ViewTrac Suite Septiembre de 2012 Última actualización: 10 Septiembre de 2012 Lexmark y Lexmark con el diseño de diamante son marcas comerciales de Lexmark International, Inc., registradas en los Estados Unidos o en otros países. El resto de las marcas comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios. 2012 Lexmark International, Inc. Reservados todos los derechos. 740 West New Circle Road Lexington, Kentucky 40550 1
Aviso de la edición Septiembre de 2011 El párrafo siguiente no se aplica a los países en los que tales disposiciones son contrarias a la legislación local: LEXMARK INTERNATIONAL, INC, PROPORCIONA ESTA PUBLICACIÓN «TAL CUAL» SIN GARANTÍA DE NINGÚN TIPO, NI EXPLÍCITA NI IMPLÍCITA, LO QUE INCLUYE, PERO SIN LIMITARSE A ELLO, LAS GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD O IDONEIDAD PARA UN PROPÓSITO EN PARTICULAR. Algunos estados no permiten la renuncia a garantías explícitas ni implícitas en algunas transacciones; por lo tanto, es posible que la presente declaración no se aplique en su caso. Esta publicación puede incluir inexactitudes técnicas o errores tipográficos. Periódicamente se realizan modificaciones en la presente información; dichas modificaciones se incluyen en ediciones posteriores. Las mejoras o modificaciones en los productos o programas descritos pueden efectuarse en cualquier momento. Para obtener asistencia técnica de Lexmark, visite support.lexmark.com. Para obtener información acerca de consumibles y descargas, visite www.lexmark.com. Si no dispone de acceso a Internet, puede ponerse en contacto con Lexmark por correo electrónico: Lexmark International, Inc. Bldg 004-2/CSC 740 New Circle Road NW Lexington, KY 40550 Las referencias hechas en esta publicación a productos, programas o servicios no implican que el fabricante tenga la intención de ponerlos a la venta en todos los países en los que opere. Cualquier referencia a un producto, programa o servicio no indica o implica que sólo se pueda utilizar dicho producto, programa o servicio. Se puede utilizar cualquier producto, programa o servicio de funcionalidad equivalente que no infrinja los derechos de la propiedad intelectual. La evaluación y comprobación del funcionamiento junto con otros productos, programas o servicios, excepto aquellos designados expresamente por el fabricante, son responsabilidad del usuario. 2012 Lexmark International, Inc. Reservados todos los derechos. UNITED STATES GOVERNMENT RIGHTS This software and any accompanying documentation provided under this agreement are commercial computer software and documentation developed exclusively at private expense. Marcas comerciales Lexmark, Lexmark con diamante y MarkVision son marcas comerciales de Lexmark International, Inc., registradas en EE.UU. y/o en otros países. Otras marcas comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios. 2
Índice General 1. Resumen 1.1 Descripción general 1.2 Funcionamiento 2. Instalación de la Aplicación 2.1 PRE - INSTALACIÓN 2.1.1 Requerimientos 2.1.2 Modelos MFP soportados 2.1.2.1 ViewPrint 2.1.2.2 ViewTrac 2.1.3 Pre-requisitos 2.2 INSTALACIÓN 2.2.1 Base de datos 2.2.2 ViewTrac Manager 2.2.2.1 Configuración XML 2.2.3 ViewTrac Service 2.2.3.1 Configuración XML 2.2.4 esf 2.2.4.1 Instalación 2.2.4.2 Configuración parámetros 2.2.4.2.1 ViewPrint 2.2.4.2.2 ViewTrac 3
3. ADMINISTRACIÓN 3.1 Estructura Base de Datos ViewTrac 3.2 Estructura ViewTrac Manager 3.3 GRUPOS 3.3.1 Descripción General 3.3.2 Búsqueda 3.3.3 Creación 3.3.3.1 Creación Por Consola 3.3.3.2 Creación Por Carga Masiva 3.3.4 Actualización 3.3.4.1 Actualización por Consola 3.3.4.2 Actualización Masiva 3.3.5 Eliminación 3.4 USUARIOS 3.4.1 Descripción General 3.4.2 Búsqueda 3.4.3 Creación 3.4.3.1 Creación Automática 3.4.3.2 Creación Por Consola 3.4.3.3 Creación Por Carga Masiva 3.3.4 Actualización 3.3.4.1 Actualización por Consola 3.3.4.2 Actualización Masiva 3.3.5 Eliminación 3.5 MFP 3.5.1 Descripción General 3.5.2 Búsqueda 3.5.3 Creación 4
3.5.3.1 Creación Por Consola 3.5.3.2 Creación Por Carga Masiva 3.5.4 Actualización 3.5.4.1 Actualización por Consola 3.5.4.2 Actualización Masiva 3.5.5 Eliminación 3.6 PARÁMETROS 3.6.1 Descripción General 3.6.2 Actualización por consola 3.7 REPORTES 3.7.1 Parámetros 3.7.2 Listado 3.7.3 Gráfico 3.7.4 Exportar 3.8 Encripción de contraseña 3.9 Cargue de Licencia 3.10 Mensajes de error 3.10.1 Configuración de Correo Electrónico 3.11 Configuración Grupos Ldap 4. INTERFAZ DE USUARIO 4.1 Autenticación 4.1.1 Manual 4.1.2 PIN 4.1.3 Card ID 4.2 Flujos de trabajo 4.2.1 Copia 4.2.2 Fax 4.2.3 FTP 5
4.2.4 Email 4.2.5 Eco Copia 4.2.6 Consulta de Cuota 4.2.7 Cambiar contraseña 4.3 Terminar sesión 6
1. Resumen Este documento contiene información necesaria de ViewTrac y ViewPrint, para los usuarios que requieran instalar y configurar estas soluciones. ViewTrac es una solución integrada que funciona en dispositivos multifunción de Lexmark. Con esta aplicación ESF podrá hacer un seguimiento y control a las funciones básicas como: Copia, Correo electrónico, Fax, escaneo a FTP y Copia Ecológica. ViewPrint es la solución que se encarga del registro de las impresiones, trabajando como un servicio dentro de la MFP, utilizando el mismo servicio, base de datos y herramienta administrativa de ViewTrac. 1.1 Descripción General ViewTrac / ViewPrint constituyen una solución que permiten registrar las transacciones de copiado, impresión, email, fax, FTP y Copia Ecológica discriminando por usuario y centro de costo, y permitiendo la administración y asignación de cuotas mensuales, con el fin de realizar un mejor uso de los flujos de trabajo dentro de las Multifuncionales Lexmark. 1.2 Funcionamiento Para las funciones de Copiado, Fax, Email, FTP y Copia Ecologica, cada usuario se debe registrar, con Usuario y Contraseña, tarjeta de proximidad o PIN. Una vez autenticado tendrá acceso a las funciones asignadas de la multifuncional. Para las impresiones, la Multifuncional recibe cada trabajo y almacena temporalmente los datos correspondientes al trabajo de impresión. La Multifuncional se conecta con el servicio utilizando un puerto TCP/IP. El servicio recibe y descifra el paquete de datos enviados con el resumen de la transacción actualizando la base de datos de SQL, a la cual puede acceder el usuario con el ViewTrac Manager o Módulo de Administración. 7
2. Instalación de la Aplicación 2.1 PRE INSTALACIÓN 2.1.1 Requerimientos ViewTrac requiere un archivo de licencia para poder funcionar. Esta licencia se genera con la MAC (MSB) de la MFP y puede ser solicitada a la línea de soporte o al Consultor de Aplicaciones correspondiente. Para capturar la MAC se utiliza por cmd el comando >finger info@mfp_ip Y de la línea Network Address (MSB, Canonical), se toman los primeros 12 caracteres. Para la instalación del Administrador y la base de datos Sistema Operativo: o Windows XP o Windows Server 2003 o Windows XP x64 and Server 2003 x64 8
o Windows Server 2008 o Windows 7 and Windows Server 2008 R2 o Windows 8 and Windows Server 8 Mínimo 256 RAM Mínimo 1GB en Disco Duro.Net framework 2.0 Microsoft SQL Server 2000/2005/SQL Express 2005/2008. Nota: La instancia de SQL Server debe estar configurada para aceptar autenticación con el servidor mixta (SQL Server y Autenticación de Windows) 9
2.1.2 Modelos soportados 2.1.2.1 ViewPrint ViewPrint se encuentra soportado en los siguientes modelos (Versión 2.5.2) Modelo Certificado C736 C736dn C736dtn C736n 6500e C792e C792de C792dte C792dhe CS796de C925de C950de T654 TS652dn TS654dn T656 TS656dne W850dn W850n X466dwe X463de X464de X466de X466dte XS463de X642e X644e X646e X646dte X651de X652de X654de X656de Nivel de Firmware (Mínimo Requerido) EC2:LR.SK.P224a EC2:LR.SK.P224a EC2:LR.SK.P224a EC2:LR.SK.P224a EC0:LJR.JR.P169 EC1.2:LHS1.HC.P131k EC1.2:LHS1.HC.P131k EC1.2:LHS1.HC.P131k EC1.2:LHS1.HC.P131k EC1.2:LHS1.HC.P131k EC1.2:LHS1.HV.P129l EC1.1:LHS1.TP.P145hea EC5:LR.JP.P510 EC5:LR.JP.P510 EC5:LR.JP.P510 EC1:LSJ.SJ.P019S1 EC1:LSJ.SJ.P019S1 EC5:LP.JB.P510 EC5:LP.JB.P510 EC5.1:LR.BS.P510b EC5.1:LR.BS.P510b EC5.1:LR.BS.P510b EC5.1:LR.BS.P510b EC5.1:LR.BS.P510b EC5.1:LR.BS.P510b EC3:LC2.MB.P307bS1 EC3:LC2.MC.P307aS1 EC3:LC2.MC.P307aS1 EC3:LC2.MC.P307aS1 EC5.1:LR.MN.P510b EC5.1:LR.MN.P510b EC5.1:LR.MN.P510b EC5.1:LR.MN.P510b 10
11 X658de EC5.1:LR.MN.P510b X738de EC5.1:LR.FL.P510b X736de EC5.1:LR.FL.P510b X734de EC5.1:LR.FL.P510b X772e EC1:LC2.TR.P275S1 X782e EC4:LC2.TO.P305cS1 X792de EC1.1:LHS1.MR.P135k X792dte EC1.1:LHS1.MR.P135k X792dtfe EC1.1:LHS1.MR.P135k X792dtpe EC1.1:LHS1.MR.P135k X792dtme EC1.1:LHS1.MR.P135k X792dtse EC1.1:LHS1.MR.P135k XS796de EC1.1:LHS1.MR.P135k XS796dte EC1.1:LHS1.MR.P135k X792 EC1.1:LHS1.MR.P135k X792e EC1.1:LHS1.MR.P135k X850e EC4:LC4.BE.P457S1 X852e EC4:LC4.BE.P457S1 X854e EC4:LC4.BE.P457S1 X860de EC5.1:LP.SP.P510b X862de EC5.1:LP.SP.P510b X862dte EC5.1:LP.SP.P510b X864de EC5.1:LP.SP.P510b X864dhe EC5.1:LP.SP.P510b XS860de EC5.1:LP.SP.P510b XS862de EC5.1:LP.SP.P510b XS864de EC5.1:LP.SP.P510b X925de EC1.1:LHS1.HK.P136k XS925de EC1.1:LHS1.HK.P136k X925 EC1.1:LHS1.HK.P136k X950de EC1.1:LHS1.TQ.P145hea X952de EC1.1:LHS1.TQ.P145hea X952dte EC1.1:LHS1.TQ.P145hea X954de EC1.1:LHS1.TQ.P145hea X954dhe EC1.1:LHS1.TQ.P145hea XS955dhe EC1.1:LHS1.TQ.P145hea X940e EC2:LC.BR.P051HDS1 X945e EC2:LC.BR.P051HDS1
