Reglamento Autónomo para el Uso de Vehículos del MAG

Reglamento Autónomo para el Uso de Vehículos del MAG N 27472-MAG EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y EL MINISTRO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA, De conformidad con las facultades establecidas en los incisos 3) y 18) del artículo 140 de la Constitución Política, la Ley N 7331 de 13 d e abril de 1993 y sus reformas, Ley de Tránsito y la Ley N 7064 del 29 de abril de 1987, Ley de Fomento a la Producción Agropecuaria, que incorpora la Ley Orgánica del Ministerio de Agricultura y Ganadería; Considerando: 1 Que la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrest res, establece las regulaciones legales prioritarias en materia de clasificación de los vehículos del Estado, así como respecto a su utilización y controles. 2 Que el Ministerio de Agricultura y Ganadería a t ravés de sus instancias técnicas, tiene el deber de brindar los servicios de inspección y certificación de plantas, animales, productos y/o subproductos de origen vegetal o animal que exporta el país a los mercados internacionales, para lo cual desarrolla labores en aeropuertos y fronteras, relativas a seguridad cuarentenaria, con el fin de proteger el patrimonio animal y vegetal del país, bajo la prestación de servicios de naturaleza continua. 3 Que es procedente legalmente por parte de las ad ministraciones interesadas dentro de los parámetros fijados por la normativa indicada, emitir regulaciones adicionales que permitan el mejor uso de los bienes del Estado y clarifiquen la utilización de los mismos, para el cumplimiento de los servicios y fines públicos establecidos por ley. Por tanto; El siguiente: DECRETAN: REGLAMENTO AUTÓNOMO PARA EL USO DE VEHÍCULOS DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA

Ámbito de aplicación Artículo 1 El presente Reglamento establece los pr ocedimientos para la administración, la custodia, uso y mantenimiento de los vehículos al servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería, ya sean de su propiedad o que mediante norma legal, Programa, Proyecto, Convenio o Fideicomiso, están a disposición y en uso del Ministerio, aún cuando exista autorización para que porten placas diferentes a las oficiales. Además regula los deberes, obligaciones y prohibiciones que deben cumplir u observar las unidades administrativas y los funcionarios que los utilicen para prestar los servicios de la Institución o efectuar las labores propias de sus funciones o cargos. Abreviaturas y definiciones Artículo 2 Para los efectos del presente Reglament o se entenderá por: Asignación: Acción formal mediante la cual se distribuyen los vehículos a las unidades administrativas, según lo establecido en la norma 311.02, del Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno de la Contraloría General de la República. Conductor: Funcionario que se designa para la conducción de un vehículo. Carné: Autorización emitida por el MAG a los funcionarios para la conducción de vehículos destinados al uso oficial. Departamento de Administración de Bienes y Servicios: Departamento dependiente de la Dirección Administrativa- Financiera, encargado del control, la custodia, el uso, y mantenimiento de vehículos del MAG. Funcionario: Persona investida formalmente de autoridad para ejercer funciones públicas a nombre del MAG, indistintamente del régimen de contratación que lo une al Ministerio. Se refiere además a aquellos funcionarios que laboran en instituciones del Sector Agropecuario y que están autorizados mediante convenio a utilizar los vehículos aquí regulados. Gira: Condición que se da cuando los funcionarios deben desarrollar labores en lugares distintos al de su centro habitual de trabajo, y que eventualmente por la lejanía respecto de la unidad administrativa, no sea factible la devolución del vehículo el mismo día en que se retira. En este caso deberá coincidir el lugar contratado por el funcionario para pernoctar con la localidad donde se custodie el vehículo. Horario de operación: Días y horas habilitados en forma genérica para la operación normal de los vehículos oficiales, de acuerdo con las categorías que establece el presente reglamento.

