Administrador del Proceso/Responsable(s) del proceso, responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del proceso Entradas y salidas

Transcripción

1 Versión vigente No. 05 Fecha: 27/10/10 Proceso: Préstamo de Servicios Bibliotecarios Administrador del Proceso/Responsable(s) del proceso, responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del proceso Entradas y salidas Administrador del proceso: Coordinador de Biblioteca Central Planificar documentar, implementar, evaluar el desempeño y mejorar continuamente el proceso de conformidad a lo establecido en el manual de calidad y en la TEP Ofrecer apoyo y asesoría a los espacios académicos para dar seguimiento y cumplimiento al proceso. Actualizar los procedimientos y tablas del proceso de acuerdo a las sugerencias de la Administración Central y de los coordinadores de bibliotecas. Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso. Informar a la Alta Dirección del desempeño del proceso. Informar a los miembros del proceso de los cambios autorizados al mismo. Responsable del proceso en el Espacio Académico: PRESTAMO EN SALA Y A DOMICILIO Director del Espacio Académico Verificar que se apliquen las políticas establecidas para el préstamo en sala y a domicilio en la biblioteca del Espacio Académico. Otorgar las facilidades necesarias al personal bibliotecario para asistir a capacitación de acorde al servicio bibliotecario. Designar al coordinador de biblioteca, considerando la competencia y dar seguimiento a su capacitación necesaria. Establecer la sanción institucional a los integrantes de la comunidad universitaria que incurran en faltas graves dentro de la biblioteca. Proporcionar los recursos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para ofrecer servicios bibliotecarios eficientes a la comunidad universitaria. Dirigir y supervisar las actividades del coordinador de la biblioteca del Espacio Académico. Usuario: Alumnos Profesores Investigadores Personal administrativo Usuarios externos Proveedor: Subdirección Administrativa Departamento Procesos Técnicos. Área de encuadernación Entradas: Libros procesados por el Departamento de Procesos Técnicos Registro del usuario Solicitud de préstamo Interbiblitoecario, bibliohemerográfico Solicitud de equipo en Salón Electrónico Salidas (resultados del proceso o entregables): Material documental en Préstamo en sala y a domicilio Material documental en Préstamo interbibliotecario Registro en el formato de Préstamo de equipo de computo 1/16

2 Registrar no conformidades a espacios académicos por incumplimiento de entrega de resultados. Autorizar los documentos del proceso. Gestionar los recursos para garantizar la operación de este proceso. Solicitar auditorias a su proceso. Solicitar reportes y estadísticas de los servicios otorgados a la comunidad universitaria. Designar actividades al coordinador de biblioteca inherentes al servicio bibliotecario, para la acreditación o certificación de licenciaturas, así como solicitar información necesaria para integrar Posgrados del Espacio Académico a diversos programas educativos externos de la UAEM. Director de Infraestructura Académica Optimizar el aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros; para apoyar las necesidades de la Biblioteca Central y de las diversas bibliotecas de los Espacios Académicos que integran es Sistema Bibliotecario de la UAEM. Gestionar con la Dirección de Control Escolar la migración de datos de los registros de los alumnos para el Sistema de Automatización para Bibliotecas Janium, a fin de tener registros que agilicen el servicio de préstamo a domicilio Establecer la normatividad y lineamientos generales para ofrecer los servicios bibliotecarios en la UAEM Informar a los Espacios Académicos acerca de la aplicación de la normatividad en las bibliotecas de la UAEM. Subdirector Administrativo 2/16

3 Gestionar los recursos humanos y materiales para el buen desempeño de las actividades de préstamo en sala y a domicilio. Jefe del Departamento de Procesos Técnicos Mantener actualizado el catálogo en línea de acuerdo a los inventarios entregados por los Espacios Académicos. Dar aviso a los Espacios Académicos de que los libros enviados a procesar ya están listos para su entrega. ADMINISTRADOR DEL PROCESO Ofrecer apoyo y asesoría a los espacios académicos para dar seguimiento y cumplimiento al proceso. Actualizar los procedimientos y tablas del proceso de acuerdo a las sugerencias de la Administración Central y de los coordinadores de bibliotecas. Informar a los miembros del proceso de los cambios y actualizaciones autorizados al mismo. Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso. Informar a la Alta Dirección acerca del desempeño del proceso. 3/16

