XV JORNADAS DE SERVICIOS DE EMPLEO UNIVERSITARIOS La carta de servicios de la Oficina de Inserción Profesional y Estancias en Prácticas: 17 años innovando por la empleabilidad Beas Collado, M.I.; Burriel Calvet, R.; Cerveró, M.A.; García Pla, L.; Pérez Sánchez, C. Universitat Jaume I Oficina de Inserción Profesional y Estancias en Prácticas (OIPEP) Maribel.Beas@uji.es Eje temático de la comunicación: 1. ÉXITO 2. INNOVACIÓN 3. DIVERSIDAD Resumen: (un máximo de 5 líneas). [Calibri, 12 puntos, alineación justificada] El objetivo de esta presentación es mostrar los compromisos e indicadores de cumplimiento de los programas de la Oficina de Inserción Profesional y Estancias en Prácticas de la UJI con estudiantes, titulados y empresas, nuestros principales usuarios, a través de nuestra carta de servicios, establecida en 2004 y recientemente renovada, que refleja nuestro camino continuo hacia la innovación. Breve descripción: (un máximo de 5 páginas). [Calibri, 12 puntos, alineación justificada] Una carta de servicios es un documento público, accesible a todos los usuarios, sencillo y claro que proporciona información sobre los servicios que se prestan en un órgano administrativo, organismo, entidad o empresa pública. Las cartas de servicios establecen estándares de calidad para los servicios ofrecidos y definen los canales de participación
para obtener la retroalimentación necesaria. Aporta las siguientes ventajas: proporcionan a los usuarios una vía para influir directamente sobre los servicios públicos, al facilitar un canal para sus quejas, reclamaciones y expectativas sobre los servicios prestados; fomentan la mejora continua de la calidad de los servicios; difunden de forma explícita, la responsabilidad de los gestores públicos ante los usuarios, que son considerados como clientes de la Universidad. La Universitat Jaume I parte de un sistema EFQM 550+. Dispone de un plan estratégico en el que están alineados los servicios y departamentos. Igualmente la OIPEP forma parte integral del sistema de Garantía Interna de Calidad de los títulos a través del sistema AUDIT con los procesos: prácticas externas, prácticas internacionales, inserción laboral, orientación profesional. Además la UJI dispone un modelo educativo propio y diferenciado incluyendo en uno de sus ejes la Empleabilidad, en el que se propone incrementar las relaciones con empresas e instituciones de su entorno, respondiendo a una identidad emprendedora, innovadora, creativa y comprometida con la construcción y progreso de la sociedad a la que sirve. La Oficina de Inserción Profesional y Estancias en Prácticas (OIPEP) es el principal instrumento de la Universitat Jaume I para la aplicación de políticas de fomento del empleo del estudiantado y de titulados y tituladas con el objetivo de incorporar valor añadido a la formación de los mismos y prepararlos para trabajar en el ámbito de sus respectivas profesiones, incluido el entorno internacional, así como incrementar la cooperación con empresas e instituciones. Es un servicio central de la universidad dependiente del Vicerrectorado de Estudiantes, Empleo e Innovación Educativa creado en 1998 y que ha ido creciendo y aumentando sus funciones. Nuestro lema es Pre-ocúpate. La OIPEP es la encargada de los programas dirigidos al fomento de la empleabilidad del estudiantado y de los titulados y tituladas, en cooperación con otras entidades y empresas: prácticas externas, programas de movilidad internacional, intermediación (agencia de colocación, jornadas, Programa Ocuparty), orientación para el empleo y el autoempleo, formación para el empleo, seguimiento de las trayectorias ocupacionales.