2.1.2.2 ViewTrac ViewTrac se encuentra homologado para los siguientes modelos de la familia HOMESTRETCH, o framework 3.1 (Versión 2.5.21) Modelo Certificado X548de X548dte XS548de X792de X792dte X792dtfe X792dtpe X792dtme X792dtse XS796de XS796dte X792 X792e X925de XS925de X925 X950de X952de X952dte X954de X954dhe XS955dhe Nivel de Firmware (Mínimo Requerido) EC1.4:LHS1.VK.P141kX EC1.4:LHS1.VK.P141kX EC1.4:LHS1.VK.P141kX EC1.3:LHS1.MR.P135r EC1.3:LHS1.MR.P135r EC1.3:LHS1.MR.P135r EC1.3:LHS1.MR.P135r EC1.3:LHS1.MR.P135r EC1.3:LHS1.MR.P135r EC1.3:LHS1.MR.P135r EC1.3:LHS1.MR.P135r EC1.3:LHS1.MR.P135r EC1.3:LHS1.MR.P135r EC1.3:LHS1.HK.P136m EC1.3:LHS1.HK.P136m EC1.3:LHS1.HK.P136m EC1.1:LHS1.TQ.P145hea EC1.1:LHS1.TQ.P145hea EC1.1:LHS1.TQ.P145hea EC1.1:LHS1.TQ.P145hea EC1.1:LHS1.TQ.P145hea EC1.1:LHS1.TQ.P145hea 12
ViewTrac se encuentra homologado para los siguientes modelos de la familia SHAFT, o framework 1.2 (Versión 1.9.1) Modelo Certificado Nivel de Firmware (Mínimo Requerido) X642e EC2:LC2.MB.P237 X644e EC2:LC2.MC.P239b X646e EC2:LC2.MC.P239b X646dte EC2:LC2.MC.P239b X646ef EC2:LC2.TI.P239b X772e EC1:LC2.TR.P275-0C X782e EC3:LC2.TO.P305a X850e EC2:LC2.BE.P238b X852e EC2:LC2.BE.P238b X854e EC2:LC2.BE.P238b X940e EC1:LC.BR.P051 X945e EC1:LC.BR.P051 ViewTrac se encuentra homologado para los siguientes modelos de la familia PRIDE, o framework 2. (Versión 2.5.21) Modelo Certificado X466dwe X463de X464de X466de X466dte X651de X652de X654de X656de X658de X738de X736de X734de X860de X862de X862dte X864de X864dhe Nivel de Firmware (Mínimo Requerido) EC3:LR.BS.P311e2 EC3:LR.BS.P311e2 EC3:LR.BS.P311e2 EC3:LR.BS.P311e2 EC3:LR.BS.P311e2 EC3:LR.MN.P311e2 EC3:LR.MN.P311e2 EC3:LR.MN.P311e2 EC3:LR.MN.P311e2 EC3:LR.MN.P311e2 EC3:LR.FL.P311e2 EC3:LR.FL.P311e2 EC3:LR.FL.P311e2 EC3:LP.SP.P311e2 EC3:LP.SP.P311e2 EC3:LP.SP.P311e2 EC3:LP.SP.P311e2 EC3:LP.SP.P311e2 13
2.1.3 Pre-requisitos Antes de instalar la solución, asegúrese de que el dispositivo MFP tiene la fecha y la hora correctas. Valores Seguridad Definir fecha/hora Es aconsejable que la MFP tenga el último firmware, aunque se establece una versión mínima requerida, listada dentro de los modelos soportados. 14
2.2 INSTALACIÓN 2.2.1 Instalación Base de Datos Para instancias de SQL 2000 se utiliza la herramienta SQL Query Analyzer. Para versiones de SQL 2005 (full o express) utilice SQL Server Management Studio. Si es una instalación nueva de la base de datos, se ejecuta el script ViewTrac-X.X.X- Instalation.sql de acuerdo a la última versión disponible Para la actualización de una versión 2.4.2 a la última versión se ejecuta el script Update_ViewTrac-X.X.X-Instalation.sql Una vez ejecutado verificar que en los mensajes de resultado del query todos estén exitosos y no exista ninguno fallido. 15
2.2.2 Instalación ViewTrac Manager Para la instalación de ViewTrac Manager se ejecuta el archivo setup.exe aunque en la carpeta donde el ejecutable se encuentra también debe existir el archivo GoSoftware.ViewTrac2.AppConfig.Setup.msi Si el equipo no tiene instalado el complemento de Crystal Reports, es necesario instalarlo, y elegir el instalador de acuerdo la arquitectura de la computadora (64-bit) Las pantallas correspondientes a la instalación son las siguientes: 16
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Al presionar Close se iniciará el Manager. 20
2.2.2.1 Configuración XML 1. Al presionar el botón Close para cerrar la instalación se iniciará el Login del Manager, desde donde se puede abrir el archivo de configuración de base de datos GoSoftware.General.Core.DataBase.Configuration.xml, presionando la tecla F12. PRESIONAR F12 y abrirá el archivo de configuración. Configurar siguiendo las instrucciones del punto 3, y guardar el archivo. Continuar normalmente con el login, ingresando el usuario y contraseña. 2. Si desea modificar el archive de configuración posteriormente, Ir a C:\Program Files \Lexmark\ViewTrac Manager for MFP X.x.x 3. Editar el archivo GoSoftware.General.Core.DataBase.Configuration.xml <xml> <Settings> <Connection> <Provider>SQLOLEDB</Provider> <DataSource>LADLAB2\SQLEXPRESS</DataSource> -> IP del servidor o de la instancia de SQL donde se encuentra la base de datos 21
<InitialCatalog>ViewTrac2</InitialCatalog> -> Base de Datos = ViewTrac <DataBaseType>2</DataBaseType> <UserId>ViewTrac2</UserId> -> usario para ingreso a SQL con control en BD ViewTrac <Password>TGV4bWFyazYwNTA1</Password> -> Clave para usuario ViewTrac2 </Connection> </Settings> </xml> 4. Probar que la conexión se haya configurado correctamente ingresando al ViewTrac Manager a través del atajo Inicio Programas Lexmark ViewTrac Manager for MFP X.X.X ViewTrac Manager O usando el ejecutable que se encuentra en C:\Program Files\Lexmark\ViewTrac Manager for MFP X.X.X\ GoSoftware.ViewTrac2.AppConfig.exe 22
Ingrese con los siguientes datos genéricos: Usuario: oper Clave: 123456 Si la configuración de la DB es incorrecta, siempre se puede invocar al archivo de configuración con la tecla F12. 23
2.2.3 Instalación ViewTrac Service Para la instalación de ViewTrac Service se ejecuta el archivo setup.exe aunque en la carpeta donde el ejecutable se encuentra también debe existir el archivo GoSoftware.ViewTrac2.Service.Setup.msi Las pantallas correspondientes a la instalación son las siguientes: 24
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Al terminar de instalar de manera predeterminada se activa la opción de iniciar el Monitor del servicio (Ver uso y configuración del monitor del servicio de Windows) 2.2.3.1 ViewTrac Monitor Al instalar el servicio de Windows se instalará e iniciará el Monitor del servicio Windows. Este puede también ser iniciado desde el ícono del desktop. El Monitor debe ser iniciado con permisos de administrador. De lo contrario, solicitará el permiso para iniciar: 28
Al iniciar por primera vez presentará una pantalla como la siguiente: Iniciar el servicio cuando está instalado Desde esta pantalla se podrán realizar todas las acciones relacionadas al servicio de Windows para ViewTrac: Para las opciones hacer click derecho sobre la ventana, o click derecho sobre el tray icon. Minimizar ventana como Tray Icon Detener el servicio cuando está instalado Ó 29
Las opciones son: 1.- Minimizar y mostrar ventana: seleccionar opcioens Hide/Show. Al minimizar la ventana no aparecerá en la barra de tareas, sino como tray icon. 2.- Instalar el servicio: seleccionar opción Install Service. Al instalar correctamente se mostrará el mensaje: 3.- Desinstalar el servicio: seleccionar opcion Uninstall Service. Solicitará confirmar la acción en la siguiente ventana: 4.- Configurar archivo de base de datos: Seleccionar opción Show DB XML Config File. Seguir instrucciones de 2.2.2.1 30
5.- Configurar archivo del servicio Windows: Seleccionar opción Show Service XML Config file. Seguir instrucciones de 2.2.3.2 6.- Mostrar los IPs del servidor: Seleccionar opción Show Local IPs. 7.- Cerrar el Monitor: Seleccionar opción Exit. 8.- Visualizar los Logs actuales: i) Log de ejecución del servicio: Seleccionar Show Service current log. ii) Log de estado del servicio: Seleccionar Show Service alive current log. Muestra el estado de ejecución/detención del servicio. iii) Log de errores: Seleccionar Show Service error current log. Muestra mensajes de error sucedidos en el procesamiento de los comandos y el acceso a la DB. iv) Log de MFP atendidas: Seleccionar Show MFP Attendance current log. Mostrará de manera resumida las MFP atendidas, los comandos invocados así como el resultado de la atención. v) Log de MFPs activas: Seleccionar Show MFP Alive current log. Permite monitorear el estado de MFP, por medio del IP configurado en el archivo de nombre definido en el nodo MFPMonitorIPFile del archivo de configuración del servicio, que debe copiarse en la carpeta de instalación del servicio. Debe colocarse un IP por cada línea y activar el Log según las instrucciones de 2.2.3.2. Cuando el servicio está ejecutando sin problemas, el color de la ventana se encuentra en fono VERDE. Cuando está en algún estado diferente (sin instalar, sin iniciar, etc) se mostrará en color ROJO. 2.2.3.2 Configuración XML 1. Si no se desea utilizar la opción desde el Monitor para configurar el archivo del servicio, Ir a \Program Files\Lexmark\ ViewTrac Service for MFP X.X.X 31
2. Copiar a esta posición el archivo XML de la base de datos configurado para el Manager: C:\Program Files\Lexmark\ViewTrac Manager for MFP X.X.X \GoSoftware.General.Core.DataBase.Configuration.xml 3. Editar el archivo GoSoftware.ViewTrac2Server.Config.xml <xml> Configuración de la conexión con el servicio <Connection> <IPServer>10.190.3.16</IPServer> IP del servidor donde va a correr el servicio. Por lo general IP de la misma máquina donde se está haciendo la instalación En caso que se desee configurar un ambiente tipo cluster, en este campo se debe especificar, en lugar de la IP del servidor, el hostname. <PortServer>60505</PortServer> Puerto a ser usado por el servicio. Se puede utilizar un puerto entre 60400 y 60600 </Connection> <Loggin> <Log>Yes</Log> Opción para salvar mensajes y errores en logs. Por defecto se deja en Yes <ServerAliveActive>Yes</ServerAliveActive> Opción para salvar el estado del servicio(ejecutando o detenido). Por defecto se deja en Yes <ServerAliveTimeToSleep>1000</ServerAliveTimeToSleep> Tiempo en milisegundos para almacenar el estado del servicio (ejecutando o detenido) <MonitorServiceName>GoSoftware.ViewTrac2.Service</MonitorServiceName> Nombre del servicio de Windows. No debe modificarse <MonitorTimeToRefresh>1000</MonitorTimeToRefresh> Tiempo en milisegundos para actualizar el estado del monitor (color rojo o verde según el estado ejecutando o detenido) 32