4 Autoridad Registrar no conformidades a espacios académicos por incumplimiento de entrega de resultados. Coordinador de Biblioteca Dirigir, controlar, supervisar y evaluar el desarrollo de las actividades propias de los servicios de préstamo en sala, a domicilio e instalaciones. Coordinar las actividades de los recursos humanos en la biblioteca. Gestionar ante la autoridad correspondiente, los recursos materiales necesarios para el funcionamiento de los servicios de préstamo en sala, a domicilio y mantenimiento de las instalaciones. Supervisar el buen funcionamiento del servicio de fotocopiado. Asistir a cursos y congresos para mantenerse actualizado en el ámbito bibliotecario. Requisitar las estadísticas 912 del INEGI solicitada anualmente por la Secretaria de Planeación de la UAEM. Requisitar el Diagnóstico del sistema Bibliotecario. Supervisar la aplicación de las sanciones monetarias y administrativas correspondientes. Revisar mensualmente el buzón de sugerencias. Solicitar auditorias a su proceso 4/16

5 Gestionar los recursos para garantizar la operación de este proceso en su espacio académico. Bibliotecario Orientar al usuario para llenar el formato de registro de usuarios. Asesorar al usuario en la búsqueda de información documental, tanto en catalogo en línea, como físicamente en estantería. Proporcionar el préstamo en sala, a domicilio e instalaciones. Mantener el material documental organizado en los estantes. Difundir los materiales de nueva adquisición. Supervisar y reportar al coordinador el estado físico del acervo y mobiliario. Supervisar el orden de los usuarios dentro de las instalaciones. Cumplir con los horarios establecidos para el servicio. Reportar al coordinador cualquier anomalía que se presente en la biblioteca. Elaborar y entregar reportes al coordinador de la biblioteca. Reportar al coordinador el funcionamiento del servicio de fotocopiado de acuerdo con las sugerencias del usuario. Asistir a cursos y congresos para mantenerse actualizado en el ámbito bibliotecario. Aplicar los lineamientos internos de la biblioteca. 5/16

6 Toma de decisiones en las diferentes situaciones que se presenten en el servicio bibliotecario. Aplicar las sanciones a los usuarios, que están al alcance de los bibliotecarios. Usuario Hacer buen uso de los materiales documentales que ha solicitado en cualquier tipo de préstamo, así como del equipo de cómputo y del mobiliario de cualquier biblioteca del. Guardar el silencio necesario para permitir el estudio de los usuarios y evitar el consumo de bebidas y alimentos dentro de las instalaciones de la biblioteca del Espacio Académico. Devolver los materiales solicitados en préstamo en sala o a domicilio en tiempo y forma. Acatar la sanción económica o administrativa a la que se haga acreedor, de acuerdo a lo establecido por la Biblioteca del Espacio Académico. Respetar los lineamientos internos de la biblioteca del Espacio Académico. 6/16

7 PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO: Coordinador de Biblioteca Establecer y renovar Convenios de Préstamo interbibliotecario anualmente. Difundir los lineamientos del servicio de préstamo interbibliotecario entre la comunidad universitaria. Supervisar y evaluar el desarrollo de las actividades del servicio de préstamo interbibliotecario. Coordinar, vigilar y controlar el préstamo y la devolución del material documental. Proporcionar la atención eficaz y eficiente a la comunidad universitaria. Autorizar las solicitudes internas y externas del préstamo interbibliotecario. Aplicar las sanciones correspondientes. Bibliotecario Recibir y entregar el material en préstamo. Verificar las condiciones físicas del material devuelto en préstamo. Reportar las anomalías relacionadas con el préstamo. Solicitar identificación vigente al usuario que requiere el préstamo. 7/16

8 Autorizar las solicitudes internas y externas del préstamo interbibliotecario de acuerdo con el convenio. Aplicar las sanciones correspondientes. Usuario Requisitar el formato de préstamo interbibliotecario, con los datos del material solicitado. Presentarse personalmente a la biblioteca donde se solicita el material documental, con los formatos requisitados y firmados por el coordinador de la biblioteca del Espacio Académico solicitante. (Esto aplica, en caso de solicitar préstamo a bibliotecas fuera del área metropolitana de la ciudad de Toluca) Dar aviso al coordinador de la biblioteca de la recepción del material documental en préstamo y de la devolución y hacer entrega del registro, ya con sello de devolución de la biblioteca prestaría. Hacer buen uso del material documental en préstamo y devolver en tiempo y forma, a la biblioteca del Espacio Académico o a la biblioteca prestaría de otra institución. 8/16

