Subvenciones a Instituciones DIRECTRICES PARA PREPARAR INFORMES TÉCNICOS FINALES División de Administración de Subvenciones
After a project is completed, recipients of IDRC project grants must submit final technical and financial reports as a condition for receiving the final payment from IDRC. Final technical reports have two components: a final project narrative and final scientific reports (or outputs). These instructions provide advice on how to write both of these reports. Qué es el Informe técnico final? Consideraciones para los Informes técnicos finales Elaboración de un Informe técnico final Anexo A: Formatos de archivos digitales que acepta la Biblioteca Digital del IDRC Anexo B: Plantilla para la página de Título y Resumen de Producto de la investigación del IDRC Qué es el Informe técnico final? Al completar un proyecto, los becarios de proyecto del IDRC deben presenten un informe técnico final como condición para recibir el último pago del IDRC. En ese informe se describen en detalle las actividades apoyadas por el proyecto, centrándose en los logros sustanciales y en las lecciones aprendidas. Además de los otros productos de investigación generados por el proyecto, el informe es una fuente primaria de información y análisis para el IDRC. Cumple una importante función de rendición de cuentas de lo que se logró con el apoyo del IDRC. Asimismo, y en el marco del compromiso de compartir conocimiento del Centro, todos los informes técnicos finales, junto con otros productos de investigación del proyecto, estarán disponibles por medio de la biblioteca digital de acceso abierto del IDRC (a menos que se especifique lo contrario), haciendo así un valioso aporte a la literatura de investigación que difunde el Centro. Ha sido la creencia del IDRC a lo largo de toda su historia, que para producir cambios positivos en el mundo en desarrollo, el conocimiento tiene que ser ampliamente compartido. La Biblioteca Digital del IDRC (idl-bnc.idrc.ca) pone a disposición y preserva en formato digital el material creado por investigadores financiados por el IDRC, por el personal del Centro u otro material relevante en el contexto de sus actividades programáticas. La Biblioteca Digital del IDRC sigue un modelo de comunicación de acceso abierto y ofrece a investigadores de todo el mundo acceso a largo plazo a productos de la investigación financiada por el Centro. Así cumple con el compromiso de responsabilidad pública del IDRC y contribuye al movimiento mundial de eliminar las barreras económicas, sociales y geográficas que obstaculizan el intercambio de conocimiento. El informe técnico final se pondrá en la Biblioteca Digital del IDRC junto con otros productos de investigación del proyecto, salvo que se especifique lo contrario. 2
Consideraciones para los Informes técnicos finales Los requisitos que se aplican a todos los informes, incluyendo el informe técnico final, se acuerdan durante el desarrollo del proyecto, se sintetizan en la Solicitud de beca de investigación del IDRC[1] y aparecen en el Memorando de condiciones de la beca (MGC)[2] firmado por el IDRC y los becarios. Los siguientes asuntos se deben resolver en la etapa de planificación: Especificación de todo el conjunto de informes que generará el proyecto y acuerdos al respecto. Acuerdo que los informes técnicos finales deben incluir una bibliografía completa de todos los productos de investigación generados por el proyecto. Acuerdo que los informes técnicos finales irán acompañados de todos los productos de investigación creados como resultado de la investigación financiada por el IDRC. Acuerdo que el personal de la biblioteca del IDRC mantendrá contacto anual por un máximo de tres años después de la fecha de finalización del proyecto con el fin de captar productos de investigación subsiguientes que hayan surgido como resultado del financiamiento del IDRC. Acuerdo sobre cualquier informe a ser publicados o divulgados en otras partes sobre bases de acceso no abierto (por ejemplo libros o artículos publicados), teniendo en mente que: o el número de editoriales de libros y publicaciones periódicas que permiten compartir por medio de acceso abierto está creciendo. Para obtener una guía de editoriales, consulte www.sherpa.ac.uk/romeo.php o muchas editoriales permiten disponibilidad por acceso abierto de las primeras versiones o de libros o publicaciones periódicas o de versiones sustancialmente diferentes; el acceso abierto casi siempre es posible, si no de inmediato, con algún retraso (acordado). Acuerdo sobre cualquier asunto de propiedad intelectual relativo a conocimiento de propiedad conjunta en que participan varios becarios y asociados. Acuerdo sobre cualquier descargo de responsabilidades o información explicativa que deba acompañar a los informes ubicados en la Biblioteca Digital del IDRC. En caso de que haya cambios en la investigación y en los productos planificados durante el ciclo de vida de un proyecto, se podrán modificar por acuerdo mutuo los requisitos y arreglos de preparación y entrega de informes durante la implementación del proyecto. Todos los cambios se deben documentar debidamente. Antes del pago final y del término del proyecto, todos los informes acordados se deben entregar al funcionario de programa del IDRC responsable del proyecto. No es posible cerrar un proyecto sin todos los informes correspondientes. Antes de entregar el Informe técnico final, cualquier asunto pendiente relativo a la difusión por medio de la Biblioteca Digital del IDRC se debe arreglar entre el funcionario responsable de programa del IDRC y los asociados en la investigación. Al abordar cuestiones consideraciones específicas se deberá tener en cuenta que: 3