<MFPMonitorActive>Yes</MFPMonitorActive> Opción para registrar el log de estado del monitor (Activo de detenido). Por defecto se deja en Yes. Cuando la instalación ejecute establemente se puede desactivar. <MFPMonitorTimeToSleep>1000</MFPMonitorTimeToSleep> Tiempo en milisegundos para almacenar el estado de las MFP. <MFPMonitorIPFile>IP.txt</MFPMonitorIPFile>Nombre del archivo donde se almacenarán las IP de las MFP a monitorear. Usar el formato X.Y.Z.W o el nombre DNS, uno por línea. </Loggin> <Operation> <ActiveDirectory> <Authentication>0</Authentication> Esta opción se refiere al lugar donde estará el servicio. Los posibles valores son 0=Local: si el servicio se encuentra en el mismo dominio donde se encuentran las MFP con las que se comunicará, 1=Remoto: si el servicio se va a instalar fuera del dominio. <PlaceToAuthenticate>0</PlaceToAuthenticate> El lugar donde se va a autenticar el usuario. Los posibles valores son: 0=La selección del dominio se realiza automáticamente en el servicio. 1=Los dominios se muestran en la MFP para que el usuario seleccione contra cual se desea autenticar. <ActiveDirectoryType>0</ActiveDirectoryType> Tipo de Ldap contra el cual se va a autenticar. Posibles valores: 0=Active Directory Microsoft (AD-MS) 1=NDS (Novell) 33
De acuerdo al tipo de Directorio Activo a autenticar debe utilizar los siguientes tags (son excluyentes, asi que el xml del servicio solo debe contener los tags correspondientes al AD a configurar) Atributos para Novell <UserAttribute>uid</UserAttribute> <AuthenticateMethodNDS>1</AuthenticateMethodNDS> <Secure>Yes</Secure> Este valor indica el tipo de canal de autenticación con el servidor. Posibles valores: No=No seguro. Solo para NDS Yes: SSL. <ADPort>389</ADPort> Puerto de NDS utilizado para la autenticación normal en texto plano (sin SSL). El puerto por defecto es 389 pero puede ser modificado si hay otro puerto NDS <SSLADPort>636</SSLADPort> <!-- default port --> Puerto de NDS utilizado para la autenticación segura SSL. El puerto estándar se encuentra configurado pero puede ser modificado si hay un puerto NDS diferente. Atributos para AD Microsoft <UserAttribute>sAMAccountName</UserAttribute> <GroupsLDAP>0</GroupsLDAP> Posibles valores: 0=Inactivo, aplica la administración típica con grupos Locales del VT Manager. 1=Activo. Aplica la configuración de grupos de Ldap. Configuración de los servidores de dominio <Servers> 34
<Server> Este nodo se configure en caso que el servicio sea instalado fuera del dominio. En caso contrario no se debe configurar y todos los valores deben ser dejados en blanco. <Address></Address> Dirección IP del equipo en el que se encuentra el servidor <AdministratorUser></AdministratorUser> Usuario Administrador <AdministratorPassword></AdministratorPassword> Clave del Administrador, debe encriptarse con la herramienta de GoSoftware.BlindingPassword.exe (Revisar sección Encripción de Contraseña) <Domains> Este nodo debe tener tantos tags de domain como dominios contra los cuales se debe autenticar, en el caso que hayan multiples dominios. Con el comando ipconfig /all se puede obtener ese dato, en el parametro DNS Suffix Search List. Este (o estos) dominio es el que debe poner en el XML. El XML de ejemplo que él tiene corresponde a nuestra configuración de dominio en Lexmark LAD 35
<Domain name="la.ds.lexmark.com">dc=la,dc=ds,dc=lexmark,dc=com</domain> <Domain name="na.ds.lexmark.com">dc=na,dc=ds,dc=lexmark,dc=com</domain> </Domains> </Server> </Servers> </ActiveDirectory> <ConnectionsToDatabase>3</ConnectionsToDatabase> Las conexiones a la base de datos se manejan en base a un pool, el cual sirve para optimizar el uso de recursos, dando acceso a más clientes con menos licencias de base de datos. Cada pool maneja un conjunto de conexiones a base de datos, que son compartidas entre todos los clientes usando la MFP. La manera recomendada para esta configuración es usar una proporción de 3 a 1, por cada 3 MFP debe haber una conexión. Debe tenerse en cuenta que la cantidad de conexiones configuradas no debe exceder la cantidad de usuarios licenciados en SQL. </Operation> </xml> 4. Si no se utiliza la opción del menú del monitor, se puede ejecutar el archivo installservice.bat localizado en \Program Files\Lexmark\ViewTrac Service 36
5. Al revisar en los Servicios debe haberse creado el servicio GoSoftware.ViewTrac Service for SDK 2.0 6. Si no se utiliza la opción del menu del Monitor, se puede Iniciar el servicio desde la ventana de servicios. Si el servicio inicia sin error, la configuración se encuentra lista para ser usada. De lo contrario, revisar nuevamente los archivos XML y validar la configuración. 37
2.2.4 Instalación esf ViewTrac / ViewPrint pueden ser instalados en multiples dispositivos usando MVP (Markvision Professional). 2.2.4.1 Instalación Existen 3 fls correspondientes a la herramienta: ViewPrint_X.X.X.fls para la instalación de ViewPrint en cualquier modelo soportado. ViewTrac- X.X.X (Shaft)Beta.fls para la instalación de ViewTrac en modelos Shaft ViewTrac_ X.X.X (Pride).fls para la instalación de ViewTrac en modelos Pride ViewTrac_ X.X.X (HS).fls para la instalación de ViewTrac en modelos HomeStretch Para identificar los modelos a que familia corresponden revisar la sección Modelos soportados en la parte superior. En la MFP se carga el archivo fls dentro de la web por la configuración: Valores Soluciones del Dispositivo Instalar 38
Se selecciona el archivo con la opción Browse Iniciar Instalación Esperar confirmación de la correcta finalización de la instalación. 2.2.4.2 Configuración parámetros 2.2.4.2.1 VIEWPRINT IP del Servidor: Puerto del servidor: Archivo de Licencia: IP configurada en el XML del servicio Puerto configurado en el XML del servicio Cargue de archivo correspondiente a la licencia para la MFP (Revisar las secciones Requerimientos y Cargue de Licencia) Tiempo de espera de la conexión al servidor (en segundos) Cantidad de segundos que la aplicación esperará a conectarse con el servidor antes de dar error por no poder conectarse a la MFP 39
Modo de depuración Para efectos del log, este valor debe estar Activo. De esta forma los mensajes internos de la aplicación se podrán revisar en el Embedded Solutions Log de la MFP 2.2.4.2.2 VIEWTRAC IP del Servidor: Puerto del servidor: Archivo de Licencia: IP configurada en el XML del servicio Puerto configurado en el XML del servicio Cargue de archivo correspondiente a la licencia para la MFP (Revisar las secciones Requerimientos y Cargue de Licencia) Tiempo de espera de la conexión al servidor (en segundos) Cantidad de segundos que la aplicación esperará a conectarse con el servidor antes de dar error por no poder conectarse a la MFP Titulo del ícono Por defecto, en la pantalla de la multifuncional el título del icono aparece como Copiar & Digitalizar. Este valor puede ser cambiado al texto que indique el usuario en este valor. Una vez se cambie este texto, además de aplicar los cambios, es necesario parar y volver a iniciar la aplicación para que en la pantalla del MFP aparezcan los datos. Segundos de inactividad antes que el panel vuelva a la página inicial Este valor corresponde a los segundos que va a estar activa la aplicación antes de cerrar la sesión por inactividad. 40
Dado que algunas pantallas (copia, fax, ftp, email) que se utilizan dentro del ViewTrac, se toman de las funciones por defecto de la MFP, este tiempo de inactividad también se debe configurar en la web de la impresora Valores Valores Generales Tiempos de espera Espera de pantalla Modo de depuración Para efectos del log, este valor debe estar Activo. De esta forma los mensajes internos de la aplicación se podrán revisar en el Embedded Solutions Log de la MFP 41
3. Administración 3.1 Estructura Base de Datos ViewTrac 42
Descripción de las tablas de la base de datos: Nombre de la Tabla Descripción USER Data del usuario GROUP Data de los grupos MFP Data de los MFP MFPACCESS Permisos de acceso a los MFP por usuario QUOTA Cuota asignada para el usuario cada mes TRANSACTION Data de las transacciones GENERALPARAMETER Parámetros generales 43
3.2 Estructura ViewTrac Manager Barra de título Funciones Filtro de Búsqueda Exportar Menú de Opciones de configuración Resultados del Filtro de Búsqueda Valores de configuración específicos para cada una de las opciones: grupos, usuarios, MFP, parámetro. Descripción general 44
BARRA DE TÍTULO Especifica nombre de la aplicación y versión correspondiente a la instalación y el usuario con el que se encuentra autenticado (nickname y Nombre completo). OPCIONES DE CONFIGURACIÓN La configuración del programa está agrupado en los siguientes objetos de datos: Grupos, usuarios, Multifuncionales, Parámetros y Reportes. Cada una de estas opciones tiene diferentes datos a parametrizar que se especifican más adelante. EN CASO EL USUARIO QUE INGRESA AL MANAGER NO SEA OPERADOR, LE APARECERAN DESHABILITADAS LAS OPCIONES DE CONFIGURACION: 45
