TRAMA GESTIÓN DE PERMISOS E INCIDENCIAS Manual Control de efectivos Versión 2.8 Fecha de revisión 26 de febrero de 2015 Realizado por CAU - Primer nivel Equipo de desarrollo JAVA TRAMA v2.8 / 1
ÍNDICE 1 Acceso... 4 1.1 Elección del modo de trabajo...5 1.2 Cambio de modo... 5 1.3 Menú... 6 2 Permisos e Incidencias...7 2.1 Bandeja de permisos y bandeja de incidencias...8 2.2 Aprobar o denegar un permiso o incidencia...8 2.2.1 Asignar un permiso o incidencia... 9 2.2.2 Detalle de un permiso o incidencia... 9 2.2.3 Aprobación / denegación masiva de permisos o incidencias... 11 2.3 Permisos en conflicto... 12 3 Calendario... 13 3.1 Calendario... 14 3.2 Edición de festivos... 15 3.2.1 Crear un festivo... 16 3.2.2 Eliminar un festivo... 17 4 Consulta de trámites...18 4.1 Consulta de trámites... 19 4.2 Filtros... 19 4.3 Resultados... 20 5 Editar vacaciones...22 5.1 Editar vacaciones... 23 6 Edición Perfiles desde Efectivos...25 6.1 Acceso Edición Perfiles Efectivos...26 6.2 Editar usuario... 26 6.3 Editar validadores/autorizadores...27 TRAMA v2.8 / 2
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1 Acceso TRAMA v2.8 / 4
1.1 Elección del modo de trabajo Al acceder a la aplicación, se le presentará una pantalla para que seleccione el modo de trabajo. En TRAMA, el modo de trabajo de usuario, es decir, de persona que usa la aplicación para la petición o validación o autorización de permisos e incidencias está separado de las tareas propias de control de efectivos. Por tanto, las dos opciones son: 1. Usuario: incluye las opciones para trabajar con sus permisos como un usuario normal. Para la descripción de las funcionalidades incluidas en esta parte de la aplicación, use el manual de usuario. Este modo permite: 1. La solicitud de permisos e incidencias. 2. El acceso al histórico de los partes en los que el usuario ha participado como solicitante, validador o autorizados. 3. Acceso al calendario personal. 4. Mantenimiento y modificación del perfil: selección de jefe, suplencia, etc. 2. Control de personal: alberga todas las opciones específicas para control de efectivos. La funcionalidad de esta parte está descrita en este manual. 1. Aprobación y denegación final de las solicitudes de permisos e incidencias. 2. Acceso al calendario de cualquier empleado del organismo. 3. Consulta de los trámites aprobados y denegados por personal. 4. Modificación de AA.PP. y vacaciones de todos los empleados del organismo. 1.2 Cambio de modo Desde cualquier página, es posible cambiar el modo de trabajo en cualquier momento. Cuando se está en el modo de trabajo de usuario normal, aparece en la esquina superior derecha un botón para cambiar al modo de control de personal, que se puede ver en la siguiente imagen. Equivalentemente, al estar trabajando en el modo de control de efectivos, se encuentra un botón en la misma posición para cambiar al modo de usuario normal. TRAMA v2.8 / 5
Al cambiar de modo, cambia el menú superior, permitiendo el acceso a la funcionalidad específica de cada modo. 1.3 Menú En el modo de trabajo de control de efectivos, se tienen los siguientes elementos de menú: Inicio: va a la página de inicio que contiene una lista de las tareas pendientes. Bandeja de permisos: accede a la aprobación o denegación de los trámites de permisos. Bandeja de incidencias: accede a la aprobación o denegación de los trámites de incidencias. Calendario: permite consultar el calendario de cualquier empleado del organismo. Consulta de trámites: consulta el histórico de permisos e incidencias denegados o aprobados por personal. Editar vacaciones: permite la asignación de vacaciones y AA.PP. disponibles para cada empleado. TRAMA v2.8 / 6
2 Permisos e Incidencias TRAMA v2.8 / 7
