AUDITORIA INTERNA CUA No.: 58058 AUDITORIA DE GESTION Auditoria Grupo Cero DEL 02 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2016 PETAPA - GUATEMALA, SEPTIEMBRE, 2016
INDICE ANTECEDENTES 1 OBJETIVOS 1 GENERALES 1 ESPECIFICOS 1 ALCANCE 2 INFORMACION EXAMINADA 2 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 2 HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS LEGALES COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA COMISION DE AUDITORIA 11 4 8 10
ANTECEDENTES El municipio de San Miguel Petapa, se encuentra situado en la parte sur del Departamento de Guatemala, en la Región I o Región Metropolitana. Limita al Norte con el municipio de Villa Nueva (Guatemala); al Sur con el Lago de Amatitlán (Guatemala); al Este con el municipio de Villa Canales (Guatemala); y al Oeste con el municipio de Villa Nueva (Guatemala). Cuenta con una extensión territorial de 23 kilómetros cuadrados, y se encuentra a una altura de 1,285 metros sobre el nivel del mar, su clima es templado. Se encuentra a una distancia de 20 kms. De la cabecera departamental de Guatemala. La Constitución Política de la República reconoce y establece el nivel de Gobierno Municipal, con autoridades electas directa y popularmente, lo que implica el régimen autónomo de su administración, como expresión fundamental del poder local, y que la administración pública será descentralizada. El Código Municipal Decreto número 12-2002 en el artículo 9 habla del Gobierno Municipal y expone que El Concejo Municipal es el órgano colegiado superior de deliberación y de decisión de los asuntos municipales cuyos miembros son solidariamente y mancomunadamente responsables por la toma de decisiones. El Gobierno Municipal corresponde al Concejo Municipal, el cual es responsable de ejercer la autonomía del municipio y se integra por el alcalde, los síndicos y los concejales, todos electos directa y popularmente en cada municipio. Con fecha 15 de enero del año 2016 tomo posesión el Concejo Municipal de Municipio de San Miguel Petapa, para el período 2016-2020 según el Acta No.9-16 de la Sesión Ceremonial y Solemne celebrada el día quince de enero del año 2016. OBJETIVOS GENERALES Evaluar la estructura de Control Interno y el adecuado cumplimiento de Leyes Normas específicas en cada área, determinar el alcance de las pruebas y detectar las posibles debilidades de Control Interno existentes. ESPECIFICOS Determinar el correcto y oportuno registro de las operaciones, de Pág. 1
conformidad con las Leyes, Reglamentos, Normas y procedimientos aplicables. Verificar que los expedientes de personal estén completos y actualizados. Comprobar que el personal que ocupa una plaza como profesional, cuente con la acreditación de la constancia de Colegiado Activo. Comprobar que las operaciones efectuadas estén debidamente documentadas. Verificar el cumplimiento de los plazos, para presentar la documentación ante los entes correspondientes. ALCANCE El trabajo de la presente auditoria se realizará en el período comprendido del 02 de enero al 31 de mayo de 2016, cuya finalidad será verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos en la Dirección de Recursos Humanos de acuerdo a las Normas de Auditoria del Sector Gubernamental, emitidas por la Contraloria General de Cuentas. INFORMACION EXAMINADA Se verificó que los expedientes incluyan la documentación adecuada y además que la documentación que tiene fecha de vencimiento esté actualizada. Se verificó que en los procesos se cumpla con lo que establecen las leyes y regulaciones. Se corroboró que las nóminas estén debidamente firmadas por los empleados y autorizadas por los responsables con firmas y sellos. Se revisó que los expedientes de personal con cargo al renglón 029 Otras remuneraciones de personal temporal y un expediente del renglón 189 Otros estudios y/o Servicio, cuente con la documentación adecuada de acuerdo a lo establecido en las normativas legales. Se tuvo limitación al alcance, debido a que auditoria no tuvo acceso a la documentación para verificar los procedimientos de los cálculos de las prestaciones de ley e indemnizaciones, pagadas a personal con cargo al renglón presupuestario 011 de Personal Permanente. NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA Pág. 2
Se verificó que los expedientes incluyan la documentación adecuada y además que la documentación que tiene fecha de vencimiento esté actualizada. Se verificó que en los procesos se cumpla con lo que establecen las leyes y regulaciones. Se corroboró que las nóminas estén debidamente firmadas por los empleados y autorizadas por los responsables con firmas y sellos. Se revisó que los expedientes de personal con cargo al renglón 029 Otras remuneraciones de personal temporal y un expediente del renglón 189 Otros estudios y/o Servicio, cuente con la documentación adecuada de acuerdo a lo establecido en las normativas legales. Pág. 3
HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS LEGALES Hallazgo No.1 Copia de contratos y rescisiones de contratos, enviadas extemporáneamente a la Contraloria General de Cuentas Condición Se estableció que la Municipalidad presentó fuera del plazo legal a la Contraloria General de Cuentas, las copias de los contratos suscritos en el año 2016, así también las recisiones de los contratos, en concepto de pago de honorarios, con cargo al renglón presupuestario 029 de Otras Remuneraciones de Personal Temporal y renglón presupuestario 189 de otros estudios y/o servicios. Criterio El Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 75. Fines del Registro de Contratos, establece: De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloria General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización. Causa Inobservancia de los procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado, en el envío de las copias de los contratos suscritos por la Municipalidad y las copias de la rescisiones del año 2016, a la Contraloría General de Cuentas para su registro y fiscalización. Efecto Falta de cumplimiento a los plazos establecidos, para la presentación de las copias de los contratos suscritos y las rescisiones de los contratos, por la Dirección de Recursos Humanos de la Municipalidad a la Contraloria General de Cuentas, para su registro y control. Recomendación Que la Dirección de Recursos Humanos coordine el cumplimiento del traslado de las copias de todos los contratos de personal que suscriba la municipalidad, y también las rescisiones de los contratos, a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto. Pág. 4
Comentario de los Responsables En referencia al Hallazgo No. 1, acerca de la copia de los contratos 029 y 189 y las rescisiones de los mismos en la que indica que no fueron enviadas a la Contraloria General de Cuentas, me permito hacer de su conocimiento que en el mes de enero se inició el proceso con los asesores para la verificación del modelo de contrato que se iba a utilizar de los reglones 029 y 189, sin embargo en el mes de febrero se me entrego el formato que se utilizaría, a lo cual se procedió a la elaboración de los mismos, y al efectuar el registro en la Contraloria General de Cuentas se elaboró la primera nota de aprobación de contratos al Concejo Municipal el día 14 de abril del año en curso, sin embargo no se nos notificó del seguimiento del proceso de aprobación, remitiendo nuevamente una nueva solicitud para aprobación de los mimos el 23 de junio del año en curso, trasladándonos con acta número 60-2016 la solicitud de aprobación el 11 de julio del año en curso (adjunto fotocopia de las solicitudes y aprobación), razón por la cual no se remitió la fotocopia de los contratos en el tiempo correspondiente, asimismo en el momento que se llevó la documentación a la Contraloria General de Cuentas para su recepción se nos dio las especificaciones del nuevo proceso para el ingreso de los contratos al portal, del cual se adjunta cuadro de detalle exportado de la página de la Contraloría General de Cuentas y fotocopia de constancias de recepción de contratos. Asimismo adjunto fotocopia de la solicitud de la recisión de los contratos que ya no están vigentes efectuada al Honorable Concejo Municipal del cual no nos han entregado el punto de acta de la aprobación para efectuar el ingreso correspondiente al portal de la Contraloría General de Cuentas. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que las copias de los contratos y las copias de las recisiones, no fueron envidas a la Contraloria General de Cuentas, en el plazo señalado en el artículo. 75 de la Ley de Contrataciones del Estado. Hallazgo No.2 Pagos de indemnización y prestaciones laborales a personal con cargo al renglón 011 Personal Permanente, sin el cese definitivo de la relación laboral. Condición Pág. 5
En la primera quincena del mes enero del año 2016 la Municipalidad efectuó pagos por la cantidad de Q.139,847.36, en concepto de indemnización correspondiente al periodo del 2012 al 31 de diciembre de 2015 y prestaciones laborales de ley, a cuatro colaboradores con cargo al renglón presupuestario 011 Personal Permanente, sin embargo según se estableció en el mes de enero del presente año, continuaron con la relación laboral en el mismo renglón presupuestario y en los mismos puestos o cargos. Así mismo se estableció incorrecta aplicación en los cálculos de la indemnización. Criterio La Constitución Política de la República en el Artículo 102 inciso p) Obligación del empleador de indemnizar con un mes de salario por cada año de servicios continuos cuando despida injustificadamente o en forma indirecta a un trabajador, en tanto la ley no establezca otro sistema más conveniente que le otorgue mejores prestaciones. Decreto 1-87 Ley del Servicio Municipal artículo 44. Derechos de los Trabajadores Municipales. Establece: Los trabajadores Municipales gozan de los derechos establecidos en la Constitución Política de la Republica, los contenidos en esta ley, sus reglamentos y además los siguientes: e) A recibir indemnización por supresión del puesto o despido injustificado, equivalente a un mes de salario por cada año de servicios continuos, y si estos no alcanzaren a un año la parte proporcional al tiempo trabajado. Su importe de calcularse conforme al promedio de los sueldos devengados durante los últimos seis meses de la relación de trabajo, y dicha prestación no excederá del equivalente a diez meses de salario. Resolución No. D-2013-0206 Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil, marzo 2013. Prestaciones Laborales. Establece: Por cese definitivo de la relación laboral por cualquier causa inclusive por no haber superado el período de prueba Pág. 6