FUNCIONES Estas funciones cambian de acuerdo a la opción a configurar. Sin embargo, las funciones básicas que se pueden encontrar en la mayoría de las opciones de configuración son: Nuevo Refrescar Eliminar Guardar Cancelar Cargar en Batch Exportar Cada una de ellas va a ser explicada más a detalle más adelante, por cada una de las opciones del menú. 46
BUSQUEDA Cada opción del menú cuenta con un filtro de búsqueda para revisar a detalle los registros que ya se encuentran almacenados en la base de datos. La búsqueda esta compuesta de dos partes: el filtro y los resultados. FILTRO De acuerdo a la opción de configuración (Usuarios, grupos, parámetros, MFP) que se esté buscando, hay un campo determinado a través del cual se realiza la búsqueda. En el campo de texto se ingresa el literal de acuerdo al cual se listaran los registros que coincidan en alguna parte del campo con el valor ingresado. Si se habilita la opción de Filtro Automático, en la medida que se digite en el cuadro de texto en el listado de resultados van a aparecer los registros concordantes. Si no se habilita esta opción, se utiliza el botón de filtro para desplegar los resultados. RESULTADOS Listado de registros concordantes con la búsqueda EXPORTAR Para generar un archivo csv con los datos correspondientes a la opción de configuración (Usuarios, grupos, parámetros, MFP) que se encuentran almacenados en la base de datos y listados de acuerdo a la búsqueda realizada, se marca la opción de csv y se utiliza la opción Exportar 47
VALORES DE CONFIGURACIÓN ESPECÍFICOS PARA CADA UNA DE LAS OPCIONES: grupos, usuarios, MFP, parámetros. Una vez seleccionado una opción del listado resultante de la búsqueda, se cargan los datos que se encuentran en la base de datos para ese registro. La información para cada una de las opciones de configuración varia como se mostrará más adelante. 48
DESCRIPCIÓN GENERAL Información no muy detallada sobre la configuración en la cual se encuentra. 49
3.3. GRUPOS 3.3.1 Descripción General Los grupos son contenedores de los usuarios. Todo usuario debe pertenecer a un grupo. Las funciones principales de los grupos son: Agrupar usuarios por centro de costo, por área o por lógica de negocio. Asignación de permisos. Manejo de la cuota. o Periodicidad de la cuota. o Valores de renovación de cuota Existe un grupo por defecto que está configurado dentro de los Parámetros (Referirse a la sección Parámetros) Al seleccionar la opción de configuración Grupos se despliega la siguiente pantalla: 3.3.2 Búsqueda Al cargar la sección de Grupos, en el listado de la búsqueda aparecen todos los registros existentes en la base de datos. Si se quiere hacer una búsqueda personalizada se utiliza el filtro de búsqueda. Nótese que el campo para realizar la búsqueda es Description. 50
Por cada uno de los registros, la información que despliega es: IdGrupo Description Active/Inactive 3.3.3 Creación Los grupos se pueden crear de dos formas: uno a uno a través de la consola del ViewTrac Manager, o cargar un archivo con los datos predeterminados de forma masiva. 3.3.3.1 Creación Por Consola Selección del botón Nuevo Una vez se selecciona esta opción se activan las casillas para ingresar los datos y se habilitan las opciones de Guardar y Cancelar. Los datos a configurar en la creación son: GroupID: ID único de identificación del grupo. Generado automáticamente en el sistema. Description: Nombre con el que se reconocerá al grupo Quota Type: Tipo de cuota. Esta puede ser RECURRENT o UNIQUE. Cuando la cuota es única, el valor asignado para cada función es lo que los usuarios pertenecientes al grupo van a tener durante toda su permanencia en el sistema. 51
El tipo Recurrente, significa que al inicio de mes, cuando el usuario inicie sesión (ViewTrac) o realice una impresión (ViewPrint) va a renovar la cuota, sea que la haya usado completamente o que aún tenga, va a asignar el valor que tiene el grupo al que pertenece. Active: Se recomienda que cuando un grupo no se desee usar más, en vez de eliminar, se inactive. A los grupos inactivos no se les podrá asignar usuarios Color: Si esta casilla se encuentra marcada, los usuarios pertenecientes tendrán permiso para realizar impresión de copias en color. Need Password: Necesita clave, para usuarios de la base de datos. Quota: Esta es la configuración de las cuotas por cada una de las funciones (Copia, Email, FTP, Fax, Impresión, Eco Copia). Se puede asignar un valor o puede dejarse ilimitado Uso de las MFP: Para cada grupo se puede asignar las impresoras en las cuales puede hacer uso de los recursos. Si se marca All MFP incluye todas las MFP creadas. De lo contrario, desmarcando esta opción y utilizando las flechas se asignan las MFP permitidas para usar en el grupo. 3.3.3.2 Creación Por Carga Masiva Se utiliza como modelo el archivo que se encuentra en C:\Program Files\Lexmark\ViewTrac Manager for MFP X.X.X\Batch\ Group.csv Y que posee los siguientes campos Nombre del Tipo de Dato Posibles Valores Descripción campo #GroupId Número 0-2000000000 Máximo 128 Description Texto caracteres TotalQuotaCopy Número 0-2000000000 Consecutivo después del último grupo creado Nombre corto del grupo Cantidad de Copias permitidas para los usuarios del grupo TotalQuotaEmail Número 0-2000000000 Número de envíos de email permitidas para los usuarios del grupo 52
TotalQuotaFtp Número 0-2000000000 TotalQuotaFax Número 0-2000000000 Número de envíos por FTP permitidas para los usuarios del grupo Número de Faxes permitidos para los usuarios del grupo TotalQuotaPrint Número 0-2000000000 TotalQuotaEco Número 0-2000000000 FlagAllMFP Boolean True/False FlagQuotaCopy Boolean True/False FlagQuotaEmail Boolean True/False FlagQuotaFtp Boolean True/False FlagQuotaFax Boolean True/False FlagQuotaPrint Boolean True/False FlagQuotaEco Boolean True/False Número de Impresiones permitidas para los usuarios del grupo Número de Eco Copias permitidas para los usuarios del grupo Indica si el grupo va a tener privilegios para utilizar todas las MFP, en este caso el valor debe ser True, de lo contrario debe ser False y debe ingresar a enlazar las MFP a las cuales podrán acceder los usuarios pertenecientes al grupo Determina si los usuarios tendrán permiso para realizar Copias Determina si los usuarios tendrán permiso para enviar Email Determina si los usuarios tendrán permiso para enviar FTP Determina si los usuarios tendrán permiso para enviar Faxes Determina si los usuarios tendrán permiso para realizar Impresiones Determina si los usuarios tendrán permiso para realizar Eco Copias FlagColorCopy Boolean True/False Determina si los usuarios tendrán permiso para realizar Copias a color FlagNeedPasswor d Boolean True/False Indica si necesita clave o no FlagIlimitedCopy Boolean True/False FlagIlimitedEmail Boolean True/False FlagIlimitedFtp Boolean True/False FlagIlimitedFax Boolean True/False 53 Determina si los usuarios tendrán cuota ilimitada para realizar Copias Determina si los usuarios tendrán cuota ilimitada para enviar Email Determina si los usuarios tendrán cuota ilimitada para enviar FTP Determina si los usuarios tendrán cuota ilimitada para enviar Faxes
FlagIlimitedPrint Boolean True/False Determina si los usuarios tendrán cuota ilimitada para realizar Impresiones FlagIlimitedEco Boolean True/False QuotaType String RECURRENT/UNIQUE Status String Active /Inactive Determina si los usuarios tendrán cuota ilimitada para realizar Eco Copias Indica el tipo de cuota que será asignada al grupo Indica si el grupo será activo o quedará como inactivo Nota: La primera fila del archivo a cargar puede tener los títulos de las columnas pero al inicio de dicha línea debe tener el símbolo de número (#). Con este símbolo se identifica y no se cargan los valores de esa línea Una vez se tiene el archivo configurado con los grupos a crear se utiliza la opción de Batch Load El sistema solicita confirmación de la operación a realizar Y solicita el archivo a cargar 54
Si el proceso finaliza correctamente, los grupos cargados se verán reflejados en el listado de la búsqueda. Si se presenta algún error se indicará por pantalla qué falló en la creación de grupos. 55
3.3.4 Actualización La actualización de los registros, tal como la creación, se puede realizar de dos formas: actualizando uno a uno a través de la consola del ViewTrac Manager, o a través de la actualización masiva. 3.3.4.1 Actualización Por Consola Para actualizar un registro se debe seleccionar de la lista de búsqueda. De esta manera los valores que se encuentran cargados en la base de datos se cargan en los controles del Manager. Una vez se han realizado los cambios correspondientes se utiliza la opción de Guardar De lo contrario usamos Cancelar para descartar los cambios hechos 3.3.4.2 Actualización Masiva La actualización masiva tiene el mismo procedimiento que la creación masiva. Se utiliza el mismo formato, la única diferencia en el procedimiento es que se activa la opción de Actualizar antes de realizar el Batch Load 3.3.5 Eliminación Si se está seguro de eliminar un grupo, y se han desvinculado los usuarios que le pertenecían, se realiza el siguiente procedimiento: 1. Se selecciona el grupo a Eliminar y se utiliza la operación Eliminar 56
