Microsoft Excel Contenidos: Cronograma con gráfico. Objetivo: Crear una Carta Gantt utilizando un gráfico de barras horizontal. En un cronograma, las actividades de un proyecto se representan y gráfican con barras, estas actividades tienen un principio y un fin; además, pueden tener asignada ciertos recursos. Las actividades están ordenadas según un orden de suceso y están relacionadas de alguna manera, la relación más común es la de fin-comienzo. Ésto se refiere a que debe estar terminada la actividad predecesora para comenzar la siguiente. Otra cosa importante en los proyectos, es poder hacer el seguimiento de las actividades, una vez planificado y programado, se confecciona el cronograma. Hay dos formas de hacer un cronograma en Excel, una es simplemente usando las celdas como una unidad de tiempo y, la que se examinará a continuación con un gráfico de barras horizontal. En la imagen se observa una columna con la identificación de la tarea, otra columna con el nombre de la actividad, una fecha de inicio, una duración y, una columna, con la fecha de término que está compuesta de la suma de la fecha de comienzo más la duración. Carta Gantt 1: Inicio y Finalización Posicionar el cursor en una celda fuera del área de la tabla. Ir a Insertar > Gráfico > Barra Horizontal Apilada. Aparecerá un gráfico en blanco. Sobre el gráfico en blanco, hacer clic con botón derecho del ratón y presionar en Seleccionar Datos. 29
Para incorporar los datos, en la ventana Seleccionar origen de los datos, presionar en Agregar. Aparece la ventana Modificar Serie, en donde se incluirán los datos. Con el cursor en Nombre de la serie:, seleccionar el título Comienzo y en Valores de la Serie:, seleccionar los datos debajo de ese titulo. Luego, Aceptar. Aparece un gráfico con unas barras que van desde el incio hasta las respectivas fechas de término. Observe que el orden de las tareas a realizar está invertido y su identificación son números, también que la fecha de comienzo es anterior a la que se registra en la tabla; estos inconvenientes se corregirán más adelante. A continuación, se agregará otra serie de datos, presionando nuevamente en Agregar, en la ventana Seleccionar origen de los Datos. Esta vez, en Nombre de la serie:, seleccionar el título Duración y en Valores de la Serie:, seleccionar los datos correspondientes a la duración. Finalmente, Aceptar. Se han añadido nuevas barras al gráfico. Eliminar Ahora, se procede al ordenamiento de la presentación de la Carta Gantt. Lo primero, es eliminar la etiqueta que identifica a las barras. A continuación, se reemplazan los números por los nombres de las actividades. Para ello se activa nuevamente la ventana Seleccionar origen de los Datos y se presiona en Editar de la sección Etiquetas del Eje Horizontal (Categoría) y se seleccionan las actividades de la columna Tarea, en la tabla. Luego, Aceptar. 30
Una vez obtenido un cuadro similar al de la imagen, y dado que el interés es las barras de color rojizo, se ocultarán las barras en color azul. Clicando una sola vez sobre alguna de las barras en azul, serán seleccionadas todas, luego, haciendo un botón derecho del ratón seleccionar Dar Formato a la Serie de Datos en el menú emergente. Aparecerá la ventana Formato de Serie de Datos, del menú de la izquierda seleccionar Relleno y en las opciones de la derecha, seleccionar Sin Relleno. Las barras de color azul han desaparecido. Sin embargo, las tareas aún están invertidas. Para corregir el orden invertido de las actividades, sobre el Eje Vertical (las actividades) presione el botón derecho del ratón y del menú emergente seleccione Dar Formato a Eje En la ventana que aparece, en Opciones del Eje, seleccione Categorías en Orden Inverso y en El Eje Horizontal Cruza: seleccione En la Categoría Máxima. Eje vertical Ahora, sólo resta corregir la fecha de inicio del proyecto, puesto que el gráfico muestra un espacio vacío en los ejes correspondientes a fechas anteriores al comienzo de las actividades. Eje horizontal Espacio sin información Para hacer que el gráfico comience con el inicio de proyecto, copie en una celda vacía la fecha en que éste comienza (en el ejemplo: 01-mar, en la celda C6), en la celda en que 31
