1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Atraso en los registros de caja fiscal (Hallazgo de Control Interno No.1) En Oficio OXC-CD-89-09.20-2007 de fecha 8 de mayo de 2007, notificado el 06 de junio del mismo año y en oficio CGC-DM-OF.-01-2007, de fecha 03 de julio de 2007, notificado el 5 de julio del mismo año, se solicito, información financiera descrita en los mismos, relacionada con los registros en caja fiscal, ésta no se presentó, estableciéndose que dichos registros se encontraban registrados hasta el mes de mayo de 2006. El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en el numeral 6. aplicables al Sistema de Tesorería, se refieren a los criterios técnicos y la metodología uniforme que permita establecer el adecuado control interno de la administración de efectivo y sus equivalentes, por parte del órgano rector y la unidad especializada que tenga a su cargo la función de tesorería en todo el sector público no financiero. Las Normas Generales de Control Interno, antes citadas, en el Numeral 6.12 norman lo relacionado con los Saldos Iniciales y Finales de Caja y Equivalentes de Efectivo. La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas y la autoridad superior de cada entidad pública, normarán lo relativo al control de los saldos iniciales y finales. La Tesorería Nacional y las Unidades especializadas de los entes públicos, deben implementar mecanismos de control, que garanticen la confiabilidad de los saldos iniciales y finales de caja y equivalentes de efectivo, de los reportes diarios, semanales y mensuales, así como los que se presenten en el Estado de Flujo de Caja. Inobservancia de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Falta de información financiera confiable y oportuna. El Alcalde Municipal como máxima autoridad, gire sus instrucciones al Tesorero Municipal a efecto que se cumpla con los procesos que establecen las Normas Generales de Control Interno, con la finalidad de que la información financiera sea confiable y oportuna. La administración no expone comentario alguno con relación al atraso en los registros de caja fiscal. Se confirma el hallazgo, en virtud que la administración al no pronunciarse, reconoce haber incurrido en falta de control interno, razón por la cual el hallazgo queda firme. de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.
2 Incumplimiento a las disposiciones reglamentarias sobre rendición de cuentas (Hallazgo de Control Interno No.2) La Municipalidad de San Sebastián Huehuetenango no ha presentado ante la Contraloría General de Cuentas, la Rendición de Cuentas correspondiente a los meses comprendidos de mayo a diciembre de 2006. El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en el numeral 2.12 aplicables al Proceso de Rendición de Cuentas, indica: La máxima autoridad de cada ente público, debe normar y velar porque la rendición de cuentas constituya un proceso ascendente, que abarque todos los niveles y ámbitos de responsabilidad y contribuya a rendir cuentas públicamente. Inobservancia de las Normas Generales de Control Interno Gubernamentales. Falta de información financiera confiable y oportuna. El Alcalde Municipal como máxima autoridad, gire sus instrucciones al Tesorero Municipal a efecto que se cumpla con los procesos que establecen las Normas Generales de Control Interno, con la finalidad de que la información financiera sea confiable y oportuna. Con relación al incumplimiento a las disposiciones reglamentarias sobre rendición de Cuentas, la administración no se pronuncia. Se confirma el hallazgo, en virtud que la administración al no exponer comentario, reconoce haber incurrido en falta de control interno, razón por la cual el hallazgo procede confirmarlo. de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Tesorero municipal, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.