El sistema solicitará confirmación de la operación a realizar, advirtiendo que una eliminación puede provocar errores en el sistema El sistema solicitará doble confirmación. Una vez se acepta esta última, el sistema lo elimina y si ocurre algún error despliega el mensaje, de lo contrario vuelve a listar los grupos existentes eliminando de la lista el seleccionado. 57
3.4.1 Descripción General 3.4 USUARIOS Un usuario es cada una de las personas que hace uso del sistema, sea como administrador o como usuario final de cada una de las MFP. Todo usuario debe pertenecer a un grupo. Al seleccionar la opción de configuración Usuarios se despliega la siguiente pantalla: 3.4.2 Búsqueda La opción de usuarios, a comparación de las otras consolas del administrador, al invocar la pantalla no carga en el listado de la búsqueda todos los registros existentes, ya que este cargue puede demorar mucho y consumir recursos innecesarios. Por lo tanto, para realizar la actualización o eliminación de usuarios se debe realizar una búsqueda personalizada. El campo para realizar la búsqueda es UserName o Nickname. Esta opción de configuración, a diferencia de las otras secciones con la opción de búsqueda, una vez se ingresa el texto a buscar, se despliegan los registros con el botón Refresh 58
Si desea cargar todos los registros existentes en la base de datos, debe dejar el cuadro de texto del Username vacío y utilizar el botón Refresh Por cada uno de los registros que encuentra en la base de datos, la información que despliega es: IdUsuario Username Active/Inactive 3.4.3 Creación Los usuarios se pueden crear de diferentes formas: de manera automática, uno a uno a través de la consola del ViewTrac Manager, o cargar un archivo con los datos predeterminados de forma masiva. 3.4.3.1 Creación Automática Para ViewPrint, cuando el usuario envía una impresión y no existe, el sistema lo genera automáticamente. Para esto, toma el grupo configurado por defecto y crea el usuario solo con el UserName. Cuando se ingrese a la consola a realizar alguna actualización, el sistema solicita el Nombre y Apellido como datos obligatorios. Para ViewTrac, una vez el usuario se autentica por primera vez, si no existe lo crea, de igual forma asignándolo al grupo que esta configurado como predeterminado (Revisar sección Parámetros) 3.4.3.2 Creación Por Consola Selección del botón Nuevo Una vez se selecciona esta opción se activan las casillas para ingresar los datos y se habilitan las opciones de Guardar y Cancelar. Para usuarios se habilitan dos secciones: Datos Generales, y lo correspondiente a las Cuotas. 59
Los datos a configurar en la creación son: UserID: ID único de identificación del usuario. Generado automáticamente en el sistema. Name: Nombre del usuario Lastname: Apellido del usuario Active: Se recomienda que cuando un usuario haya salido de la empresa o se desee impedir o no se desee usar más, en vez de eliminar, se inactive, ya que los usuarios que se hayan usado quedan con transacciones enlazadas. Operator: Marcando esta casilla, el usuario podrá ingresar al ViewTrac Manager y administrar el sistema por consola. UserName: Nombre corto con el que se identifica dentro del Ldap o que se determina para enlazar al nombre de la persona Password: Contraseña del usuario. Se utiliza en caso que el usuario se autentique contra la base de datos. Ver el campo de Autenticación. Confirmation: Cuando se ingresa la contraseña, se debe digitar nuevamente para confirmar. Email: Correo electrónico del usuario. Aunque este no es un campo obligatorio, si se configura el envío de correo electrónico (Revisar sección correspondiente) va a tomar este valor para enviar la copia al usuario. Autentication: La autenticación puede ser de dos formas: o Contra la base de datos (DATABASE_USER). En este caso validará usuario y contraseña contra los datos cargados en la base de datos. o Contra el directorio activo (LDAP_USER). Para este caso tomará la configuración del LDAP suministrada en el XML del servicio Card Id: Número del Card Id asignado al usuario. Si desde la MFP ya se ha asignado una tarjeta, no se va a mostrar el valor a través de la consola pero queda almacenado en la base de datos. Pin Id: Número de identificación del usuario. Se puede asignar desde consola, pero una vez tenga un número asignado no se mostrará por consola. Create user: Usuario que realizó la creación del registro 60
Create Date: Fecha de creación del registro. Update User: Último usuario que realizó una actualización del registro del usuario. Update Date: Fecha de la última modificación Los siguientes datos son tomados por herencia del grupo por defecto, si la creación se realiza automáticamente. Group: Nombre del grupo al que pertenece. Need Password: Se marca si el usuario necesita password para ingresar en el sistema desde la MFP. Este dato Color: Permiso para imprimir copias a color en la MFP. Este dato se toma por herencia del grupo al cual está asignado, si la creación se realiza automáticamente. UserName: Nickname Group: Quota Type: Tipo de cuota. Esta puede ser RECURRENT o UNIQUE. Cuando la cuota es única, el valor asignado para cada función es lo que los usuarios pertenecientes al grupo van a tener durante toda su permanencia en el sistema. El tipo Recurrente, significa que al inicio de mes, cuando el usuario inicie sesión (ViewTrac) o realice una impresión (ViewPrint) va a renovar la cuota, sea que la haya usado completamente o que aún tenga, va a asignar el valor que tiene el grupo al que pertenece. Quota: Esta es la configuración de las cuotas por cada una de las funciones (Copia, Email, FTP, Fax, Impresión, Eco Copia). Se puede asignar un valor o puede dejarse ilimitado o Month Quota: Fecha de la última vez que se actualizó la cuota. Ejemplo: Si la cuota es recurrente y el usuario ingresó en el mes agosto(8), aun cuando se encuentren en el mes de septiembre(9), si el usuario no ha hecho uso de los recursos, la cuota que le aparecerá en este campo corresponde al mes de la última utilización (8). o Year Quota: Año de asignación de la cuota. Este valor está atado al campo Month Quota. o Current Quota: Cuota asignada para cada una de las funciones (Copia, Email, FTP, Fax, Print, Eco Copia). En caso que el usuario ya haya hecho uso de alguna de estas funciones, aparecerá la cuota remanente. o Used Quota: Cantidad de transacciones realizados por cada una de las funciones (Copia, Email, FTP, Fax, Print, Eco Copia). 3.4.3.3 Creación Por Carga Masiva Se utiliza como modelo el archivo que se encuentra en C:\Program Files\Lexmark\ViewTrac Manager for MFP 2.4.71\Batch\Users.csv 61
Y que posee los siguientes campos Nombre del campo Tipo de Dato Posibles Valores Descripción #UserId Número 0-2000000000 GroupId Número 0-2000000000 Máximo 64 Name Texto Caracteres Máximo 64 Surname Texto Caracteres Máximo 128 Email Texto Caracteres UserName Password UserType Texto Texto Número Máximo 32 Caracteres Máximo 128 Caracteres DATABASE_USER LDAP_USER FlagAdministratorMFP Boolean TRUE/FALSE CanCopy Boolean TRUE/FALSE CurrentQuotaCopy Numero 0-2000000000 CanEmail Boolean TRUE/FALSE Consecutivo después del último usuario creado ID del grupo con el cual va a quedar enlazado el usuario Nombre del usuario Apellido del usuario Correo electrónico del usuario Nombre corto con el que se identifica dentro del Ldap o que se determina para enlazar al nombre de la persona Contraseña del usuario. Debe estar cifrada con el archivo de BlindingPassword (Referirse a la sección de Encripción de Contraseña) Tipo de Autenticación del usuario. Determina si el el usuario podrá ingresar al ViewTrac Manager y administrar el sistema por consola. Determina si el usuario tendrá permiso para realizar Copias Cuota de Copias con la que iniciará una vez cargado en el sistema Determina si el usuario tendrá permiso para enviar Emails 62
CurrentQuotaEmail Numero 0-2000000000 CanFtp Boolean TRUE/FALSE CurrentQuotaFtp Numero 0-2000000000 CanFax Boolean TRUE/FALSE CurrentQuotaFax Numero 0-2000000000 CanPrint Boolean TRUE/FALSE CurrentQuotaPrint Numero 0-2000000000 CanEco Boolean TRUE/FALSE CurrentQuotaEco Numero 0-2000000000 UsedQuotaCopy Numero 0-2000000000 UsedQuotaEmail Numero 0-2000000000 UsedQuotaFtp Numero 0-2000000000 UsedQuotaFax Numero 0-2000000000 UsedQuotaPrint Numero 0-2000000000 63 Cuota de Emails a enviar con la que iniciará una vez cargado en el sistema Determina si el usuario tendrá permiso para realizar envios por FTP Cuota de FTP con la que iniciará una vez cargado en el sistema Determina si el usuario tendrá permiso para enviar Faxes Cuota de Fax con la que iniciará una vez cargado en el sistema Determina si el usuario tendrá permiso para realizar impresiones Cuota de Impresiones con la que iniciará una vez cargado en el sistema Determina si el usuario tendrá permiso para realizar Eco Copias Cuota de Eco Copias con la que iniciará una vez cargado en el sistema Valor de cuotas usadas de Copiado con el que el usuario será cargado Valor de cuotas usadas de Copiado con el que el usuario será cargado Valor de cuotas usadas de Copiado con el que el usuario será cargado Valor de cuotas usadas de Copiado con el que el usuario será cargado Valor de cuotas usadas de Copiado con el que el usuario será cargado UsedQuotaEco Numero 0-2000000000 Valor de cuotas usadas de Copiado con el que el usuario será cargado QuotaMonth Numero 1 a 12 Mes en la que inicia la cuota QuotaYear Numero 2011 en adelante Año de la cuota Determina si los usuarios tendrán FlagColorCopy Boolean TRUE/FALSE permiso para realizar Copias a color FlagNeedPassword Boolean TRUE/FALSE Indica si necesita clave o no FlagIlimitedCopy FlagIlimitedEmail Boolean TRUE/FALSE Boolean TRUE/FALSE Determina si los usuarios tendrán cuota ilimitada para realizar Copias Determina si los usuarios tendrán cuota ilimitada para enviar Email