copió la fecha de inicio debe cambiar el Formato de Celda a General. Aparecerá un número (en el ejemplo: 42064). Sobre el Eje Horizontal (las fechas de las actividades), presione el botón derecho del ratón y en el menú emergente elija Dar Formato a Eje y, en la ventana que aparece, en Opciones del Eje > Mínima active Fija y en la casilla copie el número 42064,0 que corresponde a la fecha de inicio, en el ejemplo. Activar Reemplazar por el número que corresponda a la fecha de comienzo del proyecto Puede realizar las mismas acciones para fijar la fecha de finalización, aunque es recomendable dejar un margen de tiempo por si hubiese cambios en el desarrollo del proyecto; de igual forma, con el mismo procedimiento, puede extender la fecha de finalización, si fuese necesario. Puede experimentar haciendo algunos cambios en la duración de las diferentes tareas del proyecto para observar cómo se adapta el gráfico a los nuevos datos. Carta Gantt 2: Recursos En la tabla inicial se han agregado los recursos humanos, es decir, quienes serán responsables frente a cada actividad. Para efectos del gráfico, bien pudiera incluir frente a cada una de las barras los nombres en una Forma de Cuadro de Texto, obligando a realizar la actualización del dato en forma manual si se produjera algún cambio en las designaciones iniciales y, también a readecuar estos cuadros de textos si se hicieran cambios en la duración de alguna de las actividades. Obviamente, resulta mucho más cómodo, eficiente y con ahorro de tiempo y trabajo, que ésto se realice automáticamente. Se comienza con la preparación de una columna auxiliar en la tabla de datos: 32
1. En la columna G, con el título de Auxiliar, copie las fechas de finalización (=E6, en el ejemplo) y extienda la copia hacia abajo en la columna. 2. Seleccione las columnas Recursos y Auxiliar, y copie la selección utilizando Ctrl + c. 3. Dé un clic sobre el gráfico y pegue la selección utilizando Ctrl + v. Aparecerán unas barras a todo lo largo del gráfico. Sobre este extraño gráfico de barras, clic con el botón derecho del ratón y en el menú emergente seleccione Cambiar Tipo de Gráfico de Series 4. En la ventana que aparece, opte por gráfico de Línea con Marcadores y Aceptar. 5. Seleccione este último gráfico y presionando el botón derecho del ratón, presione en Cambiar Tipo de Gráfico de Series y opte por gráfico de Barra Agrupada. Nuevamente verá un gráfico extraño. 6. Observe que ha aparecido un eje horizontal de fechas en la parte superior del gráfico. Haga clic sobre este nuevo eje y presione en Presentación > Ejes > Eje Vertical Secundario > Mostrar Eje Predeterminado. Aparece el Recurso Humano y se produce un acomodamiento de las barras de la serie Auxiliar, pero invertido. 7. Para hacer coincidir las actividades con su recurso, se deberá invertir este eje. 8. Seleccione el eje vertical de los recursos, presione el botón derecho del ratón, opte por Dar Formato a Eje y habilite Categoría en Orden Inverso. Luego, Cerrar. 33
Observe que el eje horizontal con fechas que estaba en la parte superior, está en la parte inferior. Sin embargo, las fechas no son coincidentes. 9. Seleccione el eje con la fecha diferente y opte por Dar Formato a eje, habilite Fija en Opciones de Eje > Mínima: y digite el número que corresponde a la fecha de comienzo del proyecto (en el ejemplo: 42064,0). Aproveche, copiar el valor Máxima: que se empleará más adelante. También, puede adecuar la presentación del gráfico en los intervalos entre fechas. Antes de cerrar, puede cambiar el valor de Unidad Mayor: a 7 ó 5 u otro valor según le parezca más clara la exposición. Debe tener presente que, deberá hacer lo mismo con el otro eje de fechas, además de corregir el valor Máxima: (en el ejemplo: 42160,0) que copió antes. 