MEMORANDUM INTERNO Enero de 2009. PARA: TODO EL PERSONAL TECNICO DE AUDITORIA DE: LOS SOCIOS ASUNTO: UTILIZACION DE MARCAS ESTANDAR Con el objeto de simplificar los trabajos de auditoría, adjunto encontrarán las marcas estándar que deberán utilizar en las revisiones que se inicien a partir del mes de enero de 2002, asimismo y para una mayor comprensión acerca de la utilización de dichas marcas, a continuación se presentan algunos ejemplos. Las marcas azules circuladas del 1 al 24 indican situaciones correctas; si se observan situaciones incorrectas en relación a los puntos que indican dichas marcas, éstas deberán indicarse adicionando el número cien a la marca respectiva y agregando la letra correspondiente al inciso motivo de la excepción. Ejemplos: 1. La marca circulada en azúl 106a querrá decir que la póliza de seguros reúne todo, excepto que no está a nombre de la empresa. 2. La marca circulada en azúl 108c querrá decir que la factura reúne todo, excepto el Registro Federal de Contribuyentes. 3. La marca circulada en azúl 109ad querrá decir que el recibo de honorarios reúne todo, excepto ser original y tener el nombre del emisor. Debemos tener en mente que si una marca de excepción implica que determinada compra o gasto no es deducible para efectos sobre la renta, además de la marca respectiva deberá anotarse esta partida en la cédula de excepciones fiscales, anotándose la marca circulada en rojo FF-1. Lo mismo sucederá cuando determinada excepción implique un punto de sugerencia, anotándose la marca circulada en rojo M/S. Asimismo, para las notas explicativas o marcas no incluidas en la relación que se anexa, deberán usarse números circulados en azul del 30 en adelante. Por otra parte, los números rojos que se anoten en papeles de trabajo, deberán usarse únicamente para referenciar cifras idénticas dentro de la misma cédula. Por lo que corresponde a referencias de cédulas de papeles de trabajo de auditorías de periodos anteriores, deben hacerse en azúl. La relación de marcas estándar que se adjunta, deberá incluirse al final del legajo de papeles de trabajo de cada auditoría.
06 marcas 2 MARCAS DEL TRABAJO EFECTUADO QUE DEBEN USARSE EN PAPELES DE TRABAJO µ (negro) - Sumas o restas verificadas. (negro) - Multiplicación o división verificadas. ^ (rojo) - Cotejado contra libro mayor. @ (rojo) - Cotejado contra papeles de trabajo de auditoría anterior. ^ (azúl) - Cotejado contra libros auxiliares. (rojo) - Comprobado físicamente. S (rojo) - Solicitud de conformidad enviada (primera). S (azúl) - Solicitud de conformidad enviada (segunda). CO (rojo) - Conformidad recibida. I (rojo) - Inconformidad recibida. IA (rojo) - Inconformidad aclarada. NC (rojo) - Solicitud de conformidad no recibida, trabajada por procedimientos alternos. A/A (rojo) - Ajuste de auditoría (numerar del 1 al 99). A/R (rojo) M/S (rojo) - Reclasificación para estados financieros (numerar del 101 en adelante). - Punto de sugerencia. FF-1 (rojo) - Excepción fiscal (no deducible detectado)
06 marcas 3 NUMEROS CIRCULADOS EN AZUL 1 Partida correspondida en el estado de cuenta del banco del mes siguiente o posterior. 2 OK vs. vale provisional por préstamo o gastos a comprobar, autorizado por funcionario responsable. 3 OK vs. ficha de depósito sellada y/o maquinada por el banco. 4 OK Movimiento original verificado contra: a) Documento por cobrar a favor de la compañía y a cargo del deudor firmado de aceptado. b) Factura original a cargo del cliente. c) Remisión original debidamente aceptada por el cliente. d) Contrarrecibo original expedido por el cliente a favor de la compañía 5 Se verificó su registro contable en el período correspondiente. 6 OK vs. póliza de seguros: a) A nombre de la empresa. b) Expedida por compañía de seguros autorizada para operar en el país. c) Que ampara bienes propiedad de la empresa. d) Se verificó que los gastos incurridos en los bienes que ampara, son deducibles de acuerdo con la Ley del Impuesto Sobre la Renta vigente. e) Con IVA trasladado en forma expresa y por separado. 7 OK vs. documento por pagar a cargo de la empresa: b) Cancelado con sello fechado de pagado. 8 OK vs. factura expedida por empresa residente en el país: b) A nombre de la empresa. c) Con Registro Federal de Contribuyentes. d) En revisión selectiva, se verificó OK vs copia de la cédula de identificación en el Registro Federal de Contribuyentes del proveedor o prestador del servicio. e) Cancelada con sello fechador de pagado. f) Autorizada por funcionario responsable. g) Por compra o gasto propio y normal para las operaciones de la empresa, deducible de acuerdo con las disposiciones de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y del Código Fiscal de la Federación vigentes. h) Con IVA trasladado en forma expresa y por separado. i) Debidamente foliado. j) Con domicilio del emisor. k) Evidencia de recepción en el almacén, o bien de haber sido recibido el servicio. l) Se creó el pasivo a favor del proveedor respectivo.
