Capacitación Sistema SIU - Pilaga Circuito: Gestión Básica cto Hacienda SIU Pilaga
Temario 1. Introducción 2. Circuito Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo 2.1 Circuito General 2.2 Descripción del Circuito 2.3 Autorizaciones Nivel 4/7 (Módulo Autorizaciones) 2.4 Pago de Liquidación (Módulo Tesorería) 3. Otros circuitos 3.1 Preventivo, Compromiso y Devengado 3.2 Preventivo y Compromiso Simultáneo 3. Otras Operaciones 4.1 Anular Liquidaciones 4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado Rectificación 2
1. Introducción El circuito de Gestión Básica permite registrar la ejecución de gastos relacionados con el pago a proveedores, en aquellas situaciones en que no puedan ser registrados por ninguno de los circuitos existentes en el Sistema. (Ejemplos de circuitos: Compras, Becas, Obras Públicas, Adelantos a responsables, Servicios Públicos, etc.) Otros ejemplos de gastos que deben ser registrados por el circuito de Gestión Básica son: Gastos en general, ya ejecutados Publicaciones (TV, Diarios) Un trámite de Gestión Básica involucra las etapas de Preventivo General, Compromiso Definitivo y Devengado. Finalizado el registro de este trámite se debe proceder a realizar el cálculo de retenciones de la liquidación generada y a autorizar la misma quedando disponible el pago a través de las operaciones del módulo de Tesorería. 3
1. Introducción Las distintas etapas presupuestarias pueden registrarse en forma individual, o en forma simultánea. El siguiente diagrama clarifica lo expresado. Preventivo Compromiso Devengado Preventivo y Compromiso y Simultáneo Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo Se genera Número de Preventivo (NUP) Se genera Número de Compromiso (NUI) Se genera Número de Orden de pago (OP) Se genera Número de Compromiso (NUI) Se genera Número de Orden de pago (OP) Nota: El circuito que se utilizará es el de Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo 4
Simultáneo 2.1 Circuito General A continuación se muestra el Circuito General asociado a la Gestión Básica que permite registrar el pago a un proveedor desde la opción de carga Preventivo, Compromiso y Devengado de manera simultánea. Nota: Las otras formas de registrar las etapas presupuestarias del Circuito de Gestión Básica son mencionadas en el Punto 3. 5
Se generan Listados y Consultas Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo Se genera Orden de pago Autorizaciones Autorización de nivel 4 OP para ser autorizada Nivel 7 Tesorería Pagos Pagar liquidaciones OP autorizada para ser pagada Autorizaciones Autorización de nivel 7 OP pagada Se Generan Listados y Consultas 6
2.2 Descripción del Circuito Objetivo: Registrar las etapas preventivo, compromiso definitivo y Devengado de forma simultánea. Opciones de Menú: Gastos \ Gestión Básica \ Preventivo, Compromiso y Devengado \ Preventivo, Compromiso y Devengado Alta 7
Documentos Asociados al circuito: Tipo de Documento Orden de Pago Operación P Rol Principal 8
Documentos asociados al circuito: Tipo de Documento F Rol Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo Comprobante s 9
Ingresando a esta opción se despliega la siguiente pantalla integrada por cuatro solapas: Solapa Documentos (Permite vincular a la operación el Tipo de Documento y Contenedor) Solapa Datos de Gestión Operación) (Permite procesar el motivo o la Descripción de la Solapa Comprobantes (Permite incorporar los comprobantes que avalen el gasto) Solapa Manejo de partidas (Permite seleccionar las partidas con crédito presupuestario involucrado en el gasto) Nota: Es requisito realizar la carga de las cuatro solapas antes de Confirmar el alta. 10
Completar los datos solicitados en la solapa Documentos. Ejemplo: Realizar el circuito básico que permita realizar un pago de gastos por Publicación por el monto de 2.000$ 1 11
Completar los datos solicitados en la solapa Datos de gestión. Se busca el Proveedor de la misma forma que lo explicado en ABM de Proveedores 12
La ventana que se visualiza luego del filtro es la siguiente: Proveedor seleccionado Nota: Pasar a la Solapa Comprobantes sin Confirmar. 13
C Permite seleccionar el tipo de comprobante y cargar la información relacionada a él Nota: Pasar a la Solapa Manejo de Partidas sin Confirmar. 14
