Instituto Nacional de Estadística y Geografía Obras complementarias publicadas por el INEGI sobre el tema: Norma técnica para la generación de estadística básica, Proceso estándar para encuestas por muestreo, Proceso estándar para el aprovechamiento estadístico de registros administrativos, Diseño conceptual para la generación de estadística básica, Presentación de datos estadísticos en cuadros y gráficas, Captación en encuestas por muestreo, Captación en registros administrativos, Planeación y control administrativo de proyectos estadísticos, Diseño de la muestra en proyectos de encuesta, Procesamiento de la información. Catalogación en la fuente INEGI: 310 Instituto Nacional de Estadística y Geografía (México). Guía técnica para elaborar es operativos.-- México: INEGI, c2012. 42 p : il. Guía técnica para elaborar es operativos
Presentación De acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica (LSNIEG), el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) regulará, mediante la expedición de disposiciones de carácter general, la captación, procesamiento y publicación de la Información, para el debido funcionamiento del Sistema o autorizará las que utilicen las Unidades para tales efectos (Artículo 58). Con el fin de dar cumplimiento con el mandato de Ley, el INEGI impulsa la normatividad para la coordinación del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica (SNIEG), el servicio público de información y la regulación técnica sobre los procesos de generación, integración, difusión y conservación de la información estadística y geográfica. La determinación de la normatividad técnica para el Sistema, constituye una estrategia esencial para regular la operación de proyectos, estandarizar los procesos y homologar los conceptos comunes, lo que permitirá avanzar en el mejoramiento de la calidad de los datos y la eficiencia del servicio público que da respuesta a la demanda social de información. Por ello, con fundamento en el Artículo 30 de la Norma Técnica para la Generación de Estadística Básica publicada en el Diario Oficial de la Federación el 12 de noviembre de 2010, el Instituto pone a disposición de las Unidades del Estado del SNIEG el documento Guía técnica para elaborar es operativos, como parte de la serie de documentación técnica y metodológica que proporcionará con el fin de facilitar el cumplimiento de la Norma. Este documento tiene como propósito facilitar la elaboración de este tipo de es con criterios homogéneos y orientados a ser sencillos y prácticos. El Instituto agradecerá los comentarios y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento, accesibilidad y aplicación.
Índice Introducción VI 1. Generalidades 1 1.1 Importancia y utilidad de un operativo 1 1.2 Características y requisitos de un operativo 2 1.3 Tipos de es 2 2. Condicionantes para el diseño de es operativos 4 2.1 Características generales del proyecto 4 2.2 Características del diseño conceptual 5 2.3 Contexto de aplicación 5 2.4 Modalidad de la capacitación 5 2.5 Perfil del usuario 6 3. Diagrama del proceso general de elaboración de es operativos 7 4. Descripción de las macroactividades para la elaboración de es operativos 8 4.1 Planeación del desarrollo del operativo 8 4.2 Determinación de responsables de la elaboración de los es 9 4.3 Definición de objetivos, alcances y tipo de 9 4.4 Análisis de contenidos sustantivos 11 4.5 Definición de la estructura capitular 11 4.6 Desarrollo de contenidos 13 4.7 Edición de aspectos gráficos 14 4.8 Integración de la versión final 15 4.9 Revisión y liberación del 15 Anexo 16 A. Ejemplos de recursos didácticos en un operativo 117
Introducción VI En el campo de las estadísticas oficiales, un aspecto a considerar para desarrollar óptimamente las actividades, es la elaboración de los es operativos, que son documentos didácticos y de apoyo, en donde se especifican los procedimientos a desarrollar en las fases de la captación y el procesamiento de la información, con la descripción de funciones, tareas y responsables de las diferentes figuras operativas que participan en el proyecto estadístico, incluida la supervisión. Este documento, proporciona una guía que facilita la elaboración de dichos es, mediante la identificación de sus elementos conceptuales y didácticos que deben incluir, para revisar y mejorar los procesos actuales de su elaboración con criterios homogéneos y asegurar que sean sencillos y prácticos. Está dirigido al personal de las Unidades del Estado que generan estadísticas en el SNIEG. Inicia con la descripción de algunas generalidades sobre el tema, continúa con los condicionantes que se deben considerar para el diseño de los es operativos, después se presenta el diagrama del proceso general para su elaboración, en seguida se describe cada una de las macroactividades y por último, se ofrece un glosario de los conceptos más importantes utilizados a lo largo del documento, así como la bibliografía consultada, misma que sirve de referencia para ampliar la información vertida en los distintos apartados. Se complementa con una sección de Anexos que contiene ejemplos de estructura y elementos didácticos de es para diferentes figuras operativas.
