UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN CAROLINA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE OFICINA PRONTUARIO. : Internado de Práctica y Seminario

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1 UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN CAROLINA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE OFICINA PRONTUARIO Título : Internado de Práctica y Seminario Codificación : SOFI 4985 Créditos Horas Contacto : Cinco (5) créditos : 75 horas por cuatrimestre Pre-Requisitos : SOFI Descripción Objetivos : Curso diseñado para proveer a los estudiantes de Bachillerato la oportunidad de poner en práctica, de acuerdo con las exigencias de la oficina moderna, todos aquellos conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes positivas aprendidas a través de sus cursos. El mismo pretende ofrecer a los estudiantes unas experiencias educativas dentro de un ambiente real de la oficina que propicien y faciliten su ingreso al mundo ocupacional de la profesión secretarial. : Al finalizar el curso SOFI 4985 el/la estudiante: 1. Aplicará todos los conocimientos, habilidades, destrezas y buenos hábitos de trabajo adquiridos en los cursos estudiados. 2. Practicará las actitudes y cualidades deseables en un(a) secretario(a) o ayudante administrativo. 3. Utilizará las diferentes técnicas e instrumentos que les facilitarán el manejo adecuado del tiempo y la organización de los trabajos pendientes de realizar. 4. Analizará las diferentes situaciones y problemas a los que estarán expuestos en su área de trabajo para tomar decisiones efectivas. 5. Manejará y controlar los materiales de oficina en forma efectiva.

2 2 6. Demostrará responsabilidad y puntualidad, tanto en sus horas de trabajo y tiempo de almuerzo y recesos, como en las reuniones del seminario. 7. Demostrará dominio de los temas y de los diferentes aspectos relacionados con el trabajo de oficina. 8. Organizará actividades profesionales donde deberán coordinar como grupo todos los detalles necesarios para la efectividad de las mismas. 9. Demostrará liderazgos en sus ejecutorias laborales y estudiantiles. 10. Reconocerá la importancia de un Código de ética en el escenario laboral y estudiantil. 11. Analizará los formularios que se requieren para iniciar su práctica. 12. Seleccionará los puestos y tareas que cada estudiante desempeñará en las actividades profesionales. 13. Analizará diferentes lecturas profesionales relacionadas con el quehacer del profesional de oficina. 14. Utilizará las diferentes fuentes de referencias para la búsqueda de información, revistas, periódicos, base de datos y otros. 15. Reconocerá la importancia de las buenas relaciones interpersonales dentro de la empresa u organización. 16. Identificará las herramientas y técnicas adecuadas para la organización de la oficina. 17. Relatará el historial de la empresa u organización donde estén haciendo la práctica. 18. Preparará un trabajo de investigación en un área de necesidad en el Centro de Práctica para mejorar el funcionamiento administrativo de la oficina a. Estudio de Necesidades

3 3 b. Identificar el problema c. Análisis del problema con sus alternativas. d. Recomendaciones (Manual de Procedimientos) 19. Analizar las diferentes formas de evaluación que utilizarán en la práctica y el seminario con el fin de mejorar su desempeño. 20. Compartir experiencias e inquietudes de sus centros de práctica que les ayuden en el proceso de toma de decisiones y búsqueda de soluciones a situaciones difíciles dentro de las oficinas. 21. Analizar los diferentes registros que les ayudarán para la organización de sus oficinas, tales como: registro de correspondencia, registro de correo electrónico, registro de documentos archivados, y otros. 22. Desarrollar liderazgo a través de las experiencias laborales y en Internado de Práctica. 23. Demostrar un comportamiento ético tanto en el escenario profesional como estudiantil. 24. Demostrará comprensión del concepto de inclusión aceptando y respetando las diferencias individuales entre sus compañeros de clase. INTERNADO 1. Obtener experiencias reales de trabajo en los diferentes centros de práctica. 2. Aplicar todas las técnicas y destrezas de escritura rápida y transcripción aprendidas al tomar dictado de documentos de instrucciones dadas por el/la supervisor/a. 3. Utilizar diferentes programas electrónicos comunes en sus centros de práctica, tales como: MS Word,

4 4 WordPerfect, MS Excel, PowerPoint, MS Publisher y Access, entre otros. 4. Utilizar las técnicas y herramientas que les facilitarán el manejo adecuado del tiempo y la administración efectiva de la oficina. 5. Manejar y controlarán los materiales de oficina en forma efectiva. 6. Identificar sus capacidades, cualidades y deficiencias a través de la auto-evaluación con el propósito de superarse. 7. Demostrar en sus áreas de trabajo actitudes y cualidades deseables, tales como: a. Iniciativa b. Seguridad c. Responsabilidad d. Cooperación e. Tacto f. Discreción g. Respeto h. Ética profesional i. Dinamismo j. Buenas relaciones interpersonales con compañeros de trabajo y patrono k. Confiabilidad l. Deseo de superación 8. Aplicar la administración de documentos, tanto en los sistemas manuales como electrónicos con efectividad. 9. Aplicar el protocolo establecido en la oficina para el uso del teléfono o cuadro telefónico efectivamente. 10. Editar borradores, tanto en manuscrito como grabados con exactitud y en el menor tiempo posible. 11. Redactar documentos sencillos. 12. Coordinar citas y reuniones de su supervisor inmediato.

