UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN CAROLINA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE OFICINA PRONTUARIO Título : Administración de Documentos Codificación : SOFI 3210 Créditos Horas Contacto Pre-Requisitos Descripción : Tres (3) créditos : 45 horas por cuatrimestre : Ninguno : Enseñanza de las reglas para ordenar alfabéticamente los documentos. Estudio de la organización y procedimientos para archivar según los sistemas alfabético, numérico, geográfico y por asunto. Adiestramiento en los métodos y técnicas modernas en la ordenación y control de documentos: sistemas de cargo, transferencia y eliminación de documentos, microfilmación y procesamiento de datos. Objetivos : Al finalizar el estudio de las unidades del curso SOFI 3210, el/la estudiante: 1. Analizará los principios básicos y procedimientos para el manejo y control de documentos. 2. Seleccionará eficientemente los procedimientos usando los sistemas alfabéticos, numéricos, geográficos y por asuntos. 3. Distinguirá correctamente los métodos para guardar y acceder documentos. 4. Manejará eficientemente los sistemas de archivo modernos en cualquier oficina. 5. Aplicará correctamente los principios básicos y procedimientos para el manejo y control de documentos. 6. Desarrollará al máximo la habilidad para analizar y clasificar los documentos.
2 7. Aplicará los procedimientos para archivar en orden alfabético nombres de individuos y firmas comerciales. 8. Demostrará dominio de los sistemas de archivo y los procedimientos que se pueden establecer en la oficina moderna para: clasificar procesar, guardar, conservar y proteger documentos. 9. Identificará las técnicas modernas de archivo, tales como: procesamiento electrónico de data, microfilmación, tecnología de imagen y código de barras y disco compacto. 10. Mencionará las guías y principios que deben regir la conducta del profesional que tiene responsabilidad del manejo de la información. 11. Reconocerá el concepto de inclusión, aceptando y respetando las diferencias individuales. Texto: Correa, C. M. & Díaz, A. (2004). Administración de documentos: Sistemas, procedimientos y tecnología. México: Mc Graw-Hill. Bosquejo de contenido y distribución de tiempo Introducción al curso y Discusión de Prontuario Parte I- Administración de Documentos: una visión general I- Capítulo I Visión General e introducción a la (2hrs) Administración de Documentos A. Introducción a la Administración de documentos y su importancia B. Retos y oportunidades en la administración de documentos II- Capítulo II Aspectos básicos de los sistemas de archivo (2hrs) A. Sistemas para la clasificación de documentos B. Ciclos de los documentos y costos del sistema
3 III- Capítulo III- La ética y las leyes en la administración de documentos (2hrs) A. Características del personal de oficina y aspectos éticos que rigen el manejo de información B. Disposiciones legales en la administración de documentos Parte II- Reglas y recursos para el manejo de datos en sistemas manuales y electrónicos IV- Capítulo IV- Tarjeteros y formularios: recursos para el manejo de datos (2 hrs) A. Tarjetas o fichas de registro B. Formularios comerciales V- Capítulo V Reglas para codificar y alfabetizar nombres de Individuos (8hrs) VI- A. Conceptos y aspectos básicos para la aplicación de las Reglas de archivar B. Reglas para archivar nombres de individuos C. Referencias Capítulo VI Reglas para codificar y alfabetizar nombres de Instituciones A. Reglas para archivar nombres de firmas comerciales, Instituciones y agencias gubernamentales B. Referencias (4hrs) VII- Capítulo VII- Base de datos electrónicas: creación y diseño (5hrs) A. Base teórica B. Creación y diseño de la base de datos electrónica C. Registro, uso y manejo de la información en bases de datos electrónicas Parte III Sistemas, procedimientos y tecnología para el archivo de correspondencia VIII- Capítulo VIII Sistema alfabético (3hrs) A. El sistema alfabético y la organización del archivo B. Recibo, procesamiento y archivo de la correspondencia C. Uso de los colores en el sistema alfabético
