DIRECTIVA Nº 008 2010 OSCE/CD DISPOSICIONES APLICABLES AL REGISTRO DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN Y DE OTROS ACTOS EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO (SEACE) I) FINALIDAD Precisar y uniformizar los criterios que deben observar las Entidades sujetas al ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada por Decreto Legislativo Nº 1017, en adelante la Ley, para el registro de la información de los procesos de selección y otros actos en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado, en adelante SEACE, administrado por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, en adelante OSCE. II) OBJETIVO Establecer el procedimiento que deberán seguir las Entidades para el registro de la información de los procesos de selección y otros actos en el SEACE. Así como para uniformizar su contenido, puntualizando las obligaciones de las Entidades del Sector Público sujetas a la Ley y su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo Nº 184 2008 EF, en adelante el Reglamento. III) ÁMBITO DE APLICACIÓN La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio por las Entidades comprendidas en el numeral 3.1 del Artículo 3º de la Ley. IV) CÓMPUTO DE LOS PLAZOS Los plazos a que se refiere la presente Directiva se contabilizan en días hábiles. V) BASE LEGAL - Ley de Contrataciones del Estado, aprobada por Decreto Legislativo Nº 1017. - Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo Nº 184 2008 EF. - Reglamento de Organización y Funciones del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo Nº 006 2009 EF. - Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General. 1
VI) DISPOSICIONES GENERALES 1. El SEACE es el sistema electrónico que permite el intercambio de información y difusión sobre las contrataciones del Estado, así como la realización de transacciones electrónicas. 2. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 69º de la Ley, el OSCE desarrolla, administra y opera el SEACE. 3. Las Entidades comprendidas en el numeral 3.1 del artículo 3º de la Ley, están obligadas a registrar la información referida a los procesos de selección, los contratos y su ejecución, así como todos los actos que requieran ser publicados. 4. La obligatoriedad de publicidad en el SEACE incluye a las contrataciones que realicen las entidades cualquiera fuese el régimen legal o fuente de financiamiento al que se sujete la contratación estatal. La información que se registra en el SEACE debe ser idéntica a aquella que se tiene como documento final para la realización de cualquier acto ya sea en el proceso de selección, contrato o su ejecución; bajo responsabilidad del funcionario que hubiese solicitado la activación del Certificado SEACE y de aquél que hubiera registrado la información. 5. La información que las entidades públicas registren en el SEACE, se encontrará a disposición de todos los interesados en la página web www.seace.gob.pe. 6. Todos los actos realizados a través del SEACE se entenderán notificados el mismo día de su publicación. VII) DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 1. La convocatoria de los procesos de selección en el marco de la Ley y su Reglamento deberá efectuarse a través del SEACE, bajo sanción de nulidad. En el caso de las Adjudicaciones de Menor Cuantía, la convocatoria a través del SEACE se efectuará sin perjuicio de las invitaciones que se cursen a uno o más proveedores, de acuerdo a lo establecido en el artículo 51 del Reglamento. 2. El OSCE facilitará los mecanismos para que cada Entidad registre directamente en el SEACE la información de los procesos de selección y de otros actos que requieran ser publicados, así como para el registro de aquellas contrataciones efectuadas con sujeción a regímenes especiales. Asimismo, difundirá dicha información a través de la página web del SEACE. 3. La información a que se refiere la presente Directiva deberá ser registrada en el SEACE por las personas autorizadas a través del Certificado SEACE. Para ello, el Titular de la Entidad o el funcionario competente deberá remitir al OSCE la solicitud de activación de usuario, según formulario publicado en la página web del SEACE, debiendo consignar todos los datos que en dicho formulario se indican. 2