Si bien siempre se persiguen altas normas de investigación, a menudo se logran buenos resultados en lo que respecta a hallazgos de la investigación, incidencia en políticas o efectos directos de capacidad y aprendizaje, con métodos básicos y bien conocidos. Incluso los esfuerzos y resultados fallidos de investigación, capacidad y políticas, pueden entregarnos aprendizaje y lecciones importantes. Los informes técnicos finales proveen valiosa información sobre los logros y productos del proyecto y posibilitan mayor análisis y aprendizaje. Estos informes deben entregar observaciones francas, siempre que sea posible, ciñéndose a las directrices especificadas más adelante acerca de la experiencia general con el proyecto. Sin embargo, los asuntos delicados o confidenciales se deben abordar en un intercambio directo con la persona a cargo del programa, y se deben documentar y archivar por separado. Las directrices que entregamos a continuación se aplican al contenido del Informe técnico final y se centran en un análisis riguroso de las actividades, las lecciones aprendidas, así como los productos y efectos directos del proyecto. Los productos sustanciales de un proyecto se deben presentar por separado y no deben integrarse al informe. Esto se aplica también a los resultados de la investigación que se han publicado, en que el titular de los derechos de autor no puede dar permiso para la difusión por acceso abierto de la fuente publicada que hay en la Biblioteca Digital del IDRC. Durante el curso del proyecto es importante tener en cuenta lo que se acordó sobre el contenido de todos los informes técnicos del proyecto. Esto ayudará a mantener el proyecto en la ruta trazada y a efectuar y documentar cualquier ajuste que sea necesario. [1] Consulte la sección sobre Resultados y Diseminación en la solicitud en línea para becas de investigación del IDRC. [2] Consulte las secciones pertinentes sobre Diseminación de información y propiedad intelectual en el Memorando de condiciones de la beca (MGC) del IDRC, adjunto a la solicitud en línea para becas de investigación del IDRC. Elaboración de un Informe técnico final a. Formato Los productos de la investigación en el marco del proyecto, incluyendo los informes técnicos finales, se deben entregar en formato digital siempre que sea posible. El Anexo A ofrece una lista de los formatos archivos digitales que acepta la Biblioteca Digital del IDRC y que se pueden preservar a largo plazo. Aunque también se acepta en formato de papel el envío de productos más extensos, como libros publicados, se recomienda a los líderes de proyecto que presenten electrónicamente todos los productos del proyecto para así facilitar su divulgación. 4
b. Contenido Los proyectos difieren en el foco relativo de la investigación, el desarrollo de capacidad, y la incidencia en políticas/práctica, y hay distintas maneras de organizar este material. Abajo se entrega una sugerencia de formato, lo que no excluye el uso de otras opciones según lo requiera el proyecto.[1] Los líderes del proyecto pueden comenzar reflexionando sobre los principales mensajes que desean dar a conocer y después pueden centrase en los detalles al respecto. El interés primordial del IDRC en lo que respecta al contenido del informe reside tanto en la experiencia concreta como en lo que se haya aprendido, lo que se puede resumir bajo los encabezamientos y preguntas siguientes: i) Información básica sobre el proyecto Página de título Resumen Palabras clave La plantilla en el Anexo B contiene la información básica que se requiere para todos los productos del proyecto. Los informes también deben incluir un índice (contenido). ii) La problemática de la investigación Se debe especificar la justificación básica del proyecto (fundamentación) y la(s) problemática(s) que abordó la investigación. Con frecuencia, la comprensión que los investigadores tienen de los problemas evoluciona desde que se aprobó el proyecto. El informe tiene que describir esta evolución y las razones subyacentes. iii) Objetivos Los objetivos generales y específicos del proyecto que se especifican en el MGC se deben volver a mencionar seguidos de un análisis sobre si se lograron o no. Si los objetivos no se hubieran alcanzado, hay que señalar el porqué y el impacto subsiguiente que esto tiene en el proyecto. Puede que a su vez los objetivos hayan evolucionado, en cuyo caso habrá que describir las razones y el aprendizaje involucrados. El grado de cumplimiento de cualquier objetivo nuevo también se debe evaluar. iv) Metodología Describa y analice los métodos de investigación y las técnicas analíticas que ha utilizado, así como cualquier problema que haya surgido. También se deben incluir los instrumentos de investigación, como 5
