ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL ESTADO FALCÓN GOBERNACIÓN Alcance y objetivo de la actuación Evaluar las acciones correctivas emprendidas por la Gobernación del estado Falcón con motivo de las observaciones y recomendaciones formuladas en el informe definitivo, correspondiente a la actuación fiscal N 06-00-03-132 de fecha 23-02-2000. La evaluación abarcó al año 2000 y primer semestre del año 2001. Resultados obtenidos En cuanto a la ordenación de pagos por concepto de alquiler de vehículos, se constató que se elaboran oficios que forman parte de la comprobación del gasto, indicando la misión oficial que generó dicha erogación. Asimismo, en relación con las adquisiciones de bienes y de servicios, se verificó que el organismo solicita cotizaciones a diversas empresas antes de proceder a la adquisición de bienes y servicios, de igual manera se efectuaron retenciones de Impuesto sobre la Renta a los pagos emitidos por concepto de honorarios profesionales y servicios contratados, cancelados a personas naturales y a personas jurídicas, respectivamente, por la cantidad de Bs. 0,76 millones, monto enterado al Tesoro Nacional mediante Planillas N os H93-0216824, H01-0014685, H01-0014923 y H00-541426. En relación con el proceso de ejecución del gasto, se observó que el organismo está cumpliendo con todas las etapas, registrando cronológicamente los compromisos asumidos, su causación y el pago de éstos, y presentando los documentos correspondientes debidamente autorizados. Se verificó el cumplimiento de lo establecido en los artículos 78 y 79 de la Ley de Licitaciones nacional para la contratación de obras a ser ejecutadas con recursos provenientes de la LAEE, cuando los montos a contratar se correspondan en lo establecido en dicha normativa. En lo relativo a los pagos por ejecución de obras con recursos provenientes del Fides, se verificó el cumplimiento del procedimiento para comprometer dichos recursos, toda vez que aprobado el contrato por la Contraloría General del estado y por la Procuraduría del estado, se procede a comprometer presupuestariamente, para proceder al pago se aprueban las 1
valuaciones desde la unidad ejecutora, Contraloría y Secretaría de Hacienda, y se remite toda esta documentación a la entidad bancaria donde se apertura el fideicomiso. La Gobernación no ha elaborado y aprobado los manuales de normas y procedimientos que regulen las actividades de los distintos departamentos que intervienen en las actividades de las áreas de organización, presupuesto, contabilidad, tesorería, obras públicas, adquisiciones de bienes y servicios, y recursos humanos. Cabe señalar que se elaboró el manual de procedimientos para el manejo de los bienes regionales en el estado Falcón, referente al registro, guarda y custodia de los bienes muebles e inmuebles, pero el mismo no ha sido aprobado por la máxima autoridad del ente gubernamental. No se llevan los registros principales (Diario y Mayor) y auxiliares para controlar el movimiento de los bienes muebles, previstos en el capítulo IV de la Publicación 20 de la Contraloría General de la República. Las operaciones de tesorería no son registradas en el Libro Auxiliar de Tesorería ni se emite el Resumen Mensual del Movimiento de Tesorería, prescritos en los Modelos N os. 3 y 4 del Anexo N 1 de la Publicación N 20 de la Contraloría General de la República, observándose que no han implementado la elaboración de los mencionados registros. En relación con los bienes muebles e inmuebles de la Gobernación, se determinó que no se da cumplimiento al Anexo N 4 de la Publicación N 20, relativo al Instructivo para la Formación de Inventarios y Cuentas de los Bienes Muebles e Inmuebles de los Estados y Municipios de la República, toda vez que no se elaboran los modelos y registros previstos en el citado Instructivo, a los fines de que se realicen los registros contables pertinentes, además el control de los bienes adquiridos por la administración del ente gubernamental, es llevado mediante un registro auxiliar manual denominado Control Diario de Adquisiciones, el cual es emitido por la Unidad de Compras, lo que conlleva a que el inventario de bienes no se encuentre actualizado, desconociéndose la ubicación física y administrativa de los referidos bienes, incumpliendo lo establecido en los artículos 25 y 26 de las Normas Generales de Control Interno, que establecen la obligación de llevar un adecuado sistema de contabilidad que permita el registro oportuno y funcional de todas las operaciones que produzcan variaciones en las cuentas que conforman el sistema de la dependencia. Los aportes y retenciones de fondos de terceros correspondientes al Fondo de Jubilación, Seguro Social Obligatorio y Ley de Política Habitacional, no son entregados oportunamente 2