2.1 Bandeja de permisos y bandeja de incidencias En el menú del modo de trabajo de efectivos, se muestra la opción de ir a la bandeja de permisos o a la de incidencias. En estas bandejas de efectivos, se muestran los permisos o incidencias pendientes de aprobación. Ambas son equivalentes en funcionalidad, por lo que serán descritas simultáneamente. En la ventana se mostrará inicialmente un filtro de incidencias o permisos por fecha. También es posible filtrar por tipo de solicitud, número de proceso, el usuario de control de efectivos que tiene tramitada la tarea o el solicitante. En la parte inferior de la pantalla, se muestra un listado de registros donde podremos realizar las acciones de Asignar, Grabar o Denegar el Permiso/Incidencia. 2.2 Aprobar o denegar un permiso o incidencia En la bandeja de efectivos, hay tres formas de aprobar o denegar un permiso o incidencia: TRAMA v2.8 / 8
1. Directamente de la bandeja para permisos o incidencias previamente asignados. 2. Entrando en el detalle del permiso o incidencia. 3. Usando la aprobación masiva. Se describirán las tres maneras en las siguientes secciones, junto a una descripción del resto de funcionalidades asociadas, tales como asignar un permiso o acceder al detalle. 2.2.1 Asignar un permiso o incidencia Para solicitudes que necesiten cierto tiempo de tramitación, es posible asignarlas al propio usuario, de forma que, en caso de que haya más de una persona de control de efectivos tramitando en TRAMA, el resto de compañeros sepan que ese permiso o incidencia está cogido y siendo tramitado por otro miembro de la unidad. Las acciones que se muestran para una solicitud en la bandeja de efectivos depende de si esta está asignada o no. Las solicitudes no asignadas se muestran de la siguiente forma: Como se puede observar solo hay dos botones de acción disponibles. Para asignarse un permiso o incidencia, se usa el botón de asignar: Un permiso o incidencia ya asignado a alguien, se muestra de la siguiente forma: En este caso están disponibles cuatro botones: Liberar: Grabar: Denegar: permite desasignar el permiso o incidencia previamente asignado. graba (aprueba) el permiso o incidencia. deniega el permiso o incidencia. La solicitud vuelve al empleado creador. Situando el cursor durante unos segundos sobre el botón de liberar ( con el nombre de usuario de la persona que tiene tomado el permiso 2.2.2 ), se muestra un mensaje o incidencia: Detalle de un permiso o incidencia Dentro de las acciones disponibles para un permiso o incidencia, siempre está la posibilidad de acceder al detalle. Para acceder al detalle, pulse el siguiente icono: TRAMA v2.8 / 9
Al acceder al detalle de un permiso o incidencia, se nos muestran todos los datos relevantes del permiso o incidencia, tales como: Datos personales del solicitante. Recorrido del permiso: quién ha validado y autorizado la solicitud. Datos del permiso o incidencia: tipo de permiso / incidencia, fecha de solicitud, datos relevantes al permiso o incidencia (ejercicio de imputación, misma localidad, ) Fechas solicitadas. Documentos adjuntos. Observaciones del validador / autorizador. El aspecto para un permiso es el siguiente: En la parte de inferior, se encuentra un campo para indicar el motivo de denegación, en caso de que el permiso o incidencia vaya a ser denegado y los botones de acción: TRAMA v2.8 / 10
Las acciones disponibles son: 2.2.3 Grabar: se aprueba el permiso o incidencia y se graba en el programa de control de presencia (PHUC, EVALOS) en caso de estar disponible y sincronizado con TRAMA. Volver: regresa al listado de permisos o incidencias pendientes. Denegar: devuelve el permiso o incidencia al usuario, indicándole como motivo de denegación el que se haya introducido en el campo habilitado para ello. Denegación por motivos de servicio: tiene el mismo efecto que el de denegar, pero rellena automáticamente el campo del motivo de denegación con el texto: Denegado por motivos de servicio. Solicitar documentación: devuelve el permiso o incidencia al solicitante, indicándole que debe subsanarla adjuntando la documentación pertinente. Se debe indicar la documentación a adjuntar al solicitante rellenando el campo emergente al usar esta opción. (véase la imagen siguiente) Grabar: acepta el permiso o incidencia y lo graba en el control de presencia en caso de que esté conectado a TRAMA. Aprobación / denegación masiva de permisos o incidencias Otra opción para aprobación (o denegación) de permisos e incidencias es mediante la aprobación masiva desde la bandeja. Situados desde la bandeja de efectivos, se seleccionan, mediante los controles situados a la izquierda de cada permiso o incidencia, los permisos o incidencias a grabar o denegar: TRAMA v2.8 / 11