Completar la descripción solicitada en la solapa Manejo de Partidas El sistema ofrece la posibilidad de filtrar información para que la visualización sea corta y de fácil lectura. Se deberán seleccionar Condiciones de Filtro que permitan seleccionar las partidas con crédito presupuestario involucrado en el gasto. Hacer click en el botón Filtrar Completar los campos para identificar la Partida Presupuestaria- 15
A continuación se deberá seleccionar la imputación de la composición presupuestaria sobre la cual impactará el gasto. Permite borrar el/los filtros 16
Una vez seleccionada la imputación presupuestaria, se desplegarán en la parte inferior de la pantalla los siguientes campos donde se deberán completar los datos relacionados con el objeto del gasto e importe del mismo y hacer click en el botón Agregar Presionar el botón Agregar tantas veces como partidas definidas hubiera para el pago Not a : Los cam pos Pa r t ida Pr incip al y Par t id a Par cial son obliga t or ios aun que n o est én m a r cado s com o t al. 17
En caso de que se haya seleccionado una partida que no tenga saldo suficiente para cubrir el gasto, el sistema desplegará el siguiente mensaje: Presionar el botón Aceptar y seleccionar nueva partida En caso de que se haya ingresado un monto menor o mayor al del gasto, el mensaje es el siguiente Presionar el botón Aceptar y modificar los montos 18
Confirmar la operación haciendo click en el botón Confirmar a los efectos de registrar la liquidación correspondiente. Limpiar Filtro para seleccionar otra partida Monto registrado Confirmar al finalizar la carga de las cuatro solapas 19
Registrada la operación, el documento que emite el sistema es una Orden de Pago (OP) OP: 2007/2010 20
Desde el menú Gastos \ Listados y Consultas \ Ejecución Presupuestaria \ Ejecución presupuestaria de una operación se puede visualizar el Circuito Básico de la operación en cualquier momento del mismo. Al ingresar a esta opción se deberá filtrar la liquidación que se desea consultar, ingresando el dato que se considere óptimo para agilizar la búsqueda. El sistema permite ingresar como filtro el tipo de documento o el contenedor, pero no ambos. En caso de que se ingresen ambos filtros, el sistema desplegará el siguiente error: 21
Una vez realizado el filtro se puede visualizar en que etapa presupuestaria se encuentra la liquidación que se está consultando. Etapa presupuestaria en la que se encuentra la liquidación: Devengado 22
2.3 Autorizaciones y Retenciones (Nivel 4/7) Objetivo: Las operaciones de autorización y retención permiten autorizar y habilitar el pago de las liquidaciones generadas en este circuito de gestión Básica, quedando disponibles para ser procesadas por las operaciones del módulo de Tesorería La mayoría de estas retenciones son de tipo impositivo (IVA, Ganancias e Ingresos Brutos) Opciones de Menú: Gastos \ Autorizaciones \ Autorización de Nivel 4 Gastos \ Autorizaciones \ Autorización de Nivel 7 Nota: La condición frente a cada impuesto debe indicarse en el ABM de Proveedores. 23
Retenciones y Autorizaciones Nivel 4 Objetivo: Aplicar las retenciones al Proveedor de acuerdo a su condición frente a cada impuesto (Inscripto, No Inscripto, etc.) y la naturaleza del gasto (Compra de un Bien, Pago de un Servicio, etc.). Requisitos Previos Tener previamente cargada su situación ante cada impuesto. (Esto se realiza desde la opción ABM Proveedores en el módulo Maestros. Haber dado de Alta el Concepto de Retención. IVA, Ganancias, Ingresos Brutos, etc. (Esto se realiza desde la opción ABM Conceptos de Retención módulo Retenciones) Haber dado de Alta Regímenes a aplicar en la Retención. Alquileres Compras de bienes (Esto se realiza de la opción ABM Regímenes módulo Retenciones) Haber dado de Alta Condiciones que puede asumir un Proveedor frente a cada retención. Por ejemplo Monotributista frente al IVA e Impuesto a las Ganancias (Esto se realiza desde la opción ABM Condiciones módulo Retenciones) Nota: Los conceptos mas usuales ya se encuentran dados de alta en el sistema 24
Ejemplos de Retenciones según concepto, condición y régimen Condición IVA Sujeto a Retención Régimen Publicidad % Retención No imponible 8.68 0 Piso para Retener 160.0125
Al ingresar a la opción Autorización de nivel 4, se podrán seleccionar diferentes filtros para optimizar la búsqueda de los datos. Se pueden ingresar todos, algunos o ninguno, dependiendo del grado de exactitud que se requiera en el resultado de la búsqueda. En este ejemplo, se filtra por Orden de Pago, Nro. 2007 y Año 2010. Finalizar la acción haciendo click en el botón Filtrar Nota: La selección se hará solo por uno de los filtros: Documento o Contenedor 26