Jerarca: Máxima autoridad del MAG. Ley: Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres, N 7 331 y sus reformas. MAG o Ministerio: Ministerio de Agricultura y Ganadería, órganos adscritos, programas, proyectos, convenios, mediante los cuales se utilicen vehículos, así como fideicomisos donde figure como fideicomitente o fideicomisario. Normas técnicas: Conjunto de enunciados de control interno relativos al uso y mantenimiento de vehículos, promulgados por la Contraloría General de la República, compendiados en el Manual publicado en el alcance N 7, a La Gaceta N 24, del 2 de febrero de 1996, sus modifi caciones y reformas. Reglamento: El presente conjunto de regulaciones específicas aplicables a todos los vehículos que se indican en el artículo 1. Sector agropecuario: Conjunto de órganos y entes del sector público que participan en el desarrollo agropecuario del país, contemplados en a Ley 7064, Decretos y Convenios relacionados. Unidad administrativa: Toda dependencia del Ministerio que tenga uno o más vehículos asignados. Vehículos de uso administrativo: Vehículos destinados a facilitar el necesario traslado de los funcionarios que así lo requieren para el cumplimiento de sus funciones. Contempla los medios de transporte destinados al uso oficial, que por compra, donación, programa, proyecto, convenio, préstamo o fideicomiso, estén al servicio exclusivo del Ministerio, indistintamente del régimen de propiedad que se les aplique. Los vehículos que no son propiedad del Ministerio podrán tener regulaciones especiales contenidas en los convenios respectivos, refrendados por la Contraloría General de la República. Cuando en este Reglamento se indique vehículo o vehículo oficial se refiere a esta categoría. Clasificación de vehículos oficiales Artículo 3 Para los efectos del presente Reglamento los vehículos del M.A.G. serán utilizados bajo la siguiente clasificación: a) De uso discrecional, que son aquellos asignados al servicio del Ministro y del Viceministro, conforme lo establece y regula la Ley de Tránsito y el Manual de Control Interno relativo al Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos emitido por la Contraloría General de la República y b) De uso administrativo, todos los demás vehículos que estén al servicio del MAG.

Del uso administrativo de los vehículos Artículo 4 Los vehículos de uso administrativo estarán bajo la responsabilidad y custodia del Departamento de Administración de Bienes y Servicios, que los podrá asignar por un período determinado a las unidades administrativas que así lo requieran, en razón de su ubicación, distancia y lejanía de la sede, según la normas establecidas para tal fin, llevando los registros apropiados. Artículo 5 Las dependencias que tengan vehículos asignados, conforme lo dispuesto en el artículo anterior, cumplirán funciones de unidad administrativa encargadas del control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos. Los encargados, Directores o Jefes deberán velar por el cumplimiento de las disposiciones del presente Reglamento y las que emitan el Ministro, Viceministro, y el Departamento de Administración de Bienes y Servicios. Horarios de operación Artículo 6 El horario norma! de uso de vehículos en días hábiles, estará definido en el carné extendido al conductor en forma personal, según su horario habitual u ordinario de trabajo, por la naturaleza de sus funciones, según las siguientes categorías: b) Carné color verde: de las 6,00 horas a las 19,00 horas. c) Carné color Rojo: de las 4,00 horas a las 22,00 horas. d) Carné color Azul: de las 22,00 horas a las 6,00 horas. El carné rojo indicará adicionalmente la autorización para usar y circular en días Sábados y Domingos, únicamente para aquellos funcionarios que por la naturaleza de sus funciones, regularidad del trabajo, representación de la Institución y cargo que ocupan así lo exija. El carné azul se otorgara para aquellos funcionarios o servidores que cuenten con jornadas de trabajo y prestación de servicios fuera de los horarios habituales de la Institución o de supervisión de tales servicios. No podrán otorgarse o portarse más de un carné de los indicados por funcionario. Artículo 7 Las funciones que por emergencias, circ unstancias impostergables y que por imperiosa necesidad deben realizar los funcionarios en el uso de vehículos oficiales, en días u horarios distintos a los autorizados por el respectivo carné, requerirán de autorización especial extendida por el encargado de la unidad administrativa y/o el Director y/o por el superior jerárquico de la dependencia que solicita.

De la identificación de los vehículos Artículo 8 Los vehículos deberán estar rotulados c on los distintivos oficiales, visibles e impresos con pintura, de color blanco o negro, contrarios al color del vehículo, éstos deberán ir impresos en el centro de ambas puertas delanteras, indicando claramente: Ministerio de Agricultura y Ganadería y USO OFICIAL y portarán las placas de matrícula del Poder Ejecutivo en la parte delantera y trasera que corresponda o en su defecto las placas emitidas por el Departamento de Placas del Registro Público, sean estas temporales, provisionales o particulares cuando legalmente corresponda. Se exceptúa de la regulación, en cuanto a rotulación, los vehículos de uso discrecional y aquellos que estén al servicio del Ministerio por un corto tiempo, en cuyo caso deberán utilizar identificaciones no permanentes. De igual manera respecto a la matrícula que deben portar los vehículos oficiales, se exceptúan del uso de la misma los que por no ser propiedad del MAG, aún cuando estén bajo el uso del Ministerio, legalmente deban portar otro tipo de placa, aspectos que deberán estar claramente establecidos en los convenios o instrumentos que permitan su uso. De la administración de los vehículos Artículo 9 Será responsabilidad del Jerarca del M inisterio velar porque las unidades administrativas, jefaturas, conductores y usuarios, observen, cumplan y hagan cumplir, según les corresponda, la normativa que regula los vehículos de uso oficia!, a efecto de garantizar un uso adecuado, racional y eficiente de estos recursos; para lo cual se apoyará en el Departamento de Administración de Bienes y Servicios, Directores Nacionales o Regionales, Jefes Administrativos y Jefes de Departamento. Artículo 10. Corresponde al Departamento de Administración de Bienes y Servicios, apoyar al Jerarca en el uso, control y mantenimiento de los vehículos, velando porque los funcionarios responsables de cumplir con las funciones encomendadas a las unidades administrativas, las ejerzan acorde con lo que establece la Ley de Tránsito, Normas Técnicas de Control Interno de la Contraloría General de la República, este Reglamento, y demás disposiciones que la Administración Superior del Ministerio establezca, sin perjuicio del control que deban ejercer las jefaturas correspondientes y la fiscalización superior que realice la Auditoría Interna del M.A.G. y la Contraloría General de la República. Artículo 11 Le corresponderá al Departamento de Administración de Bienes y Servicios ejecutar las funciones y cumplir con las responsabilidades que a continuación se indican: a) Planificar, organizar, ejecutar, controlar y coordinar las actividades de orden administrativo y técnico, relacionadas con la adquisición, entrega, renovación, modificación, sustitución, aseguramiento, uso y mantenimiento de los vehículos, conforme lo establecido por la Ley de Tránsito, y las Normas Técnicas de Control Interno de la Contraloría General de la República.

