Sistema Integral de Ges0ón Ins0tucional Alineación al Plan de Desarrollo Ins0tucional (PDI )

Transcripción

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2 Sistema Integral de Ges0ón Ins0tucional Alineación al Plan de Desarrollo Ins0tucional (PDI )

3 Sistema Integral de Gestión Institucional, su misión es buscar la mejora de los procesos administrativos entre dependencias SIGI, con la finalidad de establecer servicios innovadores, funcionales y ágiles para la comunidad universitaria La Benemérita Universidad Autónoma de Puebla identifica los procesos como Sustantivos (Ps) y Adjetivos (Pa). Los procesos Sustantivos son aquellos que están directamente relacionados con la formación de los estudiantes. Los procesos Adjetivos son aquellos que establecen la dirección, planificación, control y evaluación, para asegurar una administración funcional y ágil en beneficio de la formación académica de los estudiantes y en congruencia con los lineamientos del Plan de Desarrollo Institucional VICEDC DGPI DACAD CG DRH Evaluación NUNE VIEP HCU REC Inicio VIDOC Procesos sustantivos DAE Recursos DDU SA DGB DGEP DFE DGES SG DCI Comunicación DAU DGEMS Control AG Planeación DGPI DSS UNIDADES ACADÈMICAS DGI MMHU DDC MUCM DGIE CG DGC DRI DAI CCU TG DPU Planificación DEC Procesos adjetivos Procesos sustantivos Fin Estudiante Investigador Comunidad DASU DGO DAPI DRH SIU TESO Figura 1 - Procesos Sustantivos y Adjetivos de la BUAP. Los procesos Adjetivos se identifican con color azul y los procesos sustantivos con color amarillo

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6 Procedimientos Control de documentos Control de registros Acciones correc0vas y preven0vas Control del producto no conforme Auditorias de Calidad! Antes Ahora

7 El Sistema Integral de Ges0ón Ins0tucional establece un modelo de procesos administra0vos innovadores que se dis0nguen por ser funcionales, ágiles y que permiten la creación de caracterís2cas de valor y así contribuir a la formación de los estudiantes bajo los lineamientos ins0tucionales y del Plan de Desarrollo Ins0tucional

8 DIRECCIÓN GENERAL DE BIBLIOTECAS SISTEMA INTEGRAL DE GESTION INSTITUCIONAL OBJETIVOS DGB OBJETIVO INDICADOR ÁREA RESPONSABLE Obtener la Eficacia en servicios bibliotecarios 90% Bibliotecas Jefes/Coordinadores de Biblioteca Lograr la Satisfacción de usuarios en los servicioos bibliotecarios 85% Bibliotecas Jefes/Coordinadores de Biblioteca Habilitación de material documental al % Procesamiento técnico de material documental al % Seguridad y confiabilidad en los módulos del Sistema Millennium 90% Capacitación al personal 90% Subdirección Desarrollo de Colecciones Subdirección de Procesos Técnicos Subdirección de Sistemas Integrales de Información y Tecnología Subdirección de Servicios al Público Subdirectora Desarrollo de Colecciones Subdirector de Procesos Técnicos Subdirector de Sistemas Integrales de Información y Tecnología Subdirector de Servicios al Público

9 Ø Incrementar el acervo bibliográfico, que asegure la atención de necesidades de información de los usuarios del Sistema Bibliotecario BUAP Ø Formalizar talleres de Fomento a la Lectura en nivel superior, medio superior y público en general Ø Remodelar los espacios de 5 bibliotecas, tomando como referencia la funcionalidad, imagen y confort de la Biblioteca Central Universitaria

10 Antes

11 Ahora

12 PROCESOS ANTES AHORA 5 1 Servicios bibliotecarios Desarrollo de Colecciones y Organización Documental Sistemas Integrales de Información y Tecnología Administración Financiera Comunicación con el Cliente Gestión de Recursos y Servicios de Informaciòn

13 Servicios básicos SUBPROCESOS ANTES AHORA 16 2 Servicios de la Biblioteca Digital Servicos de Extensión BCU Servicios Bibliotecas Infantil y Juvenil Servicios Especializados de información Expedición del certificado de no adeudo bibliotecario Desarrollo de Colecciones y Organización Documental Adquisición de material documental Clasificación y catalogación Sistemas Integrales de Información y Tecnología Administración del Sistema Millennium Bibliometría Administración Página Web Innovación tecnológica Adminsitración Financiera Recursos Propios Recursos Humanos Comunicación con el cliente Diseño Difusión Audiovisual 1.Desarrollo de Colecciones y Organización Documental 2. Servicios Bibliotecarios