a sus legítimos beneficiarios, con lo cual se contravienen las disposiciones contenidas en las leyes del Seguro Social Obligatorio y de Política Habitacional. Continúa siendo una practica regular en la Gobernación del estado Falcón el otorgamiento de fondos en avance para la ejecución de presupuesto, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento Parcial N 1 de la Ley de Régimen Presupuestario del Estado, siendo realizada la ejecución del presupuesto por una gran cantidad de unidades y funcionarios, lo que dificulta realizar un efectivo y eficiente control sobre los fondos estadales. Continua sin ser implementado el libro de obras previsto en el artículo 45 de las Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras; existe solo un listado en el cual se registran las obras que se están ejecutando. Recomendaciones Proceder a la elaboración, aprobación e implementación los manuales e instructivos de normas y procedimientos en las diferentes áreas administrativas de la Gobernación. Dar estricto cumplimiento a las disposiciones e instructivos establecidos en la publicación N 20 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de República. Entregar en forma oportuna, los recursos correspondientes a los fondos de terceros establecidos en las Leyes de Política Habitacional y del Seguro Social Obligatorio. Implantar los mecanismos idóneos para que la ejecución del presupuesto mediante la modalidad de fondos en avance, sea utilizada como un procedimiento excepcional y no como una practica regular. Dar estricto cumplimiento a lo establecido en el artículo 45 de las Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras. CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Alcance y objetivo de la actuación Evaluar el sistema de control interno de la Contraloría General del estado Falcón, así como la organización y funcionamiento, y la programación y ejecución de actividades correspondientes al año 2000 y primer semestre del año 2001. 3
Resultados obtenidos La estructura organizativa señalada en el artículo 10 de la Ley de Contraloría General del Estado Falcón, no se ajusta a la realidad, toda vez que actualmente existe en el organismo una denominación distinta de tales unidades administrativas, llamándose Direcciones. Asimismo, fueron creadas las direcciones de Control Externo y de Servicios Jurídicos, con fundamento en lo establecido en el artículo 10, numeral 8 ejusdem, el cual indica que pueden crearse otras secciones con la anuencia de la Asamblea Legislativa, actualmente Consejo Legislativo. En relación con la creación de la Dirección de Servicios Jurídicos, es importante destacar que no se cumplió con la formalidad que establece la ley para su creación, toda vez que no se verificó la existencia de documento alguno por parte del órgano legislativo que avale o autorice la creación de dicha unidad. La Contraloría General del estado Falcón, no cuenta con los manuales de normas y procedimientos que regulen todas las operaciones a ser autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas, así como lo relativo al archivo de la documentación justificativa que le sirva de soporte. Sobre este aspecto las Normas Generales de Control Interno, emanadas de la Contraloría General de la República, establecen en el artículo 22 que los manuales técnicos y de procedimientos deben ser aprobados por las máximas autoridades jerárquicas de los organismos y entidades. La organización no cuenta con un instrumento en el cual se establezca la descripción de los cargos y las funciones inherentes al mismo, salvo lo establecido por la Ley de la Contraloría para los cargos de Contralor General y Sub-Contralor. La Contraloría General del estado Falcón no posee misión y visión definida formalmente, la cual debe ser compartida por sus integrantes a fin de que éstos conozcan la razón de ser de la organización, la especificidad de las funciones institucionales y la visión de futuro inmediato, para así lograr la compenetración de los funcionarios con el organismo. De la revisión efectuada se determinó que la Contraloría General del estado Falcón, no elaboró el correspondiente plan operativo, para los años 2000 y 2001, situación que contraviene lo previsto en el artículo 16 de las Normas Generales de Control Interno, prescritas por la Contraloría General de la República. Durante el año 2000 y el primer semestre del año 2001, no se elaboraron programas de trabajo en las diferentes direcciones que se encargan de practicar actuaciones que tienen que 4