b)definir de acuerdo con la Ley de Tránsito y las Normas Técnicas de Control Interno de la Contraloría General de la República, las Unidades Administrativas, Dependencias, Programas o Proyectos, que en razón de la distancia con la Sede Central, podrán tener vehículos asignados. c)entregar mediante acta o documento idóneo, a los funcionarios a que alude el punto anterior, los vehículos asignados a las instancias indicadas, con el detalle de su estado, implementos y accesorios. El original del acta o documento, lo custodiará el Departamento de Administración de Bienes y Servicios, quien verificará en el momento del traslado de la custodia, la legibilidad del nombre del funcionario que recibe y correspondencia de la firma y número de cédula. d)mantener un equilibrio adecuado entre los recursos con que dispongan las Unidades Administrativas o Instancias autorizadas y las necesidades de las dependencias a que sirven. Para tal efecto, previa consulta con usuarios, Directores Nacionales, Regionales o Jefaturas, podrá, conformar en cada unidad administrativa, grupos de vehículos para atender necesidades específicas de las dependencias, programas o actividades, que así lo requieren para el mejor cumplimiento de la misión del MAG. e)con el fin de darle un uso racional a los recursos, deberá efectuar estudios periódicos, que permitan determinar acciones orientadas a mantener, disminuir o aumentar la cantidad o variar el tipo o clase de vehículos que integran los grupos, de acuerdo con los servicios requeridos y brindados, kilómetros recorridos, y cualquier otro elemento que permita objetivizar y motivar la toma de decisiones. f)verificar periódicamente, que los funcionarios que tienen bajo su responsabilidad la ejecución de funciones de una unidad administrativa, las cumplan conforme lo establece este Reglamento, sin detrimento de la obligación de vigilancia que tienen las respectivas jefaturas. g)gestionar ante los organismos competentes, los permisos para la salida del país de los vehículos, previa autorización del Ministro. h)coordinar con el Jerarca cualquier préstamo temporal o traspaso de vehículos entre el M.A.G. y otro ente u órgano, público o privado, nacional o internacional, verificando que el acto se ajuste a derecho y se cumpla con todos los trámites de formalización que el acto requiere para su validez y eficacia. i)velar por el cumplimiento de la Ley de Tránsito, normas de control interno, reglamentos, políticas, disposiciones superiores y demás procedimientos que al respecto se establezcan, previa instrucción sumaria, siguiendo los procedimientos establecidos por la misma Ley de Tránsito, sobre los hechos irregulares y accidentes de tránsito que sucedan en relación con los vehículos, así como efectuar los trámites y denuncias ante las instancias administrativas y judiciales que correspondan.