4 IX- Capítulo IX Sistemas numéricos (4hrs) A. Usos y ventajas y organización del archivo de Correspondencia y tarjeteros B. Organización del archivo numérico de correspondencia Y de tarjeteros numéricos C. Sistemas numéricos y de colores para la organización De los archivos X- Capítulo X Sistema geográfico (2hrs) A. Usos y organización del sistema geográfico B. Procedimiento al archivar la correspondencia y el uso de colores XI- Capítulo XI- Sistemas por asunto (2hrs) A. Usos y organización del sistema por asunto y pasos al archivar la correspondencia B. Uso de códigos numéricos y sistemas de color para archivar por asunto C. Archivos cronológicos por asuntos y los archivos personales XII Capítulo XII Sistema electrónico (2 hrs) A. Organización y localización de los archivos electrónicos B. Protección de los discos y cómo documentar el sistema electrónico Parte IV- Control, transferencia, retención y disposición de documentos XIII- Capítulo XIII- Control, localización y préstamo de documentos (2hrs) A. Control de documentos y sistemas de cargo en archivos manuales B. Control, acceso y localización de documentos en archivos electrónicos XIV- Capítulo XIV Protección, transferencia, almacenaje y disposición de documentos (2hrs) A. Retención y medidas de protección para los documentos B. Equipo y métodos para la transferencia de documentos C. Almacenaje, localización y disposición de archivos inactivos
5 XV- Capítulos XV Equipo y materiales (1hr) A. Variedad y selección de equipo B. Materiales y otros accesorios para los archivos Selección y variedad Parte V Evaluación de los sistemas y tecnología de imágenes y de comunicación XVI- Capítulos XVI- Tecnología de imágenes y de comunicación en la Oficina electrónica (2hrs) Estrategias Instruccionales: En el curso se utilizan estrategias como: conferencia, discusión, informes orales, mapas conceptuales, proyectos de investigación, presentaciones electrónicas, módulo instruccional y uso del internet. Recursos para el Aprendizaje: Por ser de naturaleza combinada teórico y práctica, en este curso se requiere el uso de un salón laboratorio equipado con computadoras y el programa de aplicación powerpoint para crear el portafolio electrónico. Estrategias de Evaluación: Durante el cuatrimestre se ofrecerán tres pruebas formales, pruebas cortas y proyecto asignado a discreción del profesor a cargo. Se requiere que el estudiante entregue los ejercicios asignados del manual antes de tomar el examen correspondiente a los capítulos presentados en clase. Por ciento de peso en la evaluación: Cuatro Exámenes formales de 100 puntos c/u para un (70%) Dos Pruebas cortas para un total de 100 puntos para un (20%) Nota miscelánea (10%) Total=100% Actitudes: El maestro evaluará las actitudes de sus estudiantes tomando en consideración la iniciativa, cortesía, responsabilidad, tacto, laboriosidad, honradez y otros.
6 Se realizará evaluación diferenciada a estudiantes con necesidades especiales. Sistema de calificación: El promedio será obtenido dividiendo el total de los puntos acumulados. La distribución final de las calificaciones será de la siguiente forma: Bibliografía: 100-90% = A 89-80% = B 79-70% = C 69-60% = D 59% = F Avilés, C., & Martínez, P. (2006). Desorden de déficit de atención (DDAH). Hato Rey, Puerto Rico: Publicaciones Puertorriqueñas, Inc. Burton, S. & Shelton, N. (2007). Office procedures for the 21 st Saddle River, N. J.: Prentice Hall PTR. Century. Upper Cox, J., Frye, C. & Lambert, D. M. (2008). 2007 Microsoft Office System: Step by step. New York: Microsoft Press. Fulton Calkins, P. (2007). Administrative professional: Technology & procedures. Mason, Ohio: South Western division of Thompson Learning, Inc. Instituto FILIUS. (2006). Programa de computadora open book. [programa de computadora y manual]. Ley de Ética Gubernamental y Enmiendas 1985-2000- Oficina de Ética Gubernamental del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Nieves, R. (2006). Inclusión desde varias perspectivas. Hato Rey, Puerto Rico: Publicaciones Puertorriqueñas, Inc. Rain, D. (1999). Microsoft Access 2000. New York: DDC Publishing, Inc. Records Management Quarterly, (1998). Journal of ARMA International. Shelly, G. B., Cashman, T. J. & Vermaat, M. E. (2002). Microsoft Office XP. Mason, Ohio: Thompson Learning. Thompson Publishing Group. (2007). ADA compliance guide. Washington, D. C.: Thompson Pub. Group.
7 Recursos electrónicos http://www.arma.org La bibliografía sugerida con anterioridad al 2003 se considera necesaria debido a la naturaleza del curso. Ley 51 Los (as) estudiantes que reciban servicios de Rehabilitación Vocacional deben comunicarse con el (la) profesor (a) al inicio del cuatrimestre para planificar el acomodo razonable y equipo asistido necesario. También aquellos estudiantes con necesidades especiales que requieran de algún equipo de asistencia o acomodo deben comunicarse con el (la) profesor(a). Revisado por el Prof. Tomás R. Clemente, marzo 1999/ Prof. Josefina Rodríguez, diciembre 2005/ Prof. Tomás R. Clemente, Dra. Ramonita Román y la Prof. Josefina Rodríguez, diciembre 2007/ Dra. Ramonita Román, septiembre 2008