cuestionarios, guías para entrevistas y cualquier otra documentación que se estime útil para entender el proyecto. Indique y explique cualquier cambio de orientación que pueda haber ocurrido desde el diseño del proyecto. Señale también cualquier aprendizaje particular sobre los méritos que tengan los distintos métodos para abordar el problema de la investigación del proyecto y generar los productos y efectos deseados. v) Actividades del proyecto Qué se realizó con los recursos disponibles? Describa las actividades apoyadas en al marco del proyecto y la cronología. Qué se aprendió acerca de la implementación y manejo de las actividades del proyecto? Hubo aspectos de la implementación y del manejo del proyecto particularmente importantes para su éxito? vi) Productos del proyecto Los productos son los frutos que se logran directamente de las actividades realizadas de un proyecto (p.ej., síntesis informativas de políticas, artículos de revistas, artículos de investigación, personas capacitadas, etc.). [2] Cuáles fueron los principales productos del proyecto? Entregue una lista de todos los productos del proyecto, incluyendo citas completas. Identifique cualquier producto planificado que aún no se haya materializado. Especifique cuándo se terminarán, incluyendo planes para cualquier publicación futura. Cuáles fueron los principales logros específicos relativos a la investigación, desarrollo de capacidad, e incidencia en políticas/práctica? Qué se aprendió acerca de la producción o realización de los productos de investigación, capacidad, y políticas/práctica? por ejemplo, los problemas que hayan surgido o los cambios de orientación que ocurrieron. Qué contribuyó a estos productos y qué lecciones se desprenden de esta experiencia? Si corresponde, destaque los productos únicos o innovadores. Si corresponde, explique por qué no se terminaron los productos o por qué no fueron de buena calidad. Ejemplos de productos: Investigación: Informes de investigación Tecnologías (definidas ampliamente, incluyendo los procesos sociales) Hitos logrados en desarrollo de conocimiento y de redes 6
Capacidad: Número de personas que recibieron capacitación o que participaron en otras actividades de desarrollo de capacidad (mentoría, etc.) en investigación, desarrollo de capacidad (p.ej., capacitación de capacitadores) y políticas (p.ej., capacitación/información/participación de responsables de políticas, partes interesadas y conformadores de la opinión pública) Hitos en el desarrollo de capacidad de equipos, instituciones, redes, asociaciones, etc. (puede incluir equipo o apoyo de infraestructura, productos, humanos y otros) Comentarios sobre la sustentabilidad del aumento de las capacidades institucionales y acerca de aportes específicos al desarrollo de capacidad de la mujer o de grupos sociales marginados Logros en capacidad individual y organizacional (p.ej., están escribiendo mejores propuestas los investigadores de la organización, obtienen más financiamiento de otros donantes, muestran liderazgo, tienen más capacidad para hacer investigaciones, para conceptuar y hacer preguntas de investigación, para sacar conclusiones y sintetizar; son más eficaces para establecer vínculos con otras partes interesadas, para hacer intervenciones eficaces en debates mundiales y participar en diálogos Norte- Sur?). Política y práctica: Análisis de políticas, recomendaciones y documentos Otros hitos en términos respecto a partes interesadas y procesos de política/práctica, como la participación de los usuarios de la investigación o sus beneficiarios finales vii) Efectos directos del proyecto Se consideran efectos directos del proyecto los cambios de comportamiento, actitudes, prácticas, capacidades, políticas, relaciones, tecnologías, etc. que promueven el desarrollo sustentable y equitativo y reducen la pobreza. Pueden provenir del resultado del proceso de investigación o de la aplicación de sus hallazgos. Es importante considerar tanto los logros tangibles (productos) como las consecuencias resultantes (efectos directos), junto al aprendizaje derivado. El análisis de los efectos directos debe tomar en cuenta las dimensiones sociales, de género y ambientales cuando corresponda y sea posible. Cuáles fueron los principales efectos directos del proyecto? Cómo contribuyó el proyecto a: innovaciones científicas, de investigación o cognoscitivas cambios de comportamiento, capacidades, acciones o relaciones de los investigadores, redes o instituciones dedicadas a la investigación 7
