EMISION PAGINA 1 / 10 MANUAL VISITANTES CONTROL DE ACCESO Página 1
EMISION PAGINA 2 / 10 Contenido 1. GENERALIDADES... 3 1.1. Introducción... 3 1.2. Objetivo del Manual... 3 1.3. Alcance del Manual... 3 1.4. Procesos en la aplicación HELP DESK... Error! Marcador no definido. 1.5. Flujograma... Error! Marcador no definido. 2. MANUAL PARA USUARIO- Informador... 4 2.1. Confirmación de cuenta para acceder Help Desk... 4 2.2. INGRESO A LA APLICACIÓN MANTIS HELP DESK (MESA DE AYUDA)... 5 2.3. USUARIO REPORTAR REQUERIMIENTO o INCIDENCIA... Error! Marcador no definido. 2.4. Usuario Se necesitan más datos... Error! Marcador no definido. 2.5. Usuario Incidencia Aceptada... Error! Marcador no definido. 3. DESCRIPCION DE LAS PANTALLAS DE HELP DESK EN DETALLE Error! Marcador no definido. 3.1. Ingreso de usuario y contraseña... Error! Marcador no definido. 3.1.1. Solicitar una nueva cuenta... Error! Marcador no definido. 3.1.2. Olvido su contraseña... Error! Marcador no definido. 3.1.3. Registrar incidencia... Error! Marcador no definido. Página 2
EMISION PAGINA 3 / 10 1. GENERALIDADES 1.1. Introducción La Dirección de Sistemas de Información de la Universidad La Gran Colombia con el ánimo de gestionar el conocimiento, está generando manuales de usuario para documentar las actividades realizadas a través de los diferentes sistemas de información. Para este caso se realiaza este manual para que los usuarios autorizados por cada dependencia puedan ingresar al sistema, las personas que pueden ingresar a la universidad. 1.2. Objetivo del Manual Informar cual es el Proceso para dar acceso a los visitantes a la universidad. 1.3. Alcance del Manual Manejo del módulo de acceso a visitantes del sistema de información de control de acceso y poder agilizar este proceso en el enrolamiento de las personas denominadas visitantes al sistema. Página 3
EMISION PAGINA 4 / 10 2. INGRESO A LA PLATAFORMA Para iniciar se debe acceder a la plataforma indicando el usuario y la contraseña. Link de acceso: http://172.20.100.240/byaccess/default.aspx 2.1. Pantalla Inicial En esta pantalla se deben ingresar usuario y contraseña asignada, se tiene un usuario a cada dependencia de la universidad. Página 4
EMISION PAGINA 5 / 10 2.2. INGRESO A LA APLICACIÓN BYTTE En esta pantalla se debe ingresar al menú principal y se pulsa en la opción registro: Luego se selecciona en la opción: Visitante /Pre Autorizado En esta pantalla se registra el número de documento y se valida o verifica si existe en el sistema, si existe los datos aparecerán automáticamente. Página 5
EMISION PAGINA 6 / 10 Si no está en el sistema este documento, se activa un botón en la parte inferior Pre Autorizar. Luego se ingresan los datos de la persona luego en la información persona a visitar se pulsa en nombre de empleado, para buscar en otra pantalla. Página 6
EMISION PAGINA 7 / 10 Luego en la pantalla que se despliega se coloca el nombre, apellido o documento para buscar a la persona que vienen a visitar Y se pulsa en el botón Buscar, en la parte inferior aparece el resultado de la búsqueda, allí se pulsa en seleccione Los datos son cargados automáticamente en la pantalla inicial, luego se debe escoger una fecha de inicio y una final, allí se determina el tiempo de autorización para poder acceder a la universidad, luego de esto para terminar se pulsa en el botón Pre Autorizar Página 7
EMISION PAGINA 8 / 10 Al finalizar saldrá la siguiente pantalla. 2.3. Consultar permisos de Ingreso Para poder consultar los permisos de ingreso, se debe acceder al menú: Reportes/Visitantes/PreAutorizado Se ingresa la fecha del reporte y se pulsa en Visualizar Reporte Página 8
EMISION PAGINA 9 / 10 En esta pantalla aparece el listado de las personas autorizadas en la fecha seleccionada para el ingreso a la universidad Para realizar una búsqueda por documento o nombre se debe pulsar CTL + F, y se abrirá un cuadro de texto para digitar el Nro de documento y/o nombre a buscar. Página 9
EMISION PAGINA 10 / 10 Se pulsa en la flecha que indica abajo y aparecerá marcado el usuario buscado con las fechas de ingreso y hacia donde se dirige. Página 10