CASO PRÁCTICO Nº 03 1. OBJETIVO El desarrollo del Caso Práctico Nº 03, busca lograr los siguientes objetivos en el participante: - Definir los recursos y Roles. - Revisar y definir la Estructura de Desglose del Trabajo. - Definir Presupuestos. - Establecer códigos de Proyecto. 2. TEMAS A DESARROLLAR El Caso Práctico Nº 03 desarrolla los siguientes temas: - Recursos y Roles. - Estructura de Desglose del trabajo (EDT) ó WBS. - Presupuesto del proyecto. - Códigos del Proyecto. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.
3. DESARROLLO DEL CASO PRÁCTICO 3.1 DEFINICIÓN DE RECURSOS Y ROLES. Recursos y Tipos de Recursos Los recursos permiten completar las actividades del proyecto. Las unidades de los recursos pueden ser hh, hm, m3, m2, etc. Existen tres tipos de recursos: - Mano de Obra: Este tipo de recurso está relacionado con la mano de obra, cuya unidad de medida son horas hombre (HH). - Equipamiento: Este tipo de recurso está relacionado a los equipos usados en el proyecto, cuya unidad de medida son horas máquina (HM). - Material: Este tipo de recurso está relacionado a materiales o insumos, cuya unidad de medida deberá ser asignada en Kg, m 2, m 3, etc. Nota Para el desarrollo del caso práctico 03, diríjase al CD del curso» Casos Prácticos» Sesión 03» Archivos de Inicio, dentro de esta carpeta elija el archivo final del caso práctico anterior (02) e impórtelo para empezar a trabajar. Creación de Recursos Para crear los recursos de nuestro proyecto, debemos seguir los siguientes pasos: 1. Diríjase a la Barra de Menú Empresa» seleccione Recursos. FIGURA 1: Ruta para crear recursos. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 2
2. De esta forma accederá a la lista de recursos disponibles organizados jerárquicamente. FIGURA 2: Vista de Recursos. 2. Haga clic en la Barra de opciones Mostrar» Filtrar por y finalmente seleccione todos los Recursos, como se muestra en la Figura 3. Con este paso primavera nos permitirá ingresar nuevos recursos. Figura 3: Mostrar todos los recursos. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 3
Al hacer clic en el botón por primera vez, primavera nos muestra un asistente de creación de recursos. En nuestro caso práctico debemos desactivar dicho asistente siguiendo estos pasos: 1. Diríjase a la Barra de Menú» Editar» seleccione Preferencias del Usuario. 2. Seleccione la pestaña Asistencia y desactive las opciones de utilizacion de asistencia para crear un nuevco recurso y una nueva actividad. Como se muestra en la siguiente figura. Nota 3. Luego de desactivar el asistente, seleccione el primer nodo (ORG), como se muestra en la Figura 4, y haga clic en el botón de la Barra de Comandos, para crear un nuevo nodo. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 4
FIGURA 4: Agregando nuevo recurso. 4. En la Barra de comandos, haga clic en el botón, luego en el botón para reubicar el nodo creado como el nodo principal. Ver Figura 5. Figura 5: Reubicar el nodo creado como nodo principal. 5. En la columna ID de recurso del nodo recientemente insertado escriba RPC y en la columna Nombre del recurso escriba Recursos del Programa de Capacitación. Puede ingresar dichos nombres haciendo doble clic en cada columna (Ver Figura 6). The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 5
Figura 6: Ingresando nombres al nodo creado. 6. Repita el proceso anterior para crear 3 sub nodos según la siguiente lista. ID de Recurso Nombre del Recurso MO MT EQ Mano de Obra Materiales Equipos 7. Luego de ingresar dichos nodos y reubicarlos usando los botones, deberá tener la siguiente apariencia, como se muestra en la Figura 7. Figura 7: Ingreso de Sub nodos. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 6
8. Luego, haga clic en la Barra de opciones y seleccione Detalles, el cual permite mostrar el formulario detalles del recurso en la parte inferior» Seleccione el nodo MO y diríjase a la pestaña Detalles y establezca los siguientes parámetros. Ver Figura 8. Nombre del Nodo Tipo de Recurso Moneda Calendario MO: Mano de Obra Mano de Obra Nuevo Sol Programa de Capacitación Figura 8: Definiendo parámetros para el sub-nodo Mano de Obra. 9. Realice la misma operación para el nodo MT, pero esta vez establezca el Tipo de Recurso a Material. El siguiente mensaje será mostrado como consecuencia de establecer el tipo Material: The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 7
