POLÍTICA DE VALORACIÓN DEL RIESGO RESOLUCIÓN Nº 011-08-PLAN MINISTRO DE PLANIFICACION NACIONAL Y POLITICA ECONOMICA. San José a las diez horas del día dos del mes de octubre del año dos mil ocho. De conformidad con las regulaciones contenidas en los artículos 140 incisos 3), 8), 18) y 146 de la Constitución Política, 25.1, 27.1, 99, 100 y 145 de la Ley General de la Administración Pública (Nº 6227 del 2 de mayo de 1978), 2, 3, 4, 16 y 18 de la Ley de Planificación Nacional (Nº 5525 del 2 de mayo de 1974) y 15 del Reglamento General del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (Nº 23323-PLAN del 18 de mayo de 1994). CONSIDERANDO QUE: 1. La Ley General de Control Interno No. 8292 del 31 de julio del 2002, en el artículo 18 especifica que: Todo ente u órgano deberá contar con un sistema específico de valoración de riesgos (SEVRI) 1 por áreas, sectores, actividades o tareas que de conformidad con sus particularidades, permita identificar el nivel de riesgos y adoptar los métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho riesgo. La misma ley en el artículo 14 establece que serán deberes del Jerarca y los titulares subordinados, identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos; adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo Institucional aceptable y establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar. Asimismo, en su artículo 19 establece que el jerarca y los titulares subordinados son responsables por el funcionamiento del SERVRI y en su artículo 39, establece que el incumplimiento de este deber será causal de responsabilidad administrativa y civil. 2. La Contraloría General de la República ha emitido las Directrices Generales D-3-2005-CODFOE para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo, de acatamiento obligatorio para todas las Instituciones Públicas. 3. En oficio 1741 la Contraloría General de la República ha dispuesto a partir del 1 de julio del 2006, el cumplimiento obligatorio e integral del Sistema Específico de Valoración del Riesgo. 4. El Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica debe cumplir con el ordenamiento jurídico establecido, así como con las directrices y disposiciones emitidas 1 Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI): Conjunto organizado de elementos que interaccionan para la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos institucionales - 1-1
por los diferentes entes reguladores y fiscalizadores. 5. Para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo, se debe disponer de un marco orientador, el cual debe contener la política de valoración del riesgo del ministerio. 6. La política de valoración de riesgo del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica planteada, cuenta con el aval del señor Ministro, oficial mayor y directores. Se hace necesario integrar los esfuerzos de todas las unidades organizativas del Ministerio, para implementar y ejecutar el SEVRI, que le permita en su conjunto administrar los riesgos relevantes que puedan afectar la consecución de los objetivos institucionales. POR TANTO, RESUELVE: Establecer la precitada Política para la Valoración del Riesgo del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica: 1.- INTRODUCCIÓN La Ley General de Control Interno No. 8292 en el artículo 18 especifica que: Todo ente u órgano deberá contar con un sistema específico de valoración de riesgos por áreas, sectores, actividades o tareas que de conformidad con sus particularidades, permita identificar el nivel de riesgos y adoptar los métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho riesgo. Para tal efecto, la Contraloría General de la República emite las Directrices Generales D- 3-2005-CODFOE para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, de acatamiento obligatorio para todas las Instituciones Públicas. En dichas directrices, se indica que para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo, el ministerio debe disponer de un marco orientador el cual, entre otras cosas, debe contener una política de valoración del riesgo. 2.- PROPÓSITO Determinar los lineamientos generales para: a) La identificación, análisis, evaluación, tratamiento, revisión, control, documentación y comunicación de aquellos riesgos que puedan afectar los objetivos estratégicos del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica. b) La observancia del Ministerio de la normativa de Valoración de Riesgos procurando su actualización y difusión oportuna. c) El efectivo desarrollo de los planes de administración de riesgos. 3.- ALCANCE - 2-2