ver con el control en las diferentes dependencias del Ejecutivo Regional, las auditorías se realizan de acuerdo a las necesidades que se presenten. La Contraloría General del estado Falcón no cuenta con un plan de seguimiento, que tenga como fin verificar si el ente inspeccionado ha acatado las recomendaciones formuladas y emprendido las acciones correctivas correspondientes, de forma inmediata, sino que tal verificación se realiza en el momento en el que se ordena una nueva inspección. Al respecto, es importante señalar que esto no permite verificar los resultados de la función auditora, reflejados en los cambios que se den en la organización, con posterioridad a la auditoría. En cuanto a los créditos presupuestarios asignados al ente, mediante las leyes de presupuestos, para los ejercicios fiscales 2000 y 2001, se determinó que se tramitaron proyectos de presupuestos por montos de Bs. 2.997,05 millones y Bs. 3.716,31 millones respectivamente, de los cuales fueron aprobados por para cada uno de los años en referencia la cantidad de Bs. 1.403,37 millones y Bs. 1.793,79 millones, respectivamente, que representa 46,85 % de lo solicitado para el año 2000 y 48,00 % de lo solicitado para el año 2001. Asimismo al comparar los montos asignados al ente en cuestión con el monto asignado por el Ejecutivo Regional, se obtienen unos índices muy bajos (1,24% para el año 2000 y 1,32% para el año 2001), situación esta que afirma el carácter deficitario del presupuesto asignado durante los citados años al órgano de control externo estadal, por lo cual se procedió a solicitar numerosos créditos adicionales ante los órganos competentes. Del análisis efectuado a la nomina de personal de la Contraloría General del estado Falcón, se determinó que 45,05 % del personal no labora en actividades que tengan que ver directamente con áreas de control fiscal; es decir, auditorías y control previo, lo cual representa una gran debilidad, dado que el ente Contralor es una organización que ejerce una función eminentemente técnica. En cuanto al adiestramiento y a la capacitación del personal, se observó que el organismo no cuenta con una programación ni con los recursos para ello, con el objeto, entre otros, de contribuir al fortalecimiento institucional. En relación con los procesos de reclutamiento, selección y contratación del personal, éstos no atienden a políticas establecidas, quedando sujetos a la discrecionalidad del Contralor. La Contraloría General del estado Falcón, no ha dictado las instrucciones para examen, calificación y declaratoria de fenecimiento de las cuentas de gastos, por lo cual el órgano de control externo estadal, no cuenta con un instrumento reglamentario y metodológico, que le 5
permita ejercer un control eficaz y eficiente sobre tales rubros presupuestarios, contraviniendo lo dispuesto en el artículo 33, numeral 1 de la Ley de Contraloría General del Estado Falcón. No se presentaron evidencias de la elaboración de un plan de fiscalización para realizar control en los entes descentralizados, así como para la realización de auditorías, estudios, análisis e investigaciones para evaluar los planes y programas en cuya ejecución intervengan dichos organismos o entidades, y el cumplimiento de las políticas y decisiones gubernamentales que guarden relación con los ingresos, gastos y bienes públicos estadales. Asimismo, no se realizan estudios organizativos, estadísticos, económicos y financieros, análisis e investigaciones de cualquier naturaleza, para determinar el costo de los servicios públicos, los resultados de la acción administrativa y en general la eficacia con la cual operan las entidades sujetas a su vigilancia, fiscalización y control. No se han prescrito los sistemas y normas de control interno, ni se han dictado las normas para establecer un sistema coordinado de control externo e interno de la Administración Pública Estadal, a fin que el control fiscal externo se complemente con el ejercido por la administración activa. La Contraloría General del estado Falcón, no cuenta con un manual para la formulación de Reparos, en aquellos casos en los surjan indicios de se ha causado daño al patrimonio del Estado, ni con un manual de procedimientos para la apertura y substanciación de las averiguaciones administrativas. No