FlagIlimitedFtp FlagIlimitedFax FlagIlimitedPrint FlagIlimitedEco CreateDate UpdateDate Boolean TRUE/FALSE Determina si los usuarios tendrán cuota ilimitada para enviar FTP Determina si los usuarios tendrán Boolean TRUE/FALSE cuota ilimitada para enviar Faxes Determina si los usuarios tendrán cuota ilimitada para realizar Boolean TRUE/FALSE Impresiones Determina si los usuarios tendrán cuota ilimitada para realizar Eco Boolean TRUE/FALSE Copias dd/mm/yyyy Datetime hh:mm:ss a.m./p.m Fecha de creación del registro dd/mm/yyyy Datetime hh:mm:ss a.m./p.m Fecha de creación del registro CreateUserId Numero 0-2000000000 UpdateUserId Numero 0-2000000000 CreateUser UpdateUser Texto Texto Máximo 128 Caracteres Máximo 128 Caracteres Status String Active /Inactive ErrorCode Numero 0 QuotaType Texto RECURRENT/UNIQUE ID del Usuario que realiza la creación del registro ID del Usuario que realiza la actualización del registro Nombre del usuario que va a quedar como el creador. Debe ser el SurName del UserID especificado como el Creador del usuario (CreateUserId) Nombre del usuario que va a quedar como el actualizador (para efectos de la creación debe ser el mismo) Indica si el usuario será activo o quedará como inactivo Indica el tipo de cuota que será asignada al usuario Nota: La primera fila del archivo a cargar puede tener los títulos de las columnas pero al inicio de dicha línea debe tener el símbolo de número (#). Una vez se tiene el archivo configurado con los usuarios a crear se utiliza la opción de Batch Load El sistema solicita confirmación de la operación a realizar 64
Y solicita el archivo a cargar Si el proceso finaliza correctamente, los usuarios cargados se verán reflejados en el listado de la búsqueda. Si se presenta algún error se indicará por pantalla qué falló en la creación de usuarios. 65
3.3.4 Actualización La actualización de los registros, tal como la creación, se puede realizar de dos formas: actualizando uno a uno a través de la consola del ViewTrac Manager, o a través de la actualización masiva. 3.3.4.1 Actualización Por Consola Para actualizar un registro se debe seleccionar de la lista de búsqueda. De esta manera los valores que se encuentran cargados en la base de datos se cargan en los controles del Manager. Una vez se han realizado los cambios correspondientes se utiliza la opción de Guardar De lo contrario usamos Cancelar para descartar los cambios hechos 3.3.4.2 Actualización Masiva La actualización masiva tiene el mismo procedimiento que la creación masiva. Se utiliza el mismo formato, la única diferencia en el procedimiento es que se activa la opción de Actualizar antes de realizar el Batch Load 66
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3.3.5 Eliminación Si se está seguro de eliminar un usuario, y no tiene registros de transacciones asociados, se realiza el siguiente procedimiento: Se selecciona el usuario a Eliminar y se utiliza la operación Eliminar El sistema solicitará confirmación de la operación a realizar, advirtiendo que una eliminación puede provocar errores en el sistema El sistema solicitará doble confirmación. Una vez se acepta esta última, el sistema lo elimina y si ocurre algún error despliega el mensaje, de lo contrario vuelve a listar los usuarios existentes eliminando de la lista el seleccionado. 68
3.5.1 Descripción General 3.5 MFP Esta sección comprende a las Multifuncionales (MFP) e impresoras (SFP) que van a utilizarse en el sistema, por lo que se configuran para tener acceso a ellas con ViewTrac. Al seleccionar la opción de configuración MFP se despliega la siguiente pantalla: 3.5.2 Búsqueda Al cargar la sección de MFP, en el listado de la búsqueda aparecen todos los registros existentes en la base de datos. Si se quiere hacer una búsqueda personalizada se utiliza el filtro de búsqueda. El campo para realizar la búsqueda es Description. Por cada uno de los registros, la información que despliega es: IdMFP Description Active/Inactive 69
3.5.3 Creación Los MFP se pueden crear de dos formas: uno a uno a través de la consola del ViewTrac Manager, o cargar un archivo con los datos predeterminados de forma masiva. 3.5.3.1 Creación Por Consola Selección del botón Nuevo Una vez se selecciona esta opción se activan las casillas para ingresar los datos y se habilitan las opciones de Guardar y Cancelar. Los datos a configurar en la creación son: MFPID: ID único de identificación del MFP. Generado automáticamente en el sistema. Description: Nombre con el que se reconocerá a la MFP Active: Se recomienda que cuando una MFP no se desee usar más, en vez de eliminar, se inactive, debido a que las transacciones quedan atadas a la multifuncional. A las MFP inactivos no se les podrá asignar grupos Mac Address: MAC en formato MSB correspondiente a la MFP. (Para más información sobre cómo obtenerla, referirse a la sección Requerimientos) Framework: Especifica la familia a la que pertenece la MFP. Existen dos opciones: Framework 1.2, y Framework 2.0. Para la nueva familia HomeStretch de Framework 3.0 se configura en ViewTrac como Framework 2.0. Support Pin ID: Se habilita la autenticación con PIN ID y con Card ID en la multifuncional. Aún cuando el usuario no utilice las dos formas de autenticación, se habilitan con esta opción. Los lectores de tarjetas soportados por ViewTrac son los mismos soportados por los drivers de Lexmark. Create user: Usuario que realizó la creación del registro Create Date: Fecha de creación del registro. Update User: Último usuario que realizó una actualización del registro del MFP. 70
Update Date: Fecha de la última modificación 3.5.3.2 Creación Por Carga Masiva Se utiliza como modelo el archivo que se encuentra en C:\Program Files\Lexmark\ViewTrac Manager for MFP X.X.X\Batch\MFP.csv Y que posee los siguientes campos Nombre del campo Tipo de Dato Posibles Valores Descripción #MFPId Número 0-2000000000 Description MacAddress Texto Texto Máximo 128 Caracteres Máximo 12 Caracteres Status Texto Active /Inactive Consecutivo después del último usuario creado Nombre con el que se va a identificar el MFP en el sistema de ViewTrac Mac Address del MFP (MSB format) Indica si el MFP será activo o quedará como inactivo Nota: La primera fila del archivo a cargar puede tener los títulos de las columnas pero al inicio de dicha línea debe tener el símbolo de número (#). Una vez se tiene el archivo configurado con los MFP a crear se utiliza la opción de Batch Load El sistema solicita confirmación de la operación a realizar 71
Y solicita el archivo a cargar Si el proceso finaliza correctamente, los MFP cargados se verán reflejados en el listado de la búsqueda. Si se presenta algún error se indicará por pantalla qué falló en la creación de MFP. 72
3.5.4 Actualización La actualización de los registros, tal como la creación, se puede realizar de dos formas: actualizando uno a uno a través de la consola del ViewTrac Manager, o a través de la actualización masiva. 3.5.4.1 Actualización Por Consola Para actualizar un registro se debe seleccionar de la lista de búsqueda. De esta manera los valores que se encuentran cargados en la base de datos se cargan en los controles del Manager. Una vez se han realizado los cambios correspondientes se utiliza la opción de Guardar De lo contrario usamos Cancelar para descartar los cambios hechos 3.5.4.1 Actualización Masiva La actualización masiva tiene el mismo procedimiento que la creación masiva. Se utiliza el mismo formato, la única diferencia en el procedimiento es que se activa la opción de Actualizar antes de realizar el Batch Load 3.5.5 Eliminación Si se está seguro de eliminar una MFP, y no tiene registros de transacciones asociados, se realiza el siguiente procedimiento: Se selecciona el grupo a Eliminar y se utiliza la operación Eliminar 73
El sistema solicitará confirmación de la operación a realizar, advirtiendo que una eliminación puede provocar errores en el sistema El sistema solicitará doble confirmación. Una vez se acepta esta última, el sistema lo elimina y si ocurre algún error despliega el mensaje, de lo contrario vuelve a listar los MFP existentes eliminando de la lista el seleccionado. 74
3.6.1 Descripción General 3.6 PARAMETROS Esta sección comprende los parámetros generales que se utilizarán dentro del sistema. Las opciones básicas que se tienen son Refresh para mostrar los registros de la base de datos actualizados, y Save para almacenar los datos una vez realizada la actualización. La mayoría de estos parámetros están especificados a lo largo de este documento. Son de resaltar Quota default y Grupo default LDAP. 3.6.2 Actualización Por Consola Para actualizar un registro se debe seleccionar de la lista de búsqueda. De esta manera los valores que se encuentran cargados en la base de datos se cargan en los controles del Manager. Una vez se han realizado los cambios correspondientes se utiliza la opción de Guardar De lo contrario usamos Cancelar para descartar los cambios hechos Parámetros: 75
