Instituto de la Juventud del Distrito Federal Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2013
Presentación El presente programa describe los proyectos y acciones que en materia de archivos y administración de documentos deberán implementar y desarrollar las unidades de archivo durante el ejercicio 2013 en el manejo y tratamiento de los documentos que obran en poder del Instituto de la Juventud del Distrito Federal estableciendo en cada uno de ellos el objetivo, metas y las causas o motivos que lo funden, la estrategia así como los plazos en los que deberán llevarse a cabo. Marco Jurídico Artículo 41 y 42 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y Numeral 7.12.1 de la Circular Uno Vigente; Normatividad en Materia de Administración de Recursos. Antecedentes Desde la creación del COTECIAD-IJDF en el 2009 se han implementando paulatinamente, acciones que han resultado fundamentales para la funcionalidad y mejoras en el trámite y gestión de los documentos del Instituto de la Juventud del Distrito Federal, desarrollando sus métodos de clasificación y organización así como la instrumentación y demás normativa aplicable con la finalidad de contar con un sistema de archivos confiable y eficaz. Establecer los proyectos que han de dar continuidad a los trabajos que en materia de archivística se han venido implementando año con año para el correcto funcionamiento del sistema institucional de archivos en sus componentes normativos y operativos.
PROYECTOS 1. SEGUNDA ETAPA DE MODERNIZACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL PÁGINA 4 2. CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA 6 3. BAJA DOCUMENTAL 7 4. RECLASIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS DE ARCHIVO 8 5. MOBILIARIO Y MATERIALES PARA ARCHIVO 9 6. CALENDARIO PARA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013 10
SEGUNDA ETAPA DE MODERNIZACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL Dar continuidad a la aplicación de tecnologías de la información para el manejo y control de los documentos electrónicos y bases de datos en poder del Instituto mediante la centralización de archivos en una plataforma de gestión documental. En la primera etapa se proyectó la instalación de una oficina de control de gestión física y electrónica con acceso a la red para usuarios autorizados en el ente. Esta etapa contempla la concentración de la información digitalizada y en medios de almacenamiento electrónico en un servidor provisional hasta la tercera etapa que proyecta la exportación de la información concentrada a una plataforma de gestión documental acorde a las necesidades de operación del Instituto. Prioridad Media Causa o motivo Los documentos impresos pueden ser susceptibles al deterioro, extravío o inclusive a ser duplicados, por ello es recomendable contar con respaldos capaces de ofrecer disponibilidad inmediata para consulta en términos de transparencia y rendición de cuentas o como parte de la memoria histórica del ente sin importar que éstos hayan tenido como destino final la destrucción. Normatividad aplicable Artículos 37, 38, 39 y 40 de Ley de Archivos del Distrito Federal y Numerales 7.15.1 a 7.15.8 de la Circular Uno Vigente; Normatividad en Materia de Administración de Recursos. Estrategia El área de apoyo informático y tecnologías de la información en conjunto con la coordinación de archivos serán la responsable de la ejecución del proyecto conformando y coordinando a los grupos de apoyo que trabajaran en la digitalización de los archivos así como en el proceso de selección de los cursos de capacitación para el tratamiento y manejo de documentos electrónicos. Página 4 de 10
Es importante mencionar que el presente proyecto estará condicionado a la disponibilidad presupuestal con la que se cuente, considerando que se trata de bienes informáticos correspondientes al capítulo 5000 que además deberán contar con el visto bueno de la Coordinación General de Modernización Administrativa y la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de Oficialía Mayor. Tiempo para su ejecución 11 meses Página 5 de 10
CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA Proveer a través de los responsables de las áreas de archivo así como a los grupos de apoyo cursos de capacitación, los conocimientos suficientes en materia de administración de documentos a efecto de que exista una cultura tratamiento y conservación de los acervos públicos y difundir la importancia y el aprovechamiento de los fondos documentales como la memoria histórica del instituto. Prioridad Alta Causa o motivo La Ley de Archivos del Distrito Federal establece como una obligación de los entes públicos la capacitación y profesionalización permanente del personal responsable del control y la gestión de los documentos que obran en sus archivos. Normatividad Aplicable Artículo 49 fracción III de la Ley de Archivos del Distrito Personal y Numeral 7.12.1 fracción II de la Circular Uno Vigente; Normatividad en Materia de Administración de Recursos. Estrategia La Coordinación de Archivos será la responsable de elaborar el programa de capacitación para el personal responsable del manejo y tratamiento de documentos físicos u electrónicos, mismo que deberá presentar ante el pleno del COTECIAD-IJDF para su aprobación a más tardar el 31 de marzo del presente ejercicio. El presente proyecto estará sujeto a la disponibilidad presupuestal en el ejercicio 2013. Tiempo para su ejecución 6 meses. Página 6 de 10
