Dossier SICO Sistema de autoreservas para empresas.
Índice: Introducción Problemática Punto de partida Proyecto y desarrollo Esquema general funcionamiento Configuración S.I.C.O. Acceso al Gestor de Contenidos Configuración del diseño Configuración de las opciones generales Configuración asignación oficina de reservas y perfiles Configuración de conexiones a reservas Configuración de la presentación de las secciones Gestión de contenidos generales Descripción home page Descripción funcionamiento Casos reales S.I.C.O. Opiniones usuarios S.I.C.O. Anexos Modelo de contrato Modelo de solicitud y puesta en marcha Videos formativos
La venta tradicional de la agencia de viajes, ha cambiado
La venta tradicional de los viajes corporativos, también ha cambiado
Problemática
Problemática -Las empresas cada vez están más habituadas a la compra online. -Las empresas necesitan ahorros en costes. -Las empresas requieren ahorro de tiempo en el proceso de reserva. -Las empresas necesitan un horario de atención de la agencia de viajes más amplio.
Problemática -El proceso de reserva tradicional no es lo suficientemente ágil. -Las empresas necesitan poder decidir sobre la marcha, mediante comparativas de horarios, precios, y poder aplicar su decisión de compra al instante dependiendo de las circunstancias y de las ofertas encontradas. -Las empresas necesitan del asesoramiento de un departamento profesional de viajes corporativos, y que sea resolutivo en caso de problemas. -Las empresas requieren un control exhaustivo de sus costes en viajes, así como resúmenes desglosados por departamentos, centros de costes, unidades de negocio., de forma clara y sencilla que les permita una fácil contabilización y ahorro de costes administrativos.
Problemática -Las empresas necesitan aplicar una unificación de los criterios de su política de viajes. -Las empresas requieren facturas con los desgloses precisos de I.V.A. para que puedan deducírselos en toda su extensión. -La política normal de una empresa no permite el pago habitual de gastos al contado.
Punto de partida
Punto de partida Disponer de un SISTEMA DE AUTORESERVA DE VIAJES PARA EMPRESAS e instituciones que combine: -la agilidad, rapidez, y bajos precios de los servicios que las empresas buscan en Internet. -Que sea modulable y parametrizable. -Orientada a departamentos (según la estructura interna de cada Empresa). -Dependiente de una oficina de venta física de la agencia de viajes (con personal de soporte asignado). -Con los informes de costes y controles de facturación global mensual que no encuentran en internet y si encuentran en el servicio personal de los BTC (Bussines Travel Centrer) de las agencias de viajes tradicionales.
Proyecto y desarrollo
Proyecto Esta combinación ideal lleva a construir un SISTEMA INTERNO DE COMPRA ONLINE, fundamentado en la premisa de un sistema de autoreservas en formato web, donde las empresas clientes encuentren la fusión de las ventajas de las nuevas tecnologías de la información y la experiencia en el asesoramiento y venta de viajes profesionales de la agencia de viajes tradicional. Sistema Interno de Compra Online
Proyecto La aplicación realizada S.I.C.O. se basa en 5 conceptos principales: 1. Un Gestor de Contenidos donde la agencia de viajes puede configurar y parametrizar fácilmente toda la aplicación, y en caso de realizar cambios, éstos sean fáciles, ágiles e inmediatos. 2. La aplicación permite a la agencia de viajes generar una estructura similar a los departamentos, centros de costes, unidades de negocios y con accesos restringidos según le convenga, de la empresa cliente. 3. La aplicación permite a la empresa cliente obtener las ventajas de la compra online. 4. La empresa recibe además, el respaldo de una oficina física o departamento especializado de la agencia de viajes. 5. La empresa obtiene los beneficios de facturación, pagos, fees, de una empresa tradicional.
Proyecto 1. Un Gestor de Contenidos donde la agencia de viajes puede configurar y parametrizar fácilmente toda la aplicación, y en caso de realizar cambios, éstos sean fáciles, ágiles e inmediatos. Gestor de Contenidos: Página principal S.I.C.O. La agencia de viajes accede al Gestor de Contenidos, donde realiza los cambios de diseño, enlaces, conexiones a motores de reservas, personalización para adaptarse a la imagen corporativa de la empresa cliente,... que automáticamente se reproducen en la página principal del S.I.C.O. al que accede la empresa cliente.