obstante, en su Reglamento Interno, en la sección IV, artículos 36 al 42, dispone de un procedimiento relativo a los pasos a seguir para iniciar la referida acción fiscal. Recomendaciones Adecuar la estructura organizativa actual de la Contraloría del estado, a la señalada en el artículo 10 de la Ley que rige su funcionamiento, así como darle la legalidad correspondiente a las unidades creadas con fundamento en lo establecido en el mencionado artículo, entre las cuales destacan la Dirección de Servicios Jurídicos. Elaborar, aprobar y aplicar los manuales de normas y procedimientos que regulen las operaciones a ser autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas, así como lo relativo al archivo de la documentación justificativa que le sirva de soporte. Elaborar, aprobar y aplicar un instrumento normativo en el cual se establezca la descripción de los cargos y las funciones inherentes al mismo. 6
Proceder a formular la misión y visión del organismo, con participación de todo el personal, de manera que todos estén en conocimiento de los fines, objeto y metas del órgano de control externo. Planificar y programar las actividades, mediante la elaboración, aprobación e implementación de planes operativos, así como que los programas de trabajo que se formulen en las diferentes direcciones, estén en sintonía con aquellos, incluyendo los planes de seguimiento a las observaciones y recomendaciones que se formulen en los informes de las actuaciones que ente contralor realice. Definir las líneas de acción, así como los mecanismos que sean procedentes, a fin de que se asignen las cantidades de recursos presupuestarios para la realización efectiva y eficiente de las actividades de control fiscal. Incrementar, mediante los mecanismos legales y administrativos previstos en las leyes, la cantidad de personal que labora directamente con áreas de control fiscal. Elaborar, aprobar y aplicar un programa de adiestramiento y capacitación del personal, con mirar a incrementar la capacidad técnica de los funcionarios de la Contraloría del Estado para el cumplimiento de sus funciones de control fiscal, así como para contribuir al fortalecimiento institucional. Definir y establecer políticas para el reclutamiento, selección y contratación del personal. Dictar las instrucciones para examen, calificación y declaratoria de fenecimiento de las cuentas de gastos. Elaborar y aprobar un plan de fiscalización para realizar control en los entes descentralizados, tomando en consideración los planteamientos y solicitudes de otros órganos del Poder Público, de las denuncias, los resultados de su gestión anterior, así como la situación administrativa, importancia y áreas críticas de los entes respectivos. Asimismo, establecer los mecanismos necesarios para la realización de auditorías, estudios, análisis e investigaciones respecto a las actividades de los organismos o entidades sujeto a su control, y realizar estudios organizativos, estadísticos, económicos y financieros, análisis e investigaciones de cualquier naturaleza, para determinar el costo de los servicios públicos, los resultados de la acción administrativa y en general la eficacia con la cual operan las entidades sujetas a su vigilancia, fiscalización y control, así como prescribir los sistemas y normas de control interno, así como dictar las normas para establecer un sistema coordinado de control externo e interno de la administración 7
publica estadal, a fin que el control fiscal externo se complemente con el ejercido por la administración activa regional. Elaborar, aprobar e implementar el manual para la formulación de reparos y el manual de procedimientos para la apertura y substanciación de las averiguaciones administrativas, acorde con los lineamientos previstos en su Reglamento Interno. Proceder de forma inmediata a la substanciación de los expedientes de averiguaciones administrativas, a fin de que se apliquen con celeridad las acciones fiscales correspondientes. INSTITUTO AUTÓNOMO AEROPUERTO DEL ESTADO FALCÓN (IAA) ACCIONES FISCALES Con motivo de la declaratoria de responsabilidad administrativa, se impuso sanción de multa al ciudadano Juan José Paz Rangel, C.I. N 1.645.039 por Bs. 0,84 millones, quien desempeñó el cargo de Presidente del Instituto de Autónomo Aeropuerto del estado Falcón, por hechos irregulares ocurridos durante los ejercicios fiscales 1996 y 1997. MUNICIPIO CARIRUBANA ALCALDÍA Alcance y objetivo de la actuación Evaluación del control interno de la Dirección de Hacienda Municipal, el