El OSCE en respuesta a la solicitud presentada remitirá al correo electrónico señalado en la solicitud, el usuario y la contraseña de acceso inicial para la persona autorizada. 4. Toda la información de los procesos de selección y otros actos deben ser registrados en el SEACE, sin necesidad de remitirla por medio escrito al OSCE. 5. Excepcionalmente, en caso de encontrarse en el supuesto establecido en el numeral 7.6 de la presente Directiva, la Entidad podrá solicitar autorización al OSCE para que se le exceptúe de registrar en el SEACE la información de sus procesos de selección que haya realizado de acuerdo a la Sexta Disposición Complementaria Transitoria del Reglamento, para lo cual deberá seguir el procedimiento que se indica en el mencionado numeral. 6. Previamente al registro en el SEACE de la convocatoria del proceso de selección deberá verificarse si el bien o servicio a contratar no se encuentra incluido en el Catálogo Electrónico de Convenio Marco, en cuyo caso se procederá a adquirirlo utilizando el citado Catálogo. En el caso que el bien o servicio a contratar se encuentre incluido en el Listado de Bienes y Servicios Comunes, corresponderá a dicho proceso la modalidad de Subasta Inversa, lo que deberá ser indicado por la Entidad en la ficha de convocatoria del SEACE, salvo que el valor referencial de la contratación de bienes o servicios comunes corresponda a una Adjudicación de Menor Cuantía, supuesto en el que será potestad de la Entidad utilizar la modalidad de Subasta Inversa. 7. DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN EN EL SEACE 7.1 De la convocatoria A. Para publicar la convocatoria de un proceso de selección deberá consignarse en la Ficha de la Convocatoria del SEACE los datos de las secciones que se indican a continuación: a) Documento que aprueba el expediente de contratación b) Enlace al PAC previa indicación del tipo de compra o selección (Por la Entidad, Compra Corporativa Facultativa u Obligatoria o por Encargo) c) Bases d) Resumen ejecutivo de estudio de posibilidades que ofrece el mercado, de ser el caso e) Datos Generales como son: el tipo de proceso, tipo de objeto, modalidad de selección, año, número del proceso, número de convocatoria, modalidad de ejecución contractual, sistema de 3
contratación, forma de presentación de propuestas, acto de buena pro, descripción del objeto del proceso, catálogo y fuente de financiamiento. f) Código Presupuestal g) Valor Referencial h) Registro de Participantes en el que consigna el horario en el cual se efectuará el registro de participantes, el lugar y el costo de participación i) Calendario j) Relación de ítems, de ser el caso B. La indicación de los instrumentos internacionales bajo cuyos alcances se encuentra cubierto el proceso de selección, se efectuará en la Ficha de la Convocatoria, cuando el valor referencial esté dentro de los umbrales fijados en los instrumentos internacionales de que se trate, salvo que el objeto de la convocatoria esté comprendido en alguna de las excepciones previstas en tales documentos, lo cual deberá ser indicado por la Entidad siguiendo las indicaciones u opciones que el SEACE muestre en la Ficha de la Convocatoria. C. Los datos registrados en la Ficha de la Convocatoria podrán ser guardados en borrador. En el estado de borrador se podrán efectuar modificaciones a la información y archivos adjuntos hasta antes de la publicación de la convocatoria del proceso de selección en el SEACE. D. Los procesos de selección deben ser vinculados al Plan Anual del año fiscal que corresponda, salvo que se trate de una Adjudicación de Menor cuantía no programable. E. Al momento de efectuar la convocatoria se deberá utilizar la descripción del Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras que tenga mayor relación con el objeto del proceso de selección. Lo mismo deberá verificarse al momento de registrar los ítems del proceso. La Entidad deberá verificar la adecuada catalogación del proceso y del ítem. F. Los procesos de selección deben ser convocados a través del SEACE el mismo día previsto en el calendario de las Bases, debiendo adjuntar el archivo que contiene las Bases en las extensiones (doc. xls, pdf, etc.) permitidas por el sistema, información que se indica en la Ficha de la Convocatoria. G. En la convocatoria de las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas se publicará en el SEACE, además de las Bases, un Resumen Ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, 4