j)elaborar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos y velar porque las unidades administrativas y los conductores los ejecuten. k)tramitar la salida de operación permanente de los vehículos del M.A.G., previo estudio técnico que demuestre su conveniencia y en forma temporal cuando proceda su reparación, por el tiempo que ésta dure. l)conocer y autorizar, cualquier reparación, modificación o variante a la estructura física de los vehículos, así como la relativa a cambios de carrocería y de motor, previo estudio técnico que lo justifique y posterior cumplimiento de los trámites legales pertinentes. m)velar porque los servicios de reparación, conservación y mantenimiento de los vehículos, que brinden los talleres propios o contratados, sean hechos con la mayor eficiencia, eficacia, economía y oportunidad y estén acorde con lo solicitado. n)atender los aspectos administrativos referentes a la presupuestación, adquisición, distribución y control de: vehículos, repuestos y lubricantes, en coordinación con los encargados de las unidades administrativas, Directores de las Direcciones Nacionales y Regionales y el Oficial Presupuestal. o)atender los aspectos administrativos referentes a la adquisición, custodia, distribución y control de combustibles, en coordinación con los encargados de cupones para retiro de las unidades administrativas, Directores de las Direcciones Nacionales y Regionales y el Oficial Presupuestal. p)otorgar, a solicitud de los encargados de las dependencias usuarias, los carnés de autorización para conducir vehículos oficiales, según lo establecido en el artículo 6 de este Reglamento y para lo cual podrá realizar pruebas de manejo y solicitar los exámenes médicos correspondientes. Dependiendo del tipo de carné, exigirá el cumplimiento de los siguientes requisitos: TIPO DE CARNE Requisito Carné amarillo: Solicitud del superior inmediato del funcionario. Carné verde: Justificación de la jefatura para operar en horario extendido y aprobación del Director superior inmediato. Carnés rojo y azul: aprobación del Director Justificación de la jefatura con inmediato superior. Estos carnés

serán firmados como autorizados únicamente por los Directores Superiores de Operaciones Nacionales y Regionales y el Ministro o Viceministro y tendrán una vigencia máxima de un año. q)mantener actualizada la información del estado de cada automotor, efectuando para ello los inventarios físicos y las revisiones que considere pertinentes, al menos una vez al año. r)gestionar ante el Registro Público de la Propiedad, Proveeduría Nacional, el instituto Nacional de Seguros, y el Departamento Financiero Contable del MAG, lo relativo a inclusiones, modificaciones y exclusiones de vehículos, con el fin de mantener los registros de la flotilla actualizados, confrontando y conciliando dichos registros contra el inventario físico. s)toda otra función que complemente acertadamente los fines y propósitos de este Reglamento, según lo establecido por la Lev de Tránsito y el Manual de Normas Técnicas de Control Interno de la Contraloría General de la República. Artículo 12. Le corresponderá a las unidades administrativas encargadas del control sobre e! uso y mantenimiento de vehículos asignados según lo establecido en el Artículo 11, inciso b, de este Reglamento, ejecutar las funciones y cumplir con las responsabilidades que a continuación se indican: a)en coordinación con el Departamento de Administración de Bienes y Servicios, mantener bajo su responsabilidad, la custodia y el buen funcionamiento de los vehículos que se le hayan asignado, coordinando los requerimientos relativos al mantenimiento preventivo y correctivo, así como informar sobre las necesidades de reparaciones mayores y sugerir su renovación cuando se requiera. b)facilitar debidamente documentado a los usuarios de los servicios de transporte el vehículo que represente el medio más eficiente y eficaz para satisfacer su necesidad de transporte, verificando que!a firma del funcionario que solicita y la del conductor designado, consten en os respectivos registros. Cuando la dependencia usuaria, cuente con un grupo de vehículos, según lo establecido en el artículo 11, inciso d, de este Reglamento, la entrega estará condicionada a la cantidad que tiene autorizada. c)atender los aspectos administrativos referentes a solicitudes, custodia y distribución de cupones para retiro de combustibles, que se requieren para e! recorrido previsto en la Solicitud y Autorización para el Uso de Vehículos Oficiales así como controlar su uso, de lo que debe de informar mensual/tiente al Departamento de Administración de Bienes y Servicios. Debe además informal- a dicho Departamento, con copia al Director Inmediato Superior, de cualquier situación irregular que se presente.

