Digitalización procedimientos internos del Gobierno Vasco y Organismos Autónomos El MBT_interno Presentación a los Departamentos y Organismos Autónomos Vitoria-Gasteiz, 8 de octubre de 2009 1
Índice 1. La Administración Electrónica - Digitalización de Servicios 2. Instrumentos para la digitalización: MBT 3. Proyecto de Modelo Básico de Tramitación (MBT) interno Objeto Aspectos Criterios para la definición de las familias de servicios Propuesta 4. Proyecto Piloto: Digitalización de la tramitación de Decretos 2
1. Marco: Digitalización de Servicios La Administración hacia el paradigma de la eficacia (conseguir el efecto deseado) y de la eficiencia (con el mínimo de recursos) Simplificación Administrativa Modernización Administrativa Innovación Calidad y Mejora Continua Digitalización (Teletramitación) de procedimientos externos + internos 3
1. Marco: Digitalización de Servicios ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: TRANSFORMACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Estrategia: diagnóstico y planificación global ESTRATEGIA Servicios Presencia en Internet Servicios Telemáticos Atención a la ciudadanía Ciudadanía Soporte normativo, organizativo y tecnológico Colaboración Interadministrativa PROCESOS PROCEDIMIENTOS Simplificar, reducir documentación y transmisión de datos, reducir tiempos y plazos de respuesta. TECNOLOGÍAS: informática y telecomunicaciones PERSONAS: actividades de valor añadido, aprendizaje a lo largo de vida 4
2. Instrumentos para la digitalización Modelo Básico de Tramitación (MBT) PROCEDIMIENTO (Conjunto de trámites estructurados en fases con una lógica de operaciones que soportan un proceso de negocio) FASES (Situaciones por los que pasa un expediente) TRÁMITES (Conjunto de tareas realizadas por una unidad tramitadora con entidad propia) TAREAS (Operaciones básicas) Datos de Primer Nivel (Conjunto de datos comunes a todas las familias de procedimientos) Datos de Segundo Nivel (Conjunto de datos comunes a todos los procedimientos de una familia) Datos de Tercer Nivel (Conjunto de datos de cada procedimiento) Marco básico sobre el cual construir y estandarizar la tramitación de los procedimientos del Gobierno Vasco. Agrupación de procedimientos en Familias Definición de la información mínima común (fases, trámites, datos) a todos los procedimientos y por familias Subexpedientes comunes: fases o conjuntos de fases que se tramitan de la misma manera independientemente del procedimiento y la familia de procedimientos a la que pertenezcan Gestión económica Recurso Reclamación Económico-Administrativa 5
3. Proyecto de MBT_interno Objeto Establecer el marco básico sobre el cual construir y estandarizar la tramitación de los procedimientos internos del Gobierno Vasco y OOAA y definir la información mínima común a todos los procedimientos y familias. Aspectos Organizativos: recursos necesarios para el funcionamiento del sistema, tanto por lo que se refiere a la gestión administrativa del mismo, como a la técnica. Análisis jurídico: soporte legal necesario (Acuerdos de Consejo de Gobierno, posibles modificaciones normativas puntuales, posibles desarrollos legislativos ) Tecnológicos: Adaptación infraestructura tecnológica común PLATEA para permitir materializar los intercambios de datos objeto de este proyecto el MBT interno. 6
3. Proyecto de MBT_interno Propuesta de Criterios y de Familias A revisar por los Departamentos y OOAA NO incluir procedimientos de gestión económica. Criterios NO incluir procedimientos de gestión de personal (EIZU). Incluir procedimientos de elevado impacto: afectan a bastantes Departamentos / Organismos Autónomos o tienen carácter transversal. BOPV Familias Procesos sobre Asuntos Europeos. Control de legalidad de las normas y actos. Procesos con el Consejo de Gobierno. Procesos con el Parlamento Vasco y del Ararteko. Tramitación de disposiciones normativas: Proyecto Piloto de digitalización de la tramitación de Decretos del Gobierno Vasco. 7
3. Proyecto de MBT_interno Agentes implicados y roles Identificación por Familias de procedimientos. Grupo Técnico de Trabajo por Familia: Colaboración de los Departamentos (Jefes de Proyecto): coordinación, convocatorias, elaboración de documentos, actas, recopilación de documentación Representación de Departamentos y Organismos Autónomos: aportación de experiencia y conocimiento Método de trabajo Espacios colaborativos y participativos: Sharepoint Correo electrónico Reuniones (una media de tres/familia) 8
