Guía de empleado La Universidad de Houston se alegra en anunciar el reciente esfuerzo para mejorar el proceso del reporte de tiempo laboral y manejo de ausencias. Este proceso será llamado TRAM (Time Reporting Absence Management), y cambiara el uso de hojas de registro horario en papel a formularios electrónicos. Esta formación le demostrara el proceso para someter su solicitud de ausencia. University of Houston System HR
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MANEJO DE AUSENCIAS GUIA DE EMPLEADO Introduciendo TRAM La Universidad de Houston se alegra en anunciar el reciente esfuerzo para mejorar el proceso del reporte de tiempo laboral y manejo de ausencias. Este proceso será llamado TRAM (Time Reporting Absence Management), y cambiara el uso de hojas de registro horario en papel a formularios electrónicos. Beneficios del nuevo proceso TRAM: Reduce el volumen de trabajo en papel Elimina la necesidad de hojas de registro en papel ( timesheets ) Habilita a su supervisor para someter la horas que usted trabaje o los días de ausencia que usted solicite directamente en el reporte de tiempo laboral ( Time and Labor ). En vez de mandar dicha información al departamento de nóminas ( Payroll ) Menos oportunidades para cometer errores en el reporte de sus horas trabajadas Confirmación en línea de su solicitud de ausencias Disponibilidad limitada de los códigos de reporte de tiempo laboral basada en elegibilidad del empleado Empleados serán pagados por cada minuto de trabajo Términos y conceptos de TRAM En el sistema PeopleSoft Time and Labor se utilizan los siguientes términos en inglés: Time Reporter Time Approver Payroll Approver Reported Time Payable Time Workgroup Dynamic Group Absence Management 2 Page
Time Reporter (empleado pagado por hora) somete su horario de trabajo en PeopleSoft diariamente. Time Approver (TA) aprueba el tiempo para un empleado o grupo de empleados. Son responsables por inscribir empleados al sistema, y también revisar y corregir excepciones. Los Time Approvers revisan, corrigen y aprueban los reportes de tiempo laboral en PeopleSoft cada semana. Payroll Approver (PA) revisa, corrige y aprueba las horas pagadas. Son responsables por revisar el tiempo trabajado y solicitudes de ausencia antes de ser sometidas a departamento de nóminas ( Payroll. ) También son responsables por asegurar que los empleados estén en el sistema bajo el grupo de trabajo correcto. ( WorkGroup ) Reported Time es el tiempo sometido por los supervisores. Reglas no han sido aplicadas y no los datos del tiempo no han sido procesados hasta este punto. Payable Time el término utilizado cuando el proceso de administración de tiempo ha sido revisado contra el tiempo reportado ( reported time ). Este proceso se maneja cada noche. La administración de tiempo calcula reglas como overtime y genera excepciones si se encuentran errores. Workgroup Equipo de time reporters que comparten requerimientos de compensación como frecuencia de nómina, unión, lugar de empleo, etc. Ejemplos son: o Policía o Estudiantes con becas federales de colaboración Work Study o Empleados con salario mensual Cuando los datos de un empleado cambian por razones como promociones, demociones, o transferencias, las características del Workgroup podrían cambiar, requiriendo actualización en el sistema de Time and Labor Workgroup. Cuando un empleado termina su empleo, su inscripción en un Workgroup en el sistema será desactivado. Dynamic Group Grupo de time reporters establecido para reportar o procesar, por ejemplo, a un grupo de empleados en el mismo departamento o que tienen el mismo supervisor. Miembros de un dynamic group pueden pertenecer a diferentes workgroups. Por ello, un dynamic group para el departamento de mantenimiento podría incluir un socio administrativo, un ingeniero y un pintor. Absence Management es el proceso de manejamiento de ausencias. Absence Management es el proceso para que empleados soliciten ausencias vía el sistema de P.A.S.S. en PeopleSoft. 3 P age
UHS está implementando un sistema en línea para el reporte de tiempo y manejo de ausencias (TRAM). Este guía te guiara por los pasos para solicitar ausentarse. Nota: UH HR ya no requiere formularios en papel aparte del reporte en línea. Información Requerida: Necesitará la siguiente información para entrar al sistema TRAM, con una de dos opciones: 1. Computadora: CougarNet ID y CougarNet Password Computer ID y Password 2. P.A.S.S. Employee ID PeopleSoft Password Iniciar sesión en computadora Entre a su computadora o a la computadora asignada a usted por su departamento. Hable con su supervisor si no tiene computadora disponible. Puede solicitar su ausencia desde cualquier computadora, incluyendo una computadora en su hogar. Para ingresar a su computadora, primero use la función de las teclas Control/ Alt/ Delete y luego ponga su CougarNet ID and CougarNet Password. Si la computadora está bloqueada y no es su computadora, contacte al administrador del departamento para conseguir el Computer ID y Password. Haga clic en un navegador de internet Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, o Google Chrome. Ingrese al sitio web: https://my.uh.edu para el acceso al sistema de P.A.S.S. P.A.S.S. Seleccione P.A.S.S. Employee Self-Service 4 P age
Reportando su tiempo Desde el menú de Self Service, hay múltiples opciones. Seleccione Time Reporting. Time Reporting le permitirá: Crear su solicitud de ausencia (Absence Request) Ver su hoja de registro digital, historial de solicitudes de ausencia, balance de horas de ausencia y horario mensual. Haga clic en Absence Request para iniciar su solicitud. Con el Nuevo sistema TRAM, no habrá necesidad de llenar una solicitud en papel. El registro en línea es el único documento requerido para una solicitud de ausencia de un empleado. 5 P age