d)vigilar que los vehículos se utilicen satisfactoriamente en la prestación de los servicios para los que fueron solicitados, controlando las fechas y horas de uso, distancia recorrida, cumplimiento del programa de mantenimiento, daños a los vehículos, y consumo de combustibles; reportando al Departamento de Administración de Bienes y Servicios y a la Dirección Regional o Nacional, según corresponda, de cualquier situación irregular observada, con copia al superior inmediato del conductor. e)custodiar los vehículos en horas y días no hábiles y cuando no se encuentren en servicio. La responsabilidad de la custodia se traslada al usuario cuando éste retire el vehículo mediante los procedimientos establecidos y retorna cuando el vehículo regresa a las instalaciones del MAG y es recibido por el funcionario encargado de estas labores en la Unidad Administrativa. f)mantener actualizados los siguientes registros: a) inventario de vehículos que están bajo la responsabilidad y custodia, para lo que deberá llevar expedientes individuales que contengan: Copia del Acta con la descripción y estado de cada vehículo, suministro de combustibles y lubricantes, reparaciones, localización, seguros, fecha o kilometraje de mantenimiento, y otros que se estimen necesarios, b) nombre y firma de los funcionarios acreditados para solicitar medios de transporte, c) nombre y firma de los funcionarios autorizados a conducir vehículos oficiales, con indicación del tipo de carné, d) servicios brindados por usuarios y e) entrega y recepción de vehículos a conductores, mediante documento que permita conocer el kilometraje y estado de los vehículos antes y después de cada servicio. g)sacar de operación de los vehículos disponibles, aquellos que no se encuentren aptos para circular, comunicándolo a la brevedad posible al Departamento de Administración de Bienes y Servicios, con copia al Director Superior inmediato, con las justificaciones que motivaron el acto y realizar las acciones y gestiones necesarias para su pronta reparación o en su defecto para el traslado a Oficinas Centrales, siguiendo las instrucciones que al respecto gire dicho Departamento. h)presentar una programación estimada anual de las necesidades de vehículos en horas, días o kilómetros, según se establezca, con el fin de que el Departamento de Administración de Bienes y Servicios incorpore las necesidades de combustibles, mantenimientos, reparaciones, así como lo relativo a adquisiciones, permutas y renovación de la flota en los respectivos presupuestos. Artículo 13. El jefe de cada dependencia usuaria tiene la obligación de establecer los controles necesarios para asegurar que los vehículos sean solicitados y usados únicamente cuando la prestación del servicio o el cumplimiento de las funciones así lo requieren. Deberá velar porque los subalternos cumplan con el correcto empleo de los vehículos que les entregue la unidad administrativa y reportar al Departamento de Administración de Bienes y Servicios y al Director Superior inmediato, cualquier situación irregular que sea de su conocimiento, así como a la Unidad Administrativa que suministro el servicio.

De los deberes y responsabilidades de los conductores de vehículos Artículo 14. Son deberes de todo conductor del M.A.G., además de los establecidos en el ordenamiento legal vigente: a) Conocer y cumplir estrictamente la Ley de Tránsito, así como las disposiciones que establece el presente Reglamento y toda otra que complemente los fines y propósitos de éste, b) Portar licencia de conducir vigente, el Carné de Autorización para Conducir Vehículos Oficiales del M.A.G., acorde con el tipo de horario: y la identificación que lo acredita como funcionario, Autorización para el uso de vehículo oficial, Autorización para circular fuera de jornada ordinaria de Trabajo, cuando la necesidad especial del servicio supere la habilitación genérica que autoriza el carné. c) Verificar, antes de iniciar la conducción del vehículo, que éste cumpla con los requisitos para la circulación descritos en el artículo 26, y revisar: frenos, dirección, luces, lubricantes, combustible, presión y estado general de las llantas, nivel de agua, estado de las escobillas y cualquier otro aspecto importante para el buen funcionamiento del vehículo. d) Revisar, al retirar el vehículo y en cada «abastecimiento de combustible, que el mismo tenga los niveles adecuados de aceite en el motor, equipo hidráulico (caja cambios, dirección, frenos, embrague) y agua en el sistema de enfriamiento. De igual forma deberá monitorear los instrumentos de que dispone el vehículo para prevenir daños mayores, dentro de, estos, la generación eléctrica, indicador de calentamiento, indicador de aceite, reportando inmediatamente a la unidad administrativa encargada de los vehículos el problema, y en caso necesario, detener su circulación. e) Velar porque el vehículo opere en condiciones mecánicas y de carrocería apropiadas, e informar oportunamente a la Unidad Administrativa respectiva y al Departamento de Administración de Bienes y Servicios, de cualquier daño que le ocurra o situación irregular que se presente durante su uso. f) Conducir el vehículo en forma prudente y diligente, evitando la temeridad, con el fin de no poner en peligro vidas humanas y bienes materiales, respetando la capacidad de carga y cantidad de pasajeros establecidos en la tarjeta de circulación. g)transportar en el vehículo, solamente a los funcionarios públicos o personas debidamente autorizadas, de conformidad con las disposiciones aplicables en la materia.

h) Seguir la ruta lógica establecida entre los puntos de salida y destino de a Dirección General de Tránsito y brindarles la información que soliciten. Asimismo acatar todos los señalamientos y normas de transito dispuestos en las vías públicas. j) Asumir el pago de multas, adjuntando copia de las cancelaciones respectivas, por infracciones a la Ley que Tránsito, que fueren producto de su dolo o culpa, cometidas mientras el vehículo esté a su cargo e informar del accidente dentro del segundo día hábil siguiente a que haya ocurrido, a la Unidad Administrativa y al superior inmediato. k) Mantener un comportamiento digno, acorde con la buena imagen del M.A.G. l) Consignar los datos pertinentes y correctos y utilizar adecuadamente los formularios para el control sobre el uso de vehículos que establezca el Departamento de Administración de Bienes y Servicios y la Unidad Administrativa respectiva, m) Cumplir estrictamente con los procedimientos y trámites que señala este Reglamento y presentar al Departamento de Administración de Bienes y Servicios en caso de haber sufrido un accidente de tránsito, de la naturaleza que éste fuere, un informe por escrito dentro de los dos días hábiles inmediatos siguientes al mismo. Artículo 15. El conductor que con conocimiento de un daño causado al vehículo, propiedades o personas, lo oculte, asumirá la responsabilidad legal que por ello pueda imputársele. Deberes y responsabilidades de los usuarios de los servicios de transporte Artículo 16. Son deberes de los usuarios de los servicios de transporte que presta el M.A.G.: a)conocer y cumplir las disposiciones establecidas en el presente Reglamento. b)portar el carné que los identifica como funcionarios del Ministerio, o la autorización respectiva en caso de particulares. c)hacer uso de los servicios de transporte en situaciones justificadas.