Al seleccionar uno o más permisos o incidencias, se habilitan los botones situados en la parte inferior de la pantalla: Al pulsar uno de ellos, se lleva a cabo la acción sobre todos los elementos seleccionados previamente. Es posible seleccionar toda la lista usando el selector superior: Nota importante Los permisos que presenten un conflicto, no pueden ser aprobados de forma masiva. 2.3 Permisos en conflicto Varias situaciones pueden provocar que un permiso se marque en un estado de conflicto. El indicador de este tipo de permisos es un icono de advertencia amarillo, y una bandera roja en lugar del selector de acción masiva. Estos permisos solo se pueden aprobar accediendo al detalle o asignándolos, nunca de forma masiva. Colocando el puntero del ratón sobre el aviso amarillo de advertencia, se puede visualizar la causa del conflicto: Este caso en concreto, es el de un usuario que solicita la anulación de un permiso previamente concedido y cuyo disfrute ya está pasado. TRAMA comprueba si en los días del permiso a anular hay marcajes registrados. Si no es así, TRAMA muestra el permiso con un indicador de conflicto, ya que requiere especial atención, puesto que hay que confirmar la presencia del empleado en el puesto de trabajo durante los días a anular. TRAMA v2.8 / 12
3 Calendario TRAMA v2.8 / 13
3.1 Calendario Al acceder como control de efectivos al calendario, podremos consultar el calendario de cualquier usuario introduciendo su Identificador de Usuario, su número de tarjeta o introduciendo parte de su nombre: Si se usa para buscar la opción de Nombre completo, debe seleccionarse (hacer click) sobre alguno de los nombres que vayan apareciendo al ir escribiendo el nombre: Al seleccionar un nombre de la lista, este se carga en el componente y ya se puede consultar. Al pulsar consultar, se muestra la vista de calendario del usuario seleccionado: TRAMA v2.8 / 14
La funcionalidad disponible en esta pantalla es la misma que se tiene para el calendario personal. Por favor, consulte la sección sobre calendario del manual de usuario para obtener ayuda sobre su utilización. 3.2 Edición de festivos Es posible, para ciertos usuarios de control de efectivos, acceder a la edición de festivos locales. Para ello, se usa el siguiente botón de la botonera del calendario: Al acceder, se muestra el calendario de festivos actual: TRAMA v2.8 / 15
En la parte inferior de la pantalla, se puede elegir qué localidad se está editando y el año. Para ello se presentan tres selectores, que permiten elegir la provincia, localidad y el año: 3.2.1 Crear un festivo Para crear un festivo, se debe pinchar en el día correspondiente. Al hacerlo, aparece la ventana de creación: TRAMA v2.8 / 16
En esta ventana, se puede elegir el tipo y nivel del festivo, así como introducir su descripción (nombre). Tipo: actualmente solo se puede elegir inhabil Nivel: a qué ámbitos se aplica. El nivel puede ser nacional, CC. AA. o local. Nota importante Puede ser que solo tenga permisos para editar festivos de un nivel en concreto, normalmente solo para hacerlo a nivel local (municipios). Al finalizar de introducir los datos, se pulsa el botón añadir, quedando grabado el día festivo. 3.2.2 Eliminar un festivo En el mismo calendario de festivos, al pinchar sobre un festivo ya creado, aparece la pantalla de información de festivo. En esta pantalla se pueden ver los datos del festivo, así como borrarlo, usando para ello el botón Borrar. Nota importante En caso de cometer un error al introducir un festivo, es necesario borrarlo y crearlo de nuevo. No es posible editar un festivo creado. TRAMA v2.8 / 17
4 Consulta de trámites TRAMA v2.8 / 18
4.1 Consulta de trámites La opción de menú Consulta de trámites disponible en el modo de trabajo de control de efectivos, da la posibilidad de buscar en el histórico de los trámites admitidos y denegados por parte de control de efectivos. Al acceder, se muestra la siguiente pantalla: 4.2 Filtros En la parte superior de la pantalla, se muestran una serie de filtros que permite buscar los trámites deseados. Por defecto se muestran todos los admitidos. La aplicación permite filtrar por: TRAMA v2.8 / 19