10. Borre el Eje Secundario Vertical con los nombres de los recursos humanos y uno de los Ejes Secundario Horizontales con las fechas. En rigor sólo se ocultan. 11. Sobre las barras de la serie auxiliar (color verde), dar un clic derecho del ratón y seleccione Agregar Etiqueta de Datos. Aparecen las fechas del eje auxiliar. 12. Nuevamente dé un clic derecho sobre las barras de la serie auxiliar (color verde, en el ejemplo) y seleccione Formato de Etiquetas de Datos y en Contenido de la Etiqueta deshabilite la opción de Valor y habilite la de Categorías, en Posición de la Etiqueta habilite Extremo Interno. Ahora tendrá los nombres de los responsables de cada actividad sobre la barra verde, en el ejemplo. 13. Una vez más seleccione la barra de la serie auxiliar y en Inicio > Color de Relleno, opte por Sin Relleno. 34
14. Solo falta eliminar la columna auxiliar. Antes de eliminarla, posicione el cursor sobre el gráfico haga un clic derecho del ratón y elija Seleccionar Datos. 15. En la ventana emergente, en Entrada de Leyenda (Series), seleccione Auxiliar y presione en Editar. 16. En Valores de la Serie de la ventana Modificar Serie, seleccione los datos de la columna FIN, que son los mismos valores utilizados en la columna auxiliar. 17. Elimine la columna G que contenía los datos auxiliares. Excel acusará errores de referencias no válidas que puede Aceptar sin mayor preocupación. Luego de guardar y cerrar la aplicación, al abrirla nuevamente no habrá dificultades. Carta Gantt 3: Estado de Avance Para una Carta Gantt más completa, habrá que agregar el estado de avance. 1. Al archivo utilizado en la Carta Gantt 2: Recursos, se borraron las palabras en inglés en la fila de los títulos y se digitó una Tarea con el nombre de Proyecto. Esto es para originar una línea de resumen del Estado de Avance. 2. En los campos de Comienzo y Fin del registro Proyecto, se copian las fechas de Inicio del Proyecto y de Finalización, respectivamente (C4=C5 y E4=E12, en el ejemplo). 3. En el campo Duración se digita la fórmula Fin menos Comienzo (=E4 C4, en el ejemplo). 4. En la parte superior, en la celda C1 del ejemplo, se agrega el título Fecha:, y en D1 se digita la función =HOY(), Excel leerá la fecha desde el computador. 5. Se agregan 3 columnas: Avance Días, Días Faltante y Avance %. 6. Los datos para la columna Avance Días se calculan por la siguiente fórmula, de acuerdo con el ejemplo: =SI(E4<$D$1;D4;SI(C4>$D$1;0;$D$1-C4)), copiándola hasta el final de la tabla. 7. Los datos de la columna Días Faltante, por: =SI(Y(C4<$D$1;D4>G4);D4-G4;D4-G4), copiándola hasta el final de la tabla. 8. Los datos para Avance %, por =G4/(D4*100)%, copiándola hasta el final de la tabla. 35
9. El gráfico se construye siguiendo el mismo procedimiento utilizado en la Carta Gantt 2: Recursos, con la diferencia que, esta vez se grafican los campos: Comienzo, Avance Días y Días Faltante. 10. Se hacen dos columnas auxiliares: Recursos y Fin, con sus datos. Las que, luego de ser utilizadas, hacia el final del gráfico, serán eliminadas al igual que se hizo en la Carta Gantt 2: Recursos. 11. La barra de Proyecto, que en un principio es igual que las demás barras, su aspecto se cambiará por: a) Dar dos clic consecutivos sobre la barra de Proyecto (el primer clic selecciona todas las barras y el segundo individualiza la selección). b) Con el botón derecho del ratón, elegir Formato de Punto de Datos > Relleno > Relleno con imagen o textura. c) En Insertar de: presionar en Imágenes prediseñadas. Seleccionar alguna de las líneas decoración, divisores del final del listado de imágenes. d) Para dar más realce, puede agregar Sombra. e) En Formato de Etiqueta de Datos, en la opción Contenido de la Etiqueta, habilite Nombre de la Serie y Valor. Como Separador, elija Espacio. f) Acomode las etiquetas, al centro Avance Días y Días Faltante al final. Experimente haciendo algunos cambios en los campos de Duración y Recursos y, también, cambiando la fecha del computador. 36