GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LOS PROYECTOS DE INNOVACIÓN (Texto incluido en la Guía de Gestión de Proyectos de Innovación editada por CIDEM Generalitat de Catalunya) Sr. Carlos Carrera Dr. Xavier Ayneto Dtor. de Innovación de IDOM xayneto@idom.es
1. INTRODUCCIÓN Nadie desea tener que redescubrir lo que ya sabe, cometer un error por segunda vez, u olvidar valiosos conocimientos que costó grandes esfuerzos conseguir, especialmente en el contexto de los proyectos de innovación. El conocimiento es uno de los factores económicos más relevantes de nuestro siglo y su correcta gestión un elemento clave para la competitividad en la denominada sociedad del conocimiento. Pero el conocimiento es a la vez intangible en tanto en cuanto reside en la mente de las personas, lo que dificulta su captura, clasificación y reutilización a nivel corporativo. Para que pueda ser gestionado de forma autónoma, el conocimiento debe explicitarse, documentarse y hacerse accesible. No obstante parte del conocimiento no responde a este esquema racional (intuición, creatividad, experiencia, habilidades) y debe ser gestionado a través de la propia gestión de los recursos humanos. El conocimiento, en un sentido amplio, abarca una escala que se extiende desde los simples datos hasta la comprensión en la mente humana, pasando por la información. En el primer escalón se sitúan los datos: letras, números, palabras sin contexto ni significado. Estos datos se estructuran, se capturan y se transfieren con facilidad. En el segundo escalón se sitúa la in-formación: datos organizados en un contexto. En el tercer escalón se sitúa el conocimiento propiamente dicho, información organizada con significado. Este conocimiento puede ser de primer nivel, si se orienta a la acción dando respuesta a los cómos (know-how), o de segundo nivel, si da respuesta a los porqués (know-why) alcanzando entonces la categoría de verdadera comprensión. En el paso de datos a conocimiento, pasando por la información, la participación humana es creciente, mientras que la viabilidad del uso de tecnologías de la información (IT) es decreciente, tal y como se puede observar en la siguiente figura:
2. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LOS PROYECTOS DE INNOVACIÓN El conocimiento que se utiliza y genera durante la realización de un proyecto de innovación es de tres tipos: Conocimiento explícito: Es aquel que es posible formalizar mediante reglas lógicas (racional) y que de este modo puede hacerse accesible a cualquier persona. El conocimiento explícito puede ser sacado de su contexto original y generalizado de modo que permita la resolución futura problemas similares al que lo originaron. Puede plasmarse, en su nivel más bajo, en forma de bases de datos, etc., o en niveles superiores, como conocimientos teóricos, procedimientos, guías de diseño, protocolos de ensayo, etc. Conocimiento implícito: Es aquel conocimiento de base que se encuentra contextualizado en la forma de trabajar en el día a día y al que no se hace referencia explícita (no está formalizado) pero cuya existencia se evidencia a través de los resultados. La comunicación entre las personas precisa de niveles de conocimiento implícito equivalentes.
Conocimiento tácito, que es aquel que posee cada individuo acerca de una tarea determinada (habilidad o experiencia) y que no puede ser explicitado al corresponder a cualidades no racionales (intuición, creatividad). Este tipo de conocimiento hace a cada individuo singular y distinto. La gestión del conocimiento es la encargada, mediante la aplicación de las técnicas oportunas y en la medida de lo posible, de codificar y transformar el conocimiento de cada individuo de la organización en conocimiento explícito de toda la organización, aumentando así la capacidad conjunta para la resolución de problemas. También podría considerarse la existencia de un cuarto tipo de conocimiento, el conocimiento aplicado, que se refleja en la propia estructura de los resultados tangibles de los proyectos de innovación y que es en parte plasmación del conocimiento explícito, en parte fruto de los conocimientos implícitos y tácitos de las personas que han realizado el proyecto. Dicho conocimiento se externaliza y clasifica, por ejemplo mediante informes, documentos, planos, etc. y está embebido en los propios productos y procesos. La coexistencia de estos cuatro tipos de conocimiento en el ámbito del desarrollo de los proyectos de innovación conlleva la necesidad de utilizar metodologías y herramientas diferenciadas para conseguir una gestión integral del conocimiento. 3. METODOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO A continuación se van a exponer algunas de dichas herramientas y metodologías, pero ojo!, uno de los errores más comunes a la hora de implantar la gestión del conocimiento es tener un nivel de expectativas poco realista respecto a las posibilidades de las nuevas tecnologías. No hay que olvidar que el hecho de compartir el conocimiento puede ser percibido por algunas personas como una amenaza. En este sentido un clima de confianza y
un trato adecuado del factor humano es esencial para el éxito; conviene resaltar que el conocimiento compartido debe ser necesariamente complementado por el conocimiento intransferible de cada individuo. Sistemas de gestión documental (EDM: Enterprise Document Management) Se ha señalado ya que el conocimiento se ha de convertir en la medida de lo posible en conocimiento explícito, y ello genera la necesidad de almacenar dicho conocimiento (informes, libros de instrucciones, bases de datos de materiales, metodologías de diseño, descripción de productos, descripción de procesos, etc. ).de forma accesible para cualquier usuario, y por tanto se han de establecer herramientas para su clasificación, búsqueda, almacenamiento y extracción. El hecho de que la información esté en soporte informático facilita la aplicación de herramientas IT para este propósito. Sistemas de ingeniería basados en el conocimiento KBE El KBE (Knowledge Based Engineering).es una tecnología que permite a las compañías capturar y desarrollar el conocimiento explícito de sus ingenieros, conjuntamente con las mejores prácticas de fabricación, legislación, costes, etc. Un sistema KBE, proporciona un entorno de software en el que un ingeniero de desarrollo de KBE experimentado puede crear aplicaciones informáticas KBE, que son después usadas por ingenieros y diseñadores, usuarios finales, para los que la aplicación KBE proporciona una aproximación estructurada al diseño. Por ejemplo, la generación de geometría es automatizada y controlada mediante reglas codificadas por el ingeniero de desarrollo KBE, lo que permite al usuario concentrarse en las necesidades funcionales del producto y no en los detalles del análisis de ingeniería. Las sucesivas evoluciones del sistema KBE permiten la incorporación de los nuevos conocimientos y experiencias. Se trata de una herramienta muy potente en un contexto de innovación incremental de una gama de productos semejantes, pero no es adecuada para fomentar la innovación radical.