BAJA DOCUMENTAL Eliminar razonadamente los documentos que de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental no contienen valores evidenciales o testimoniales. Prioridad Media Causa o Motivo La Ley de Archivos establece que el proceso de eliminación o depuración de los documentos debe realizarse cuando la documentación haya prescrito en sus valores primarios, además de no contener valores secundarios o históricos. Es por ello que para evitar la acumulación de grandes volúmenes documentales se programe un proceso de baja durante el presente ejercicio. Normatividad Aplicable Artículo 34 de la Ley de Archivos del Distrito Federal; 5, Principio de Temporalidad de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal y Numeral 7.5.12 de la Circular Uno Vigente; Normatividad en Materia de Administración de Recursos. Estrategia El responsable del Archivo de Concentración deberá presentar en sesión ordinaria ante el pleno del COTECIAD a más tardar el 15 de marzo la propuesta de las series o subseries documentales que de acuerdo a sus valores primarios o secundarios conforme al Catálogo de Disposición Documental sean susceptibles al proceso de baja. El COTECIAD en el ámbito de su respectiva competencia propondrá un calendario con las fechas tentativas en que se llevarán las mesas de trabajo así como la propuesta de conformación de los grupos de apoyo, elaborará las actas correspondientes de la inexistencia de valores y la solicitud de baja ante el Órgano de Gobierno. Una vez que sea integrado el proceso de baja se solicitará el dictamen favorable a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de Oficialía Mayor. Tiempo para su ejecución 7 meses Página 7 de 10
RECLASIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS DE ARCHIVO Actualizar los instrumentos archivísticos con los que se cuenta ya que se proyecta para el presente ejercicio el crecimiento del ente público con la creación de nuevas áreas funcionales, por lo que deberán implantarse en la Tabla de determinantes de Oficina, Cuadro General de Clasificación Archivística así como el Catálogo de Disposición Documental. Prioridad Alta Causa o motivo Para efectuar los procesos archivísticos básicos se actualizarán y diseñarán los instrumentos de archivo antes descritos. Normatividad aplicable Artículo 35 de Ley de Archivos y Numeral 7.6.1 de la Circular Uno Vigente. Estrategia Los instrumentos se deberán elaborar para su presentación y en su caso aprobación en sesión ordinaria del COTECIAD antes del 30 de junio de 2013 para su registro. Tiempo para su ejecución 6 meses Página 8 de 10
ADQUISICIÓN DE MATERIALES, EQUIPO Y MOBILIARIO DE ARCHIVO Contar con los materiales, equipo y mobiliario adecuado para el correcto desempeño de las unidades de archivo del Instituto de la Juventud del Distrito Federal. Prioridad Alta Causa o motivo Se requiere de cajas plástico para archivo ya que el constante movimiento en el tratamiento de expedientes impide la utilización de materiales como el cartón puesto que éste se rompe con mayor facilidad y genera un gasto mayor haciendo a la caja de plástico más manejable por su tamaño y más durable. Se requiere la adquisición de 50 cajas de cartón Modelo AM 7000 para dar continuidad a la recepción de transferencias primarias al archivo de concentración. Adquisición de 8 archiveros metálicos de acero de 3 gavetas con cerradura de seguridad para garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos en las áreas de trámite. Se requiere de la adquisición de 16 cerraduras para archivero metálico con la finalidad de rehabilitarlos para garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos de los documentos de las áreas de trámite. Se requiere de la adquisición de un scanner de cama plana para el proyecto de digitalización de los archivos del Instituto de la Juventud del Distrito Federal. Adquisición de materiales para el ensamble de 5 racks de estantería ligera de 5 entrepaños de 2.25 m. x.30 m. x.90 m. Página 9 de 10
CALENDARIO DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013 Establecer los tiempos para la ejecución de los proyectos de archivo descritos en el presente programa. Normatividad aplicable Artículo 43 de Ley de Archivos del Distrito Federal Nombre Inicio del proyecto Fin del proyecto Segunda Etapa de Modernización en Gestión Documental 1 de abril 2013 30 de noviembre 2013 Capacitación en Archivística 1 de abril 2013 30 de septiembre 2013 Baja Documental 1 de febrero 2013 30 de noviembre 2013 Reclasificación y Actualización de Instrumentos de Archivo 1 de febrero 2013 30 de junio 2013 Mobiliario y Materiales para Archivo Mayo 2013 Octubre 2013 Página 10 de 10