El mensaje advierte que al establecer este tipo de recurso removerá todos los roles del recurso. Figura 9: Estableciendo Recursos Tipo Material. 10. A continuación haga clic en Sí. 11. Para los recursos tipo material crearemos una nueva unidad de medida que estableceremos luego, para ello: Diríjase a la barra de menú» Admin» Seleccione Categorías de admin En el cuadro de diálogo Categorías de administrador, seleccione la pestaña Unidades de medida» haga clic en, luego escriba los siguientes parámetros: Abreviatura de unidad Nombre de unidad Und Unidad La nueva unidad creada debe ser como se muestra en la figura 10. Figura 10: Creación de una nueva unidad de medida. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 8
12. Después de crear la unidad ahora procederemos a seleccionarla como unidad de nuestros recursos tipo Material para ello, seleccione el recurso Materiales creado en el paso 9, en la pestaña Detalles proceda a realizar los cambios como se muestra en la siguiente Figura 11. Figura 11: Definiendo parámetros para el sub-nodo Material. Nota Cada vez que agregamos un nuevo recurso tipo material, debemos asignarle la unidad de medida Und establecida en los pasos anteriores. 13: En el nodo EQ establesca el Tipo de Recurso Equipamiento con los siguientes parámetros: Ver siguiente tabla. Nombre del Nodo Tipo de Recurso Moneda Calendario EQ: Equipamiento Equipamiento Nuevo Sol Programa de Capacitación The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 9
14. Finalmente obtendremos la nueva estructura de nuestros recursos según la Figura 12. Figura 12: Estructura final de los recursos. Creación de Recursos 1. Seleccione el nodo MO, haga clic derecho y seleccione. Escriba PM en la columna ID de recurso, en la columna Nombre del Recurso escriba Director del Proyecto. Ver Figura 13. Figura 13: Creación de Recursos. * Crear recursos usando el asistente de creación de Recursos: 1. Seleccionar el nodo MO, hacer clic en el botón que se encuentra en la Barra de Comandos y aparecerá el asistente de creación del nuevo recurso, donde deberá ingresar las siguiente información como se muestra en la siguiente figura. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 10
Figura 14: Creación de Recurso usando el asistente. 2. Haga clic en el botón Siguiente y asegúrese de establecer el recurso tipo Mano de Obra de acuerdo a la siguiente figura. Figura 15: Creación de Recurso usando el asistente. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 11
3. Haga clic en el botón Siguiente para pasar a la siguiente página. En el cuadro anterior existen 3 campos: Precio/Unidad: Precio unitario del recurso (Costo por hora-hombre). Unidades/Tiempo predeterminado: Cantidad de horas de trabajo por jornada diaria que se asigna a una actividad. Unidades/Tiempo máx: Máxima cantidad de horas-hombre posible para una jornada diaria de trabajo. Puede definir esta cantidad opcionalmente para controlar la disponibilidad de recursos en intervalos de tiempo con el fin de detectar de acuerdo a esto las posibles sobre asignaciones en el cronograma. Es frecuente especificar como recurso ilimitado a la Mano de Obra y especificar límites a los equipos, puesto que estos se encuentran en función del planeamiento estratégico del proyecto. 4. Haga clic en el botón Finalización para dar por terminado la creación del recurso. Ciertamente existen más valores por asignar, pero eso lo realizaremos más adelante. Ver figura 16. Figura 16: Creación de Recurso usando el asistente. 5. Utilizando cualquiera de los dos procedimientos aprendidos para crear recursos, termine la creación de los recursos de Tipo Mano de Obra (MO) que se muestran en la siguiente tabla. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 12