1. Generalidades El objetivo de este apartado es proporcionar el contexto general de la presente guía técnica para la elaboración de los es operativos que serán utilizados en los proyectos de estadística básica oficial. En este tipo de proyectos se identifican diversas fases, unas que tienen que ver con el diseño (conceptual, de la muestra, de la captación y del procesamiento) y otras con su ejecución. La elaboración de los es operativos se realiza precisamente en las fases de diseño para apoyar la realización de los operativos, los cuales suelen involucrar una gran cantidad de recursos y exigen una cuidadosa coordinación de actividades y de flujos de materiales. Este aspecto requiere que los involucrados conozcan perfectamente qué actividades tienen que desarrollar, cómo tienen que ejecutarlas, cuándo tienen que realzarlo y con quién tienen que coordinarse. Una herramienta valiosa para lograrlo, es precisamente el operativo, el cual se define como aquel Documento con fines didácticos, y de apoyo durante la ejecución de las actividades, en donde se especifican entre otros aspectos, las funciones y responsabilidades de las diferentes figuras operativas que participarán en el proyecto, cómo interactúan entre sí y se describe con el suficiente detalle los procedimientos que han de seguirse 1. Entre estos, se encuentran los que se realizan para la captación de la información, considerando la modalidad del tipo de entrevista, como puede ser la entrevista presencial (cara a cara), las entrevistas en línea (por medio de internet) o por teléfono. Así mismo, los es operativos apoyan los procedimientos de verificación de los datos y los que tienen que ver con el procesamiento de la información, como captura, codificación y validación. 1 INEGI. Captación en encuestas por muestreo. diciembre 2006. Aguascalientes, México. En: http://www.inegi.org.mx/est/contenidos/espanol/metodologias/encue stas/hogares/cap_mues.pdf En algunos proyectos estadísticos de gran magnitud como los censos nacionales, se requieren diversos tipos de es, algunos orientados a la descripción de funciones de las diferentes figuras operativas que participan en el proyecto, como por ejemplo el relacionado con el entrevistador para la correcta aplicación del instrumento de captación, el del supervisor, el del validador, etcétera. Otro tipo de es describen los materiales de apoyo como por ejemplo la cartografía, y otros que detallan el funcionamiento y resguardo de los equipos informáticos o determinados programas, como por ejemplo del sistema de avance y cobertura, la conformación de bases de datos y otras herramientas para generar los cuadros, gráficas o cartogramas. La decisión de cuántos tipos de es dependerá de algunos aspectos, que en este contexto se denominan condicionantes, mismos que se describen en el siguiente capítulo. 1.1 Importancia y utilidad de un operativo Este tipo de documentos constituyen una herramienta eficaz para la capacitación del personal operativo, contribuyendo de manera sustantiva a que la transmisión del conocimiento sea homogénea. Los procedimientos, con sus actividades, tareas y responsabilidades por puesto, asentadas en el, deben proporcionarle al personal operativo todo el soporte necesario, considerando que dicho personal no contará con el respaldo de un supervisor o asesor durante todo el tiempo en que realice sus actividades. El debe garantizar el cumplimiento de los procedimientos tal como se determinó en la fase de diseño de la captación y del procesamiento; además de proporcionar una guía sobre lo que hay que hacer en caso de que se presenten contingencias. Los es como herramienta para la capacitación, deberán: Proporcionar los antecedentes y objetivos del proyecto estadístico. 1
2 Auxiliar en la inducción del puesto y en la capacitación, asegurando que el proceso de enseñanza sea homogéneo. Permitir que las figuras operativas del proyecto estadístico conozcan las funciones, tareas y responsabilidades del cargo que desempeñan, su ubicación dentro de la estructura operativa y su relación con otros puestos. Describir los mecanismos de control para identificar cualquier alteración arbitraria de los procedimientos y la forma de evaluar al personal responsable de llevarlos a cabo. Incrementar la eficiencia de los colaboradores y la coordinación de las actividades. Constituir una base para el análisis y la mejora de los procesos y procedimientos técnicos y administrativos del proyecto estadístico. Tener una estructura similar, y manejar un mismo estilo editorial e ilustraciones, como logotipos del proyecto, tipo de imágenes o caricaturas, entre otros elementos. 