Después de hacer clic en y entrar a Absence Request Seleccione la fecha cuando comenzara su ausencia. Ingrese la fecha con el formato MES/DIA/AÑO o haga clic en el calendario y escoja la fecha deseada. En el sitio absence request, puede ver su historial de solicitud de ausencias en la parte baja de la página o ver su horario mensual en la parte superior de la página. Job Title 6 P age
Historial de solicitud de ausencia Haga clic en View Absence Request History en la parte baja de la página Request Absence Page o del menú principal (main menu). Haga clic en absence request history para ver su historial de solicitudes de ausencia. Seleccione las fechas que esté buscando. Haga clic en refresh para ver los resultados de su búsqueda. Puede modificar sus solicitudes de ausencia en su historial. Si la ausencia ya ha sido aprobada, por favor contacte a su supervisor si necesita modificar algo. Job Title Programa de horario mensual Este calendario le mostrara: o Las horas que usted tiene que trabajar o Días de vacaciones pagadas (Holidays) o Días solicitados para ausencias Para ver meses anteriores o en el futuro, haga clic en previous month o next month, o ingrese el mes que desee revisar. 7 P age
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Como filtrar por tipo de ausencias Filter by Type En este sistema, puede filtrar su búsqueda de ausencias con el menú desplegable "Filter by Type." Esto solo mostrara las ausencias asociadas con el tipo de ausencia en menú Absence Name Field Seleccione la ausencia en el menú Absence Name Job Title 9 P age
Tipo de ausencias - Absence Name Puede seleccionar el tipo de ausencia que desee solicitar simplemente seleccionando del menu desplegable "Absence Name". Este menu incluye todos los tipos de ausencias. Job Title 10 P age
Cuando seleccione type of absence, múltiples áreas se abrirán en la pantalla. Complete las áreas requeridas incluyendo la fecha cuando termine su ausencia. (End Date) Para completar el end date, puede ingresar la fecha in el formato MES/DIA/AÑO o puede hacer clic en el calendario y escoger la fecha. Job Title 11 P age
En algunos tipos de ausencia se requieren razones adicionales. Por ejemplo, para sick days, usted necesitara indicar si la ausencia es debido a usted, su cónyuge, un hijo, o padre/madre. Si necesita agregar información adicional, puede hacerlo en el área Comments. Después de completar la información requerida, puede archivarla para el futuro (Save for Later) o someterla (Submit). Job Title 12 P age
Días parciales Si pide una ausencia parcial, deberá indicar cuales días de trabajo serán días parciales e ingresar las horas que estará ausente en el área marcada Duration en su pantalla. Puede revisar su balance a la derecha de la pantalla. Si no tiene suficiente horas en su balance, el sistema no dejara que se complete la solicitud de ausencia. Job Title 13 P age
Horas de días parciales Después de indicar que trabajará días parciales para su solicitud de ausencia, el área para esas horas aparecerá en su pantalla. Ingrese la cantidad de horas solicitadas de ausencia para el día de trabajo parcial en esta área. Job Title 14 P age
Complete y someta su solicitud Cuando haga clic en calculate duration, el sistema calculara las horas de los días parciales en el área duration field. Cuando completa la solicitud de ausencia Absence Request, puede archivarla para el futuro (save for later) o someterla (submit the form). Job Title 15 P age
Confirmación Después de su solicitud de ausencia, cuando someta dicha solicitud, recibirá un mensaje de confirmación. Haga clic en "OK." Después de hacer clic en OK, podrá ver el status de su solicitud. Note que el status de aprobación estará pendiente (pending). La solicitud de ausencia será enviada a su departamento para aprobación y autorización. & Title 16 P age
Procesos Cuando su solicitud de ausencia sea aprobada, negada, o regresada a usted para corregir, usted será notificado vía email. También puede entrar al sistema de P.A.S.S. y revisar su historial de solicitudes de ausencia absence request history para ver el estatus de su solicitud. Es importante solicitar su ausencia lo más temprano posible. Si tiene una solicitud de ausencia para el futuro, tiene hasta 120 days por adelantado para hacer su solicitud de ausencia. Si hay un error con su solicitud de ausencia, hable con su supervisor. La solicitud de ausencia tendrá que ser desaprobada por su supervisor antes de que usted pueda entrar al sistema de P.A.S.S. y hacer correcciones. Después de que contacte a su supervisor y su supervisor desapruebe su solicitud, podrá ingresar al área de historial de solicitudes de ausencias (absence request history). Si su solicitud de ausencia ya ha sido aprobada, por favor contacte su supervisor. Actualmente UH está repasando y revisando las pólizas del nuevo sistema TRAM. Cambios e información de última hora estará disponible en el sitio web de TRAM. Contactos Para información de última hora en relación al nuevo sistema TRAM, visite nuestro sitio web de TRAM: http://www.uh.edu/tram Si usted tiene cualquier pregunta, contáctenos por correo electrónico a la dirección TRAM@uh.edu. 17 P age
MANEJO DE AUSENCIAS GUIA DE EMPLEADO INDICE Introduciendo TRAM 2 Términos y conceptos de TRAM 2 Información requerida 4 Iniciar sesión en computadora 4 Iniciar sesión P.A.S.S. 7 Reportando su tiempo 5 Solicitud de ausencia 6 Historial de solicitud de ausencia 7 Programa de trabajo mensual 7 Como filtrar por tipo de ausencias 9 Tipo de ausencias 10 Formulario para solicitar ausencia 11 Días parciales 13 Horas de días parciales 14 Complete y someta su solicitud 15 Confirmación 16 Procesos 17 Contactos 17 18 P age