análisis administrativo de los contratos de obras ejecutados por el Municipio en el año 2000, y la verificación de los pagos realizados a los concejales en ese mismo período, a fin de determinar si la Dirección de Hacienda regula sus actuaciones a través de una ordenanza debidamente aprobada y verificar la legalidad y sinceridad de los compromisos y pagos realizados por la alcaldía en el año 2000. Resultados obtenidos La alcaldía carece de una Ordenanza sobre Hacienda Municipal, lo cual le impide regular actividad es propias del Municipio, relacionadas con los bienes, ingresos y egresos, cauciones, fianzas, tipos de contratos, porcentaje cancelado a los reparadores fiscales y cobradores por las actividades realizadas, entre otros. La Administración de Hacienda no aplicó las sanciones previstas en la Ordenanza sobre Patente de Industria Comercio, vigente en el Municipio. 8
Pago doble por concepto de viáticos de Bs. 0,80 millones a los concejales. Celebración de contrato por concepto de asesoría jurídica, otorgado por un Concejal que fungía de Vicepresidente de la Cámara. Administración directa de recursos por Bs. 11,40 millones, por parte del Secretario y la Asistente Administrativo de la Cámara. Pago de Bs. 0,13 millones adicionales a su dieta al concejal que ejerció la vicepresidencia de la Cámara durante el segundo semestre del 2000. Recomendaciones La Cámara Municipal debe sancionar a la brevedad posible la Ordenanza sobre Hacienda Municipal, a los fines de regular los procesos administrativos de la administración local. Dentro de los contratos de obras deben quedar establecidas las garantías a favor del Municipio y, demás, cláusulas penales que se harán efectivas en caso de que los contratistas incumplan con las obligaciones contraídas con la Administración Municipal. Las dependencias encargadas de tramitar y pagar remuneraciones a los concejales, deben vigilar que solo se hagan efectivas las dietas por su asistencia a las sesiones de Cámara y a las reuniones de las comisiones permanentes, dentro de los límites establecidos en el artículo 159 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal y en el Régimen Transitorio de Remuneraciones de los más Altos Funcionarios de los Estados y de los Municipios. Dar estricto cumplimiento a la Ley Orgánica de Régimen Municipal en relación con la delimitación de las funciones que le corresponden a cada una de las ramas del Poder Público Municipal. CONTRALORÍA MUNICIPAL Alcance y objetivo de la actuación Evaluar el funcionamiento de la Contraloría Municipal durante el año 2000, en las áreas de Organización, Personal, Programación, Presupuesto y Ejecución de Actividades e Inspecciones Fiscales. Además, revisar algunos gastos ocurridos en el período 1998-2000, a fin de determinar el cumplimiento de las disposiciones normativas que regulan las actividades de la institución. 9
Resultados obtenidos Se determinó que de un total de Bs. 4,67 millones ejecutados por la partida 4.04 "Activos Reales" en el año 2000, fueron imputados incorrectamente gastos por Bs. 2,65 millones, los cuales representan 57,00% del total ejecutado. No se cuenta con planes propios para la capacitación y adiestramiento del personal, de acuerdo con las necesidades especificas de cada área; así como tampoco se han elaborado mecanismos para la evaluación del personal que permitan medir el rendimiento del mismo, ni otras normas que regulen el ingreso y ascenso de los funcionarios. No se cumple con lo establecido en los artículos 14 y 20 de las Normas Generales de Auditoría de Estado, en cuanto a los requisitos que deben cumplir los programas de trabajo y las evidencias de los hechos revelados en los informes. En el año 1998 la Contraloría Municipal adquirió un vehículo y su póliza de seguros por un total de Bs. 10,39 millones, sin que tales recursos hubieran sido previamente incorporados al presupuesto municipal. Recomendaciones Planificar la capacitación y el adiestramiento del personal con base en las necesidades del ente. Elaborar y poner en práctica un plan operativo anual, tomando en consideración las Normas Generales de Auditoría de Estado y las Normas Generales de Control Interno. Cumplir con lo establecido en las Normas Generales de Auditoría de Estado, en cuanto a las evidencias que soporten las observaciones derivadas por las actuaciones practicadas y las normas referentes a la organización de los papeles de trabajo. No ordenar gastos ni pagos para los cuales no exista la respectiva previsión y disponibilidad presupuestaria. 10