Aplicación: permisos, incidencias o todas. Tipo de trámite: para buscar por un permiso o incidencia en concreto. Año de ejercicio: solo buscar los imputados al año seleccionado. Tipo listado: permite consultar los trámites admitidos o denegados. No pueden sacarse ambos a la vez. Fecha de aprobación: acota los resultados a los trámites aprobados (o denegados, según el filtro anterior) por personal entre las fechas marcadas. Apellidos y nombre: permite consultar los permisos y/o incidencias de un solicitante en concreto. Por defecto se consulta todo el personal. 4.3 Resultados Los resultados de la consulta se muestran en una tabla resumen, situada en la parte inferior de la pantalla. Para cada trámite listado, se puede acceder al detalle pulsando el icono: En la pantalla de detalle se pueden ver todos los datos relativos a la solicitud, a su trámite de aprobación o denegación, así como acceder a los posibles documentos adjuntos a la misma: TRAMA v2.8 / 20
Es posible exportar el listado obtenido tanto a PDF como a Excel. Para ello, existen dos botones en la botonera, llamados respectivamente Descargar PDF y Descargar Excel. TRAMA v2.8 / 21
5 Editar vacaciones TRAMA v2.8 / 22
5.1 Editar vacaciones En el menú del modo de trabajo de control de efectivos, está disponible una funcionalidad para modificar los días de AA.PP. y de vacaciones de los usuarios. Esto es útil, particularmente, para usuarios que se jubilan o nuevas incorporaciones que no tienen derecho al disfrute íntegro de las vacaciones y días de AA. PP. que corresponderían a una persona que trabaja durante todo el ejercicio. Al acceder, se muestra una pantalla con un filtro y una lista vacía. Para realizar cualquier acción es necesario utilizar el filtro para localizar al usuario con el que se desea trabajar. Es posible buscar el usuario tanto por DNI como por identificador de usuario. Se debe seleccionar también el ejercicio sobre el que se quiere realizar la modificación. Al realizar el filtro, se llena la lista inferior con los usuarios que coinciden. Si el resultado del filtro es demasiado amplio y supera los 50 resultados, se muestra un mensaje para que se refine el filtro: Una vez localizado el usuario o usuarios a modificar, la lista inferior muestra los siguientes datos: TRAMA v2.8 / 23
Para alterar el total de días de AA. PP. y vacaciones que disfruta el usuario, es necesario rellenar las casillas de AAPP total, vacaciones total y vacaciones sueltas. Una vez introducidos los datos correctos, es necesario pulsar el botón Modificar. TRAMA v2.8 / 24
6 Edición Perfiles desde Efectivos TRAMA v2.8 / 25
6.1 Acceso Edición Perfiles Efectivos. En el menú del modo de trabajo de usuario, en el apartado de Mantenimiento de Personal está disponible una funcionalidad para modificar el perfil de un usuario o los validadores y autorizadores de forma masiva del ámbito correspondiente. 6.2 Editar usuario. En sección Selección de usuario de la pantalla se puede realizar una búsqueda por nombre completo o por id usuario ( id_usuario@seap.minhap.es). TRAMA v2.8 / 26
La búsqueda por 'Nombre Completo' es un autocompletado, escrito parte del nombre parcialmente sacará un listado de posibilidades de la cual tendremos que selecionar uno. Una vez localizado el usuario pulsamos el botón de Consultar. La opción de Consultar nos lleva directamente a la pantalla de edición del perfil del usuario seleccionado. 6.3 Editar validadores/autorizadores. Se realiza en la seccion de 'Cambio masivo de validadores ya autorizadores'. Tiene dos campos a rellenar, El 'Nombre Completo del superior, que es el validador/autorizador que vamos a cambiar en los usuarios y 'Nombre Completo Nuevo Superior', que es el valor por el cual vamos a actualizar las ocurrencias del primer campo. Este opción es muy útil cuando un superior se ha jubilado o cambiado de departamento y hay que asignar uno nuevo a todos los usuarios. Los dos campos son autocompletados, seleccionamos un usuario en ambos y pulsamos el botón de Actualizar. TRAMA v2.8 / 27