9 Biblioteca o institución solicitante Acatar los lineamientos internos establecidos por la biblioteca del Espacio Académico. Realizar la devolución o renovación del material documental en préstamo en tiempo y forma. Autorizar el establecimiento del convenio de préstamo interbibliotecario con la biblioteca del Espacio Académico solicitante de la UAEM. PRÉSTAMO DE SALÓN ELECTRÓNICO Responsable Administrativo o Subdirector Administrativo Abastecer de insumos al salón electrónico. Gestionar la reparación y mantenimiento del equipo de cómputo. Ingresar los recursos económicos generados por los servicios en el salón electrónico a tesorería. Establecer cuotas de recuperación en los servicios que se ofrecen en el salón electrónico. 9/16

10 Coordinador de la biblioteca Establecer los lineamientos para el uso de equipo de cómputo y de sus instalaciones. Conocer el software, las bases de datos de revistas y libros electrónicos con los que cuenta la UAEM en su pagina web en el apartado de biblioteca digital y a las que se tiene acceso de forma gratuita. Solicitar los insumos para la prestación de los servicios con el responsable o subdirector administrativo del Espacio Académico. Gestionar el mantenimiento y la reparación del equipo de cómputo con el responsable o subdirector administrativo del Espacio Académico. Supervisar el cobro de los servicios y reportarlo al responsable o subdirector administrativo Espacio Académico. Aplicar las sanciones a usuarios derivadas del mal uso del equipo de cómputo y las instalaciones. Canalizar al usuario que incurra en daño de las instalaciones, mobiliario y equipo a la autoridad correspondiente. Responsable del Salón Electrónico y/o bibliotecario Informar al usuario los requisitos para obtener los servicios del salón electrónico. Orientar y asesorar al usuario sobre la operación de software, hardware y bases de 10/16

11 datos de revistas y libros electrónicos. Vigilar el orden y disciplina en el salón electrónico. Llevar un registro de los usuarios que tienen acceso al salón electrónico. Tener control de los pagos realizados por el usuario con relación a los servicios utilizados en el salón electrónico. Integrar un reporte mensual de los servicios otorgados en el salón electrónico. Reportar al coordinador de biblioteca las fallas del equipo de cómputo para su reparación. 11/16

12 Requisitos de las entradas y salidas Documentación que se utiliza para realizar el proceso Requisitos de entrada: Material documental catalogado y clasificado Credencial vigente del Sistema Bibliotecario o del Espacio Académico. Identificación vigente y Formato de solicitud de Préstamo intebibliotecario de la institución solicitante Formatos de solicitud de préstamo a domicilio debidamente requisitados. Formato de oficio de solicitud de convenio de Préstamo Interbibliotecario Requisitos de salidas (servicio): Material documental en préstamo, ya sea en sala, a domicilio o interbibliotecario Formato de oficio de respuesta de convenio de Préstamo Interbibliotecario Formato de Solicitud de Préstamo Interbibliotecario. Documentos de origen interno: -Legislación universitaria. -Procedimiento de préstamo en sala y a domicilio. -Procedimiento de préstamo interbibliotecario. -Procedimiento de salón electrónico. -Reglamento de ingresos extraordinarios generados por Organismos Académicos, Unidades Académicas y Espacios Universitarios de la UAEMéx, Agosto Aplicable al subdirector administrativo. Documentos de origen externo: -Directrices de la IFLA UNESCO para el servicio de las bibliotecas públicas. México, CONACULTA - IFLA, Convenio General de Préstamo Interbibliotecario y Suministro de Documentos del CONPAB-IES Registros: Formato de registro de usuarios. Formato de préstamo a domicilio. Formato de oficio de solicitud de convenio de Préstamo Interbibliotecario Formato de oficio de respuesta de convenio de Préstamo Interbibliotecario Formato de Solicitud de Préstamo Interbibliotecario. Formato de Convenio de Préstamo Interbibliotecario. 12/16