Se despliega a continuación la siguiente pantalla donde se debe seleccionar una liquidación para su autorización, presionando el botón con el icono Nota: Independientemente que existan o no retenciones a aplicar, los Niveles de Autorización 4 y 7 deben ser procesados por ser instancias de control obligatorias. 27
Luego de presionar el botón con el icono sección Pagos sin autorizar. El número de Pago Planificado mostrado en Pagos sin autorizar es propio del sistema en la pantalla se visualiza la El botón Ver liquidación permite visualizar la OP generada para el pago. A continuación se debe presionar el botón Procesar para efectuar la carga de retenciones al proveedor en caso de que corresponda. 28
A continuación seleccionar concepto, Condición y Régimen de retención asociado al Proveedor Ediciones Sur Editorial. Calcular el valor estimado a retener presionando botón Calcular y finalizar la acción haciendo click en el botón Procesar Completar los montos Este botón permite agregar una Retención Procesar Retenciones 29
Autorizaciones Nivel 7 Requisitos Previos: Que la liquidación haya sido autorizada en el Nivel 4. Desde esta pantalla se podrán seleccionar diferentes filtros para optimizar la búsqueda de los datos. Se pueden ingresar todos, algunos o ninguno, dependiendo del grado de exactitud que se requiera en el resultado de la búsqueda. En este ejemplo, se filtra por Orden de Pago, Nro. 2007 y Año 2010. Finalizar la acción haciendo click en el botón Filtrar 30
Autorizaciones Nivel 7 Nota: La selección se hará solo por uno de los filtros: Documento o Contenedor 31
Seleccionar la liquidación presionando el botón con el icono El botón Ver liquidación permite visualizar la OP generada para el pago. El botón Ver retención permite visualizar, si tuviese, las retenciones cargadas en el nivel 4. 32
El nivel 7 de autorizaciones se emplea como un control sobre los datos de la liquidación que se va a autorizar, pudiéndose presentar dos situaciones: 1. La liquidación es correcta entonces se debe seleccionar como Nivel a autorizar la opción Nivel 8. 2. La liquidación no es correcta. En este caso se debe rechazar el pago y volverla al nivel 4 para su modificación, seleccionando como Nivel a autorizar la opción Nivel 4. Finalizar la acción presionando el botón Procesar. De esta manera queda la OP autorizada para realizar el Pago, o bien para su corrección en el nivel 4. Pasa a Nivel 8 Tesorería o Se rechaza la liquidación y se retorna al nivel 4 33
2.4 Pagar Liquidaciones (Módulo Tesorería) Objetivo: Registrar el pago de las liquidaciones de gastos autorizadas. Requisitos Previos: Las liquidaciones deben haber sido autorizadas en el Nivel 7 de autorizaciones. Opciones de Menú: Tesorería \ Pagos \ Pagar Liquidaciones 34
Ingresar las condiciones de Filtro que permitan identificar el trámite a pagar. En este caso se ingresa el número de OP. 2010 35
Seleccionar la liquidación a pagar presionando el botón con el icono El botón Ver liquidación permite visualizar la OP generada para el pago. El botón Ver Retenciones permite visualizar, si tuviese, las retenciones realizadas al proveedor 36
Una vez seleccionada la liquidación a pagar se visualizará la siguiente pantalla, donde se deberá definir el modo de pago y completar los campos que correspondan. El medio de pago seleccionado para este ejemplo es el de Cheque en un solo pago. Dependiendo del Medio de Pago que se elija, varían los campos que deben ser cargados. Nota: Uno de los errores más comunes de carga es olvidar presionar el botón Agregar tantas veces como medios de pagos existan 37
El sistema cuenta actualmente con tres medios de pagos disponibles para registrar el pago de una liquidación, y dependiendo de su selección se habilitarán distintos campos para su completitud: Cheque Transferencia 38
Transferencia Ext Nota: La suma de los montos parciales deberá ser igual al monto total de la liquidación 39
El sistema controla que la suma de los montos parciales o el total ingresado sea igual neto liquidado, y si así no sucede muestra el siguiente mensaje Cuando se halla alcanzado el monto total se puede concretar la transacción presionando alguno de estos botones: 40
