Manual de Registro. Sistema de Registro de Proveedores del Grupo EDP (SRP) EDP España Dirección de Compras. Marzo 2016

Transcripción

1 Manual de Registro Sistema de Registro de Proveedores del Grupo EDP (SRP) 2016 EDP España Dirección de Compras Marzo 2016

2 El proceso de registro es un requisito indispensable para cualquier empresa que desee convertirse en proveedor o para presentarse a procesos de cualificación/homologación establecidos por empresas del Grupo EDP. Este sistema básicamente funciona como una herramienta de búsqueda y selección de proveedores a partir de una base de datos compartida por todas las compañías del Grupo EDP, gestionada en outsourcing por la empresa Achilles. Este sistema se soporta en un registro a tres niveles. La asignación a uno u otro nivel dependerá del volumen de negocio anual con el Grupo EDP, tal como se describe a continuación: I - Nivel Básico Potenciales empresas proveedoras o proveedores con un volumen de negocio anual con el Grupo EDP inferior a ; II - Nivel Standard - Proveedores con un volumen de negocio anual con el Grupo EDP entre y ; III - Nivel Estratégico - Proveedores con un volumen de negocio anual con el Grupo EDP superior a

3 Caracterización de los niveles de registro En los niveles de registro Básico y Standard, las cargas administrativas son soportadas en su totalidad por el Grupo EDP, y los proveedores inscritos en estos niveles sólo son visibles para las estructuras del Grupo EDP. En el nivel de registro Estratégico, las cargas administrativas son compartidas entre el Grupo EDP y el proveedor. El coste anual imputable al proveedor (que podrá consultar en tiene como objetivo compartir parte de la carga administrativa de gestión y mantenimiento de la información en la base de datos. Las empresas registradas en este nivel, más allá de las estructuras del Grupo EDP, se harán visibles a otras empresas del sector energético en Portugal, España e Italia. Las relaciones comerciales entre las empresas registradas y Achilles son de ámbito exclusivo entre estas entidades, no estando involucrada EDP en el proceso. Validación de datos por parte de la empresa Achilles Después de la presentación por parte del proveedor de todos los datos e informaciones relacionados con el proceso de registro, estos serán validados por Achilles. Una vez realizada la validación del registro, Achilles notificará al proveedor por correo electrónico la finalización del proceso de registro, facilitándole su número de usuario y su clave de acceso al sistema. Actualización de la información Es responsabilidad exclusiva del proveedor mantener la información de registro actualizada y veraz ante el Grupo EDP.

4 Procedimiento de registro en el SRP Principales ventajas - Participación en procesos de compra/venta de productos y/o servicios vía electrónica; - Posibilidad de modificación/confirmación de los datos de registro, de forma continua, a través de una clave de acceso única; - Creación de un espacio para incorporar la documentación vía internet de manera rápida, lo que minimiza para los niveles de registro Standard y Estratégico las necesidades de entrega de documentos en los procesos de licitación, como las declaraciones de no tener deuda vencida con las Autoridades Tributarias y la Seguridad Social; - Disponibilidad de más de categorías de productos y servicios, que identifican su actividad y la cartera de productos y servicios que su empresa oferta, divididos en: Categoría Básica (B) - bienes y/o servicios no estratégicos y sin complejidad técnica; Categoría Estratégica (E) - bienes y/o servicios estratégicos y de complejidad técnica.

5 Como iniciar el proceso de registro? Aunque el sistema está basado en una base de datos corporativa en el Grupo EDP, existen diversas maneras de iniciar el proceso de registro a través de las siguientes páginas institucionales: En Portugal: En España: En Brasil: Para iniciar el proceso de registro basta con acceder a alguna de las páginas para hacerse visible a las diferentes estructuras del Grupo EDP. Este manual ilustrará el proceso de registro para EDP España.

6 El proceso de registro paso a paso 1 Escriba en su navegador de internet: 2 Seleccione Proveedores en la parte inferior de la página.

7 3 Seleccione Registro y haga Clic en iniciar su proceso de registro:

8 4 Seleccione el idioma (icono de bandera) Para identificar su empresa e iniciar el proceso de registro, introduzca el número de identificación fiscal (sin el código de país). Confirme el número de identificación fiscal de su empresa (sin el código de país). Seleccione Aceptar.