Posibles valores ParameterID Description Real Value Descripción del Campo Valor por defecto que se carga para todas las operaciones cuando P001 Quota default 1000 se inicia la creación de grupos 0-10000 GroupId correspondiente al grupo por defecto al que estarán Grupo default enlazados los usuarios al ser P002 LDAP 2 creados M000 Use Email 0 M001 M002 M003 Administrator Email Administrator Name Email Body M004 ESSL 0 admin@domain.com Printing System Administrator *-Body text, custom by client-* Este es el indicador que se va a enviar correo electrónico. En caso que se encuentre en 0 no se enviará correo electrónico, en caso que su valor sea 1 tendrá en cuenta todos los valores de configuración Correo electrónico del administrador del sistema de impresión, que va a aparecer como el correo desde el cual se envia el mensaje Nombre del administrador del sistema Cuerpo del mensaje. Este texto es el que va a recibir el usuario, por lo tanto debe describir la situación por la cual no se realiza impresión del trabajo. Este mensaje será complementado con el texto explicativo del sistema y el nombre del usuario con el que se presentó el error. Parámetro de conexión segura. Si el servidor de correo requiere este tipo de seguridad se debe marcar como 1, en caso contrario su valor debe ser 0. M005 SMTP smtp.domain.com Gateway SMTP primario M006 SMTP Port 25 Puerto del gateway SMTP primario. Por defecto es 25 pero se puede parametrizar. GroupID existentes en la base de datos 0/1 Cuenta de correo electrónico Texto Texto con el nombre del Administrador 0/1 SMTP del cliente Número del Puerto 76
M007 User s Copy 0 M008 M009 M010 Copy to Administrator Credentials: Username Credentials: Password LDAP01 Copy_Group_LDAP 1 LDAP02 Email_Group_LDAP 1 0 Si se quiere enviar un correo electrónico al usuario que presentó la falla, este valor debe estar en 1, para lo cual el sistema tomará el correo electrónico que ha sido configurado en la sección de usuario. Si se deshabilita, marcando 0, solo enviará el correo al administrador del sistema Si se ha especificado el correo electrónico del usuario y no se desea recibir copia por parte del administrador, sino que desde esta cuenta solo se envie el correo, este valor debe estar en 0. En caso que para el envío se necesiten especificar credenciales, en este campo se especifica el usuario. Por defecto este campo está vacio, indicando que el sistema no necesita un usuario para realizar el envio. En caso que para el envío se necesiten especificar credenciales, en este campo se especifica la contraseña del usuario especificado. Si se ha determinado enviar el nombre del usuario, es obligatorio especificar la contraseña. Esta debe estar sin cifrar. Grupo a configurar para la función de copiado. Los valores a configurar son: o 1 si los usuarios que pertenecen a este grupo tienen la funcionalidad de copiado (ilimitada) o 0 si los usuarios que pertenecen a este grupo no podrán realizar copias. Grupo a configurar para la función de email. Los valores a configurar son: o 1 si los usuarios que pertenecen a este grupo tienen la 0/1 0/1 Texto Texto 0/1 0/1 77
LDAP03 FTP_Group_LDAP 1 LDAP04 Fax_Group_LDAP 1 LDAP05 Print_Group_LDAP 1 LDAP06 Eco_Group_LDAP 1 funcionalidad de email (ilimitada) 0 si los usuarios que pertenecen a este grupo no podrán enviar emails. Grupo a configurar para la función de FTP. Los valores a configurar son: o 1 si los usuarios que pertenecen a este grupo tienen la funcionalidad de FTP (ilimitada) 0 si los usuarios que pertenecen a este grupo no podrán digitalizar FTP. Grupo a configurar para la función de Fax. Los valores a configurar son: o 1 si los usuarios que pertenecen a este grupo tienen la funcionalidad de Fax (ilimitada) 0 si los usuarios que pertenecen a este grupo no podrán enviar faxes. Grupo a configurar para la función de impresión. Los valores a configurar son: o 1 si los usuarios que pertenecen a este grupo tienen la funcionalidad de impresión (ilimitada) 0 si los usuarios que pertenecen a este grupo no podrán realizar impresiones. Grupo a configurar para la función de eco copia. Los valores a configurar son: o 1 si los usuarios que pertenecen a este grupo tienen la funcionalidad de eco copia (ilimitada) 0 si los usuarios que pertenecen a este grupo no podrán realizar eco copias. 0/1 0/1 0/1 0/1 78
3.7 REPORTES A través de los reportes, el administrador del sistema tendrá una visión global del comportamiento de los usuarios con respecto al uso de los recursos de las Multifuncionales en un periodo de tiempo. 3.7.1 Parámetros Los reportes se pueden parametrizar con las siguientes variables: Usuarios. Se puede buscar un usuario en particular o listar los registros correspondientes a todos los usuarios existentes. Desde Hasta: Determina el periodo en el cual se realizaron las transacciones. MFP. Se puede seleccionar una MFP para revisar el tráfico específico que ha tenido, o revisar toda la flota de impresión. Operación: Corresponde a que tipo de transacciones se van a buscar: o Copia o Fax o FTP o Email o Impresiones o Eco Copia Grupo: Dado que los usuarios que los usuarios están contenidos en grupos, se pueden buscar las transacciones de un grupo en especial, o las de todos los grupos existentes. Una vez se han seleccionado los parámetros correspondientes a la búsqueda de la cual se desean obtener resultados, se utiliza la opción de Busqueda o Search, lo cual nos traerá los registros resultantes en dos formatos: Listado y Gráfico 79
3.7.2 Listado Despliegue de tabla con los registros existentes en la base de datos, para los parámetros de búsqueda seleccionados. Las columnas del listado son: Transaction ID: Número interno de la transacción. Cada transacción corresponde a un trabajo, sea impresión, copia, ftp, fax, email, eco copia. UserName: Nombre del usuario que realizó la transacción. MFP: Descripción de la multifuncional donde se realizó la operación Operation Date: Fecha y hora en que se registró dicha transacción Operation: Tipo de operación. Esta puede ser Copia, Email, FTP, Fax, Impresión, Eco copia. Quantity: Cantidad de hojas digitalizadas, impresas, enviadas, de acuerdo a la operación realizada. Color: Determina si el trabajo fue realizado a color. Aplica para copia e impresión. Esta bandera se va a habilitar asi solo una hoja dentro del trabajo haya sido color y las demás hayan sido blanco y negro. GroupID: Número interno del grupo al que pertenece el usuario que realizó la operación. Operative Information: Información adicional capturada de la operación. Estos datos son variables de acuerdo al tipo de operación y a la forma como fue enviado el archivo desde el driver, para el caso de la impresión. Esta puede ser si el trabajo fue dúplex, desde qué máquina fue enviado, a donde fue digitalizada la página (ftp, email), etc. 80
En la parte inferior aparecerá un resumen de la cantidad por operación realizadas, ya no a nivel de transacciones sino teniendo en cuenta la cantidad de hojas en cada trabajo: cantidad de copias, faxes, emails, impresiones, ftp, eco copias. Es la sumatoria del campo Quantity para cada operación. 81
3.7.3 Gráfico Una vez se ha realizado la búsqueda y despliegue de los registros en la grilla, es posible visualizarlos en un reporte mucho más grafico. Para ello utilizamos la opción de Reporte Lo que nos desplegará una pantalla como la siguiente: Gráfico Índice de Operaciones Tabla de registros 82
GRAFICO Se presenta un Grafico tipo Pie con los porcentajes de las transacciones encontradas para cada operación en el periodo determinado ÍNDICE DE OPERACIONES En la parte superior derecha, aparecen las operaciones que se reflejan en el gráfico, esta vez agrupando por usuario y MFP en la cual se realizaron las transacciones. Estos sirven como hipervínculos a la tabla donde se puede ver a detalle cada una de las transacciones. 83
TABLA DE REGISTROS Muestra el detalle de las transacciones, agrupadas por usuario y sub agrupadas por MFP, dando totales por MFP y totales generales por usuario 3.7.4 Exportar Los datos que se muestran en los reportes se pueden exportar en archivos xls, para lo cual se utiliza la opción de Exportar. El sistema solicita el nombre y ubicación donde quedará almacenado el archivo. 84
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3.8 Encripción de Contraseña Cualquier contraseña que se utilice en ViewTrac Manager y en los archivos de configuración del servicio de ViewTrac XML, se deben cifrar. Con el fin de generar la contraseña, utilice la aplicación BlindingPassword. Esta herramienta se instala en la misma carpeta del manager, y se crea un acceso directo desde el menú correspondiente. 86
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La herramienta despliega la siguiente pantalla: Clave encriptada Ingrese la clave a encriptar Para validar, ingrese nuevamente la clave. Encriptar la clave. Copiar al portapapeles 88