3 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Incumplimiento a la ley de contrataciones del estado. (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Se estableció que la Municipalidad de San Sebastián Huehuetenango, como Unidad Ejecutora no presentó copias de la publicación de las Bases de Licitación en el Diario de Centro América y en el de mayor circulación del país, relacionados con los proyectos Construcción Puente Vehicular, del caserío Tuicolpech a l a aldea Pueblo Viejo, San Sebastián H. monto Q1,595,000.00; Introducción de Agua Potable, del Caserío Chemiche, Aldea Pueblo Viejo, monto Q1,223,037.65, según Convenio de Cofinanciamiento No. 126-2006, suscrito entre el CODEDEH y la Municipalidad de San Sebastián. No presentó las Actas de Aprobación de Adjudicación y de Aprobación del Contrato, relacionado con los Proyectos Ampliación Escuela Aldea Pueblo Viejo, Contrato Administrativo No. 07-2006 y Ampliación Sistema de Agua Potable del Caserío Chemiche, Aldea Pueblo Viejo, Contrato Administrativo No. 06-2006. No han enviado a la Contraloría General de Cuentas, copias de los Contratos Administrativos: Contrato Administrativo No. 01-2,005, Construcción de Oficinas Municipales en la población de San Sebastián Huehuetenango, Huehuetenango, monto Q312,315.25. Contrato Administrativo No. 02-2,005, Construcción Muro de Block, predio Escuela Caserío Tojchec, Aldea Palajachúj, San Sebastián, monto Q98,875.90. Contrato Administrativo No. 03-2,005, Apertura de Carretera, Aldea Chexáp al Caserío Sacchim, del municipio de San Sebastián H. monto Q310,000.00. Contrato Administrativo No. 05-2,005, Balasto de Carretera, Caserío las Nubes, Aldea Palajachúj, San Sebastián Huehuetenango, monto Q281,823.20. Contrato Administrativo No. 06-2,005, Construcción de Escuela, Caserío Tojchec de la Aldea Palajachúj, del Municipio de San Sebastián H. monto Q632,895.50. Contrato Administrativo No. 07-2,005, Construcción de Escuela, Caserío T-xe`joj, del Municipio de San Sebastián H. monto Q830,001.23. Contrato Administrativo No.001-2006, Apertura y Balasto Camino Vecinal Caserío Mapá, San Sebastián Huehuetenango, monto Q371,285.86. Contrato Administrativo No. 002-2006, Apertura de Carretera Cantón San Simón, San Sebastián Huehuetenango, monto Q89,820.33. Contrato Administrativo No. 003-2006, Brecha de Carretera del crucero Xil al crucero Tuixel, Aldea Pueblo Viejo, monto Q373,220.00. Contrato Administrativo No. 05-2006, Construcción Puente Vehicular del Caserío Tuicolpech a la Aldea Pueblo Viejo, monto Q1,595,000.00. Contrato Administrativo No. 007-2006, Ampliación de Escuela, Aldea Pueblo Viejo, monto Q900,000.00. Contrato Administrativo No. 008-2006, Construcción de dos (2) Aulas en el Segundo Nivel, Aldea Chexáp, del municipio de San Sebastián, monto Q325,000.00. Contrato Administrativo No. 009-2006, Primer Nivel, Bodegas Según Planos, del Caserío Talpetate, Pueblo Viejo, monto Q767,591.60. Contrato Administrativo No.10-2006, Mejoramiento de Carretera, Caserío Chemiche a Aldea Chexap, monto Q410,875.00 El Decreto No. 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, y el Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en los artículos 23, de la Ley y 7, Segundo Párrafo del Reglamento, establecen lo siguiente: Publicaciones: Las convocatorias a licitar se publicaran por lo menos dos veces en el Diario Oficial y dos veces en otro de mayor circulación, así como en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala -guate compras-. Todos los documentos de Licitación que formen parte de las bases deberá publicarse en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado guate compras. Asimismo, los artículos 36 y 48 del mismo cuerpo legal: Aprobación de la Adjudicación. Dentro del plazo de dos (2) días siguientes a que quede firme lo resuelto por la Junta, esta cursará el expediente a la autoridad superior, la que aprobará o improbará lo actuado. Aprobación del Contrato. El contrato a que se refiere el artículo anterior, será aprobado por la misma autoridad que determina el artículo 9 de esta ley. El Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala en el artículo 75 de la Ley citada establece: Fines del Registro de Contratos: De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de su respectiva decisión una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización.