La ingeniería concurrente CE En la actualidad existe un amplio consenso en afirmar que la ingeniería concurrente (Concurrent Engineering) es la forma más eficiente de hacer ingeniería en un entorno cada vez más competitivo. Puede definirse la ingeniería concurrente como el conjunto de técnicas destinadas a acortar el tiempo de desarrollo de los proyectos (time-to-market), incorporando la voz del cliente y garantizando al mismo tiempo la calidad del producto durante todo su ciclo de vida, desde el diseño hasta el reciclaje, mediante la realización simultánea de actividades y el trabajo en equipos multidisciplinares. Una de las características distintivas de la ingeniería concurrente es precisamente la integración de conocimientos mediante la utilización de equipos multifuncionales (marketing, oficina técnica, producción, etc.). Este hecho permite minimizar uno de los grandes problemas del enfoque clásico de la ingeniería que es sin duda la división del trabajo en compartimentos estancos y deficientemente comunicados. Se fuerza la integración entre departamentos, especialmente entre ingeniería de producto y producción, y con los proveedores, lo que reduce el impacto de la división de trabajo en áreas de especialización y gestión. Sólo mediante la integración es posible tomar en consideración todo el conocimiento de las disciplinas relevantes en cada fase del desarrollo del producto, incluso el de tipo tácito. Además de mejorar la comunicación, la integración evita la repetición innecesaria de tareas por diferencias de criterios u omisiones, y la suboptimización derivada de enfoques excesivamente parciales. Sistemas PDM/EDM. Product Data Management (PDM) y Engineering Data Managent (EDM). Son dos conceptos que se pueden considerar sinónimos, e incluso equivalentes, no obstante algunos autores consideran que el EDM gestiona los datos dentro del desarrollo de un proyecto ingenieril, mientras que el PDM no sólo gestiona los datos, sino también el proceso. El objetivo de los sistemas PDM está orientado a soportar el conocimiento tecnológico aplicado y consiste en maximizar los beneficios de la aplicación de
la ingeniería concurrente en lo que se refiere al time-to-market, manteniendo un control total sobre los datos y su distribución automática a los individuos que los necesitan y cuando los necesitan. Los sistemas PDM consiguen estos objetivos gestionando los datos, que se guardan en un soporte único, donde su integridad puede estar asegurada y todos los cambios realizados son seguidos, controlados y registrados. Los sistemas de gestión de datos, deben de ser capaces de gobernar datos de producto, tanto documentales como de sus atributos, así como las relaciones entre ellos. La clasificación es fundamental en los sistemas PDM. Toda la información similar por atributos ha de ser capaz de ser agrupada de forma conjunta. Los sistemas PDM permiten la reutilización eficaz de partes de proyectos anteriores en los nuevos proyectos. Además de la gestión de datos del producto, algunos sistemas PDM gestionan también los propios procesos de diseño y desarrollo así como el flujo de datos. Sistemas específicos para la gestión del conocimiento KM Actualmente se están desarrollando sistemas dedicados específicamente a la gestión del conocimiento basados, principalmente, en el uso de la tecnología de internet. Estos sistemas permiten crear grandes almacenes de conocimientos (explícitos) sistematizados y formalizados, soportados informáticamente. El hecho de que estén construidos sobre una intranet facilita el acceso al sistema así como la interacción con el usuario. Por tanto, estos sistemas permiten realizar una parte importante de las funciones de la gestión del conocimiento, es decir la clasificación, almacenamiento, y localización asistida para facilitar el acceso al conocimiento de toda la empresa. Las intranets de conocimiento ofrecen además herramientas para gestionar el conocimiento tácito, como foros de discusión, páginas amarillas de conocimiento, e incluso buscadores de perfiles determinados para facilitar la localización, dentro de la empresa, de personas con las habilidades y conocimientos para resolver problemas determinados.
Es previsible que estas herramientas vayan tomando importancia en el futuro y probablemente llegarán a integrar las funcionalidades del resto de herramientas presentadas, siendo un potente soporte para la realización eficiente de los proyectos de innovación. 4. VALOR ECONÓMICO DEL CONOCIMIENTO Un último aspecto a considerar es que el conocimiento generado en los proyectos de innovación tiene un valor económico que debe ser medido, manejado y protegido adecuadamente. En este sentido hay que tener presente que el conocimiento diferencial constituye una clara ventaja competitiva. Forma parte del capital intelectual de la empresa y constituye una de sus principales ventajas competitivas. En cada caso será necesario analizar la conveniencia, de proteger dicho conocimiento, en sus diversas manifestaciones, a través de patentes, copyrights, etc o dejarlo como secreto profesional. Sr. Carlos Carrera Dr. Xavier Ayneto Dtor. de Innovación de IDOM xayneto@idom.es