www.initcoms 5
Para versiones Microsoft Office Word 2003 Microsoft Word 97, 2000 y 2002 podremos utilizar el programa gratuito PDFCreator, disponible a través de este enlace: http://www.pdfforge.org/download Hacemos click en Download. Cuando aparezca la ventana de descarga de archivo hacemos click en Guardar archivo. Una vez descargado y ejecutado el archivo,procedemos a su instalación haciendo click en Ejecutar. www.initcoms 6
Finalizada la instalación, el programa configura de forma automática una impresora virtual llamada PDFCreator. Para utilizarla, desde el programa en el que tenemos abierto el documento que queremos convertir a PDF, hacemos click en Archivo/Imprimir y en la lista de impresoras disponibles seleccionamos PDF Creator. A continuación aparecerá en pantalla una ventana del programa PDFCreator. Hacemos click en Guardar para convertir el documento a formato.pdf. 5. Combinar varios documentos PDF en uno solo. Con Adobe Acrobat (Programa de pago) Abrimos el programa Adobe Acrobat. Abrir/Combinar/Combinar archivos en un solo PDF www.initcoms 7
En la siguiente ventana seleccionamos Agregar archivos. Seleccionamos los archivos que queremos combinar. Finalizamos la operación haciendo click en Guardar. www.initcoms 8
Con PDFCreator (gratuito) Abrimos el primer documento desde su programa asociado; hacemos click en Archivo/Imprimir y en la lista de impresoras disponibles seleccionamos PDFCreator. En la siguiente ventana del programa PDFCreator hacemos click en la opción Poner en cola de impresión. Abrimos el segundo documento desde el programa asociado y de nuevo hacemos click en Archivo/Imprimir y en la lista de impresoras disponibles seleccionamos PDFCreator. En la siguiente ventana de PDFCreator podemos visualizar la cola de impresión, es decir los documentos esperando a ser unidos en único.pdf. www.initcoms 9
Para combinar los documentos de la cola de impresión en un único PDF hacemos click en Documento/Combinar todo. Finalmente Documento/Imprimir. www.initcoms 10
6. Firma de documentos.pdf Existen diferentes soluciones, gratuitas y de pago, para firmar digitalmente un archivo.pdf. En este manual expondremos tan sólo algunas de las más comunes, recomendadas por su sencillez y facilidad de uso. ADOBE ACROBAT (Programa de pago) Para firmar digitalmente un documento.pdf con Adobe Acrobat, abrimos el documento accedemos a Avanzadas / Firmar y Certificar, y hacemos click en Firmar documento o en Colocar firma. El programa mostrará un aviso indicando que debemos seleccionar un área en el documento para determinar en donde aparecerá la firma. Para ello hacemos click con el botón izquierdo del ratón en cualquier zona del documento y con ese mismo botón izquierdo todavía pulsado arrastramos para delimitar un rectángulo; soltamos y en esa zona que acabamos de delimitar será en donde se sitúe nuestra firma. www.initcoms 11
A continuación aparecerá una ventana solicitando con qué firma deseamos firmar (en caso de disponer de más de una firma en nuestro equipo). En este paso es importante no activar la opción Bloquear documento tras firmar; ya que en caso de activarla impediríamos que el Colegio pueda firmar o sellar el documento. Por último hacemos click en Firmar. La siguiente ventana nos pedirá un nombre y una ruta para poder guardar en nuestro equipo el documento ya firmado. www.initcoms 12
XOLIDO SIGN (Programa gratuito) Podemos descargarlo en: http://www.xolido/lang/productosyservicios/firmaelectronicayselladodetiempo/x olidosign/ Hacemos click sobre descarga gratis y procedemos a descargar el programa en nuestro equipo. Hacemos click en Ejecutar. Dejamos las opciones de instalación que trae el programa por defecto haciendo click sobre siguiente y finalmente sobre instalar. www.initcoms 13
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Proceso de firmado con XolidoSign. Abrimos el programa y hacemos click en Firmar. Seleccionar archivos, seleccionamos el archivo a firmar. Selección certificado, seleccionar el certificado o firma digital. Selección carpeta de salida, seleccionamos la carpeta destino en donde guardaremos el documento firmado. Una vez configurado podemos firmar el documento haciendo click en iniciar operación. www.initcoms 15
CLICKSIGN (Programa gratuito) Es posible descargarlo en esta dirección: http://www.clicksignworld/ Hacemos click sobre descarga gratis y seleccionamos nuestro sistema operativo Windows o Linux. www.initcoms 16
Hacemos click en el botón Ejecutar. Seleccionamos español como idioma de la instalación Procedemos a la instalación del ClickSign www.initcoms 17
Después de la instalación se abrirá una ventana que nos permite acceder a un manual de cómo se debe de firmar con ClickSign. Para firmar un documento.pdf con ClickSign tan sólo tendremos que hacer click con el botón derecho sobre el documento. Entre las distintas opciones que aparecen seleccionamos clicksign y posteriormente sobre firmar. Tras leer el manual aparecerá en pantalla una ventana de configuración. Si ya tenemos instalado nuestro certificado digital en el equipo, el programa ya se encarga de detectarlo. Sin embargo antes de utilizar ClickSign, debemos activar nuestro producto, solicitando una licencia, haciendo click en el botón Solicitar. www.initcoms 18