3.9 Cargue de Licencia Como se explicaba previamente, la licencia se puede cargar a través de la configuración de la esf en cada una de las multifuncionales. Sin embargo, existe otra forma de cargar las licencias que se realiza a través del servidor. Para utilizar esta opción, en la carpeta donde ha sido instalado el servicio (por defecto en C:\Program Files\Lexmark\ ViewTrac Service for MFP 2.4.71) se crea una sub carpeta llamada MFP-DATA Dentro de esta carpeta se deben guardar todas las licencias de las multifuncionales. Cuando se ejecuta ViewTrac y la esf no tiene cargada la licencia, se busca en esta carpeta del servidor si existe una licencia correspondiente a la MFP, y de encontrarla, la carga en los parámetros de configuración de la Multifuncional y continúa con el proceso. Nota: Para que aplique este procedimiento, la MFP ya debe haber sido creada en el ViewTrac Manager. 89
3.10 Mensajes de Error Existen ciertas condiciones que de no cumplirse van a afectar el funcionamiento de la herramienta. Entre ellas las más usuales son: Que exista conexión con el servicio Que el usuario tenga permisos para ejecutar la función solicitada Que el usuario posea cuota para realizar la operación que está solicitando Que la Multifuncional que se utiliza se encuentre licenciada. De no cumplirse alguna de estas condiciones, el sistema generará un mensaje de error. En el caso de ViewTrac el mensaje será desplegado por pantalla, para que el usuario esté al tanto de la falla en el sistema. Para ViewPrint, dado que esta aplicación se ejecuta como un servicio y no hace uso de la pantalla, el mensaje llegará al usuario a través de una impresión. 3.10.1 Configuración de Correo Electrónico Debido a que las impresiones de los mensajes de error para ViewPrint, consume recursos del cliente y genera un desperdicio de papel, se estableció la posibilidad de envió de correo electrónico para la condición que el usuario no posea cuota para realizar la operación. Para los demás casos se sigue realizando la impresión, ya que es importante que el administrador del sistema mantenga el buen funcionamiento de la aplicación y garantice que las máquinas estén licenciadas y que el servicio se encuentre iniciado y disponible. El envío de correo se realiza desde el servicio, no desde la MFP, por lo tanto, si se presenta error en la MFP y no se encuentra comunicación con el servicio, no se enviará el correo electrónico Por defecto, este envío se encuentra deshabilitado, ya que es necesario que el administrador configure los parámetros del SMTP. Estos parámetros se configuran a través de la opción de Settings. Los siguientes son los parámetros a configurar, junto con sus posibles valores. 90
ParameterID Description Real Value Descripción del Campo Posibles valores M000 Use Email 0 Este es el indicador que se va a enviar correo electrónico. En caso que se encuentre en 0 no se enviará correo electrónico, en caso que su valor sea 1 tendrá en cuenta todos los valores de configuración 0/1 M001 Administrator Email admin@domain.com M002 Administrator Name Printing System Administrator Correo electrónico del administrador del sistema de impresión, que va a aparecer como el correo desde el cual se envia el mensaje Nombre del administrador del sistema Cuenta de correo electrónico Texto M003 Email Body *-Body text, custom by client-* Cuerpo del mensaje. Este texto es el que va a recibir el usuario, por lo tanto debe describir la situación por la cual no se realiza impresión del trabajo. Este mensaje será complementado con el texto explicativo del sistema y el nombre del usuario con el que se presentó el error. Texto con el nombre del Administrador M004 ESSL 0 Parámetro de conexión segura. Si el servidor de correo requiere este tipo de seguridad se debe marcar como 1, en caso contrario su valor debe ser 0. M005 SMTP smtp.domain.com Gateway SMTP primario SMTP del cliente M006 SMTP Port 25 Puerto del gateway SMTP primario. Por defecto es 25 pero se puede parametrizar. 0/1 Número del Puerto M007 User s Copy 0 Si se quiere enviar un correo electrónico al usuario que presentó la falla, este valor debe estar en 1, para lo cual el sistema tomará el correo electrónico que ha sido configurado en la sección de usuario. Si se deshabilita, marcando 0, solo enviará el correo al administrador del sistema 0/1 91
M008 Copy to Administrator 0 Si se ha especificado el correo electrónico del usuario y no se desea recibir copia por parte del administrador, sino que desde esta cuenta solo se envie el correo, este valor debe estar en 0. 0/1 M009 Credentials: Username En caso que para el envío se necesiten especificar credenciales, en este campo se especifica el usuario. Por defecto este campo está vacio, indicando que el sistema no necesita un usuario para realizar el envio. Texto M010 Credentials: Password En caso que para el envío se necesiten especificar credenciales, en este campo se especifica la contraseña del usuario especificado. Si se ha determinado enviar el nombre del usuario, es obligatorio especificar la contraseña. Esta debe estar sin cifrar. Texto 92
3.11 Configuración Grupos Ldap Esta opción se configura para los clientes que desean restringir permisos y realizar la administración directamente a través de la configuración del LDAP sobre escribiendo las opciones de configuración del administrador de ViewTrac Manager. De esta forma, el administrador del sistema podrá agrupar a los usuarios, de acuerdo a los privilegios, dentro del LDAP y aplicarlo en ViewTrac. Los pasos para realizar esta configuración son los siguientes: 1. Configurar en el XML del servicio, el tag GroupsLDAP como 1 (Revisar la sección ViewTrac Service - Configuración XML) <GroupsLDAP>1</GroupsLDAP> 2. Dentro de la base de datos, agregar los siguientes parámetros de acuerdo a lo que se desea registringir/permitir: GeneralParameterId Description Value LDAP01 Copy_Group_LDAP 1 LDAP02 Email_Group_LDAP 1 LDAP03 FTP_Group_LDAP 1 LDAP04 Fax_Group_LDAP 1 LDAP05 Print_Group_LDAP 1 LDAP06 Eco_Group_LDAP 1 Si observamos, hay un solo ID para cada función de la MFP. El GeneralParameterID debe permanecer igual. En el description se debe poner el nombre del grupo tal como fue creado en LDAP El campo Value toma los posibles valores: o 1 si los usuarios que pertenecen a este grupo tienen la funcionalidad (ilimitada) o 0 si los usuarios que pertenecen a este grupo no tendrán la funcionalidad. 93
4. Interfaz de Usuario Dado que ViewPrint funciona como servicio y no tiene interfaz gráfica, el siguiente apartado explica las pantallas correspondientes a ViewTrac. Una vez instalado, en el HomeScreen aparece el siguiente botón 4.1 Autenticación La pantalla que se despliega para realizar la autenticación dependerá de la configuración que tenga la MFP desde el VTManager (Referirse sección MFP) Si tiene habilitada la opción Support PIN ID se podrá autenticar de las tres formas: con tarjeta, con PIN ID o de forma manual. Si tiene deshabilitada esta opción, mostrará directamente la pantalla para autenticarse de forma manual 94
4.1.1 Card ID Antes de usar esta opción, recuerde conectar el lector de tarjetas de proximidad e instalar el driver correspondiente. Si está situado en esta pantalla, solo debe acercar su tarjeta al lector. El sistema validará si la tarjeta ya se encuentra cargada en la base de datos y cargará las opciones del usuario. En caso contrario, si es la primera vez que se desliza la tarjeta, solicitará las credenciales (nombre de usuario y contraseña) del usuario al que se debe enlazar el Card ID leído. Solo se enlazará para usuarios que no tengan una tarjeta asignada con anterioridad. 95
4.1.2 PIN El PIN ID se puede ingresar a través del ViewTrac Manager. Al igual que la tarjeta de proximidad, si el ID ya se encuentra cargado en la base de datos, cargará las opciones del usuario. En caso contrario, si es la primera vez que se digita el PIN, solicitará las credenciales (nombre de usuario y contraseña) del usuario al que se debe enlazar el PIN ID. Solo se enlazará para usuarios que no tengan un PIN cargado con anterioridad. 96
4.1.3 Manual Este tipo de autenticación aplica cuando el usuario ingresa UserName y clave, sea que se autentique contra la base de datos o contra el LDAP. 97
Una vez se han ingresado credenciales válidas, el sistema recupera la información correspondiente a los permisos cargados para el usuario. 98
Pantalla Principal Si un usuario tiene todos los permisos, la pantalla se verá como se muestra a continuación. De lo contrario aparecerán los botones correspondientes a las funciones para las cuales tiene privilegios. 4.2 Flujos de trabajo Las siguientes operaciones (Copia, Email, FTP, Fax) tienen las mismas funcionalidades que tiene normalmente la MFP por fuera del programa, y mostrarán una interfaz correspondiente a la familia a la que corresponde la MFP 99
4.2.1 Copia Después de ejecutar la función, aparecerá una pantalla con mensaje Procesando que indica que se está comunicando con el servicio para hacer la actualización del registro y la disminución de la cuota. 100
4.2.2 Email 101
4.2.3 FTP 102
4.2.4 Fax 103
4.2.5 Eco Copia Esta es una pantalla personalizada que brinda un acceso rápido a las opciones que permiten economizar los recursos al realizar una copia, tales como habilitar el dúplex, impriir en multipágina, modificar el contraste entre otras opciones. 104
4.2.6 Consulta de Cuota A través de esta opción, el usuario puede saber la cuota que ha utilizado para cada operación y cuál era la cuota inicial. De esta forma, cada persona puede controlar como utilizar la cuota que le ha sido asignada 105