Sistema aleph 500 Introducción Una de las funciones que son columna vertebral del quehacer de la Dirección General de Bibliotecas (dgb) de la Universidad Nacional Autónoma de México (unam), es el control bibliográfico de los materiales documentales que esta Máxima Casa de Estudios posee en las bibliotecas que constituyen su sistema bibliotecario. Para realizar esta labor de manera ágil ha empleado diversas tecnologías y sistemas de información, como el Sistema Integral para la Automatización de Bibliotecas aleph (Automated Library Expandable Program), cuya versión 300 fue aplicada durante el periodo 1996-2004. A partir de 2005 comenzó a utilizarse la versión 500, por lo que fue necesario actualizar la infraestructura de cómputo y adquirir equipo con mayor capacidad, así como efectuar transferencias de datos de aleph 300 a aleph 500. La dgb, a través de la Subdirección de Informática, instrumentó un programa de renovación de infraestructura de cómputo para apoyar al Sistema Bibliotecario de la unam (sbu), con el objetivo de aplicar las actualizaciones del software de automatización de servicios bibliotecarios aleph 500. De julio de 2005 a mayo de 2008 se han configurado 102 servidores destinados a las bibliotecas departamentales, con sistemas operativos Solaris (101) y Linux (1), plataforma aleph 500 versión 16 con manejador de bases de datos oracle 9i, así como software de seguridad y rutinas de cómputo que permiten la actualización automática de los catálogos y remisiones electrónicas de las adquisiciones de libros. De estos 102 servidores, 96 han sido donados por la dgb y 6 fueron adquiridos por las propias bibliotecas. Los modelos y cantidades de servidores transferidos por dgb se muestran en la tabla 1. Modelo sun Blade 1500 sun Ultra 45 sun Fire V250 Cantidad 57 30 9 El Sistema Bibliotecario de la UNAM EN CIFRAS Tabla 1. Esta acción, que significó la renovación de servidores de bases de datos, provocó un impacto presupuestal a la partida 514 Equipo de Cómputo del orden de los 4 millones de pesos, y contó con el indispensable apoyo del Consejo Asesor de Cómputo unam y de las Direcciones Generales de Proveeduría y de Servicios de Cómputo Académico., P. 49-56 49
Sistema aleph 500 La primera biblioteca a la que se transfirió información (julio 2005) en el sistema aleph 500 fue la Biblioteca Central, logrando hasta la fecha (mayo de 2008) un total de 134 bibliotecas cuya información fue migrada al sistema aleph 500.16, y almacenada en los 102 servidores. Sistema Bibliotecario de la unam El Sistema Bibliotecario de la unam se subdivide en 5 subsistemas: Bachillerato (con 16 bibliotecas), Licenciatura y Posgrado (49), Investigación Científica (31), Investigación en Humanidades (21) y, por último, el de Extensión y Administración Universitaria (24).* En la siguiente gráfica se muestra la distribución de las bibliotecas por subsistema que ya cuentan con el sistema aleph 500 versión 16. (Gráfica 1) Bibliotecas con módulo de circulación El módulo de circulación de aleph permite administrar usuarios (lectores), ejemplares (holdings) y los movimientos de préstamo, devolución, resello, multas y sanciones, entre otros, que se realizan en la biblioteca. Circulación es uno de los módulos de aleph 500 más utilizado por las bibliotecas, junto con opac. Así mismo, los alumnos pueden consultar vía Internet el status de sus préstamos del material bibliográfico, siempre y cuando esta función la tenga habilitada el módulo en el server de la biblioteca. En la gráfica 2 se muestra por subsistema la cantidad de bibliotecas (121) que cuentan con dicho módulo. 50 * Fuente de información: Subdirección de Planeación y Desarrollo, mayo 2008.
El Sistema Bibliotecario de la UNAM EN CIFRAS Los módulos del sistema aleph 500 que se han configurado e instalado en las bibliotecas son Circulación, opac, Catalogación (cargos remotos librunam), Adquisiciones y Seriadas (registro acervos seriunam); en paralelo, la dgb ha diseñado y desarrollado otras aplicaciones para apoyar las actividades de las bibliotecas, como lo son: Mantale Web: permite al bibliotecario el control y administración de los procesos de cómputo que deben estarse ejecutando en la memoria de los servers departamentales, para el funcionamiento correcto de los módulos opac, circulación, etc., así como la actualización automática de índices, generación de backups de las bases de datos y el procesamiento de reportes estadísticos del préstamo de libros y cifras del acervo. Auto-Circulación: permite al alumno realizar préstamos y devoluciones de forma autónoma, además de apoyar a los bibliotecarios en días/horas pico. Vigilancia: facilita al personal de vigilancia revisar y detectar de forma ágil si los libros que salen de la biblioteca están realmente prestados y así lograr disminuir el robo de libros. También, permite identificar aquellos préstamos que no se realizaron correctamente en mostrador. 51
Sistema aleph 500 En la gráfica 3 se muestra el avance a la fecha (mayo de 2008) de los módulos instalados, los cuales suman un total de 554. La dgb también ha colaborado con el diseño y desarrollo de 249 bases de datos locales de libros, revistas, tesis, mapas, videos y otras, utilizando el sistema aleph 500, como se ilustra en la siguiente gráfica 4. 52
El Sistema Bibliotecario de la UNAM EN CIFRAS Licencias del sistema aleph Cada servidor aleph 500 debe tener instalada la licencia principal de control del sistema, en la cual se definen y configuran, mediante un algoritmo, la cantidad de usuarios concurrentes a través de algún navegador (licencia web) y los clientes gráficos simultáneos (licencia gui- Graphical User Interface). A la fecha se tienen instaladas 660 licencias gui y 433 web, como se ilustra en la gráfica 5: Durante el año 2007 se procesaron en los servers de bibliotecas departamentales del sistema aleph 500 los siguientes movimientos de material bibliográfico: Préstamos 3 401,885 Renovaciones 475,184 Devoluciones 3 202,963 Total movimientos en el módulo circulación 7 080,032 En la gráfica 6 se observan los movimientos de préstamo de libros procesados por subsistema. 53
Sistema aleph 500 Estadísticas de préstamos de libros por clasificación en 2007 Las subsecuentes gráficas reflejan los préstamos realizados por medio del módulo de circulación de aleph por subsistema, conforme a las clases principales de la clasificación de la Library of Congress. (Gráficas 7 11) * E: Historia de América y Estados Unidos (general) **F: Historia de Estados Unidos (general y local), Canadá y América Latina (general y local) 54
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