Introducimos un correo electrónico en dónde queremos recibir nuestra licencia de activación. Con esta licencia de activación podemos utilizar el programa indefinidamente para firmar únicamente documentos con extensión.pdf, y por un tiempo limitado de 1 mes para firmar archivos con cualquier tipo de extensión. www.initcoms 19
7. SOLICITUDES DE VISADO DIGITAL ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN Accedemos al sitio web que el Colegio ha habilitado para permitir el Visado Digital a sus Colegiados. (Url por confirmar) Para enviar una solicitud de visado digital hacemos clic en V.Digital Nuevo www.initcoms 20
Al realizar una Nueva solicitud de visado digital debemos indicar: Título: Título que identifica al trabajo o solicitud de visado digital. Tipo de intervención profesional: Según la codificación de tipos de intervención profesional de la Nota de encargo. (El tipo de intervención profesional determinará los archivos o documentos que debemos adjuntar) Visado o Registro: Si se trata de una solicitud de visado o una solicitud de registro. Gestión de cobro: Si el trabajo es con o sin gestión de cobro. Observaciones: Cualquier aclaración u observación que queramos reflejar. El número y tipo de documentos.pdf que tendremos que adjuntar vendrá determinado por el tipo de intervención profesional seleccionado. www.initcoms 21
Todos los archivos a adjuntar deben estar en formato.pdf y con un tamaño máximo por archivo de 30 MB. www.initcoms 22
Para adjuntar un archivo o documento hacemos click en el botón Examinar y seleccionamos de nuestro equipo el archivo correspondiente. Si la solicitud se ha realizado de forma correcta aparecerá el siguiente mensaje indicando que la operación ha sido realizada correctamente. www.initcoms 23
Haciendo click en V.Digital Histórico, accedemos al histórico de nuestras solicitudes de Visado Digital. Estados posibles para una solicitud de visado: 1.Iniciado El colegiado acaba de enviar una solicitud de visado digital. 2.Revisión-Visador La documentación que contiene la solicitud está siendo revisada por el visador del Colegio. 3.Revisión. Administrativos La documentación que contiene la solicitud está siendo revisada por los administrativos del Colegio. 4.Verificado-Pendiente de pago La documentación que contiene la solicitud es correcta. El Colegiado ha de abonar los costes correspondientes (Costes de Colegio y/o Costes de Seguro), para proceder al visado o registro digital de la documentación adjunta. 5.Pagado: El colegiado adjunta los comprobantes de pago correspondientes a los costes asociados a la solicitud. 6.Visado-Registrado El trabajo ha sido Visado-Registrado digitalmente. Los documentos han sido sellados y firmados por el Colegio. www.initcoms 24
7.Rechazado Se ha detectado algún error en la documentación aportada por el Colegiado o bien en los comprobantes de pago adjuntos. El Colegiado debe enviar nuevamente toda la documentación en caso de que los errores hayan sido detectados en la documentación o adjuntar de nuevo los comprobantes en caso de que el error haya sido detectado en estos documentos. Errores comunes por los que una solicitud puede ser rechazada: Documentación errónea o incompleta. Documentación que no contiene la firma del Colegiado o ha sido firmado incorrectamente. Documentos bloqueados que no permiten ser firmados y sellados por el Colegio. 8.Modificado El Colegiado ha solucionado los errores detectados aportando una nueva documentación o nuevos comprobantes según proceda. V.Digital Histórico Contiene el historial de todas nuestras solicitudes de visado digital. Haciendo click en el numero que identifica cada solicitud accedemos a la zona de detalle de la solicitud de visado digital. Ejemplo de solicitud que se encuentra en el estado 6.Visado-Registrado El Colegiado puede acceder tanto a los documentos originales enviados por él mismo como aquellos que contienen la firma y el sello del Colegio (Documentos visados) www.initcoms 25
Ejemplo de solicitud que se encuentra en el estado 4.Verificado-Pendiente de pago El Colegiado debe aportar los comprobantes de pago (en formato.pdf) correspondientes a los Costes de Colegio y Costes de Seguro según proceda. www.initcoms 26
En cada cambio de estado de la solicitud el Colegiado recibirá una notificación en su correo electrónico informándole del estado en que se encuentra. 8. DOCUMENTOS FIRMADOS Y SELLADOS Accediendo a la vista detalle de una solicitud que se encuentre en estado 6.Visado-Registrado, podemos consultar los documentos originales enviados por el Colegiado, documentos visados (idénticos a los originales pero con la firma y selo del Colegio) y comprobantes de pago. Los documentos originales enviados por el colegiado no contienen firma y sello del Colegio, tan sólo contienen la firma del Colegiado. Para comprobarlo abrimos cualquier documento.pdf original firmado por el Colegiado. www.initcoms 27
Hacemos click en el tercer icono en la lista vertical a la izquierda Firmas: verificar firmas Hacemos click en la cruz que aparece en la imagen superior dentro del círculo rojo para desplegar las propiedades de la firma. www.initcoms 28
Por otra parte los documentos Visados contienen la firma del colegiado, la firma del Colegio y el sello del Colegio. Para comprobarlo abrimos cualquier documento.pdf visado, firmado y sellado por el Colegio. El sello del Colegio se sitúa en la zona lateral derecha de todas las páginas del documento. www.initcoms 29
Podemos verificar las firmas del documento en el panel firmas del menú lateral izquierdo. www.initcoms 30