06 marcas 4 9 OK vs. recibo de honorarios: b) A nombre de la empresa. c) Con Registro Federal de Contribuyentes. d) Con nombre del emisor. e) Con domicilio del emisor. f) Debidamente firmado. g) Debidamente foliado. h) Autorizado por funcionario responsable. i) Por gasto propio y normal para las operaciones de la empresa, deducible de acuerdo con las disposiciones de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y del Código Fiscal de la Federación vigentes. j) Se verificó retención del 10% de ISR, en su caso. k) Con IVA trasladado en forma expresa y por separado. l) Con descripción del servicio. m) En revisión selectiva, se verificó OK vs. copia de la cédula de identificación en el Registro Federal de Contribuyentes del prestador del servicio. 10 Se verificó contra declaración o liquidación de impuestos, sellada y/o maquinada de pagado. 11 OK vs. recibo de arrendamiento: b) A nombre de la compañía. c) Con Registro Federal de Contribuyentes. d) Con nombre del emisor. e) Con domicilio del emisor. f) Debidamente firmado. g) Debidamente foliado. h) Por arrendamiento de bienes en uso por la empresa, deducible de acuerdo con las disposiciones de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y del Código Fiscal de la Federación vigentes. i) Cancelado con sello fechador de pagado. j) Con IVA trasladado en forma expresa y por separado. k) En revisión selectiva, se verificó OK vs. copia de la cédula de identificación en el Registro Federal de Contribuyentes del prestador del servicio. l) Se verificó retención del 10% de ISR, en su caso.
06 marcas 5 12 Por compra de importación se verificó: a) Factura comercial original a nombre de la empresa, firmada de autenticidad por el proveedor extranjero. b) Pedimento o boleta aduanal a nombre de la empresa. c) Que el pedimento o boleta coincide con la factura comercial en cuanto a descripción, peso, cantidad e importe. d) Que el pedimento o boleta aduanal tienen evidencia del pago de importación señalados. e) Que en el pedimento o boleta aduanal existe evidencia del pago del IVA. f) Que los cálculos aritméticos en el pedimento o boleta aduanal son correctos. g) Que es compra propia y normal para las operaciones de la empresa, de acuerdo con las disposiciones de la Ley del Impuesto Sobre la Renta vigente. 13 Se verificó gastos incurridos en compra de importación contra: a) Cuenta de gastos del agente aduanal, a nombre de la empresa, con Registro Federal de Contribuyentes. b) Talón de fletes a nombre de la empresa, con Registro Federal de Contribuyentes. c) IVA trasladado en forma expresa y por separado, en su caso. 14 En prueba de ventas se verificó la secuencia numérica de las facturas o notas de crédito contabilizadas, según corresponda. 15 En prueba de detalle de ventas se verificó: a) Contra copia de factura expedida por la empresa. b) Corrección aritmética en la copia del recibo. c) Precios de copia de factura contra la lista de precios, vigentes a la fecha de su expedición. d) Contra copia de remisión que coincide con la factura, firmada y/o sellada de recibido por el cliente. e) Contra pedido correspondiente en su caso, que coincida contra la factura o remisión. f) Contra cargo en el auxiliar del cliente respectivo. g) Contra memorándum u otra evidencia de autorización de crédito, en su caso. h) Registro correcto en el diario de ventas de acuerdo a la tasa de IVA correspondiente. 16 Se verificó contra original y copias de facturas, selladas de cancelado 17 En prueba de detalle de devoluciones, descuentos, rebajas y bonificaciones sobre ingresos propios, se verificó: a) Contra copia de nota de crédito. b) Autorizada por funcionario responsable. c) Crédito en el auxiliar del cliente respectivo. d) Corrección aritmética en la nota de crédito. e) En caso de devoluciones, se vió evidencia de recepción de las mercancías y de cargo en el auxiliar de almacén correspondiente. f) La restitución del IVA trasladado o la cancelación del mismo con crédito en la cuenta del cliente y cargo a IVA por pagar.
06 marcas 6 18 Se verificó en expediente de personal: a) Solicitud de empleo. b) Contrato individual de trabajo. c) Copia de inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes. d) Copia de inscripción en el Instituto Mexicano del Seguro Social, así como de modificación de salario más reciente y/o de baja en su caso. e) Memorándum de autorización de sueldo actual o constancia de movimiento. f) Constancia de estudios, Título profesional o similar. g) Curriculum vitae, en su caso. h) Certificado médico. i) Comprobante de domicilio. j) Acta de nacimiento. k) Cartilla del servicio militar nacional, en su caso. 19 Se verificó contra recibo de nómina firmado por el trabajador, con Registro Federal de Contribuyentes 20 Se verificó la correcta retención del impuesto sobre productos del trabajo, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley del impuesto sobre la renta vigente 21 Se verificó la correcta retención de cuota obrera del Seguro Social de acuerdo con lo dispuesto por la Ley de la materia vigente 22 Se verificó el cálculo correcto del impuesto sobre productos del trabajo anual, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley del impuesto sobre la renta vigente 23 Datos obtenidos de la tarjeta individual de percepciones del trabajador correspondiente 24 Salario diario integrado en el IMSS verificado contra aviso de modificación de salario sellado de recibido.