d)mantener una posición de respeto para con las otras personas que viajan dentro del vehículo y las que se encuentren fuera de él. e)atender las indicaciones que le realice el conductor del vehículo, tendientes a cumplir con sus obligaciones, la Ley de Tránsito y disposiciones normativas aplicables en la materia. f)informar al Departamento de Administración de Bienes v Servicios y a la unidad administrativa respectiva, cualquier irregularidad que observe en el transcurso del servicio. De la prestación de los servicios Artículo 17. El Ministro, Viceministro, Directores Superiores de Operaciones Nacionales y Regionales, Directores Nacionales, Directores Regionales y Jefes de Departamento, acreditarán ante las unidades administrativas respectivas, a los funcionarios directamente subordinados, que podrán firmar las solicitudes para la utilización de los servicios de transporte. Artículo 18. Todo vehículo deberá ser utilizado únicamente por los funcionarios autorizados y exclusivamente para la prestación de los servicios requeridos o el cumplimiento de sus funciones. Cualquier supuesto o utilización diferente a lo indicado solo será procedente en el tanto este amparado en instrumento legal idóneo y en caso de convenios, deberán estar debidamente refrendados por la Contraloría General de la República. Artículo 19. Cada dependencia presentará a la unidad administrativa que le corresponde y con la antelación que ésta defina, un programación con las necesidades de transporte, con el fin de de la mejor forma posible. Artículo 20. Todo servicio de transporte deberá gestionarse ante la unidad administrativa correspondiente, mediante la presentación del formulario solicitud y autorización para el uso de vehículos oficiales, firmado como solicitante, por el funcionario acreditado para tal fin por la dependencia usuaria y como autorizado por el funcionario de la unidad administrativa. En el formulario se hará constar el nombre del conductor y su firma, la firma del solicitante, lugares a visitar, así como fechas y horarios en que se usará el vehículo. Artículo 21. Para lograr el mayor aprovechamiento de los vehículos disponibles, se deberán agrupar en un sólo viaje varias solicitudes de transporte, que se dirijan hacía un mismo sitio o ruta, siempre que las circunstancias lo permitan, dando aviso oportuno a los interesados para lograr una adecuada coordinación del viaje. Artículo 22. Los días y horas en que se solicite usar los vehículos, deberán estar acordes con el horario autorizado al conductor o a sus ocupantes mediante los respectivos carnés; caso contrario deberá gestionarse la emisión de la autorización especial para circular fuera de jornada de trabajo indicada en el artículo 7.

Artículo 23. Verificada la información de la solicitud y constatada la disponibilidad de recursos, se otorgará la salida del vehículo seleccionado y se hará entrega al conductor de la respectiva autorización y de las correspondientes llaves, previa firma del conductor de conformidad con los datos del registro relativo a los implementos, accesorios y estado del vehículo. Artículo 24. Los vehículos deberán ser utilizados en los lugares, los días y as horas solicitadas y autorizadas, salvo en situaciones imprevisibles que puedan motivar un cambio de ruta o un atraso involuntario, en cuyo caso el funcionario responsable del uso y custodia del vehículo lo comunicará y justificará por escrito, con aprobación de la jefatura inmediata, el primer día hábil posterior al evento, dirigida a la unidad administrativa respectiva. Artículo 25. Concluidas las labores diarias, los vehículos de uso administrativo deberán ser guardados en los estacionamientos de las unidades administrativas a que estén asignados. En caso de que se o en estacionamientos particulares que brinden adecuadas condiciones de seguridad, las que deberán ser evaluadas por el conductor del vehículo, bajo su exclusiva responsabilidad, en cuyo caso y de generarse un pago por dicho servicio, el funcionario tendrá derecho a que el MAG le reembolse el costo de dicho gasto. De la circulación de los vehículos Artículo 26. Los vehículos para poder circular, deberán portar y cumplir con los requisitos que a continuación se enumeran: a) Documentación del servicio en los términos que establece este Reglamento. b) Autorización para el Uso Vehículos Oficiales. c) Tarjeta de derechos de circulación y seguro obligatorio. d) Marchamo de derechos de circulación. e) Marchamo ecológico. f) Placas de matrícula. g) Rotulación con nombre del Ministerio e indicación de uso oficial. n) Demás requisitos establecidos en el artículo 31 de la Ley de Tránsito. Artículo 27. Los vehículos que por adquisición o convenio, ingresen al servicio del Ministerio, salvo que se estipulen regulaciones contrarias, deberán ser entregados al Departamento de Administración de Bienes y Servicios para que efectúe la asignación conforme lo establece el artículo 11, inciso c, y actualice los registros a que alude el artículo 4.