5 5 13. Demostrar ser responsables en la asistencia, puntualidad y el uso del tiempo de los recesos dentro de los centros de práctica. (200 horas mínimas de práctica). Funcionamiento del Seminario El seminario es parte indispensable del Internado de Práctica, por lo cual se requiere que el estudiante asista a todas sus reuniones. Los estudiantes se reúnen cuatro horas con el (la) profesor (a) alrededor de seis o siete veces durante el cuatrimestre. Generalmente, se reúnen durante la mañana, pero es posible hacer ajustes con grupos que realicen su práctica por la tarde. En la distribución de tiempo que se les entrega el primer día de clases se especifican las fechas de los seminarios y fechas de entrega de los diferentes trabajos especiales. En este seminario el estudiante recibirá orientación de todos los aspectos relacionados con su práctica y tendrá la oportunidad de compartir inquietudes, dudas, experiencias, etc. con su profesora y con sus compañeras/os de clase. Algunas de las actividades que se habrán de realizar, de acuerdo con el tiempo disponible, son: 1. charlas, visitas, conferencias o seminarios sobre temas relacionados con el curso 2. visitas a oficinas 3. entrega de documentos o trabajos requeridos 4. actividades profesionales 5. orientación sobre la preparación de trabajos tales como: Manual de Procedimientos, Historial, Investigación, bibliografía anotada. 6. discusión de la búsqueda de información en la base de datos

6 6 7. reuniones para la organización de los seminarios. El estudiante recibirá una evaluación formal por asistencia, participación, puntualidad, cooperación, vestimenta y actitudes demostradas en las diferentes reuniones. (ver Anexo F) El estudiante deberá cumplir con la asistencia, entrega de todos los trabajos especiales y participación activa en todas las actividades del seminario para aprobar el Internado de Práctica. Texto: El profesor utilizará material de referencia preparado por profesionales del campo secretarial que considere pertinente. 1. El estudiante deberá adquirir en su primera semana de clases los materiales que se requieren en el anejo B. Evaluación Las formas de evaluación incluidas en los anexos D E describen los criterios que se usarán para la evaluación del supervisor o patrono al estudiante y del profesor al estudiante. La forma de evaluación incluida en el anexo F describe los criterios que se usarán para la evaluación del seminario. Las formas de evaluación incluidas en los anexos G J describen los criterios que se usarán para la evaluación de los diferentes trabajos especiales. Distribución de la nota final Ver en el anexo K el resumen de notas.

7 7 Bibliografía: Avilés, C., & Martínez, P. (2006). Desorden déficit de atención (DDAH). Hato Rey, Puerto Rico: Publicaciones Puertorriqueñas, Inc. Correa, C. y Díaz, A. (2004). Administración de documentos: Sistemas, Procedimientos y Tecnología (Segunda Edición). McGraw-Hill. Enciclopedia de la Secretaria; (1998) Vol 1: La secretaria y la empresa; Océano Grupo Editorial, S. A. Fossati, G. A. (1998) Discapacidad y sociedad. Madrid: Ediciones Morata: La Coruña: Fundación Paideia, Heintz, J. y Parry, R. (2002). College accounting (17th Edition). South-Western, Thomson Learning. Instituto FILIUS. (2006). Programa de computadora open book. [programa de computadora y manual] Maldonado, A. y Delgado, C. (2001). Procedimientos administrativos para la oficina. McGraw-Hill. Nieves, R. (2006). Inclusión desde varias perspectivas. Hato Rey, Puerto Rico: Publicaciones Puertorriqueñas, Inc. Quible, Z. (2005). Administrative office management. New Jersey; Prentice Hall. Quiñones, J. y Acosta, M. (2001). Guía de consulta para el personal de oficina. Publicaciones Puertorriqueñas. Reece, B. L. & Brandt, R. (1997). Human relations: Principles and practices (Third Edition). Houghton Mifflin Co., New York, USA. Rosado, M. et al. (2001). Transcripción de escritura rápida (Segunda Edición con Sección Jurídica). McGraw-Hill. Thompson Publishing Group. (2007). ADA compliance guide, Washington, D.C.: Thompson Pub. Group. Torres Serrano. L. M. (2000) Estrategias de intervención para la inclusión. San Juan: Isla Negra.

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9 Revisado por la Prof. Zulma Clavell Revisado por la Prof. Adalisa Rivera de López Revisado por el Prof. Tomás R. Clemente y la Dra. Ana E. Falcón Revisado por la Prof. Luz Santiago Revisado por la Draf. Ramonita Román y Prof. Josefina Rodríguez diciembre