4 Incumplimiento a la normativa legal en los procesos de publicación de cotización y licitación. Asimismo en los procesos de adjudicación y aprobación de contratos. Falta de transparencia en la inversión pública El Alcalde gire sus instrucciones al Tesorero de la Municipalidad de San Sebastián, a efecto se cumpla con los procesos que establece la Ley, con la finalidad de que la gestión sea confiable y transparente. Con relación al hallazgo por no presentar copias de la publicación de las bases de licitación del proyecto Construcción Puente Vehicular, del Caserío Tuicolpech a la aldea Pueblo Viejo, manifiesta que éste proyecto se ejecutó bajo el amparo del Decreto 92-2005 del Congreso de la República de Guatemala, artículo 53, adjunta copia del mismo, no obstante se hizo la publicación en el Sistema Guate compras, NOG 201405 y las bases de cotización que se adjuntan. En lo que concierne al proyecto Introducción de Agua Potable del Caserío Chemiche de aldea Pueblo Viejo, el mismo fue ejecutado por la ONG Asociación PROHUEHUE, quien cumplió con la publicación en el Sistema Guate compras, la publicación en el Diario de Centroamérica y las Bases de licitación. Sigue manifestando que, las Actas de Adjudicación y de Aprobación de contratos son aprobados por la Corporación Municipal, adjunta copia del los acuerdos respectivos (Aprobación Adjudicación, acta No. 011-2006 de fecha 21-03-2006, Punto Séptimo, Aprobación Contrato Acta No. 030-2006 de fecha 15-08-2006 Punto Cuarto), en relación al Proyecto Ampliación Sistema Agua Potable del caserío Chemiche, el ente ejecutor fue la ONG Asociación PRO-HUEHUE. Con relación al incumplimiento de no enviar copias de los contratos administrativos a la Contraloría General de Cuentas, adjuntamos copias de dichos contratos, asimismo, se adjunta copia del conocimiento número dieciocho guión dos mil siete de fecha treinta de agosto del año dos mil cinco y conocimiento número cero diecinueve guión dos mil siete de fecha treinta de agosto del año dos mil siete en donde consta que se envió delas copias de los contratos citados, con su consideración oportuna debido a que por el exceso de trabajo y no contar con personal de mensajería no se hizo en el tiempo debido, pero que con el afán de subsanar el incumplimiento de los mismos se han entregado en la Delegación de la Contraloría General de Cuentas con sede en la ciudad de Huehuetenango esperando su comprensión toda vez que no fue por negligencia sino más bien por el exceso de trabajo. Analizadas las pruebas de descargo presentadas por la administración y los argumentos expuestos, la Comisión de Auditoría concluye que se desvacen los siguientes hallazgos 1) No haber presentado copias de la publicación de las bases de licitación en el Diario de Centroamérica y en el de mayor circulación del país, se estableció que si cumplió con lo que establece el artículo 23 del Decreto 57-92 del Congreso de la República. 2) No haber presentado las Actas de Aprobación de Adjudicación y de Aprobación de Contrato; se estableció que si cumplió con lo que establecen los artículos 36 y 48 del mismo cuerpo legal antes citado. Se confirma el hallazgo relacionado con el incumplimiento de enviar a la Contraloría General de Cuentas copias de los Contratos Administrativos, ya que en las pruebas aportadas indican de que las copias de los contratos administrativos suscritos en el año 2005 y 2006 fueron enviados por medido de los conocimientos números 18 y 19, de fecha 30 de agosto de 2007, contraviniendo con lo que establece el artículo 75 del Decreto 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado. Multa, de conformidad con el Decreto No. 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y El Acuerdo Gubernativo 1056-2002 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, articulo 56, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q121,599.93, para cada uno.
5 No se tiene habilitado el puesto de Auditor Interno y la Unidad de Auditoría Interna Municipal (Hallazgo de Cumplimiento No.2) La Municipalidad de San Sebastián Huehuetenango, no ha cumplido con implantar la unidad de Auditoría Interna, asimismo no se ha contratado los servicios de un Auditor Interno. El Decreto 12-2002 del Congreso de la República Código Municipal, en el artículo 88.- Auditor Interno. Las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditor colegiado activo, quien, además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Concejo Municipal. El auditor interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Esto se debe a que las autoridades municipales no velan por lo normado en Ley Vigente. Carece una evaluación de la estructura y ambiente de control interno, así como de la evaluación de la documentación que soporta las operaciones financieras de la Municipalidad. El Concejo Municipal gire sus instrucciones al Alcalde Municipal de San Sebastián, a efecto que se cumpla con lo que establece el Código Municipal relacionado con la contratación de Auditor Interno, con la finalidad de velar por la correcta ejecución presupuestaria. La Municipalidad de San Sebastián Huehuetenango no ha habilitado la Unidad de Auditoría Interna y Otras que establece el Código Municipal por falta de Recurso Económico, y se ha tenido presencia de Auditoría Interna por parte de MAMSOHUE. Analizados los argumentos expuestos por la Administración, la comisión de auditoría concluye que el hallazgo se confirma por lo siguiente: La administración manifiesta por escrito que no ha habilitado la Unidad de Auditoria Interna y otras que establece el Código Municipal, infringiendo lo que para el efecto establece el Artículo 88 del Decreto 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal. de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q20,000.00.