1.2 Características y requisitos de un operativo Un de esta naturaleza está conformado por tres tipos de elementos: Los contenidos sustantivos. Ejemplos de aquellas situaciones que se pueden presentar. Ejercicios de los procedimientos a seguir. En cuanto a los requisitos que debe cubrir, destacan entre otros, los siguientes: Debe ser práctico y didáctico. Su redacción y estilo debe ser lo más sencillo, claro y directo posible. La información debe ser real, actual, congruente y en un lenguaje familiar para los usuarios: y con ello se asegura un manejo fácil y comprensible, ya que en ocasiones el operativo suele ser la única herramienta con que cuenta el trabajador para auxiliarse en las tareas encomendadas en el proyecto estadístico. Debe incluir elementos didácticos para facilitar la comprensión y aplicación de los aspectos técnicos que conforman los contenidos sustantivos, determinados en el diseño conceptual, diseño de la captación y del procesamiento. Debe permitir la evaluación de los objetivos de aprendizaje. 1.3 Tipos de es En toda empresa o institución, pública o privada, los es constituyen una de las principales herramientas para lograr que el personal desempeñe adecuadamente las actividades y responsabilidades que les son encomendadas. Existe una diversidad de es en función de la temática abordada, por ejemplo: Sobre la organización: Manual de organización y funciones; de procedimientos (para toda la institución u organismo o para cada una de sus diferentes áreas); de estructura programática; de políticas y normas de comercialización; de normas para el control y uso de vehículos oficiales; para la administración y control de los bienes muebles y manejo de almacenes e inventarios, etcétera. Sobre el personal: Manual para el reclutamiento y contratación del personal; Manual de perfiles de puestos; Manual para la formación de instructores, entre otros. Sobre procesos, estructuras, funcionamiento y metodologías: Manuales de procedimientos para el archivo de trámite; Guía técnica para la elaboración de documentos normativo- administrativos y formatos anexos; Instructivo de llenado para el formato x, Guía para el desarrollo y documentación de software, etcétera. En los proyectos para generar la estadística básica oficial, los documentos utilizados para apoyar la capacitación del personal y la realización de sus actividades reciben el nombre genérico de Manuales Operativos, de los cuales se tienen los siguientes ejemplos: Manual de integración de recursos humanos del operativo de campo. Documento donde se describen los procedimientos para el reclutamiento, selección y contratación de los recursos humanos que se ocuparán en el operativo para la captación de los datos de interés. Manual para la formación de instructores. Documento de carácter técnico donde se proporcionan técnicas de instrucción, recursos didácticos y recomendaciones generales sobre las actividades operativas del instructor.
2. Condicionantes para el diseño de es operativos Al momento de iniciar el diseño de un operativo, y dado que es el principal auxiliar para las tareas que realizarán las figuras operativas, deben tenerse en cuenta las características generales del proyecto, las características del diseño conceptual, el contexto de aplicación, la modalidad de la capacitación y el perfil del usuario, aspectos que se muestran en el siguiente esquema: Los recursos económicos disponibles. Las fechas comprometidas para entrega de resultados definitivo. Estas características generales del proyecto, deben considerarse para que el operativo apoye adecuadamente la consecución de los objetivos y metas planteadas. Condicionantes para el diseño de un Manual Operativo 3. Contexto de aplicación Manual Operativo 4. Modalidades de la capacitación 5. Perfil del usuario 2.1 Características generales del proyecto Se definen en la fase de Planeación del proyecto estadístico y se refieren a: 4 La cobertura geográfica: si se va levantar información a nivel nacional, en una región o conjunto de entidades federativas, en un solo estado, o un nivel más pequeño como municipios o ciudades. El método que se utilizará para captar los datos estadísticos: censal, encuesta por muestreo o del aprovechamiento de registros administrativos. Así, considerando el tiempo disponible, la magnitud y complejidad del proyecto, se tomarán decisiones que impactan en la modalidad de la capacitación, y por lo tanto en las características y nivel de detalle que deben cubrir los es operativos. Así, si se trate de autocapacitación, los es deberán tener el mayor detalle posible para minimizar las dudas del capacitando.