Es el marco conceptual y de actuación para la aplicación objetiva, sistemática y homologada de la Valoración de Riesgos en el nivel ministerial. 4.- POLÍTICA El Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, a efecto de dar cumplimiento a la Ley General de Control Interno y a la Directriz D-3-2005-CO-DFOE de la Contraloría General de la República, establece el Sistema Específico de Valoración del Riesgo, que genere información para la toma de decisiones de manera continua y permanente y permita el cumplimiento de la misión institucional mediante el logro de los objetivos, bajo criterios de eficiencia, eficacia y legalidad. Dicho sistema se regirá por los siguientes principios: a) El Ministerio adoptará las medidas apropiadas para administrar el riesgo que corre en el entorno. b) El Ministerio adoptará las medidas apropiadas para la protección de la seguridad y salud de los trabajadores. c) El Ministerio mantendrá el máximo nivel de seguridad de los productos y servicios para evitar perjuicios a los usuarios y a la sociedad en general. d) El Ministerio adoptará las medidas apropiadas para la protección de los activos materiales y financieros que garanticen el futuro del Ministerio. e) El Ministerio utilizará de la mejor manera posible los recursos disponibles. f) El Ministerio adoptará las medidas apropiadas para mantener una adecuada comunicación, coordinación e información con las instancias públicas y privadas nacionales e internacionales. 5.- RESPONSABILIDADES. A) DEBERES Y RESPONSABILIDADES EN CUANTO A LA POLITICA: i) El jerarca aprobará esta política y futuras modificaciones. ii) La Unidad de Planificación Institucional debe asegurar la divulgación y aplicación de esta política en el nivel ministerial, así como la revisión y actualización periódica de la misma. iii) El jerarca y los respectivos titulares subordinados de la institución son los responsables, en el ámbito de su competencia, por el acatamiento y cumplimiento de esta política y el establecimiento y funcionamiento del SEVRI. B) DEBERES Y RESPONSABILIDADES EN CUANTO AL SISTEMA i) El jerarca y los respectivos titulares subordinados deberán: a) Establecer y disponer del marco orientador, el ambiente de apoyo, la metodología y la herramienta para la administración de la información. b) Disponer de los recursos necesarios. c) Definir y ejecutar las actividades del sistema: identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos, de acuerdo a la metodología del Ministerio. - 3-3
d) Evaluar y dar seguimiento al sistema para verificar su eficacia y eficiencia. e) Tomar las medidas necesarias tendientes a fortalecer y perfeccionar el sistema. f) Comunicar a los sujetos interesados el estado del Sistema de Valoración del Riesgo y de las medidas que se han tomado para su fortalecimiento. ii) Los funcionarios del Ministerio serán responsables de acatar y cumplir con las disposiciones emitidas en esta política. 6.- TÉRMINOS, SÍMBOLOS, ABREVIATURAS a) Identificación de riesgos: Primera actividad del proceso de valoración del riesgo que consiste en la determinación y la descripción de los eventos de índole interno y externo que pueden afectar de manera significativa el cumplimiento de los objetivos fijados, según Directriz D-3-2005-CO-DFOE. b) Análisis de riesgos: Segunda actividad del proceso de valoración del riesgo que consiste en la determinación del nivel de riesgo a partir de la probabilidad y la consecuencia de los eventos identificados., según Directriz D-3-2005-CO-DFOE. c) Evaluación de riesgos: Tercera actividad del proceso de valoración del riesgo que consiste en la determinación de las prioridades para la administración de riesgos, según