14 Formato iden2ficación cliente- proceso Comunidad Universitaria Público en General Bibliotecas Formato proceso Lo que entrego Lo que recibo Lo que controlo Instrucciones de Trabajo Descripción de la ac0vidad de control Requisito

15 Iden0ficación Cliente proceso Nombre de la Dependencia: Dirección General de Bibliotecas Fecha:11/02/2015 V.1 No. Nombre de la Dependencia / Alumno / Docente / Personal en General Nombre del Puesto (No aplica para Docente, alumno o personal en general) Correo (No aplica para Docente, alumno o personal en general) Nombre del producto / servicio Requisitos del producto / servicio Nombre del proceso de referencia Código del proceso de referencia 1 Bibliotecas N/A N/A Material documental organizado Material documental habilitado: sensores de seguridad, código de barras, sello de Desarrollo de Colecciones, Sello de origen del recurso, identificador del tipo de documento. Material Catalogado: (Registro Bibliográfico y de Ejemplar, Catalogo General de Bibliotecas):No. Adquisición, Clasificación, título autor (si aplica), precio (si aplica, información de origen del recurso, sellos de propiedad de biblioteca Desarrollo de Colecciones y Organización Documental N/A

16 Formato proceso Título del proceso: Gestión de Recursos y Servicios de Información Sub Proceso: Desarrollo de Colecciones y Organización Documental Fecha:25/01/2015 V.2 LO QUE ENTREGO (CLIENTE INTERNO/EXTERNO) Quién es el cliente? Qué se le ENTREGA al A quién le cliente? ENTREGO algo? (Producto, servicio o información) Bibliotecas Material documental organizado Con qué requisitos se le ENTREGA al cliente? Cómo se verifica? Quién lo aprueba? Material documental en cualquier formato habilitado: sensores de seguridad, código de barras, sello de Desarrollo de Colecciones, Sello de origen del recurso, identificador del tipo de documento. Material Catalogado: (Registro Bibliográfico y de Ejemplar, Catálogo General de Bibliotecas): No. De Adquisición, Clasificación, título, autor (si aplica información de origen del recurso, sellos de propiedad de la biblioteca) Listado de Resguardo de material documental Subdirectores de Desarrollo de Colecciones y Procesos Técnicos

17 Instrucción de trabajo SIGI Título de la Instrucción de Trabajo: Identificación y Trazabilidad No. Descripción de la actividad de control Requisito Registro (si aplica) 1 Subdirección Desarrollo de Colecciones (SDC) Identificar el material documental a través de un código de barras, que sirve como herramienta de seguimiento o rasteabilidad del material en catalogo en línea 2 La Subdirección de Procesos Técnicos (SPT) Asignar número de adquisición, catalogar y clasificar los materiales documentales 3 La SPT entrega el material procesado al responsable de distribución de la SDC, quien entrega a los Jefes/Coordinadores /responsables de bibliotecas, para su puesta en estantería 4 El personal bibliotecario realiza el préstamo del material a través del módulo de circulación del Sistema Millennium La rastreabilidad en el proceso bibliotecario se realiza a través del código de barras y/o número de adquisición, incluyendo además el registro de usuario La SDC registra el ingreso del material a la DGB en el Sistema Millennium (módulo de adquisiciones) Módulo de catalogación del Sistema Millennium Firmar de recibido los materiales Colocar en estantería el material El material se identifica por el código de barras y/o número de adquisición y se integra al registro del usuario solicitante N/A N/A Registro de Item / List Resguardo de Mat DOcumental Registro de Item / List Resguardo de Mat DOcumental

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19 Son tres las cosas que le diría a un equipo para ayudarlo a mantenerse unido: Cuando algo resulta mal: yo lo hice. Cuando algo resulta mas o menos bien: nosotros lo hicimos. Cuando algo resulta realmente bien: ustedes lo hicieron. Paul Bear Bryant

20 Gracias por su atención C.P. Anabel Álvarez García M.A. Ana Jacqueline Valerio Venegas