TERMINOS DE REFERENCIA LICITACION DE SOFTWARE CONTABLE Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños Productores y Trabajadores de Comercio Justo - CLAC San Salvador El Salvador 23 de octubre de 2017 Sitio Web: www.clac-comerciojusto.org Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños Productores y Trabajadores de Comercio Justo, CLAC Latin American and Caribbean Network of Fairtrade Small Producers and Workers, CLAC
Antecedentes CLAC 1. Acerca de la Coordinadora Latinoamericana y de El Caribe de Pequeños Productores de Comercio Justo - CLAC La Coordinadora Latinoamericana y de El Caribe de Pequeños Productores de Comercio Justo (CLAC), es una Asociación constituida con personería jurídica en El Salvador, que agrupa a las Organizaciones de Pequeños Productores (OPPs) y Organizaciones de Trabajadores dentro del Comercio Justo de Latino América y el Caribe. La CLAC está organizada en Coordinadoras Nacionales, Redes de Productos y una Red de trabajadores ; las primeras agrupan a las organizaciones miembros de CLAC por país, mientras que las Redes de Producto, agrupan a las organizaciones por producto independientemente del país en el que se encuentren. La misión de CLAC, es representar a las organizaciones democráticamente organizadas, velar por su fortalecimiento y desarrollo, facilitar asistencia a sus asociados, promocionar sus productos y valores, e incidir en instancias sociales, políticas y económicas. Nuestro principal rol es apoyar a estas organizaciones para que sean más competitivas y puedan aprovechar de mejor manera el mercado para sus productos en el Sistema de Comercio Justo. Nuestra sede física y legal, está únicamente en El Salvador. Aunque de acuerdo a la estructura política de CLAC, las organizaciones de pequeños productores están organizadas a nivel de país en Coordinadoras Nacionales, a través de quienes muchas veces canalizamos nuestras operaciones. Hasta marzo de 2015, nuestro personal operativo estaba compuesto por 25 personas trabajando en distintos países; pero a partir de abril 2015, duplicamos nuestras operaciones para poder llegar de mejor manera a los 23 países donde tenemos miembros. Las líneas estratégicas de trabajo de CLAC, son: 1) Fortalecimiento Organizacional y Operativo de CLAC, 2) Promoción del Comercio Justo, sus valores y principios, 3) Fortalecimiento y Desarrollo de nuestras organizaciones miembro, 4) Crecimiento y vinculación con mercados existentes y nuevos, 5) Incidencia, 6) Ejes Transversales: Género, Cambio Climático, Soberanía Alimentaria, Protección Infantil, Inclusión de jóvenes, Sostenibilidad Ambiental y Buenas Prácticas Laborales. Con el fin de apoyar las Organizaciones miembro, la CLAC ha desarrollado una Estrategia de Fortalecimiento de Capacidades que busca apoyar a las Organizaciones miembros, en 5 componentes: 1) Organizacional, 2) Financiero, 3) Mercado, 4) Producción y 5) Temas comunes y ejes transversales.
De acuerdo al número de miembros y ubicación de los mismos en el continente, la mayoría de nuestras organizaciones está en Sudamérica, por lo que al momento de dar operatividad a nuestras acciones estratégicas, una buena parte de los recursos son enviados a esta región, de acuerdo a los presupuestos y planes de acción previamente aprobados. Fondos y Socios Estratégicos Los fondos con los que CLAC ejecuta sus actividades, provienen mayormente Fairtrade Internacional 1, organización que coordina el sellado de Comercio Justo (Fairtrade), y de quién somos miembros. Esta organización que se encuentra en Bonn, Alemania, canaliza recursos que se generan por la venta de productos Fairtrade y lo retribuye a sus miembros. Asimismo recibimos recursos de otros donantes, bajo convenios estrictos de cooperación, como por ejemplo: de Fairtrade Finlandia, TRIAS, Fundación Progreso, entre otros. Países productores participantes en la CLAC Actualmente con presencia en 23 países a nivel de Latinoamérica y El Caribe: Argentina, Haití, Belice, Honduras, Bolivia, Brasil, Jamaica, Chile, México, Colombia, Nicaragua, Costa Rica, Panamá, Cuba, Paraguay, Ecuador, Perú, El Salvador, República Dominicana, Guatemala, Uruguay, Guyana, Islas de Barlovento (Santa Lucía, San Vicente y Las Granadinas). Productos Aceite, nuez y semillas, Miel, Azúcar, Vino, Banano, Quínoa, Cacao, Artesanías, Café, Infusiones, hierbas aromáticas y té, Frutas frescas, Flores, Frutas Secas, Vegetales, Jugos y pulpas. Estructura de la CLAC en América Latina y El Caribe La CLAC está integrada por más 717 Organizaciones de Pequeños Productores (OPPs) en 23 países de la región, que representan alrededor de 300,000 pequeños productores. A su vez, estas organizaciones están agrupadas en Coordinadoras Nacionales en cada país, y en Redes de Productos dependiendo del producto que producen. La Asamblea General La máxima autoridad de la CLAC es su Asamblea General. La componen alrededor de 170 delegados de las Organizaciones de Pequeños Productores y Asociaciones de trabajadores de Comercio Justo de los diferentes países y productos dentro de América Latina y el Caribe. La Asamblea General se celebra cada tres años. La primera, es decir, la constitutiva, se llevó a cabo en la Ciudad de Oaxaca, Estado de Oaxaca, México, los días 11, 12 y 13 de agosto de 2004. La Segunda Asamblea General se llevó a cabo en la Ciudad de Santo Domingo, República Dominicana, los días 26, 27 y 28 de octubre de 2006. La tercera asamblea se realizó el 28 y 29 de octubre 2008 en la Ciudad de Antigua Guatemala, 1 http://www.fairtrade.net/about-fairtrade.html?&l=1