Artículo 28. Los funcionarios responsables de la custodia de los vehículos de uso administrativo y discrecional, deberán velar porque se cumpla con el programa de mantenimiento preventivo y correctivo, control de abastecimiento de combustibles y lubricantes; y las diligencias en caso de accidentes de tránsito. De los accidentes de tránsito con vehículos institucionales Artículo 29. Los procedimientos a seguir por parte del conductor, en caso de accidentes de tránsito, serán: a) En todos los casos: -Anotar datos de las personas si existen presentes en el momento del evento con la finalidad de que estos puedan servir en su oportunidad corno testigos del hecho. -Llamar a! inspector de tránsito y al del 1NS con el fin de que se levante el pane correspondiente, y confeccione un plano o croquis describiendo en forma detallada, la posición del o de los vehículos, distancias y otros datos. -Estar anuente a realizarse el examen de alcoholemia si éste es solicitado por el inspector de tránsito o la autoridad que atienda e! accidente. -Informar de inmediato según lo indicado en este Reglamento, por escrito al Departamento de Administración de Bienes y Servicios del MAG y al superior inmediato sobre el percance ocurrido. -Presentar e) aviso de accidente ante el INS en un plazo no mayor de 5 días hábiles a partir de la fecha del accidente, en coordinación con el Departamento de Administración de Bienes y Servicios. -Cumplir con el proceso judicial en el sentido de acudir a declarar ante la autoridad competente en el plazo de ley y seguir el proceso hasta que se dicte sentencia. -Cumplir con el Procedimiento administrativo ante el Departamento de Administración de Bienes y Servicios, adjuntando fotocopias de los documentos pertinentes, tales como boleta de accidente o parte de tránsito, declaración ante el INS, declaración judicial, declaración de testigos, croquis o plano del accidente, sentencia o cualesquiera otros que le fueran requeridos por dicho Departamento. b) En caso de atropello y muerte -Cumplir con todo lo indicado en el punto A anterior. -Buscar lo más rápido posible, la atención médica para las personas accidentadas. -Obtener nombre, apellidos y domicilios de las personas afectadas, y describir las lesiones que presenten.

-Obtener la asesoría legal del Departamento de Administración de Bienes y Servicios del Ministerio para excarcelación y libre circulación del vehículo oficial, cuando sea necesario. c) En caso de colisión en que intervengan otros vehículos: -Cumplir con lo estipulado en el punto A, y en el punto B si hay personas lesionadas. -Obtener el nombre, apellidos y número de cédula de los otros conductores involucrados en el accidente. -Describir los vehículos colisionados (marca, color, número de placa). -Obtener el nombre y apellidos del o de los propietarios de los vehículos accidentados. -Describir los daños que sufrió el vehículo del MAG y los otros vehículos involucrados. Artículo 30. El conductor no deberá manifestar disconformidad con las determinaciones de las autoridades en el momento del accidente, pero según lo regulado, deberá informar sobre el percance al Departamento de Administración de Bienes y Servicios, con copia a la Unidad Administrativa correspondiente y a la Jefatura inmediata, en un plazo no mayor de 2 días hábiles. Artículo 31. Si la investigación del Ministerio o el fallo de la autoridad competente demuestran culpabilidad del conductor o servidor al servicio del M.A.G., éste deberá pagar el costo del deducible aplicable o el monto equivalente al mismo, de acuerdo con las tablas vigentes en ese momento en el INS, esté o no asegurado el vehículo, salvo en los casos en que e\ costo de las reparaciones o indemnizaciones sean inferiores al monto del deducible, debiendo cubrir únicamente dichos costos o que el Seguro no aplique por causas atribuibles a su responsabilidad, en cuyo caso cubrirá la totalidad de los perjuicios económicos causados al Ministerio. Lo aquí estipulado será aplicado sin perjuicio de la responsabilidad y el régimen disciplinario aplicables al conductor o servidor. Artículo 32. El Departamento de Administración de Bienes y Servicios dentro de los términos legalmente establecidos, analizará todo accidente de tránsito en que participen los vehículos cubiertos por el ámbito de aplicación del presente Reglamento. Como resultado del análisis rendirá un informe al Departamento de Recursos Humanos y al funcionario involucrado, con el fin de definir las acciones que debe ejercer el Ministerio para la reparación de los daños y las de naturaleza disciplinaria, emitiendo las recomendaciones que correspondan, incluyendo aquellas relativas a dicho régimen y las de carácter administrativo.