Id de Recurso PM Coordinador Asistente de Aula Instructor del Curso Nombre del recurso Director del proyecto Coordinador de informes y contratos Asistente de Aula Instructor del Curso 6. Ahora realice el ingreso de los recursos de tipo material (MT) para los elementos mostrados en la siguiente tabla. MC CA RE Id de Recurso Nombre del recurso Material de curso Contrato Alquiler Refrigerio 7. Finalmente realice el ingreso de los recursos de tipo Equipamiento (EQ) para los elementos mostrados en la siguiente tabla: Id de Recurso Proyector Laptop Transporte Nombre del recurso Proyector Epson Laptop Toshiba Auto - Minivan 8. El resultado debería ser como se muestra en la siguiente Figura 17. Figura 17: Vista General de los recursos del proyecto. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 13
Ingreso de los precios unitarios 1. En la Barra de directorio haga clic en el botón para acceder a la página Recursos si es que no se encontrara allí. 2. En la lista de recursos, seleccione el recurso Director del Proyecto, diríjase al formulario de recursos que se encuentra en la parte inferior y haga clic en la pestaña Unidades y Precios para entrar a la siguiente ventana. Ver figura 18. Figura 18: Pestaña Unidades y precios. 3. Haga clic en la columna Fecha de Vigencia correspondiente a la primera entrada existente y cuando aparezca el botón al calendario electrónico., haga clic sobre él para acceder 4. En el calendario electrónico seleccione la fecha correspondiente al 02-01-2012 que coincide con la fecha de inicio del proyecto. Ver Figura 18. Esta fecha aplicada irá asociada al precio unitario del recurso. Figura 19: Seleccionando fecha de vigencia. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 14
5. En la columna Price/unit4 ingrese s/. 27.50/h como precio unitario de la hora-hombre, como se aprecia en la figura 20. Nota Para mostrar la columna Price/unit4, debe hacer clic derecho en Unidades/Tiempo máx.» Seleccionar Personalizar Columnas de tarifa de recursos» en el cuadro de diálogo Resource Rate Columns, de la opcion general agregar Price/unit4 a las opciones seleccionadas y quitar de las opciones seleccionadas a Resource Cost usando las flechas» finalmente haga clic en el botón Aceptar. Figura 20: Ingresar Precio/unidad del recurso. 6. Continúe con el ingreso de los precios de acuerdo a la siguiente tabla de Precios de recursos requeridos por tipo. Nombre del recurso Unidades/tiempo Cantidad Precio Mano de obra Director del proyecto HH 1 S/. 27.50/hora Coordinador de informes y HH 1 S/. 20.50/hora contratos Asistente de Aula HH 1 S/. 15.00/hora Instructor del Curso HH 1 S/. 90.00/hora Materiales Material de Curso Unidad 10 S/. 100.00/unid Contrato Alquiler Unidad 1 S/. 3,600.00/unid Refrigerio unidad 10 S/. 10.00/unid Equipos Proyector Epson hm 1 S/. 50.00/hm Laptop hm 1 S/. 50.00/hm Auto Minivan hm 1 S/. 20.00/hm The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 15
7. Al ingresar los precios de los recursos tipo material en la columna Price/Unit4, puede notar que la cantidad de unidades predeterminada es 8 und/d tanto en la pestaña Detalles y pestaña Unidades y precios, entonces debemos modificar esos valores siguiendo los siguientes pasos: Seleccione el recurso Material de Curso» diríjase a la pestaña Detalles en la opción Unidades/tiempo predeterminado ingrese 10Und/d, como se muestra en la figura 21. Figura 21: Ingreso de Unidad/tiempo predeterminado Pestaña detalles. De la misma manera, seleccione el recurso Material de Curso» diríjase a la pestaña Unidades y precios, y en la columna Unidades/Tiempo máx., ingrese 10Und/d de acuerdo a la tabla anterior como se muestra en la figura 22. Figura 22: Ingreso de unidades/tiempo máx. Pestaña Detalles. Finalmente realice los pasos anteriores para los recursos de tipo Material Contrato alquiler y refrigerio. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 16
Definiendo Roles a Recursos. Con el uso del cuadro de diálogo Roles podemos añadir, editar y eliminar roles. También puede usar este cuadro de diálogo para asignar roles a recursos, definir por encima de cinco tasas de precios/unidad para cada rol y especificar la disponibilidad del rol en el tiempo. Con la definición de roles comprenderá el uso de estos como una herramienta para agrupar recursos con el fin de obtener cantidades consolidadas de horas hombre y horas máquina al momento de graficar el histograma de recursos. 1. Después de haber definido sus precios y recursos. Diríjase a la Barra de Menú» Empresa y seleccione Roles. Ver figura 23. Figura 23: Ingreso a Cuadro de diálogo Roles. 2. Para añadir un nuevo rol, en el cuadro de diálogo Roles debemos mostrar todos los roles, para ello, haga clic en la barra de opciones Mostrar» Filtrar por» y seleccionar todos los roles. Ver figura 24. Figura 24: Filtrando todos los Roles. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 17
