1. IDENTIFICACIÓN DEL INSTRUCTIVO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO Planificación y Gestión Control de Gestión Seguimiento y Control INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE LA CARPETA COMPARTIDA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL RESPONSABLE PROCEDIMIENTO VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0 CÓDIGO DIRECCIÓN DE CONTROL DE GESTIÓN MUNICIPAL 2. OBJETIVO El presente instructivo tiene como propósito servir de guía para cargar y actualizar información correspondiente a los proyectos, indicadores del mapa estratégico y ejeución del presupuesto del GAD Municipal del Cantón Portoviejo, Empresas Públicas Municipales y entidades adscritas. 3. ALCANCE Este instructivo aplica para todas las direcciones, empresas públicas municipales y entidades adscritas del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Portoviejo. 4. DEFINICIONES Carpeta Compartida: Carpeta ubicada en el escritorio de la máquina insitucional cuyo contenido es accesible para todos los usuarios que pertenezcan a un mismo grupo de trabajo. Los funcionarios designados en las direcciones pueden manejar, editar y borrar los archivos que contenga esta carpeta, siendo responsables de dicho proceso. Dropbox: Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía Dropbox. Permite a las Empresas Públicas Municipales almacenar y sincronizar archivos en línea y compartir información al GAD Municipal de Portoviejo. Ejecución Presupuestaria: Cumplimiento de lo planificado en el Plan Operativo Anual (fechas de contratación de actividades y montos devengados). Indicadores: Herramienta para medir el logro de objetivos. Permiten determinar y estudiar variaciones en variables de interés. Matriz de Seguimiento de Proyectos: Base de registro de los proyectos considerados como estratégicos para el cumplimiento de lo descrito en el PDyOT del GAD Muncipal de Portoviejo y los demás proyectos establecidos en el Plan Operativo Anual de cada dirección y empresa, en donde se debe reportar los avances obtenidos en cada uno a la fecha de seguimiento. 5. INSTRUCCIONES 1) La Dirección de Control de Gestión Municipal, en coordinación con la Dirección Informática, habilitará los accesos a la carpeta compartida administrada por la Dirección Cantonal para el Desarrollo. 2) Para entrar a la carpeta compartida o dropbox, deberá hacerlo de la siguiente forma: Página 3 de 8
2.1 CARPETA COMPARTIDA PLANIFICACIÓN Y CONTROL Para ingresar a la carpeta compartida lo puede hacer ingresando al link asignado por la Dirección de Control Municipal. Ejemplo: Link: \\mpservnet3\planificacion Y CONTROL\10. EMPRESAS MUNICIPALES\PORTOVIVIENDA Pasos para crear acceso directo de las carpetas compartidas (link) 1.Dar Clic derecho en un espacio en blanco de la pantalla (Escritorio) de Windows 2.Escoger nuevo 3.Escoger Acceso Directo 4.Copiar y Pegar el link que está en el archivo adjunto, y dar siguiente Página 4 de 8
5.Dar un nombre al acceso directo 2.2 DROPBOX Para las Empresas Públicas Municipales, deben instalar el programa Dropbox de la siguiente manera: 1.Dirigirse al navegador Mozilla Firefox y buscar: DROPBOX Realizada la descarga e instalación del Dropbox, la Dirección de Control de Gestión remitirá un correo electrónico con la invitación para acceder a las carpetas compartidas dentro del programa Dropbox. Página 5 de 8
3) Dentro de la carpeta compartida de dispondrá de la siguientes carpetas con las respectivas subcarpetas: 3.1 Acta de Comité de Calidad.- Las actas de comité de calidad internas de las reuniones mantenidas mes a mes (en las fechas establecidas en el respecitivo procedimiento), deben ser cargadas en la carpeta compartida, como conocimiento de los temas tratados y los compromisos levantados. 3.2 Reportes.- En esta carpeta debe actualizar los reportes solicitados, según la frecuencia, en los formatos establecidos: - Indicadores (Mensual, Trismestral, Semestral, según su periodicidad Se debe cargar hasta el tercer día laborable del mes siguiente al evaluado) - Ejecución Presupuestaria (Mensual Se debe cargar hasta el quinto día laborable del mes siguiente al evaluado) - Seguimiento de Proyectos POA (Quincenal El primer y el quinceavo día laborable del mes) 3.3 Varios.- Dentro de esta carpeta podrán cargar los demás documentos solicitados por la Dirección Cantonal de Planificación, dependiento de lo requerido por la dirección. Adicional, se debe cargar la ficha Ayuda Memoria de cada uno de los proyectos estratégicos de lo que se es responsable. La actualización se la debe realizar cada vez que surjan cambios en el monto, alcance, tiempo, área de intervención, entre otros. 4) La Dirección de Control de Gestión enviará un correo electrónico de recordatorio, comunicando las fechas de revisión de la información cargada, para que sea actualizada oportunamente por cada responsable. Página 6 de 8
5) El uso de la carpeta compartida es exclusivamente para subir información requerida por la Dirección Cantonal de Planificación para el Desarrollo. 6. DIAGRAMA DE FLUJO 7. ANEXOS 7.1 Acceso Directo desde el escritorio Página 7 de 8
7.2 Vista interna de la Carpeta Compartida desde la red (para Direcciones) 7.3 Vista interna de la Carpeta Compartida desde el Dropbox (para Empresas) Página 8 de 8