Botón Emitir Botón Emitir y Confirmar Registra Pago Registra Pago Emite Comprobante en Cartera Emite Comprobante de Pago Nota: Se sigue el mismo criterio que en el Sistema SIPEFCO NO DEJAR COMPROBANTES EN CARTERA 41
Para este ejemplo la acción seleccionada es la de Emitir y Confirmar. Datos visualizados luego de presionar el botón Agregar de la acción anterior Registra la transacción y emite comprobante de Pago 42
A continuación se desplegará una pantalla donde podemos visualizar los siguientes apartados pantallas: Pago de liquidaciones 43
Comprobantes 44
Valores entregados Imprime recibo que firma Proveedor al retirar el cheque Retenciones 45
Desde el menú Gastos \ Listados y Consultas \ Ejecución Presupuestaria \de una operación podemos observar la etapa presupuestaria en la que se encuentra la liquidación. Ingresar las condiciones de Filtro que permitan identificar el trámite a pagar y presionar el botón Filtrar. En este caso se ingresar el número de OP. 46
Se observa que la etapa presupuestaria en la que se encontraba la liquidación ha sido modificada a partir de su pago. Pagado: Etapa presupuestaria en la que se encuentra la liquidación 47
3. Otros Circuitos 3.1 Preventivo General Objetivo: Registrar la etapa de preventivo de una liquidación en forma individual. Opciones de Menú: Gastos \ Gestión Básica \ Preventivo General \ Preventivo General Alta Documentos Asociados a la Operación Tipo de Documento Operación Rol Número de Preventivo Preventivo Principal Resolución de Facultad Preventivo Principal. Resolución de Rectorado Preventivo Principal. Expediente Preventivo Contenedor P Preventivo Asociado 48
3. Otros Circuitos (Cont.) 3.2 Compromiso Definitivo Objetivo: Registrar la etapa de compromiso definitivo de una liquidación en forma individual. Opciones de Menú: Gastos \ Gestión Básica \ Compromiso Definitivo \ Compromiso Definitivo Alta 49
3. Otros Circuitos (Cont.) 3.2 Compromiso Definitivo (Cont.) Documentos Asociados a la Operación Tipo de Documento Operación Rol Número de Compromiso Compromiso Principal Expediente Compromiso Contenedor Licitación Privada C Asociado Licitación Pública Compromiso Asociado Orden de Compra Compromiso A 50
3. Otros Circuitos (Cont.) 3.3 Devengado Objetivo: Registrar la etapa de devengado de una liquidación en forma individual. Opciones de Menú: Gastos \ Gestión Básica \ Devengado \ Liquidación General Alta 51
3. Otros Circuitos (Cont.) 3.3 Devengado (Cont.) Documentos Asociados a la Operación Tipo de Documento Operación Rol Orden de Pago Devengado Principal Expediente Devengado Contenedor. Recibo Devengado Comprobantes Resolución Despacho Devengado Asociado Factura Devengado Documentos Factura (A-B-C) Devengado Comprobantes Nota de Crédito Devengado Documentos Nota de Débito Devengado Documentos Resolución de Rectorado Devengado Comprobantes 52
3. Otros Circuitos (Cont.) 3.4 Preventivo y Compromiso Documentos Asociados a la Operación Tipo de Documento Operación Rol Número de Compromiso Preventivo y Compromiso Principal. Expediente Preventivo y Compromiso Contenedor Orden de Compra Preventivo y Compromiso Asociado Pedido de Compra Preventivo y Compromiso Asociado Res. Facultad Preventivo y Compromiso Asociado Res. Rectorado Preventivo y Compromiso Asociado 53
3. Otros Circuitos (Cont.) Objetivo: Registrar las etapas de preventivo y compromiso definitivo de una liquidación en forma simultánea. Opciones de Menú: Gastos \ Gestión Básica \ Preventivo y Compromiso \ Preventivo y Compromiso Alta 54
3. Otros Circuitos (Cont.) 3.5 Compromiso y Devengado Simultáneo Objetivo: Registrar las etapas de compromiso y devengado de una liquidación en forma simultánea. Opciones de Menú: Gastos \ Gestión Básica \ Compromiso y Devengado \ Compromiso y Devengado Alta 55
3. Otros Circuitos (Cont.) 3.5 Compromiso y Devengado Documentos Asociados a la Operación Tipo de Documento Operación Rol Orden de Pago Compromiso y Devengado Principal. Expediente Compromiso y Devengado Contenedor Acuerdo del Consejo de Unidad UACO-UART-UARGUASJ Compromiso y Devengado Asociado Disposición del Decano UACO Compromiso y Devengado Asociado Res. Rectorado Compromiso y Devengado Asociado 56
4. Otras Operaciones 4.1 Anular Liquidaciones Objetivo: Esta opción permite anular una liquidación que ha sido pagada con datos erróneos, como importe incorrecto, monto retenido incorrecto, etc. Opciones de Menú: Tesorería \ Pagos \ Anular Pagar Liquidación Requisitos Previos: La liquidación se encuentra pagada. 57