3. Luego, haga clic en el botón para agregar un nuevo nodo. Dicho nodo deberá llamarse Categorias de Recursos con ID de rol de Categorías. Ver figura 25. Figura 25: Creando nuevo rol. Nota Puede usar los botones con las flechas para reubicar el nodo en el árbol. 4. Seleccione el primer nodo creado y vuelva a hacer clic en el botón para añadir dos nodos llamados Mano de Obra y Equipo. Ver figura 26. No se olvide que para tener la apariencia de la figura 26, debe utilizar las flechas. Figura 26: Creando roles. 5. Seleccione el nodo mano de obra y en la parte inferior asegúrese de seleccionar la pestaña Recursos» luego haga clic en botón, para visualizar el cuadro de diálogo Asignar Recurso» en dicho cuadro seleccione todos los recursos de tipo Mano de obra usando la tecla SHIFT» haga clic en el botón para asignar todos los recursos seleccionados al rol» finalmente haga clic en el botón para cerrar el cuadro de diálogo Asignar Recursos. Ver Figura 23. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 18
Figura 27: Estableciendo Roles. 6. Seleccione el nodo Categorías.EQ Equipo, vuelva a hacer en clic botón y de la misma forma como hizo anteriormente seleccione todos los recursos de tipo Equipo y asígnelos a dicho rol» luego haga clic en el botón» finalmente haga clic en el boton para cerrar el cuadro de diálogo Roles. 35. Finalmente puede apreciar que los recursos estan asignados a dichos roles, seleccionando un rol e ingresando a la pestaña Roles de la ventana de detalle de Roles. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 19
Figura 28: Verificando roles de recursos. DEFINIR LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO Ahora definiremos nuestra EDT, para ello siga los siguientes pasos: 1. Diríjase a la Barra de menú» Proyecto» seleccione WBS ó haga clic en el botón de la Barra de Directorio. Podrá acceder a la ventana Estructura de Desglose del Trabajo. 2. Haga clic en la entrada de la columna Código de WBS y modifique el código por P01» luego haga clic derecho a la entrada P01 y seleccione el botón» escriba GP en la columna Código de WBS y Gestión del Proyecto como nombre de la WBS luego repita el paso anterior para CT, CGP y INF, asegúrese de ingresar las descripciones de acuerdo a la siguiente tabla: Codigo de WBS GP CT CGP INF Nombre de la WBS Gestión del Proyecto Contrato Curso de Gestión del Proyecto Informes 3. La siguiente figura muestra la apariencia del WBS luego de realizar el paso anterior. Figura 29: EDT- Preliminar. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 20
4. Ahora seleccione el nodo P01.GP y haga clic derecho para seleccionar la opción» ingrese los datos mostrados de la siguiente tabla. Codigo de WBS PCH PP RC CP Nombre de la WBS Project Charter Plan del Proyecto Reunión de Coordinación Cierre del Proyecto 5. El WBS deberá lucir como en la siguiente figura 30. Figura 30: Figura EDT Preliminar 6. Ahora por su cuenta inserte algunos paquetes para obtener la siguiente figura 3 The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 21
Figura 31: EDT Final. 7. Puede hacer clic en el botón Vista Gráfica para ver la EDT en forma gráfica. Figura 32: EDT Vista Gráfica. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 22
Para personalizar los datos a mostrar en los paquetes del WBS, puede hacer clic derecho a la ventana Estructura de Desglose del Trabajo» Plantilla de caja de gráfico y seleccionar la opción personalizar. En el cuadro de diálogo Plantilla de caja de gráfico, puede personalizar los datos a mostrar (haciendo doble clic en los campos) y finalmente Nota hacer clic en el botón 32 son:. Por ejemplo, los datos para la figura Nombre de campo Ancho Alto Código de WBS 100% 1 Nombre de la WBS 100% 2 Gerente Responsable 100% 1 ESTABLECIENDO PRESUPUESTO Primavera tiene un enfoque para establecer presupuesto de arriba hacia abajo cuando se gestiona un proyecto. Podemos establecer previsiones