Proyecto 2. La aplicación permite a la agencia de viajes generar una estructura similar a los departamentos, centros de costes, unidades de negocios y con accesos restringidos según le convenga, de la empresa cliente. Integra el control de accesos y passwords adaptados a las necesidades de la empresa cliente. Permite la autoreserva de productos como: Vuelos de líneas tradicionales y de low cost, Sistemas de auto check-in online de las líneas aéreas que lo contemplan, Tren AVE, y largas y medias distancias RENFE (próximamente), Alojamiento hotelero y extrahotelero, Coches de alquiler, etc donde estarán configurados conforme a las necesidades departamentales, unidades de negocio. De la empresa cliente.
Proyecto 3. La aplicación permite a la empresa cliente obtener las ventajas de la compra online. Conexiónlas24horas/365díasalaño. Evitar desplazamientos y llamadas telefónicas. Obtener la información actualizada y en tiempo real. Visión comparada de precios, opciones y posibilidades, permitiendo la elección y realización de reserva de forma rápida y ágil. Reserva instantánea. Ventajas adicionales para todos los integrantes de la empresa cliente que utilicen el S.I.C.O.
Proyecto 4. La empresa recibe además, el respaldo de una oficina física o departamento especializado de la agencia de viajes. Toda web S.I.C.O. de autoreserva para una empresa, está dirigida, enlazada y dependiente siempre de una oficina, que es quien gestiona la cuenta de dicha empresa o corporación, quien ayuda, quien da soporte profesional para aquellas reservas y gestiones no online, y la oficina que factura a la empresa. De esta forma se obtiene el respaldo de un equipo profesional de agentes de viajes especializados en viajes corporativos, consiguiendo compensar las deficiencias enestepuntodelaventaonline. El S.I.C.O. muestra en todo momento la información relativa a la persona y oficina responsables de la gestión delosviajesdelaempresacliente.
Proyecto 5. La empresa obtiene los beneficios de facturación, pagos, condiciones económicas, de una empresa tradicional. Permite adaptarse al sistema de trabajo, retribución, y cobro pactado entre la agencia y la empresa o corporación cliente, contemplando la comisión, el service fee, el transaction fee, el management fee, el pago online, al contado, a crédito, con tarjeta corporativa.. Posibilidad de una facturación a medida de las necesidades administrativas de la empresa cliente.
Esquema general funcionamiento
Esquema general del funcionamiento Gestión Reservas Agencia de Viajes Gestor de contenidos S.I.C.O. Empresa Cliente Atención personalizada
Configuración S.I.C.O. Sistema Interno de Compra Online Sistema de autoreservas de viajes para empresas y corporaciones.
Gestor de contenidos
Configuración La agencia de viajes puede configurar y parametrizar fácilmente toda la aplicación, y que en caso de cambios, pueda realizarlos de forma ágil y rápida, mediante el Gestor de Contenidos. Disponemos de un acceso al gestor de contenido de nuestro S.I.C.O. que nos permite acceder a la configuración total del sistema. El gestor de contenidos es vía web, lo que permite la realización de cambios a cualquier hora y en cualquier parte donde la agencia dispongadeaccesoalaweb.
Configuración El gestor de contenidos está estructurado en apartados para facilitar su uso. Podemos realizar cambios en: El Diseño: colores, logo empresa, mensajes de bienvenida, estilos visuales, Datos administrativos de la agencia de viajes. Conexiones a los diferentes motores de reservas. Secciones principales de acceso. Diseñar la estructura organizativa de la empresa: Departamentos, centros de costes, unidades de negocio de la empresa, así como sus códigos de acceso.
Configuración Todos los cambios realizados en el Gestor de Contenidos, son aplicados a la página principal S.I.C.O. que accede la empresa cliente. Gestor de Contenidos Página principal S.I.C.O.