debiendo adjuntar para tal fin el archivo que contiene el citado documento en las extensiones (doc. xls, pdf, etc.) permitidas por el sistema, información que se indica en la Ficha de la Convocatoria. Dicha exigencia se mantiene para las Adjudicaciones de Menor Cuantía derivadas de procesos por Licitación Pública, Concurso Público o Adjudicación Directa que hayan sido declarados desiertos. Para el caso de los procesos que por su monto correspondan a una Adjudicación de Menor Cuantía, el registro del Resumen Ejecutivo del Estudio de posibilidades que ofrece el mercado es facultativo. H. Las fechas que se registren en el calendario del SEACE serán las mismas que han sido consignadas en el calendario de las Bases, teniendo en cuenta los plazos mínimos y máximos previstos en la Ley y el Reglamento para cada tipo de proceso de selección. De la misma forma, el calendario de los procesos que se convoquen bajo la modalidad de subasta inversa, sea presencial o electrónica, deberá observar los plazos establecidos para dicha modalidad en la Ley, el Reglamento, las Directivas y demás normas complementarias y modificatorias. I. De acuerdo con el artículo 32 de la Ley, cuando una Licitación Pública, Concurso Público o Adjudicación Directa sean declarada desierta se convocará a una Adjudicación de Menor Cuantía. En el supuesto que el expediente de contratación haya sufrido alguna modificación y de acuerdo a lo establecido en el último párrafo del Artículo 10 del Reglamento se haya aprobado un nuevo expediente de contratación, deberá informarse dicha situación al SEACE, registrando, en la ficha de la convocatoria de la Adjudicación de Menor Cuantía derivada del proceso desierto, los datos y el archivo de la resolución que aprobó el nuevo expediente de contratación. J. Efectuada la publicación de la convocatoria y durante el trámite del proceso de selección se deberá registrar en el SEACE la información detallada en el numeral 7.5 de la presente directiva. 7.2 Del registro del Comité Especial En las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos, Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía se registrarán los datos del funcionario que designó al Comité Especial y los miembros que lo integran. Además, de ser el caso, se indicará si se trata de un Comité Especial Ad Hoc o Permanente. En los casos de las Adjudicaciones de Menor Cuantía en los que no se haya designado un Comité Especial, se consignará los datos generales del órgano encargado de las contrataciones de la Entidad y, de ser el caso, los nombres de las personas a quienes se les asignó la conducción de dicho proceso de selección. 5
7.3 Del Registro de Participantes A. De acuerdo con lo establecido en el artículo 52 del Reglamento, la persona natural o jurídica que desee participar en un proceso de selección, deberá registrarse como participante conforme a las reglas establecidas en las Bases y dentro del plazo previsto, momento en el cual la Entidad verificará la vigencia de la inscripción del proveedor en el RNP y que éste no se encuentre inhabilitado para contratar con el Estado. En tal sentido, el registro de los participantes deberá ser consignado en el SEACE y para ello deberá indicarse el número de RUC, el nombre o razón social del participante, así como la hora y fecha del registro. Conforme se desarrolla la etapa de Registro de Participantes, la Entidad deberá registrar en el SEACE la información de los participantes, debiendo asegurarse de haber completado el registro de todos los participantes antes de iniciar el registro de las propuestas. El SEACE restringirá el registro de un participante que no cuente con inscripción vigente en el RNP y/o que se encuentre inhabilitado para contratar con el Estado. B. De acuerdo al artículo 53 del Reglamento, el plazo para el registro de participantes en la Adjudicación de Menor Cuantía de bienes y servicios debe llevarse a cabo desde el día siguiente de la convocatoria hasta