13 Seguimiento y medición del proceso y del Servicio Servicio: Quién medirá: Cómo medirá: Cuándo se medirá Préstamo de Servicios Bibliotecarios Qué se medirá: Porcentaje de satisfacción Coordinador de biblioteca. Bibliotecario Mediante la aplicación de la encuesta de Satisfacción del usuario y del procesamiento de los datos obtenidos. Semestralmente Recursos utilizados en el proceso Interacción con otros procesos del SGC Personal: - Director de Infraestructura Académica - Director del Espacio Académico - Subdirector o Responsable Administrativo - Jefe del Departamento de Procesos Técnicos -Coordinador de biblioteca -Bibliotecario Infraestructura: -Sistema Janium - Estantería - Mobiliario - Equipo de Computo - Material de apoyo didáctico Proceso: Selección y adquisición De Material Documental Interacción: En caso de que la comunidad universitaria solicite constantemente libros que no se encuentran en el acervo o aquellos libros de los cuales se tengan pocos ejemplares y sean muy solicitados, se realiza la comunicación con este proceso para solicitar la compra de los títulos solicitados y de más ejemplares. Proceso: Procesos Técnicos Interacción: El material se adquiere por donación, canje o compra. Después se envía a procesos técnicos para ser catalogado y clasificado, posteriormente el material es devuelto para su préstamo en sala, a domicilio o interbibliotecario. Al realizarse el inventario existen registros que habrá que corregir, dar de alta o de baja en el Sistema JANIUM por lo que debe ser enviada la relación con oficio al Departamento de procesos técnicos para que se realicen las correcciones o bajas pertinentes. 13/16

14 Proceso: Proceso de Atención a Usuarios y Capacitación de la DTIC Interacción: Se establece con proporcionar el servicio de impresiones en los salones electrónicos. Proceso: Consolidación de la Estadística básica de la UAEM Interacción: La Secretaria de Planeación y Desarrollo Institucional distribuye las estadística 912 a los Espacios Académicos, donde el coordinador de Biblioteca requisitará el formato de acuerdo a los datos presentados por la DIA y considerando la información estadística de cada Espacio Académico. Etapas del proceso Verificación Seguimiento, monitoreo, supervisión Medición Validación Inspección Etapas de proceso: 1. El usuario ingresa a la biblioteca, anotando sus datos en el formato de registro de usuarios y solicita el servicio de información y/o espacios de acuerdo a sus necesidades Verificación: 1. Revisa que los datos del usuario sean los correctos al momento de realizar préstamo a domicilio y en préstamo interbibliotecario. Seguimiento, monitoreo, supervisión: 1. Revisar que los libros se encuentren en su lugar fisicamente en la estantería de acuerdo a su clasificación. 2. Realizar revisiones constantes en la estantería para supervisar la organización de los libros en esta. Medición Mediante la aplicación de la encuesta de Satisfacción del usuario y del procesamiento de los datos obtenidos. Validación: N/A Inspección: En caso de que el usuario solicite cualquier servicio deberá mostrar una identificación vigente expedida por la Universidad, excepto para hacer uso del préstamo en sala. 14/16

15 2.El usuario realiza la consulta del material documental que sea de utilidad de acuerdo a sus necesidades de información. N7A Si el usuario hizo uso del préstamo en sala, al término de la consulta del mater ial documental, lo deposita en los carros transportadores de libros Mediante la aplicación de la encuesta de Satisfacción del usuario y del procesamiento de los datos obtenidos. N/A Se revisa que el Material documental, equipo o espacio sean devueltos correctamente y en buen estado. 3. El usuario solicita el material documental en préstamo en sala, a domicilio o interbibliotecario; o puede solicitar uso de computadora o un espacio para estudio en grupo..en el caso de préstamo a domicilio verificar que los datos de la identificación vigente presentada correspondan con los datos registrados en el modulo de circulación en el sistema Janium y que la identificación corresponda a la persona que la presenta. Revisa registros de préstamo a domicilio ya sea electrónico o manual para constatar las devoluciones de los materiales documentales en préstamo. Constatar las devoluciones del material documental solicitado en préstamo por otras instituciones y el prestado por la biblioteca del espacio académico en préstamo interbibliotecario. En el momento de la devolución de libros en préstamo a sala o domicilio colocarlos en los estantes en su lugar correspondiente. Mediante la aplicación de la encuesta de Satisfacción del usuario y del procesamiento de los datos obtenidos. Que los libros que han sido consultados ya sea en préstamo en sala, a domicilio o de forma interbibliotecaria sean devueltos sin daño alguno y en perfectas condiciones, así como en el tiempo establecido Supervisar que los libros prestados a domicilio sean devueltos en condiciones físicas adecuadas como salieron de la biblioteca. Si solicito el préstamo a domicilio y/o interbibliotecario deberá devolverlo en tiempo y forma o realizar renovación de acuerdo a las políticas. Si el usuario solicito préstamo de una computadora o de un espacio para estudio en grupo, deberá devolver el material y el espacio en óptimas condiciones como lo solicito. 15/16

16 Preservación Propiedad del cliente Preservación: Encuadernación, fumigación, descarte de material bibliográfico. Propiedad del cliente (sólo si aplica): N/A 16/16