en la Administración Pública deben pagarse las prestaciones laborales que al ex servidor se le adeuden tales como: a) Vacaciones, b) Aguinaldo, c) Bono vacacional, d) Bonificación Anual, f) Indemnización. INDEMNIZACIÓN: Es el derecho que tiene todo trabajador, que consiste en el pago equivalente a un mes de salario por cada año laborado, siempre que haya sido despedido sin causa justificada. En ningún caso excederá del equivalente a diez meses de sueldo, salvo lo establecido en pactos colectivos de condiciones de trabajo. Resolución No. D-2013-0206, Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil. Anexo 2. "Cálculo de Prestaciones Laborales". Causa El Señor Alcalde Municipal y la Dirección Administrativa y Financiera Municipal anteriores, aprobaron los pagos en concepto de prestaciones laborales de ley e indemnización de personal con cargo al renglón presupuestario 011 Personal Permanente, sin el cese definitivo de la relación laboral correspondiente. Efecto Incumplimiento a las normas establecidas para el efecto, detalladas en el criterio del presente hallazgo. Recomendación Que la Dirección de Recursos Humanos no gestione prestaciones laborales e indemnizaciones, con cargo al renglón 011 de Personal Permanente, sin el cese definitivo de la relación laboral correspondiente. Así también para efectos de los cálculos de indemnización se debe observar lo estipulado en el Anexo 2. "Cálculo de Prestaciones Laborales" de la Resolución No. D-2013-0206. Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil. Comentario de los Responsables En referencia a este punto me permito adjuntar fotocopia de la planilla número 9091 de prestaciones laborales la cual hace referencia en este hallazgo por la cantidad de 139,847.36, fotocopia de voucher de pago, fotocopia de cálculo de prestaciones, fotocopia de acuerdo de baja. Pág. 7
Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, toda vez que se determinó que existe incumplimiento a lo establecido en las normativas legales detalladas en el criterio del presente hallazgo, derivado que los colaboradores indemnizados, continuaron la relación laboral a partir del primer día hábil del mes de enero del presente año. COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES Cuatro Hallazgos vertidos en Informe de Auditoría Financiera y Presupuestaria realizada por la Contraloria General de Cuentas por el período del 01 de enero al 31 de Diciembre de 2014. Hallazgo No. 1. Nombres de Puestos en nóminas que no coinciden con el Manual de Puestos, salarios y funciones. Hallazgo No. 2. Aplicación Incorrecta de Renglones Presupuestarios Hallazgo No. 3. Incumplimiento a la normativa vigente relacionada con la actualización de datos en la Contraloria General de Cuentas. Hallazgo No. 8. Libros no autorizados Con fecha 11 de marzo de 2016 la unidad de Auditoria envió oficio de seguimiento DAIM-22-2016/lasm, para solicitar las acciones efectuadas por la Dirección de Recursos Humanos, para cumplir con las recomendaciones generadas en cada uno de los hallazgos. En atención a las recomendaciones expuestas en cada uno de los hallazgos, comento lo siguiente: En referencia a la recomendación del hallazgo número 3, con fecha 05 de febrero del presente año, Auditoria Interna envió Nota de Auditoria 001-2016, para trasladar el Acuerdo No. A-006-2016, referente a la obligación de actualización de datos de los colaboradores de la Municipalidad, ante la Contraloria General de Cuentas, en ese sentido la Dirección de Recursos Humanos solicitó por escrito la actualización de datos ante Contraloria General de Cuentas. En base a la muestra de expedientes que auditoria verifico de los colaboradores cargados a los diferentes renglones presupuestarios, se comprobó la existencia del documento de actualización de datos ante la Contraloria General de Cuentas para el año 2016. Pág. 8
En referencia a recomendación de hallazgo No. 8, la Dirección de Recursos Humanos a cumplido con la misma. Con referencia a recomendación de hallazgo No. 2, la Dirección de Recursos, está en proceso de cumplir la recomendación. En referencia a recomendación de hallazgo No. 1 Auditoria Interna ha reiterado el cumplimiento a la recomendación, sin embargo aún está pendiente de cumplirse. Pág. 9
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al 1 LUIS ALBERTO REYES NORIEGA ALCALDE MUNICIPAL 16/01/2016 15/01/2020 2 HECTOR ARMANDO CORTEZ GIRON DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO MUNICIPAL 19/01/2016 3 SILVIA LORENA VALLADARES ENRIQUEZ GARCIA ENCARGADA DE PLANILLAS Pág. 10
COMISION DE AUDITORIA LUZ AMPARO SOLARES MAYEN Auditor LUZ AMPARO SOLARES Director Pág. 11