antes de la presentación de propuestas. En ese sentido, en el calendario que se registre en el SEACE la etapa de registro de participantes deberá consignar como fecha y hora de inicio el día siguiente de la convocatoria que deberá estar comprendida dentro del horario de atención de la Entidad. Cabe indicar que dicha etapa se extenderá hasta un minuto antes de la presentación de propuestas. Por tanto, considerando que la atención a los usuarios debe ser continua, los proveedores podrán registrarse como participantes en cualquier momento dentro de las fechas previstas para esa etapa en el horario de atención a los usuarios que haya establecido la Entidad, el cual en ningún caso podrá ser inferior a ocho horas diarias consecutivas de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 138 de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. 7.4 De la presentación de propuestas A. De acuerdo al artículo 64 del Reglamento, los actos de presentación de propuestas se llevan a cabo en la fecha y hora señaladas en la convocatoria, salvo que éstos se posterguen. En ese sentido, la Entidad deberá indicar en las Bases y registrar en el calendario del SEACE, entre otros, la fecha y hora en que se efectuará el acto de presentación de propuestas. 6
B. En caso que la presentación de propuestas sea en acto público, la Entidad debe registrar en el calendario del SEACE, además del lugar y fecha en que se realizará, la hora de inicio de dicho acto, a fin que los postores tengan conocimiento oportuno de la fecha y hora en la que deben apersonarse a presentar sus propuestas. La hora de culminación de dicho acto está condicionada a la cantidad de propuestas presentadas y al tiempo que se utilice para la acreditación de representantes y evaluación de la documentación presentada, según lo dispuesto en el artículo 66 del Reglamento. La hora de inicio deberá enmarcarse conforme a lo establecido en el último párrafo del literal B del numeral 7.3 de la presente directiva. C. En caso que la presentación de propuestas sea en acto privado, a fin de incentivar la mayor concurrencia, pluralidad y participación de potenciales postores, en estricta observancia del Principio de Libre Concurrencia y Competencia contemplado en el literal c) del artículo 4 de la Ley, la Entidad deberá registrar en el calendario del SEACE, además de la fecha prevista, la hora en que iniciará y culminará el Acto de Presentación de Propuestas, debiendo mediar entre la hora de inicio y hora fin no menos de ocho (8) horas en el caso de Adjudicaciones Directas Selectivas y no menos de cuatro (4) horas en el caso de las Adjudicaciones de Menor Cuantía. La hora de inicio y hora de fin deberá enmarcarse conforme a lo establecido en el último párrafo del literal B del numeral 7.3 de la presente directiva. D. El registro en el SEACE de las propuestas presentadas se efectuará con la indicación de la fecha y el nombre o razón social del participante que las presentó. En caso que el postor sea una persona jurídica deberán indicarse los datos del representante legal. En caso que el postor sea un consorcio al momento del registro de su propuesta se deberá consignar los datos de cada una de las personas naturales y/o jurídicas que lo integran, los datos del representante común y el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio. Además deberá registrarse el monto ofertado de cada ítem y adjuntar el archivo conteniendo copia de la garantía de seriedad de oferta presentada por los postores, cuando corresponda. En el caso del registro de las garantías para la suscripción del contrato deberán registrarse y adjuntarse copia de éstas en el módulo de contratos, así como también copia de las garantías que se pudieran generar durante su ejecución. El SEACE restringirá el registro de la propuesta de aquel postor que no cuente con inscripción vigente en el RNP y/o que se encuentre inhabilitado para contratar con el Estado. Dicha restricción también será aplicada en el caso que los integrantes de un consorcio no cuenten con inscripción vigente en el RNP y/o se encuentren inhabilitados para contratar con el Estado. 7