cambios de comportamiento, capacidades, acciones o relaciones de los usuarios de la investigación o de las personas afectadas por los procesos o resultados de la investigación incidencia en políticas (p.ej., mayor capacidad en políticas de los investigadores; horizontes más amplios de políticas por parte de los responsables de las políticas; y la incidencia en regímenes de políticas) desarrollo, adopción y adaptación de tecnologías cambios en las condiciones económicas, sociales, de salud, políticas o ambientales Qué se aprendió sobre enfoques o elementos generales de concepción (diseño) para efectuar investigaciones, desarrollar capacidad o incidir en políticas o prácticas en el campo del proyecto y en sus circunstancias? Qué problemas surgieron y qué cambios de orientación tuvieron lugar? Hubo ciertos aspectos del diseño del proyecto que fueron especialmente importantes para el grado de éxito que alcanzó? Qué contribuyó a esos resultados (efectos directos) y qué lecciones desprendió usted de esa experiencia? viii) Evaluación general y recomendaciones Comente acerca de la utilidad de lograr los objetivos del proyecto mediante la asociación con investigadores canadienses u otros, con organizaciones canadienses o no orientadas a capacidad o políticas, o con otros donantes. Qué aportes al desarrollo hizo el proyecto? Qué haría usted de manera distinta como resultado de esta experiencia, y qué lecciones generales útiles se pueden desprender para mejorar proyectos futuros? Dé una síntesis de su propia perspectiva sobre el valor y la importancia del proyecto con relación a la inversión de tiempo, esfuerzo y financiamiento. Incluya cualquier recomendación que desee hacer al IDRC. Nos interesa recibir observaciones francas sobre la experiencia general con el proyecto. Sin embargo, cualquier información delicada o confidencial se debe hacer llegar directamente a la persona a cargo del programa, y la documentación respectiva se debe entregar por separado. [1] Si se siguen las secciones básicas (información de identificación del proyecto, problemas y fundamentación, objetivos), otro formato que a menudo se usa eficazmente es informar sobre actividades, productos y efectos directos bajo cada objetivo específico del proyecto (investigación, capacidad o políticas/práctica), con un resumen al final de cualquier resultado y aprendizaje general. 8
[2] El MGC define los productos como cualquier y todo producto y resultado del proyecto relativos a la investigación, y las publicaciones e informes producidos en el marco del proyecto que el becario haya entregado al Centro en cualquier formato existente o inventado de aquí en adelante. Anexo A: Formatos de archivos digitales que acepta la Biblioteca Digital del IDRC Description Microsoft Word Adobe PDF Postscript SGML Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Microsoft Project Microsoft Visio Filemaker Photoshop Audio AIFF Audio/basic Audio MPEG RealAudio Audio WAV Image GIF Image JPEG Image PNG Image TIFF Image BMP Photo CD HTML Text Rich Text Format XML Video MPEG Video Quicktime Extensions doc pdf Ps, eps, ai sgm, sgml xls ppt mpp, mpx, mpd vsd fmp3, fm psd, pdd aiff, aif, aifc au, snd mpa, abs, mpeg, mp3 ra, ram wav gif jpeg, jpg png tiff, tif bmp pcd html, htm txt rtf xml mpeg, mpg, mpe mov, qt 9
Video MPEG4 (Media File) Video AVI (Audio Video Interleave File) Video ASF (Advanced Streaming Format) ODF (Open Document Format for Office Applications) OGG (Compressed Multimedia File) OGM (Compressed Video File) mp4 avi asf Odt, odg, odp, ods, odc, odi, odf, odm ogg ogm Anexo B: Plantilla para la página de Título y Resumen de Producto de la investigación del IDRC Los productos de la investigación presentados al IDRC deben incluir una página de título, resumen y palabras clave. A continuación se lista el tipo de información que se deberá incluir. Los ítemes marcados con asterisco son especialmente importantes y es imprescindible que aparezcan. *Título: Subtítulo: *Por: Nombre completo del autor o autores Tipo de informe: ej., Informe técnico final, informe de taller, artículo de investigación, estudios de investigación, etc. *Fecha: Publicado por: Nombre completo de la editorial Ubicación: Nombre del lugar de edición Nombre de la Serie: Número en la Serie: *Número de proyecto del IDRC: *Título de proyecto del IDRC: *País/Región: País(es) o región(es) donde se efectuó el proyecto 10
*Nombre completo de la institución investigadora: *Dirección de la institución investigadora: *Nombre(s) del(la) investigador(a) / Miembros del equipo de investigación: *Información de contacto del(la) investigador(a) / Miembros del equipo de investigación : *Este informe se presenta tal como se recibió de parte del(los) becario(s) del proyecto. No ha sido evaluado por expertos ni ha pasado por otro proceso de evaluación. *Este trabajo se utiliza con el permiso de (nombre del titular del derecho de autor/copyright) *Derecho de autor/copyright (año), (nombre del titular de derecho de autor/ copyright) *Resumen: Los productos de la investigación deben incluir un resumen de 150-200 palabras en el que se especifican el tema de la investigación, la metodología, las principales conclusiones y el impacto general. *Palabras clave: Incluya un máximo de seis palabras clave de tema separadas por coma. 11