Guatemala. La cuarta asamblea se realizó en San Pedro Sula, Honduras, los días 4 y 5 de noviembre del 2010. La quinta Asamblea se realizó en Quito-Ecuador los días 21, 22 y 23 de Noviembre del 2012 y la sexta asamblea se realizó en San Salvador, El Salvador, los días 19 y 20 de noviembre de 2015. La próxima asamblea será en Perú, en el mes de noviembre de 2018. Coordinadoras Nacionales Las coordinadoras nacionales, son una figura muy importante dentro de CLAC, puesto que constituyen sus brazos y fuerza operativa. Estas se constituyen por las organizaciones de pequeños productores de Comercio Justo en cada país, independientemente de lo que producen. Es importante señalar que las Coordinadoras Nacionales tienen sus propios procesos y estructuras de toma de decisiones. Los representantes de la Junta Directiva de la CLAC, además, promueven una estrecha coordinación con y entre las Coordinadoras Nacionales de cada sub región de América Latina y el Caribe. Redes de Producto Otro eje de organización es la de las Redes de Producto. Se trata de redes internacionales de organizaciones de pequeños productores de Comercio Justo que se organizan en función de la problemática y estrategias de un producto en particular. Actualmente los productores de la CLAC producen los siguientes productos certificados, aparte de un sinfín de otros productos y todas organizadas en las Redes de: café, cacao, banano, jugos, frutas frescas y jugos, así como las de otros productos. Red de Trabajadores La Red de trabajadores agrupa a todas las organizaciones de trabajadores en las plantaciones Fairtrade del continente. Líneas de acción de CLAC Para cumplir su misión, la CLAC trabaja actualmente sobre las siguientes líneas de acción: 1. Fortalecimiento organizacional y operativo de la CLAC. 2. Promoción del Comercio Justo, sus principios y valores. 3. Fortalecimiento y desarrollo de nuestras organizaciones miembro. 4. Crecimiento y vinculación con mercados existentes y nuevos. 5. Incidencia. 6. Ejes transversales: Género, Cambio Climático, soberanía alimentaria, protección infantil, inclusión de jóvenes, sostenibilidad ambiental y buenas prácticas laborales.
DEL PROCESO DE LICITACION DE SOFTWARE CONTABLE I. OBJETO DE LA LICITACION La Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños Productores de Comercio Justo CLAC llama a Licitación con el propósito de contratar una firma privada y especialista en Softwares Contables, con el fin de maximizar la eficiencia de la información financiera y contable tanto institucionalmente como a nivel de proyectos de forma individual. II. ALCANCE DE LA LICITACION El software debe realizar el cierre del ciclo contable mensual y anual. Que requiera el mínimo o ningún tipo de trabajo adicional manual o en Excel. Capaz de proporcionar la información financiera y contable en tres idiomas: español, inglés y portugués III. CIFRAS QUE SE MANEJAN EN EL SOFTWARE Los valores monetarios que se manipularan en el software contable pueden llegar hasta un monto de $4, 000,000.00 Asimismo, ya que somos una organización en crecimiento y en la búsqueda continua de Socios Estratégicos y creación de Alianzas, cabe la posibilidad que vayan surgiendo nuevos proyectos que incrementen el volumen de operaciones antes mencionadas y escenarios con nuevos retos en beneficio de los pequeños productores para los cuales la organización debe tener una gran capacidad de respuesta a nivel de software para la fluidez y manejo óptimo de la información. IV. INFORMES REQUERIDOS a. Cierre contable anual con todos sus estados financieros requeridos. b. Generación de Estados Financieros y reportes mensuales, anuales y/o parciales c. Módulo de Planillas d. Módulo de Bancos e. Módulo de Activo Fijo f. Módulo de Cuentas por cobrar y pagar g. Módulo de control presupuestario h. Módulo de programas y proyectos i. Constancias de retención de Impuesto sobre la Renta (I.S.R.) (Formatos bajo las Leyes Tributarias de El Salvador) j. Entre otros V. CARACTERISTICAS a. Que trabaje con Centros de Costos (por programas, proyectos, productos, actividades y gastos) b. Que tenga un lenguaje e interfaz amigable y fácil de usar
c. Seguimiento de ejecución presupuestaria por proyecto, programa y productos, tanto a nivel numérico como porcentual. Con información total y/o parcial d. Que facilite la conversión de moneda dólar-euros y otras monedas e. Que permita extraer archivos a Excel f. Generar reportes y estados financieros en 3 idiomas: español, inglés y portugués. (de forma parcial y total) g. Migrar información parcial de otros países para consolidar en la sede CLAC (plataforma online) h. Monitoreo y seguimiento de transferencias por convenio (monto presupuesto, transferencias recibidas y saldos pendientes de desembolsar a favor del/los proyectos) i. Que opere de acuerdo a las leyes de El Salvador: Código Tributario y su reglamento, Ley de Impuesto sobre la Renta y su reglamento, Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios y su reglamento, Ley de Asociaciones y Fundaciones sin fines de lucro, Ley General Tributaria Municipal, Ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social, Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones, Código de Trabajo, Ley contra el Lavado de Dinero y Activos V. PLAZO La fecha límite para enviar la propuesta técnica-financiera: Del 24 de Octubre al 10 de Noviembre 2017. La fecha para iniciar con la instalación y calendario de capacitación: La primera semana de diciembre 2017. La fecha para iniciar con la implementación: 1 de enero 2018. VI. CONTACTOS E INFORMACION ADICIONAL La persona contacto para proveer información adicional es: Sabrina Henríquez Administradora CLAC Teléfono: (503) 2278-4635 y (503) 2124-4376 Correo: sabrina.h@claconline.com