7.5 Del registro de las acciones durante el trámite del proceso A. Durante el trámite del proceso de selección se deberá publicar en el SEACE, las siguientes acciones realizadas: a) Pliego de absolución de consultas y/u observaciones a las Bases. De acuerdo a lo que se produzcan en el proceso de selección convocado, se registrará el documento, según corresponda, b) Elevación de observaciones a las Bases al Titular de la Entidad. En procesos cuyo valor referencial sean menores a trescientas (300) UIT, se registrará consignando los datos de los participantes que solicitaron la elevación de observaciones a las Bases. c) Elevación de observaciones a las Bases al OSCE. En procesos cuyo valor referencial sea igual o superior a trescientas (300) UIT, se registrará consignando los datos de los participantes que solicitaron la elevación de observaciones a las Bases. d) Pronunciamiento sobre observaciones a las Bases. De haberse realizado elevación de observaciones a las Bases, emitido el Pronunciamiento por el OSCE o el Titular de la Entidad se registrará el documento, según corresponda. e) Bases integradas. En todos los procesos de selección que cuentan con dicha etapa, aún cuando no se hayan presentado consultas y/u observaciones. En este último supuesto, podrá registrarse nuevamente las Bases originales o un acta que informe que las Bases quedan integradas según su texto original por no haberse presentado consultas y/u observaciones. f) Registro en caso de empate. Se registrará el Acta y el cuadro comparativo en los cuales deberá apreciarse los nombres o razón social de los postores que empataron. g) La Buena Pro otorgada hasta por un monto no mayor al 100% del valor referencial. En el caso de procesos convocados para la adquisición de bienes, la contratación de servicios y consultoría de obras, se registrará la Buena Pro otorgada hasta un monto no mayor al 100% del valor referencial, adjuntando el cuadro comparativo de propuestas y el Acta de Otorgamiento de la Buena Pro. La Buena Pro deberá registrarse en el SEACE el mismo día de su realización, sea que se trate de un acto público o privado, sin perjuicio de ser comunicado a los correos electrónicos de los postores que así lo hayan solicitado, si se trata de un acto privado. 8
h) La Buena Pro otorgada hasta el límite del 110% del valor referencial. En los procesos convocados para la ejecución de obras, se registrará la buena pro otorgada hasta el límite del 110% del valor referencial adjuntando al sistema, además del cuadro comparativo de propuestas y el Acta de Otorgamiento de la Buena Pro, el documento a través del cual el Titular de la Entidad aprobó el otorgamiento de la Buena Pro hasta el límite antes indicado. i) Registro de la declaratoria de desierto del proceso de selección o un ítem de éste. Se registrará hasta el día siguiente de producido, debiendo señalar la fecha del acta a través del cual el Comité Especial o el órgano encargado de las contrataciones, según corresponda, declaró desierto el proceso o ítem y adjuntar el archivo correspondiente en las extensiones (doc, xls, pdf, zip, etc.) que se muestran en el sistema. j) El recurso de apelación presentado ante el Titular de la Entidad. En procesos cuyo valor referencial no exceda las 600 UIT, se registrará indicando el nombre o razón social del postor que presentó la apelación, el número y fecha del documento presentado, la fecha de recepción de la apelación en la Entidad y el ítem o ítems impugnados. k) El recurso de apelación interpuesto ante el Tribunal de Contrataciones del Estado. En procesos cuyo valor referencial sea igual o superior a seiscientas Unidades Impositivas Tributarias (600 UIT), se registrará indicando el nombre o razón social del postor que presentó la apelación, el número y fecha de recepción de dicho recurso en la Mesa de Partes del Tribunal de Contrataciones del Estado o de alguna de las Oficinas Desconcentradas del OSCE y el ítem o ítems impugnados. l) Registro de la resolución que resolvió el recurso de apelación. A través de esta acción se informará sobre la publicación de la resolución que resolvió el recurso de apelación presentado ante la Entidad o ante el Tribunal de Contrataciones del Estado. m) Registro del agotamiento de la vía administrativa, cuando corresponda. A través de esta acción se informará si la resolución que resolvió el recurso de apelación agotó la vía administrativa. n) Registro del consentimiento de la Buena Pro. Cuando se hayan presentado 2 o más propuestas en Licitaciones Públicas y Concursos Públicos el consentimiento de la Buena Pro deberá ser registrado el noveno día hábil de la notificación del otorgamiento de la Buena Pro. En el caso de Adjudicaciones Directas y de Adjudicaciones de Menor Cuantía, el consentimiento de la Buena Pro deberá ser registrado el sexto día hábil de la notificación del otorgamiento de la Buena Pro. 9