Artículo 33. Una vez notificado el informe y remitido el mismo al Departamento de Recursos Humanos, corresponderá a dicho Departamento analizar el caso para emitir la resolución administrativa correspondiente, tanto en lo relativo a la responsabilidad civil, como disciplinaria, dentro de los términos legalmente establecidos. De la utilización y uso de vehículos M.I. o M.D. (Misión Internacional o Misión Diplomática) Artículo 34. Los funcionarios o servidores del Ministerio que en el ejercicio de sus funciones o labores utilicen vehículos placas M.I. o M.D. (Misión Internacional o Misión Diplomática) amparados en Programas, Proyectos o Convenios Internacionales o Regionales, de los cuales la Institución es parte en su ejecución, estarán sometidos y obligados a acatar y respetar las regulaciones y principios establecidos en el presente Reglamento respecto de la utilización de vehículos y en cuanto a la aplicación del régimen disciplinario y las eventuales responsabilidades civiles y administrativas del servidor o del Ministerio, por daños y perjuicios causados en la conducción de tales vehículos. En la medida de lo posible el Ministerio en conjunto con las contrapartes correspondientes, procurará que tales vehículos estén debidamente rotulados como parte del Programa, Proyecto o Convenio respectivo. Prohibiciones respecto a la utilización y uso de los vehículos institucionales Artículo 35. Queda absolutamente prohibido, respecto de la utilización y uso de los vehículos del Ministerio: a)conducir los vehículos bajo los efectos del licor o cualquier droga enervante. b)usar los vehículos para actividades particulares u objeto distinto al que fueron destinados y autorizados, o para fines ajenos a la realización del trabajo, o simplemente para facilitar la movilización particular de los funcionarios. c)permitir que personas no autorizadas conduzcan los vehículos oficiales del MAG o viajen en éstos, salvo que la naturaleza del viaje, las circunstancias de la prestación del servicio o motivos de fuerza mayor o caso fortuito lo ameriten, así como que ello se hubiere establecido en instrumentos idóneos suscritos por el Ministerio, debidamente refrendados por el Ente Contralor. d)estacionar los vehículos en lugares donde se ponga en peligro la seguridad de los mismos, o en sitios cuyas características riñan con la moral, las buenas costumbres, y el debido uso de bienes del Estado.

e)abandonar el vehículo sin causa justificada o no buscar en forma oportuna el auxilio necesario para garantizar su protección. f)hacer intercambio de accesorios entre los vehículos, sin la aprobación del Departamento de Administración de Bienes y Servicios o las unidades administrativas. g)incluir accesorios o extras de cualquier índole, cuando no sean indispensables para el funcionamiento y operación del vehículo, y no hayan sido previamente aprobadas por el Departamento de Administración de Bienes y Servicios o las unidades administrativas. h)utilizar los vehículos sin la correspondiente autorización escrita emitida por la unidad administrativa respectiva o los documentos pertinentes. i)guardar los vehículos de uso administrativo en las casas de habitación de los funcionarios, aún cuando finalicen sus labores fuera de la jornada ordinaria de trabajo. j)efectuar arreglos extrajudiciales en caso de accidentes de tránsito, salvo con la participación previa y tramite respectivo del Departamento de Administración de Bienes y Servicios. Artículo 36. Ningún usuario podrá: a)obligar al conductor a continuar operando el vehículo cuando se vea en la necesidad de detener la unidad debido a un posible desperfecto mecánico. b)exigir la conducción del vehículo a una velocidad mayor o menor de la permitida en la zona por la que se transita. c)ordenar al conductor a destinar el vehículo para asuntos de tipo personal ni a extender la utilización de éste cuando se haya concluido la labor en el lugar o centro de trabajo objeto de la gira o del servicio. De las infracciones y sanciones Artículo 37. Las infracciones a lo dispuesto en este Reglamento, se tramitarán y sancionarán conforme a lo establecido en Reglamento Autónomo de Servicios del MAG y en aplicación a las disposiciones legales vigentes en la materia.

Artículo 38.- Se deroga el decreto ejecutivo N 225 20-MAG de 18 de agosto de 1993, publicado en La Gaceta N 187 del 30 de setiembre del mismo año. Artículo 39.- Rige a partir de su publicación. Dado en la Presidencia de la República.- San José, a los tres días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y ocho.