Estamos trabajando en conseguir que las contrataciones de servicios y suministros se realicen a un medio/largo plazo. De este modo conseguiremos un ahorro en costes y tramitación de expedientes El procedimiento de adjudicación y gestión de proveedores en FGV Entrevista a Vicente Alcaide, director de gestión de Ferrocarrils de la Generalitat Valenciana www.achilles.com
La selección de empresas proveedoras en el sector transporte de pasajeros es un proceso cada día más complejo ya que los diversos factores a tener en cuenta, así como las diferentes legislaciones, exigen la máxima exhaustividad en el proceso de adjudicación. Vicente Alcaide, director de gestión de Ferrocarriles de la Generalitat Valenciana (FGV) nos detalla cómo es el proceso de selección y gestión de proveedores de una de las empresas de transportes de pasajeros más importantes del país. 1. Cómo controla FGV los riesgos en la cadena de suministro? Para controlar los riegos en la cadena de suministros y evitar las roturas de stock se hace una planificación continua de materiales, actualizando diariamente los puntos de pedido así como los plazos de entrega. En cuanto a los riesgos en la cadena de suministros, somos miembros de protrans, lo que nos facilita la toma de decisiones basadas en información contrastada y verificada. Esto es fundamental para garantizar la seguridad en la cadena de suministro. 2. En qué medida afecta la legislación vigente a la selección de empresas proveedoras? Tanto la ley actual de Contratos de Sector Público como el proyecto de la nueva ley que está en trámite de aprobación por el Congreso de los Diputados, abogan por el procedimiento abierto, y así se recoge ya desde hace unos años en la Norma de Adquisiciones de FGV. De esta forma, la selección de proveedores tiene una doble vertiente; por un lado, para la tramitación de los contratos menores - en cuyo caso la selección se realiza por la propia entidad-, y por el otro, las licitaciones, que se tramitan mediante procedimiento abierto, en el que la selección se hace en función de los criterios de solvencias exigidos en los pliegos que rigen las licitaciones. Un valor fundamental de futuro es la seguridad; garantizar la seguridad y la prevención de riesgos laborales en obras y servicios 2
El proceso de adjudicación de FGV 3. Qué requisitos mínimos deben cumplir las empresas proveedoras para trabajar con FGV? Las empresas proveedoras que trabajen para FGV no deben haber incurrido en ninguna de las prohibiciones de contratar que se establecen en el Texto Refundado de la Ley de Contratación del Sector Público. Además, deben estar al corriente de las obligaciones tributarias y de la seguridad social, así como cumplir todas las obligaciones legales en materia laboral y medioambiental. Para ello, contamos con protrans, que nos permite un mayor control de la documentación de las empresas proveedoras. Por otra parte, tanto la empresa proveedora como el personal deben estar inscritos en los registros y disponer de los certificados, permisos o licencias que por el objeto de la oferta o su ámbito de actividad les requiera la legislación vigente. En las licitaciones mediante procedimiento abierto también exigimos la declaración responsable del cumplimiento por el licitador de las condiciones establecidas legalmente para contratar con la Administración y con el Sector Público Empresarial de la Comunidad Valenciana. 4. Qué datos necesita FGV a la hora de contar con los servicios de una nueva empresa proveedora? Además de los mencionados en la pregunta anterior, requerimos a las empresas proveedoras datos financieros como el NIF, el número de cuenta y la razón social. Sin embargo, aquellos proveedores inscritos en protrans están exentos de presentar esta documentación, ya que ya ha sido subida y validada en la plataforma anteriormente, por lo que solo deberán enviar un certificado en el que se detalle que la documentación aportada se encuentra vigente. Trabajamos en base a unos parámetros recogidos en la Norma de Adquisiciones de FGV, los cuáles son más estrictos que los que marca la Ley 5. Cómo es el procedimiento interno de adjudicación en FGV? Desde hace varios años estamos trabajando en base a unos parámetros recogidos en la Norma de Adquisiciones de FGV, los cuáles son más estrictos