En el supuesto que se haya presentado una sola oferta, el consentimiento de la Buena Pro se producirá el mismo día de la notificación de su otorgamiento y podrá ser registrado en el SEACE ese mismo día o hasta el día siguiente hábil. En el caso que se hayan presentado dos (2) o más ofertas y luego que de la evaluación efectuada por el Comité Especial quede una sola oferta válida, los plazos para el registro del consentimiento de la Buena Pro son aquellos que se indican en el primer párrafo de este literal y que varían de acuerdo al tipo de proceso de selección convocado, así como las garantías generadas durante su ejecución. Si otorgada la Buena Pro en la Subasta Inversa Presencial ningún postor dejó constancia en el Acta de su intención de impugnar el proceso, el registro del consentimiento de la Buena Pro se podrá efectuar ese mismo día o hasta el día siguiente hábil. En la Subasta Inversa Electrónica se registrará el consentimiento de la Buena Pro de acuerdo a los plazos establecidos en el primer párrafo de este literal, contados desde la fecha de la publicación en el SEACE del Acta de Otorgamiento de la Buena Pro. o) Registro de la nulidad del proceso de selección o de alguno de los ítems que lo integran. Estos actos emitidos por el Titular de la Entidad o el Tribunal de Contrataciones del Estado al amparo de lo establecido en el artículo 56 de la Ley serán registrados con la indicación de los datos del Titular de la Entidad o la Sala del Tribunal que emitió dicha decisión, la causal de la nulidad, la etapa a la que se retrotraerá el proceso y el ítem cuya nulidad se declaró. En el caso que en un proceso de selección declarado nulo se haya dispuesto retrotraer el proceso a la etapa de convocatoria, previa reformulación de las Bases, la Entidad deberá registrar en el sistema las bases modificadas debidamente aprobadas y el resumen ejecutivo en los casos que corresponda. Cuando uno o más ítems de un proceso de selección hayan sido declarados nulos y se haya ordenado retrotraer esos ítems a la etapa de convocatoria, el tipo de proceso de selección que se convoque será aquél que corresponda a la sumatoria de los valores referenciales de los ítems declarados nulos. p) Registro de la cancelación total del proceso o de alguno de los ítems que lo integran. Deberá efectuarse al día siguiente de la comunicación al Comité Especial de la decisión de cancelar el proceso, debiendo adjuntar el archivo de la resolución o acuerdo cancelatorio. q) La no suscripción del contrato por el postor. El registro de dicho evento se efectuará con la indicación del nombre o razón social del 10
postor que no suscribió el contrato, tanto del postor que ocupó el primer lugar o el segundo, según corresponda. r) La no suscripción del contrato por decisión de la Entidad. Deberá efectuarse indicando si las razones de la decisión de la Entidad obedecen al recorte presupuestal correspondiente al objeto del proceso de selección, por norma expresa o porqué desapareció la necesidad. s) La modificación de algunos datos erróneos publicados en la Ficha de la Convocatoria. Datos tales como la descripción básica del objeto, lugar de pago del derecho de participación, código presupuestal, etc. que fueron registrados erróneamente podrán ser modificados a través de la fe de erratas, siempre y cuando la información que obra en el expediente de contratación o en las Bases aprobadas demuestren que los datos publicados en el SEACE son erróneos y requieren ser corregidos. t) La postergación de las etapas del proceso de selección. Podrá efectuarse hasta el mismo día señalado en el calendario, siempre y cuando la fecha y hora prevista no haya transcurrido, y deberá ser comunicada a