presupuestarias en la etapa de planificación, después se podrá refinar mientras progresa el proyecto, dicho presupuesto debe ser establecido inicialmente al nodo EPS y luego distribuir dicho presupuesto con todos los proyectos que pertenecen a dicho Nodo EPS. También el presupuesto establecido al nodo EPS se puede distribuir de manera mensual como plan de gastos mensuales, luego cuando los proyectos están en ejecución, podemos ingresar los gastos reales en el plan de gastos mensuales del proyecto y así poder saber si lo planificado en el Nodo EPS es mayor o menor a lo real en los proyectos o viceversa, para ello debemos seguir los siguientes pasos. 1. De la Barra de menú, seleccione Empresa» Proyectos. Ver figura 33. Figura 33: Seleccionar opción Proyectos. 2. Luego, haga clic en la Barra de opciones Diseño» Mostrar al final, elija Detalles del proyecto» seleccione el nodo creado Cursos In house» de la ventana detalles del proyecto, haga clic en la pestaña Bitácora de presupuesto. En el campo Presupuesto original escriba el presupuesto para dicho Nodo el cual es 17,700.00 soles, como se muestra en la siguiente figura. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 23
Figura 34: Definir presupuesto para el nodo. 3. Ahora se debe distribuir dicho presupuesto a todos los proyectos que presenta dicho nodo, en nuestro caso práctico el nodo Cursos In house solo tiene un solo proyecto, entonces se debe asignar todo el presupuesto al proyecto de la misma forma que el paso anterior. Ver figura 35. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 24
Figura 35: Definir presupuesto para el Proyecto. 4. Ahora, debemos configurar el plan de gastos para nuestro nodo EPS, como dentro del nodo hay un solo proyecto, y dicho proyecto tiene una duración aproximada de 3 meses que comienza el 02-01-2012 y termina aproximadamente el 04-04-2012, entonces debemos establecer nuestro plan de gastos para los 3 meses tanto en el Nodo principal como en el proyecto, para ello debemos seleccionar el nodo EPS Cursos Inhouse Cursos programados para empresas» de la pestaña detalles, hacer clic en Plan de gastos y definir el costo para los 3 meses, tal como se muestra en la siguiente figura 36. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 25
Figura 36: Estableciendo plan de gastos para el nodo Cursos Inhouse. 5. Inicialmente nuestro plan de gastos del proyecto debe ser el mismo que nuestro Nodo porque estamos en la etapa de planificación. Entonces debemos ingresar nuestro plan de gastos inicial para el proyecto, para ello, seleccione el proyecto P01 Programa de Capacitación 2012» de la pestaña detalles, hacer clic en Plan de gastos y definir el costo para los 3 meses, tal como se muestra en la siguiente figura 37. Figura 37: Estableciendo plan de gastos para el proyecto Programa de Capacitación. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 26
6. La desviación actual sin distribuir se mostrará positivo o negativo (color rojo) en el nodo. Esta desviación sucede cuando el plan de gastos del proyecto aumenta o disminuye. En nuestro caso no hay ninguna desviación porque estamos recien en la etapa de planificación, como se puede apreciar en la siguiente figura. Figura 38: Desviación actual sin distribuir. Estableciendo Códigos de proyecto Podemos organizar los proyectos en la EPS en grupos de acuerdo a categorías especificas como: localidad, region, estado, prioridad, director del proyecto, sponsor, etc. Podemos crear nuevos códigos de proyecto y valores para usar con nuestros proyectos. Puede establecer un número ilimitado de códigos, tantos que necesite para cumplir con la ordenación, filtrado y presentación de informes para sus proyectos. Para establecer códigos para nuestro proyecto siga los siguientes pasos: 1. Diríjase a la barra de menú Empresa» y seleccione códigos de proyecto. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 27
Figura 39: Ingresando al cuadro de diálogo Códigos del Proyecto. 2. En el cuadro de diálogo Códigos del proyecto, haga clic en el botón» en el nuevo cuadro de diálogo Definiciones de código de proyecto, haga clic en el botón y escriba Director del Proyecto como Nombre de código de proyecto y 7 como longitud Máx» finalmente haga clic en, como se muestra en la siguiente figura. Figura 40: Definiendo un nuevo código del proyecto. 3. Ahora defina los siguientes códigos de proyecto siguiendo los pasos anteriores y haga clic en el botón cerrar. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 28