Directriz D-3-2005-CODFOE. d) Administración de riesgos: Cuarta actividad del proceso de valoración del riesgo que consiste en la identificación, evaluación, selección y ejecución de medidas para la administración de riesgos (en normativa técnica esta actividad también se denomina tratamiento de riesgos), según Directriz D3-2005-CO-DFOE. e) Actividades de control: Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la CGR, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos, incluyendo aquellas referentes al establecimiento y operación de las medidas para la administración de riesgos de la institución. f) Revisión de riesgos: Quinta actividad del proceso de valoración del riesgo que consiste en el seguimiento de los riesgos y de la eficacia y eficiencia de las medidas para la administración de riesgos ejecutadas, según Directriz D-3-2005-CO-DFOE. g) Consecuencias: Conjunto de efectos derivados de la ocurrencia de un evento expresado cualitativa o cuantitativamente, sean pérdidas, perjuicios, desventajas o ganancias. h) Estructura de riesgos: Tercera actividad del proceso de valoración del riesgo que consiste en la determinación de las prioridades para la administración de riesgos. i) Evento: Incidente o situación que podría ocurrir en un lugar específico en un intervalo de tiempo particular. j) Factor de riesgo: Manifestación, característica o variable mensurable u observable que indica la presencia de un riesgo, lo provoca o modifica su nivel. k) Medida para la administración de riesgos: Disposición razonada definida por la institución previo a la ocurrencia de un evento para modificar, transferir, prevenir, atender o retener riesgos. - 4-4
l) Magnitud: Medida cuantitativa o cualitativa, de la consecución de un riesgo. m) Modificar riesgos: Opción para administrar riesgos que consiste en afectar los factores de riesgo asociados a la probabilidad y / o la consecuencia de un evento, previo a que éste ocurra. n) Comunicación de riesgos: Actividad permanente del proceso de valoración del riesgo que consiste en la preparación, la distribución y la actualización de información oportuna sobre los riesgos a los sujetos interesados. Según Directriz D-3-2005-CO- DFOE. o) Documentación de riesgos: Actividad permanente del proceso de valoración del riesgo que consiste en el registro y la sistematización de información asociada con riesgos, según Directriz D-3-2005-CODFOE. p) Ministerio: Entidad u órgano integrante de la Administración Pública, según Directriz D-3-2005 CO-DFOE. q) Nivel de riesgo: Grado de exposición al riesgo que se determina a partir del análisis de la probabilidad de ocurrencia del evento y de la magnitud de su consecuencia potencial sobre el incumplimiento de los objetivos fijados. Permite establecer la importancia relativa del riesgo, según Directriz D-3-2005-CODFOE. r) Nivel de riesgo aceptable: Nivel de riesgo que el Ministerio está dispuesto y en capacidad de retener para cumplir con sus objetivos, sin incurrir en costos ni efectos adversos excesivos, en relación con sus beneficios esperados o ser incompatibles con las expectativas de los sujetos interesados, según Directriz D-3-2005-CO-DFOE. s) Política de valoración del riesgo: Declaración emitida por el jerarca del Ministerio que orienta el accionar institucional en relación con el Sistema de Valoración del Riesgo, según Directriz D-3-2005-CO-DFOE. t) Riesgo: Probabilidad de que ocurran eventos que tendrían consecuencias en el cumplimiento de los objetivos fijados tanto positivos como negativos, según Directriz D- 3-2005-CO-DFOE. u) Sujetos interesados: Personas físicas o jurídicas, internas y externas al Ministerio que pueden afectar o ser afectadas directamente por las decisiones institucionales, según Directriz D-3-2005-CO-DFOE. v) Sistema Específico de Valoración del Riesgo: Conjunto organizado de elementos que interaccionan para la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos ministeriales, según Directriz D-3-2005- CO-DFOE. w) Valoración del riesgo: Identificación, análisis, evaluación, administración y revisión de los riesgos del ministerio, tanto de fuentes internas como externas, relevantes para la consecución de los objetivos; según Directriz D-3-2005-CO-DFOE. 7.- LINEAMIENTOS PARA EL ESTABLECIMIENTO DEL NIVEL DE RIESGO. El ministerio establecerá el nivel de riesgo aceptable que está dispuesto y en capacidad de retener para cumplir con los objetivos, sean ministeriales, sectoriales, para lo cual deberá definir y aplicar una metodología de Valoración del Riesgo. - 5-5