los participantes o postores, según sea el caso. El registro de la postergación se realiza necesariamente a través del aplicativo del SEACE, previsto para tal fin, así como señalándose el motivo de la postergación. B. En la Ficha del Proceso se almacenarán los documentos registrados durante el trámite del proceso de selección como son: Bases, Resumen Ejecutivo, el Pliego de Absolución de Consultas, el Pliego de Absolución de Observaciones, el Pronunciamiento emitido por el Titular de la Entidad o por el OSCE, de ser el caso, las Bases Integradas, el Cuadro comparativo de la evaluación de las propuestas y el Acta de Otorgamiento de la Buena Pro. En los casos que corresponda, se registrará el acta o documento a través del cual se declaró desierto el proceso de selección, la Resolución que resolvió el recurso de apelación presentado ante la Entidad, la Resolución que resolvió el recurso de apelación presentado ante el Tribunal de Contrataciones del Estado, el documento que declaró la nulidad del proceso de selección y/o cancelación del proceso de selección. 7.6 Procedimiento de autorización para exceptuarse del registro de información en el SEACE Excepcionalmente, en caso de imposibilidad de registrar en el SEACE la información de los procesos de selección y otros actos, la Entidad podrá solicitar a la Dirección del SEACE la autorización para exceptuarse de registrar en dicho sistema la información de sus procesos de selección y otros actos que realizó de acuerdo a la Sexta Disposición Complementaria Transitoria del Reglamento. Para ello, la Entidad solicitante deberá remitir a la Dirección del SEACE del OSCE un oficio u otro documento en el que señale, bajo 11
responsabilidad, la imposibilidad de su representada de acceder directa o indirectamente a internet, su domicilio y un número de fax a los que se les podrá notificar la decisión adoptada por la citada Dirección. El OSCE evaluará en cada caso la procedencia de la solicitud y notificará a la dirección consignada en el oficio y/o documento remitido, su decisión de autorizar o no a la Entidad solicitante. En ningún caso, la autorización otorgada por la Dirección del SEACE convalida los actos que las Entidades durante el procedimiento de contratación efectúen en contravención de la normativa aplicable, por corresponder a las autoridades de cada Entidad supervisar en forma previa, concurrente y posterior la legalidad de éstos, como parte del proceso de control interno. 8. DEL REGISTRO DE OTROS ACTOS EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO 8.1 Del registro del procedimiento de exoneración La publicación en el SEACE del procedimiento de exoneración para las causales previstas en el Artículo 20 de la Ley, salvo aquella señalada en el literal d) del mencionado artículo, deberá efectuarse dentro del plazo de diez (10) días hábiles siguientes a la emisión o adopción de las resoluciones o acuerdos que aprueben las exoneraciones y los informes que los sustentan, los cuales deberán registrarse en el SEACE en las extensiones permitidas (doc, xls, pdf, zip, etc.) que se indican en el sistema. Además de ello, se consignará el número y fecha del documento que aprobó el expediente de contratación, los datos generales y la causal de exoneración. Asimismo, se efectuará el enlace al PAC del año fiscal en curso. El sistema verificará que el monto adjudicado y registrado en el SEACE no sea superior al monto autorizado en el instrumento de la exoneración. 8.2 Del registro de convenios A. El registro de la información en el SEACE sobre las contrataciones que realicen las entidades en mérito a convenios y contratos de préstamo se efectuará realizando las siguientes acciones: Tipo de convenio. Datos del documento que aprueba el préstamo o convenio, sección en la cual indicará el organismo o país cooperante, según corresponda, fecha de aprobación del préstamo o convenio, adjuntando además el archivo del dispositivo legal que aprueba el préstamo o convenio. Documento que aprueba el expediente de contratación. Enlace al PAC. Bases de la convocatoria. Datos generales. 12