Configuración: Diseño. Diseño:
Configuración: Diseño. Cambio de los colores corporativos de la web: Podemos cambiar los colores de la web para adaptarlos a los colores corporativos de la empresa, bien mediante una combinación estándar de colores o una selección personalizada de cada uno de ellos.
Configuración: Diseño. Cambio de la botonera de las opciones del menú principal: Podemos escoger entre diversos modelos de botones para las opciones de menú que mejor se adapten al diseño e imagen corporativa de la empresa cliente.
Configuración: Diseño. Inserción del logo de la empresa cliente: Podemos insertar el logotipo de la empresa cliente. Mediante el botón examinar podemos escoger el logotipo apropiado de la empresa y subirlo a la aplicación.
Configuración: Diseño. Inserción del mensaje de bienvenida: Podemos insertar un mensaje de bienvenida que aparecerá cada vez que se acceda a S.I.C.O., que permite un mayor nivel de personalización para la empresa cliente. Pudiendo ser modificado a voluntad al igual que el resto de contenidos dando así la visión de una web dinámica, viva y actualizada.
Configuración: Opciones generales Opciones generales:
Configuración: Opciones generales Datos de la empresa cliente: Permite indicar los principales datos de la empresa cliente.
Configuración: Opciones generales Permite cambiar usuario y contraseña del gestor de contenidos de S.I.C.O. El usuario y contraseña pueden ser cambiados asiduamente para mayor seguridad.
Configuración: Opciones generales Introducción de los datos LSSI Introducción de los datos necesarios para cumplir la ley LSSI: como Condiciones Generales de Contratación, datos de la agencia de viajes y la Política de Privacidad.
Configuración: Opciones generales Permite controlar estadísticas de uso del S.I.C.O. por parte del cliente. El sistema informa de las páginas vistas por el cliente, todas las peticiones realizadas por presupuesto, desglose de todos los accesos a las ventas online, con detalle mensual.
Configuración: Asignación oficina de reservas y perfiles Asignación oficina de reservas y perfiles:
Configuración: Asignación oficina de reservas y perfiles Datos informativos de la oficina de venta de viajes corporativos que da el soporte al S.I.C.O. Aquí se insertan los datos pertenecientes a la oficina de ventas asignada a la empresa, pudiendo indicar foto, datos del contacto responsable de la cuenta.
Configuración: Asignación oficina de reservas y perfiles Creación de perfiles y códigos de acceso departamentales de la empresa. Creamos aquí los usuarios y códigos de acceso para cada una de las personas y departamentos autorizados, después a cada módulo se le asignará su perfil correspondiente.
Configuración: Asignación oficina de reservas y perfiles Activación del formulario de reservas y presupuesto. Activamos aquí los datos que consideramos imprescindibles para el formulario de petición de reserva y/o presupuesto. Dependiendo de las características de la empresa. Este sistema programado permite mediante formulario solicitar peticiones de reserva y de presupuestos y tener una sección exclusiva para este fin.
Configuración: Conexiones a reservas Configuración de conexiones a reservas:
Configuración: Conexiones a reservas Configuramos, dependiendo de la estructura interna de la empresa, los contenidos de la página principal del S.IC.O. mediante secciones personalizadas. Creación sección nueva: DPTO. DIRECCION Estas secciones pueden ser de acceso libre o bien mediante acceso restringido con usuario y contraseña y dependiendo de los perfiles creados.
Configuración: Conexiones a reservas Al seleccionar un enlace nuevo Pulse aquí, nos aparecerá el formulario a rellenar con: La imagen que deseamos para la sección Titulo que aparecerá sobre la imagen. Texto descriptivo de la sección. URL de la conexión al motor de reservas que proporciona el proveedor. El perfil de la contraseña adjudicado a este enlace de reservas. Y demás datos necesarios para el correcto funcionamiento de la reserva.
Configuración: Conexiones a reservas Podríamos repetir el proceso para todos los proveedores necesarios para este Departamento de Dirección : Vuelos, hoteles, alquiler de coches A medida que los insertamos, irán apareciendo cada uno de ellos.