que los que marca la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP). En dicha norma se establece dos diferenciaciones en cuanto a la tramitación de las contrataciones; la gestión de los contratos menores, que son aquellos cuyo importe es inferior a 18.000 para servicios y suministros, y 50.000 para obras. En estos casos la LCSP exige únicamente la aprobación del gasto. No obstante la Ley 5/2013, de 23 de diciembre de Medidas Fiscales, de gestión administrativa, financiera y de organización dela Generalitat Valenciana exige la petición de al menos tres ofertas para aquellos suministros o servicios que superen los 6.000 para servicios o suministros y 30.000 para las obras Sin embargo, FGV rebaja estos parámetros a los 900 tanto para servicios y suministros como para obras. Por otro lado están las licitaciones: FGV utiliza el procedimiento abierto como regla general, a no ser que por razones de propiedad tecnológica sólo pueda ser adjudicado a un proveedor. Además, contamos con una herramienta de precalificación de proveedores, protrans, que utilizamos para realizar búsquedas de empresas proveedoras por categoría de productos. De protrans podemos obtener toda la información que necesitamos para tomar una decisión responsable. 6. Cómo puede una empresa proveedora conseguir una relación a largo plazo con FGV? Las relaciones contractuales a largo plazo con FGV se obtienen consiguiendo ser adjudicatarios de las licitaciones que realizamos mediante procedimiento abierto, ya que estamos trabajando por conseguir que las contrataciones de servicios y suministros se realicen a un medio/largo plazo. De este modo conseguimos un ahorro en costes y tramitación de expedientes. 7. Qué importancia tiene para FGV el compromiso con la Responsabilidad Social Corporativa de su cadena de suministro? FGV apuesta desde hace años por incorporar políticas de Responsabilidad Social Corporativa en todos aquellos ámbitos posibles. 3
En 2016 el Consell de la Generalitat Valenciana aprobó la Guía Práctica para la Inclusión de Cláusulas de Responsabilidad Social en la Contratación y Subvenciones de la Generalitat y su Sector Público. La incorporación de dichas cláusulas y parámetros en la contratación es un trabajo constante que se lleva a cabo en la medida de las posibilidades según el objeto de la contratación que se realice. La influencia de la digitalización en el departamento de compras 8. Cómo afecta el procedimiento de digitalización a la precalificación y selección de proveedores? El procedimiento de digitalización, y en especial la herramienta protrans de Achilles que utilizamos en FGV, nos ayuda positivamente en la búsqueda y selección de proveedores. A través de protrans disponemos de una gran base de datos de proveedores del sector ferroviario, lo que facilita la búsqueda, por tipología de suministros y servicios, tanto generales como específicos. Además, disponemos de todos los datos, que van siendo actualizados, necesarios para la selección de proveedores, lo que facilita el trabajo del día a día. A través de protrans disponemos de una gran base de datos de proveedores del sector ferroviario, lo que facilita la búsqueda, por tipología de suministros y servicios, tanto generales como específicos 9. Qué desafíos plantea el futuro en cuanto a la selección de proveedores y control de riesgos en la cadena de suministro en el sector transporte? decisiones responsables en las adjudicaciones, y que cuenten con indicadores precisos de control y seguimiento de los riesgos en la cadena de suministro. Además, está el aumento de la contratación pública, que nos exigirá una mayor transparencia en la gestión, y una mejor formación interna, para estar más preparados técnicamente en los procesos logísticos. Contacte con Achilles: T: +34 91 426 49 35 E-mail: marketing.ase@achilles.com W: achilles.com Primeramente, la globalización, que va a requerir contar con proveedores en otros países. Otro valor fundamental de futuro es la seguridad; garantizar la seguridad y la prevención de riesgos laborales en obras y servicios. Por otra parte, está la gestión del riesgo en la cadena de suministros: en el futuro vamos a seguir necesitando contar con herramientas como protrans, que faciliten la toma de 4
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