Valor referencial. Lugar y horario para el registro de participantes. Calendario. Relación de ítems, cuando corresponda. Registro de Participantes. Absolución de consultas, cuando corresponda. Registro de Propuesta. Cuadro comparativo. Acta de Buena Pro. Declaración de Desierto, cuando corresponda. Fe de erratas, cuando corresponda. Postergación, cuando corresponda. La convocatoria y los demás actos se registrarán en el SEACE en las fechas respectivas, de acuerdo al calendario de la contratación. B. En el caso que una Entidad encargue la realización del proceso de selección a un Organismo Internacional, al amparo del artículo 89 del Reglamento, deberá registrarse la misma información mencionada en el literal A del presente numeral. La contratación materia del encargo deberá encontrarse incluida en el Plan Anual de Contrataciones de la Entidad encargante. En caso la Entidad haya celebrado un convenio con un organismo internacional y se haya previsto el registro de la información por parte de éste último, dicho organismo estará obligado al registro de toda la información señalada en el literal A del presente numeral, correspondiendo a la entidad encargante verificar el cumplimiento del registro de la información del proceso, así como el registro del contrato y su ejecución. La convocatoria y los demás actos se registrarán en el SEACE en las fechas respectivas, de acuerdo al calendario de la contratación. C. En el caso que una Entidad encargue la realización del proceso de selección a una Entidad Privada, nacional o internacional, al amparo del artículo 88 del Reglamento, deberá registrarse la misma información mencionada en los numerales del 7.1 al 7.5 de la presente Directiva. La contratación materia del encargo deberá encontrarse incluida en el Plan Anual de Contrataciones de la Entidad encargante. En caso la Entidad haya celebrado un convenio con una Entidad Privada y se haya previsto el registro de la información por parte de ésta última, dicha Entidad Privada, nacional o internacional, estará obligada al registro de toda la información señalada en los numerales del 7.1 al 7.5 de la presente Directiva y adicionalmente se registrará y adjuntará el Convenio celebrado con la Entidad, correspondiendo a la entidad 13
encargante verificar el cumplimiento del registro de la información del proceso. 8.3 Del registro de contratos internacionales El registro de la información en el SEACE sobre las contrataciones internacionales que realicen las entidades se efectuará realizando las siguientes acciones: Expediente de contratación. Enlace al PAC. Datos generales. Bases. Valor Referencial. Lugar y horario del registro de participantes. Calendario. Relación de ítems, cuando corresponda. Registro de Participantes. Absolución de consultas, cuando corresponda. Registro de Propuesta. Cuadro comparativo. Acta de Buena Pro. Declaración de Desierto, cuando corresponda. Fe de erratas, cuando corresponda. Postergación, cuando corresponda. 8.4 Del registro de procesos de selección convocados bajo regímenes especiales La información de los actos y etapas de los procesos de selección cualquiera fuese el régimen legal o fuente de financiamiento al que se sujete la contratación estatal serán registrados en el SEACE, de acuerdo a lo señalado en las normas que los regulan. El registro de la información en el SEACE de los procesos de selección convocados bajo regímenes especiales se efectuará realizando las siguientes acciones: Tipo de régimen especial Documento que aprueba el Expediente de contratación. Bases de la convocatoria. Enlace al PAC. Datos generales. Valor Referencial. Calendario. Relación de ítems, cuando corresponda. Registro de Participantes. Absolución de consultas y/u observaciones, cuando corresponda. Registro de Propuesta. Cuadro comparativo. 14
VIII) DISPOSICIONES FINALES Acta de Buena Pro. Declaración de Desierto, cuando corresponda. Fe de erratas, cuando corresponda. Postergación, cuando corresponda. 1) Las disposiciones de la presente Directiva se aplicarán para todos aquellos procesos de selección que se convoquen a partir de su entrada en vigencia. 2) La presente Directiva entrará en vigencia a los cuarenta y cinco (45) días calendario contados desde la publicación de la Resolución que la aprueba en el Diario Oficial El Peruano y adicionalmente será publicada en los portales del Estado Peruano y del OSCE. 15