Configuración: Presentación secciones de reservas Presentación de las secciones del S.I.C.O.
Configuración: Presentación secciones de reservas Podemos seleccionar las secciones activas que nos aparecen en la parte central de la Home Page del S.I.C.O. Aquí podemos activar o desactivar las secciones centrales de la home page. De esta forma podemos habilitar los accesos directos o departamentos y el orden en que deseamos que aparezcan.
Configuración: Presentación secciones de reservas Aquí personalizaremos el aspecto de cada una de las secciones centrales de la home page. La nueva sección DPTO. DIRECCION creada nos aparece sin personalizar. La seleccionamos para modificar su aspecto.
Configuración: Presentación secciones de reservas Seleccionamos la imagen a mostrar, y completamos los datos de título y descripción, y ya disponemos de la sección activa. Hemos personalizado la nueva sección DPTO. DIRECCION, cuyos accesos internos de reservas ya habíamos configurado.
Configuración: Gestión contenidos generales Gestión contenidos generales
Configuración: Gestión temáticas de links Gestión de temáticas de links: Activación de las temáticas de links externos. Página principal: HOME PAGE Activamos aquí las temáticas de enlaces externos que queremos mostrar en la página principal. Las temáticas acceden a una base de datos de enlaces externos que son revisados y mantenidos constantemente. Además pueden constituirse en sección propia(visto en las secciones personalizables).
Configuración: Gestión links propios Gestión de links: Podemos añadir links propios a páginas externas. Podemos insertar nuestros propios links a páginas externas indicando la descripción del link, la URL donde accederá y el comportamiento del link. Además podemos indicar si este enlace debe aparecer en la home page.
Configuración: Gestión de comunicados Gestión de comunicados: Podemos insertar Comunicados que se publiquen y caduquen en las fechas indicadas. Podemos indicar título, descripción y comunicado. Indicando además las fechas en que será visible. Además es posible insertar una imagen descriptiva y un enlace a una URL externa y su comportamiento.
Configuración: Gestión ofertas Gestión sección ofertas: Existe la posibilidad de disponer de una sección de Ofertas de Viajes. Podemos disponer de una sección de Ofertas de viajes, y en la opción Gestor de Ofertadores la agencia de viajes puede seleccionarlos según su política de ventas.
Descripción home page S.I.C.O. Sistema Interno de Compra Online Sistema de autoreservas de viajes para empresas y corporaciones.
Logo empresa cliente Datos empresa cliente Datos contacto agencia Barra menú principal Zona de Temática de links Secciones principales Zona de accesos rápidos
Descripción funcionamiento S.I.C.O. Sistema Interno de Compra Online Sistema de autoreservas de viajes para empresas y corporaciones.
Reservas Ofertas Acceso a departamentos Links externos, videos formativos, links propios.
Casos reales S.I.C.O. Sistema Interno de Compra Online Sistema de autoreservas de viajes para empresas y corporaciones.
Casos reales S.I.C.O. Catalana d Iniciatives SCR S.A. Barcelona
Casos reales S.I.C.O. G3 Desenvolupament Territorial Lleida
Casos reales S.I.C.O. Terberfer S.L. Mollerusa - Lleida
Casos reales S.I.C.O. Advanced Leisure Services Barcelona
Opiniones usuarios S.I.C.O. Sistema Interno de Compra Online Sistema de autoreservas de viajes para empresas y corporaciones.
Opiniones usuarios S.I.C.O.
Anexos S.I.C.O. Sistema Interno de Compra Online Sistema de autoreservas de viajes para empresas y corporaciones.
Modelo de contrato
Modelo acuerdo de Confidencialidad y uso de S.I.C.O.
Modelo de solicitud y puesta en marcha
Modelo de solicitud y datos necesarios para la puesta en marcha de S.I.C.O.
Videos formativos
Todas las aplicaciones S.I.C.O. accederán a una base de datos con videos explicativos de los procedimientos generales de reservas.
Avda. President Companys, nº 14 Dtx. C-12 Centre Operatiu 43005 Tarragona 977 243 079 ps@psconsulting.es www.psconsulting.es