4. Otras Operaciones 4.1 Anular Liquidaciones (Cont) Al ingresar a esta opción se deberá filtrar la liquidación que se desea anular, ingresando las condiciones de Filtro que permitan identificar la liquidación. Luego presionar el botón Filtrar. En este caso se busca por número de OP. 58
4. Otras Operaciones 4.1 Anular Liquidaciones (Cont.) Haciendo click sobre el botón Anular se elimina la liquidación seleccionada. Una vez anulada la liquidación se podrá rectificar parcial o totalmente según corresponda. 59
4. Otras Operaciones 4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación Objetivo: Esta opción permite rectificar una liquidación que ha sido pagada con datos erróneos, en forma parcial o total. Opciones de Menú: Tesorería \ Pagos \ Anular Pagar Liquidación Requisitos Previos: La liquidación se encuentra en la etapa del devengado. 60
4. Otras Operaciones 4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación Al ingresar a esta opción se deberá filtrar la liquidación que se desea rectificar, ingresando las condiciones de Filtro que permitan identificar la liquidación. Luego presionar el botón Filtrar. En este caso se busca por número de OP. 61
4. Otras Operaciones 4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación (Cont.) Una vez seleccionada la liquidación que se desea rectificar, el sistema permite realizar las siguientes modificaciones en cada solapa: En la Solapa Documentos sólo se puede realizar la carga de documentos asociados, presionando el botón. 62
4. Otras Operaciones 4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación (Cont.) En la Solapa Datos de Gestión se puede modificar la descripción de la liquidación, pero el sistema anexa esta nueva descripción como un dato más de la liquidación, dejando la descripción original de la misma y la nueva descripción. Esto se puede observar en el comprobante de emisión. 63
4. Otras Operaciones 4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación (Cont.) Por lo tanto si se desea modificar la descripción original de la liquidación, esta operación se deberá realizar desde la opción Gastos \ Ajuste de liquidaciones \ Modificación de datos de Trámites, Trámites la cual será oportunamente desarrollada en el tema Gestión de Ajuste de liquidaciones. 64
4. Otras Operaciones 4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación (Cont.) En la Solapa Comprobantes se pueden agregar nuevos comprobantes, con el propósito de rectificar en forma parcial la liquidación, o bien desafectarla en forma total. En el siguiente ejemplo se agrega el tipo de comprobante Nota, por el importe total en (-). 65
4. Otras Operaciones 4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación (Cont.) A continuación, ingresar a la Solapa Manejo Partidas, donde se deberá seleccionar modificar la partida original de la liquidación, ingresando el mismo importe pero en (-). 66
4. Otras Operaciones 4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación (Cont.) Una vez seleccionada la liquidación, modificar la misma ingresando el importe original pero en (-). El botón Modificar confirma la acción. 67
4. Otras Operaciones Confirmar los cambios realizados haciendo click en el botón Procesar 68
4. Otras Operaciones 4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación (Cont.) Documentos asociados que se Luego de procesar se despliega la siguiente pantalla:. agregaron Comprobantes que ponen en CERO la liquidación El sistema muestra la descripción y datos originales de la liquidación; y los nuevos datos surgidos a partir de la rectificación. 69
4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación (Cont.) Desde el menú Gastos \ Listados y Consultas \ Ejecución Presupuestaria \ Ejecución presupuestaria de una operación se puede visualizar el estado en el que quedó la liquidación a partir de la rectificación realizada.. Al ingresar a esta opción se deberá filtrar la liquidación que se desea rectificar, ingresando las condiciones de Filtro que permitan identificar la liquidación. Luego presionar el botón Filtrar. En este caso se busca por número de OP. 70
4. Otras Operaciones 4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación (Cont.) Al presionar el botón filtrar el sistema muestra en pantalla el estado en el que se encuentra la liquidación: 71