2.2 Características del diseño conceptual La cantidad y complejidad de los conceptos por captarse en el proyecto estadístico (marco conceptual), impactan directamente en el diseño de los es. Así, a mayor dificultad para captar los conceptos, mayor exigencia en el diseño de los es, para que en éstos se proporcionen las herramientas o recursos que le permitan al capacitando, resolver de la mejor manera y con criterios homogéneos, las dificultades o problemas inherentes a su función. Las características del instrumento de captación, también impactan en los es, en éstos deben reflejarse fielmente sus elementos y los procedimientos para su llenado, verificación, codificación o validación, según corresponda. Respecto a las características geográficas, los es deben dar ejemplos del ambiente físico que prevalecerá al momento de hacer las tareas asignadas, haciendo las advertencias procedentes por las situaciones climatológicas que pudieran existir en la zona de trabajo, como son lugares húmedos, calurosos, fríos o de difícil acceso, como las partes montañosas o pantanosas, además de recomendar la vestimenta más adecuada para realizar las labores con la mayor comodidad y protección posible, en el caso de las figuras operativas que realizan su trabajo fuera de oficinas. Los criterios de validación que se determinaron en la fase del Diseño conceptual, deben considerarse en el para la verificación en campo y validación de los datos estadísticos y su preparación para explotar las bases de datos, actividades que son contenidos sustantivos en el Manual del validador y el de la figura operativa que manejará los sistemas de captura y explotación. Por lo tanto, debe buscarse que los es operativos contemplen los aspectos señalados para que las distintas figuras operativas se apoyen en ellos durante el desarrollo de sus labores. 2.3 Contexto de aplicación Los ejemplos y ejercicios que se incluyan en los es, han de reflejar situaciones reales del contexto donde se aplicarán, y estar en un lenguaje apropiado al tipo de figura operativa que se capacitará. Debe incluir también ejemplos de situaciones adversas o especiales con las que puede enfrentarse la figura operativa (conflictos religiosos, políticos o problemas de narcotráfico) para proporcionar guías de actuación y proporcionar las medidas preventivas para no poner en riesgo la integridad física de ninguna de las personas que participa en el operativo. 2.4 Modalidad de la capacitación La elaboración de los es operativos ha de tomar en cuenta la forma como será impartida la capacitación, pues de esta depende el nivel de detalle y el tipo de ejercicios que deben y pueden ser abordados en este tipo de documentos. Existen tres tipos o modalidades de capacitación básicas con características muy particulares, una es la presencial, a distancia y el auto estudio. La capacitación presencial, es el desarrollo del proceso de enseñanza-aprendizaje con un instructor al frente de un grupo, puede tener la modalidad de cascada para los eventos grandes, es decir, se va dando por niveles, partiendo de una estructura central, hasta llegar a las personas que se van a encargar de las tareas operativas. Esta modalidad tiene su principal área de oportunidad en el hecho de que no siempre llega toda la información tal y como se planeó de manera central, sin embargo es la más utilizada. Para la modalidad en cascada, además de los es operativos deben contemplarse es para la formación de Instructores acompañado de su respectiva guía didáctica; ello asegura en cierta manera que el personal encargado de reproducir la capacitación en los diferentes niveles, transmitirá fielmente los contenidos. La capacitación a distancia, requiere de mayor infraestructura y por lo tanto de más recursos económicos, siendo esta su principal área de oportunidad. Por otro lado, es una inversión a largo plazo, ya que el equipo puede disponerse para otros proyectos estadísticos. Para este tipo de capacitación, los ejercicios y ejemplos pueden manejarse de forma independiente, como módulos complementarios, y utilizar los recursos informáticos para hacerlos dinámicos e interactivos. 5
Finalmente la capacitación por auto estudio deja en manos del capacitando la mayor responsabilidad de su formación, implica el envío de los materiales, generalmente por medios electrónicos. Independientemente de la modalidad de capacitación, los es deben incluir todas las ayudas posibles y evaluaciones para cada capítulo del ; deben ser autosuficientes en cuanto a sus recursos didácticos y esta debe ser mayor en la modalidad de auto estudio, después en la de capacitación a distancia y en menor grado para la presencial. Además, se deben considerar coordinadores del curso y planear por lo menos una sesión presencial con los capacitandos. Así mismo, debe preverse personal que maneje criterios estandarizados para proporcionar asesorías vía remota, a fin de aclarar las dudas que surjan en el proceso de enseñanza-aprendizaje. 2.5 Perfil del usuario Otro aspecto relevante a considerar en la elaboración de los es operativos, es el perfil del lector a quien está dirigido, es decir, sus características que se determinan en el perfil de puestos en la fase de Diseño de la captación y del procesamiento, como parte de los procedimientos para el reclutamiento del personal. Si bien estos perfiles son un modelo ideal al que se trataría de aproximar lo más posible en la contratación del personal operativo, constituyen el insumo principal para determinar el perfil de los usuarios de los es que se utilizarán en el proyecto estadístico. 6
3. Diagrama del proceso general de elaboración de es operativos Consideradas cada una de las condicionantes para el diseño del operativo, se realizan las actividades descritas en el siguiente diagrama: INICIO Planear el desarrollo Planear el desarrollo del del 1 1 Determinar Determinar responsable responsable (s) (s) de de elaborar elaborar el el 2 2 Definir Definir objetivos, objetivos, alcances alcances y y tipo tipo de de 3 3 Analizar Analizar contenidos contenidos sustantivos sustantivos 4 4 Definir Definir la la estructura estructura capitular capitular 5 5 Desarrollar Desarrollar los los contenidos contenidos Editar Editar aspectos aspectos gráficos gráficos Integrar la versión final Integrar la versión final Revisar Revisar y y liberar liberar el el FIN 6 6 7 7 8 8 9 9 7