8.- LEGISLACION APLICABLE. La legislación aplicable se describe en Anexo Nº1. Revisiones periódicas sobre la legislación aplicable pueden originar medidas de actualización mediante anexos subsiguientes. Roberto J. Gallardo Núñez Ministro de Planificación Nacional y Política Económica. ANEXO Nº1 LEGISLACION APLICABLE A) Ley No. 5525, Ley de Planificación Nacional del 02 de mayo de 1974. B) Ley No. 8292, Ley General de Control Interno, del 31 de julio del 2002. C) Ley No. 6227, Ley General de Administración Pública, del 2 de mayo de 1978. - 6-6
D) Ley No. 8131, Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, del 16 de octubre del 2001. E) Ley No. 7755 Control de las Partidas Específicas con cargo al Presupuesto Nacional, de 23 de febrero de 1998. F) Ley del Fondo de Preinversión No. 7376 de 23 de febrero de 1994. G) Ley No. 7307 Convenio entre la Commodity Credit Corporation, una Agencia de los Estados Unidos de América y el Gobierno de Costa Rica, para la venta de productos agrícolas, de 7 de setiembre de 1992. H) Ley Nº 6362, Capacitación Personal de la Administración Pública, de 3 de setiembre de 1979. I) Decreto Ejecutivo No. 23323-PLAN Reglamento General de MIDEPLAN de 16 de mayo de 1994, y sus reformas (Decretos Ejecutivos No. 27073-PLAN de 8 de mayo de 1998, No.27596-PLAN de 4 de enero de 1999 y No.33206-PLAN de 7 de julio de 2006). J) Decreto Ejecutivo No. 31324-PLAN, Plan Nacional de Desarrollo del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), del 21 de agosto de 2003, modificado por los Decretos Ejecutivos No. 33342 del 3 de agosto de 2006 y No. 33695-PLAN del 13 de abril del 2007. K) Decreto Ejecutivo No.34582-MP-PLAN, Reglamento Orgánico del Poder Ejecutivo de 4 de junio de 2008. L) Decreto Ejecutivo No.32988-H-MP-PLAN, Reglamento a la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, del 31 de enero de 2006. M) Decreto Ejecutivo No. 34558, Emite Lineamientos Técnicos y Metodológicos para la Programación Estratégica Sectorial e Institucional, del 13 de mayo del 2008. N) Decreto No. 27810-H-MP-PLAN Reglamento para la constitución y funcionamiento del Sistema Nacional de Inversión Pública, de 1º de julio de 2008. O) Decreto Ejecutivo No. 34694-PLAN-H Reglamento para la constitución y funcionamiento del Sistema Nacional de Inversión Pública, de 1 de julio de 2008. P) Decreto Ejecutivo No. 28177, Creación del Consejo Consultivo de Cooperación internacional, de 11 de octubre de 1999. - 7-7
Q) Decreto Ejecutivo No. 34587-Plan, Creación, Organización y Funcionamiento del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios, de 27 de mayo de 2008. R) Decreto Ejecutivo No. 33713-MP-PLAN-MTSS, Reforma Reglamento a la Ley Marco para la Transformación Institucional y Reformas a la Ley de sociedades Anónimas Laborales, del 26 de marzo de 2007, reformado por el Decreto Ejecutivo 33383 de 14 de mayo de 2007, Decreto Ejecutivo No. 34300 de 29 del 11 de 2007. S) Decreto Ejecutivo No. 34418-MP-PLAN, Requisitos sobre la forma y contenido de las memorias Anuales Institucionales de 28 de marzo de 2008. T) Directriz No.021-PLAN, Acatamiento Obligatorio de los Lineamientos Generales para Reorganizaciones Administrativas, del 11 de junio de 2007. U) D-3-2005-CO-DFOE de la Contraloría General de la República, Directrices Generales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo, de acatamiento obligatorio para todas las Instituciones Públicas. V) N-2700-CO-DFOE Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información de7 de junio de 2007. X) Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, Plan Operativo Institucional 2008. Roberto J. Gallardo Núñez Ministro de Planificación Nacional y Política Económica. - 8-8