9 8 Seleccione su facturación media anual con el Grupo EDP. EDP clasifica a sus proveedores en función de la facturación media anual con el Grupo EDP. Es muy importante la correcta selección del rango de facturación. A continuación, se le requerirá al proveedor la presentación de distinta información/documentación. Para algunos proveedores puede estar disponible sólo un rango más corto de opciones de facturación.

10 Los siguientes pasos ilustrarán un proceso de registro para un proveedor de Nivel Básico. 9 Cumplimente los datos solicitados La dirección de correo electrónico que aquí se indique es esencial, ya que será la que se utilice para la comunicación electrónica entre su empresa y las unidades de negocio del Grupo EDP, en concreto para la utilización del servicio RFX y negociación electrónica. Lista de nombres con poderes para representar legalmente a la empresa.

11 En los campos de la información financiera no son permitidos comas ni puntos, el sistema automáticamente dará formato a miles y/o millones. Seleccionar los productos/ servicios que mejor identifican la actividad de su empresa. Se abrirá una nueva ventana/pestaña Se muestran como ejemplo, las categorías de Servicios de protección contra incendios y su mantenimiento" y la de "Extintores".

12 Seleccionar el agrupamiento Se abrirá el grupo de categorias 3.x.0. Seleccionar el agrupamiento Se abrirá el grupo de categorias 3.1.x. Haga doble clic en Servicios de protección contra incendios y su mantenimiento. La categoria será anãdida a la caja inferior.

13 Seleccionar el agrupamiento Se abrirá el grupo de categorias 1.x.0. Seleccionar el agrupamiento Se abrirá el grupo de categorias 1.17.x. Haga doble clic en Extintores. La categoria será anãdida a la caja inferior. Seleccionar Aceptar para transferir el servicio y el produto seleccionado para el cuestionario.

14 10 Seleccione el tipo de actividad (principal o secundaria) que el producto y servicio seleccionados desempeñan en la empresa. 11 Se pueden incluir referencias al producto y servicio seleccionados. 12 La indicación "E" Estratégica o "B" Básica representa la categoría que el bien/servicio tiene para el Grupo EDP (E: Estratégica y de complejidad técnica; B: No estratégica y sin complejidad técnica). Dicha indicación no está relacionada con el nivel de registro que se asignará a su empresa. Haga clic aquí si desea eliminar el producto o servicio seleccionado Rellene el "Ámbito geográfico de la actuación" de su empresa.

15 Confirme que tomó conocimiento del Código de Ética, Condiciones Generales de Compra, Política Medioambiental y Política de Seguridad del Grupo EDP. "Volver" - para salir del cuestionario sin grabar éste. Para volver a entrar deberá introducir el CIF de la empresa. "Imprimir" - si usted desea imprimir el cuestionario cumplimentado. Guardar - guarda el cuestionario, cumplimentado, pero sin que se presente para su aprobación. "Enviar" - envía el cuestionario para su aprobación.

16 proveedor iniciar registro de proveedor por internet cumplimentar el formulario de registro básico standard estratégico validación del nivel de registro por EDP/Achilles proveedor firma autodeclaración proveedor firma autodeclaración proveedor entrega documentación online proveedor entrega documentación online confirmación anualidad correspondiente validación del registro por Achilles registrado

17 Dependiendo del nivel de registro, se solicitará información y documentación adicional para validación, que se incluirá en la base de datos de registro de proveedores. Siga cuidadosamente las instrucciones suministradas en todo el proceso de registro con el fin de garantizar una validación con éxito y su carga en el sistema. Contactos - Para cuestiones relacionadas con el proceso de registro o de su actualización, por favor póngase en contacto con: Achilles South Europe Teléfono: repro@achilles.com Portal web: - Para cualquier otra pregunta relacionada con la gestión de proveedores en el Grupo EDP: EDP HC Energía Plaza de la Gesta, Oviedo registroproveedores@edpenergia.es EDP Naturgas Energía General Concha, Bilbao compras@edpenergia.es