3. Proyecto de MBT_interno Producto del Grupo de Trabajo Contenido del documento de una Familia de Procedimientos Introducción Ámbito Conceptos y cuestiones clave Tramitación Flujo de tramitación Fases, trámites, tareas y documentos Modelo de datos Interrelaciones con otras familias de procedimientos Normativa Grupo de Trabajo 9
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4. Proyecto Piloto: Digitalización de la tramitación de Decretos0 Objetivos: El objetivo último es la tramitación telemática completa de la elaboración y aprobación de las disposiciones normativas del Gobierno Vasco con rango de Decreto. Productos e hitos intermedios relevantes. Alcance: Procedimiento completo: desde la elaboración de la propuesta de Decreto y la orden de inicio hasta su publicación en el BOPV. No se limitará a la descripción del procedimiento actual sino que incluirá propuestas de mejora con el fin de: Simplificar y agilizar el procedimiento, reduciendo los plazos actuales: Reflexión en torno a la profusión de informes y dictámenes. Aunar en un único trámite Utilización de las TICs con el objetivo de potenciar la transparencia y la participación pública en los trámites de información y exposición pública y audiencia a interesados. Incorporar elementos que contribuyan a la simplificación y reducción de cargas administrativas: Memoria de Análisis de Impacto Normativo, instrumento de calidad de las normas y una herramienta de reducción de cargas administrativas. Establecer modelos homologados para todos los documentos, incluidas las Memorias y estudios técnicos. Estudiar la viabilidad de la aprobación de los cuestionarios previstos en el artículo 5.2. de la LEPDG. 11
4. Proyecto Piloto: Digitalización de la tramitación de Decretos Productos esperados Documento aprobado del procedimiento de tramitación de los Decretos del Gobierno Vasco. Publicación en la intranet del Gobierno Vasco del documento aprobado. Infraestructura de PLATEA adaptada a la tramitación telemática interna en el Gobierno Vasco. Propuesta de marco normativo del nuevo procedimiento en desarrollo de la LEPDG: Decreto o, en su caso, Acuerdo de Consejo de Gobierno de regulación del procedimiento y aprobación de los modelos y documentos necesarios. Procedimiento digitalizado (Teletramitación) 12
4. Planificación : Fases de implantación Definición Proyecto Ejecución y desarrollo del proyecto Identificación del Proyecto de Mejora Acuerdo de apertura del proyecto Asignación del Proyecto Diseño del Plan de Trabajo Contexto e interrelación con otros procesos Establecimiento de Objetivos Conceptos y aspectos básicos: normativa, soporte tecnológico, organizativos Metodología: reuniones, entrevistas, grupos de trabajo Alcance: procesos implicados, colectivos, marco temporal FASE I: Aprobación del procedimiento de tramitación de Decretos Análisis detallado del procedimiento actual: datos, trámites, documentos, flujograma, aplicaciones existentes, unidades administrativas implicadas Elaboración de la documentación base de trabajo: Constitución del grupo de trabajo. Identificación y diagnóstico de los elementos de mejora. Elaboración del documento definitivo. Aprobación y publicación. Comunicación y difusión en Departamentos y Organismos Autónomos. FASE II: Digitalización del nuevo procedimiento Identificación y diagnóstico de la infraestructura PLATEA con la DIT y EJIE. Ejecución de la modificación de la infraestructura. Tramitación telemática operativa: Proyecto piloto en un Departamento a decidir. Comunicación y difusión en Departamentos y Organismos Autónomos. Actuaciones formativas necesarias detectadas. Puesta en marcha del nuevo procedimiento y servicio telemático. Identificación de agentes y roles Establecimiento de cronograma y fases de ejecución Identificación de productos e hitos Puesta en marcha del nuevo procedimiento en soporte papel. 2009 2010 Aprobación del Plan de Trabajo O N D E F M A M J 13
Digitalización procedimientos internos del Gobierno Vasco y Organismos Autónomos El MBT_interno Presentación a los Departamentos y Organismos Autónomos Eskerrik asko Muchas gracias Vitoria-Gasteiz, 8 de octubre de 2009 14