Nuevo código del proyecto Director del Proyecto Patrocinador Locación del Proyecto Tipo de proyecto Estado del proyecto 4. Luego de crear los 5 nuevos códigos, En el cuadro de diálogo Códigos de Proyecto» en el campo Seleccionar código del proyecto, debe visualizar los 5 nuevos códigos» seleccione Director del proyecto y agregue los siguientes valores haciendo clic en el botón. Valor del código JV EV MP Descripción del Código Juan Valencia Ernesto Vergara María Pizarro Figura 41: Agregando valores al código Director del Proyecto. 5. Agregue los siguientes valores de código a los 5 códigos de proyecto creados siguiendo el paso anterior. Código del Proyecto : Director del Proyecto Valor del código Descripción del Código JP Juan Valencia EV Ernesto Vergara MP María Pizarro The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 29
Código del Proyecto : Patrocinador Valor del código Descripción del Código FP Fernando Pachas JP José Perez Código del Proyecto : Locación del Proyecto Valor del código Descripción del Código LI Lima AR Arequipa CH Chiclayo Código del Proyecto : Tipo de Proyecto Valor del código Descripción del Código CA Capacitación CO Consultoría Código del Proyecto : Estado del Proyecto Valor del código Descripción del Código PR En Proceso TR Terminado 6. Luego de ingresar los valores de los 5 códigos del proyecto, debe hacer clic en el botón cerrar. 7. Finalmente, haga clic en el botón de la Barra de Directorio» seleccione el proyecto Programas de Capacitación 2012» en la ventana detalles del proyecto, seleccione la pestaña Códigos» en dicha pestaña asigne el código de proyecto Director del Proyecto, haciendo clic en el botón. En la ventana Códigos de Proyecto, elija a Juan Valencia como Director del Proyecto, seleccionando dicho director y haciendo clic en el botón, finalmente haga clic en para terminar la asignación. Ver figura 37. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 30
Figura 42: Asignar codigo de proyecto. 8. Realice el paso anterior para asignar los siguientes codigos a nuestro proyecto. Código del Proyecto Valor del Código Descripción del Código Director del Proyecto JV Juan Valencia Locación del Proyecto LI Lima Patrocinador FP Fernando Pachas Tipo de Proyecto CA Capacitación Estado del Proyecto PR En proceso 9. Luego de asignar los codigos de la tabla anterior, debe hacer clic en el botón cerrar. El resultado debería ser como se muestra en la siguiente figura. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 31
Figura 43: Asignación final de códigos para el proyecto. 10. Por ejemplo, si desea ver el estado de los proyectos, podemos hacer clic derecho a la ventana Proyectos» Agrupar u ordenar por» y seleccionar el código de proyecto Estado del Proyecto. Como se muestra en la siguiente figura. Figura 44: Ver estado del proyecto. 11. Al establecer el estado del proyecto, podremos visualizar el estado del proyecto de acuerdo a los códigos. Como tenemos un solo proyecto asignado a dicho estado solo visualizaremos dicho proyecto. Ver Figura 40. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 32
Figura 45: Visualizando el estado del proyecto. 12. Otra forma para agrupar los proyectos por estado debe hacer los siguientes pasos: Seleccione el botón, de la barra de Herramientas. En el cuadro de diálogo Ordenar y Agrupar, de la columna agrupar por seleccione Estado del proyecto nivel 1» finalmente haga clic en el botón. Haga clic derecho en la pantalla Proyectos» Agrupar y ordenar por» seleccione personalizar de la lista despegable. Como se muestra en la siguiente figura 46. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 33
Figura 46: Ver estado del proyecto- segundo método. El resultado deberá ser de acuerdo a la siguiente figura 47. Figura 47: Visualizando el estado del proyecto- Segundo método. 13. Para regresar al estado inicial haga clic derecho Agrupar y ordenar por» y seleccione la opción. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 34