El camino hacia la innovación ha pasado por la mejora continua de todos nuestros procesos para adaptarlos a las demandas de nuestros usuarios y a los cambios legislativos, así como implementar programas de forma diferente : Implantando un modelo de gestión centralizada en el servicio OIPEP de las prácticas externas curriculares de toda la Universidad (grados y masters oficiales) (desde 1998). Transfiriendo el know-how de prácticas a un modelo de gestión centralizada en el servicio de empleo universitario de los programas de prácticas internacionales de toda la Universidad (desde 2002). Integración de la formación con reconocimiento de créditos + orientación en las convocatorias de prácticas (desde 2002) y especializándonos en la orientación y formación para la carrera internacional. Implementando sistemas de orientación profesional combinando tutoría individual (presencial y virtual), talleres cortos orientados a las necesidades de los usuarios, drop-in sessions, y citación online. Diseño y revisión de guías de orientación propias, online y en abierto (PREOCUPAT, Trabajo en España; PROMOTE, carrera internacional) (desde 2004) Informatización continuada de todos los procesos para conseguir mayor eficiencia. Integración en el servicio de procesos clave para la acreditación de las titulaciones oficiales. Mejora de la comunicación con los usuarios 2.0 (Programa de radio, redes sociales como Facebook, LinkedIn, Twitter). Internacionalización del servicio. Incremento de la coordinación con otros servicios de la Universidad. Se puede ver gráficamente los programas en este mapa de procesos:
Tabla 1. Procesos, compromisos e indicadores de la OIPEP adquiridos en la carta de servicios PROCESO COMPROMISOS (Objetivos) MEDICIÓN (Indicadores) Prácticas externas curriculares Revisar las ofertas en un plazo máximo de un mes desde su formalización Porcentaje de ofertas revisadas en tiempo y forma Valor medio de comunicaciones (estudios Informar al estudiante del enviadas a los estudiantes oficiales) estado de tramitación respecto a su tramitación (se Mejorar la satisfacción de los envían un mínimo de 2 y un usuarios (estudiantes y máximo de 4 por estudiante). empresas) Seguimiento de la inserción profesional (Observatorio ocupacional) Informar a las empresas sobre las prácticas de manera actualizada y online Integración de la información de inserción laboral en programas formativos de acreditación de la calidad (eujier, GPP) Satisfacción general superior a 4 en escala 1 a 5 Porcentaje de ofertas introducidas por las empresas a través del sistema online Porcentaje de títulos en proceso de acreditación con informe propio disponibles en el sistema
PROCESO COMPROMISOS (Objetivos) MEDICIÓN (Indicadores) Agencia de colocación Revisar la veracidad de la información de candidatos y ofertas Porcentaje de ofertas revisadas Porcentaje de candidaturas revisadas Revisar la adecuación de las ofertas en menos de una semana Tiempo medio desde que la empresa comunica la oferta hasta que está activadesestimada Incrementar la difusión de la agencia de colocación Incrementar el número de candidatos de las ofertas en curso que lo requieran Incrementar la actividad de la agencia de colocación Conocer el resultado del proceso selectivo (SEPE) Orientación y Mantener la satisfacción general formación para en niveles de excelencia sobre la empleabilidad los cursos de formación o talleres impartidos Aumentar la satisfacción de la orientación con el sistema de citación hacia los usuarios Informar via web y por medio de las Gúias Preocupa t y Promote Ocuparty Mejorar la difusión a las empresas Aumentar la participación de las empresas en el campus para la empleabilidad Fomentar la implicación del profesorado en el programa Media de acciones de difusión por oferta Número de empresas; número de ofertas; número de candidatos Ítem de satisfacción general Ítem de satisfacción sobre el proceso de citación individual Visitas a guías online, Medido por visitantes o tiempo medio de acceso Número de empresas que reciben información sobre la prestación de este servicio Número de presentaciones por parte de las empresas Número de actividades de difusión dirigidas al profesorado Prácticas internacionales Gestión institucional de la calidad Cofinanciar las prácticas internacionales Mantener la satisfacción general en niveles de excelencia sobre prácticas internacionales Mejorar la inserción profesional a tres meses de titulados Asegurar la oferta de empresas nuevas de calidad Mejorar la formación y acompañamiento de los estudiantes Satisfacción global de los usuarios con la OIPEP mayor que 4 (escala 1-5). Responder a las reclamaciones y sugerencias en un plazo de 5 días hábiles. Porcentaje de seguros de prácticas internacionales financiados Ítem de satisfacción general Porcentaje de titulados empleados a tres meses Número de empresas nuevas según criterios de calidad Horas de formación realizadas Índice global obtenido en las respuestas al cuestionario de evaluación de la satisfacción de los usuarios. Nº de reclamaciones o sugerencias respondidas en el
PROCESO COMPROMISOS (Objetivos) MEDICIÓN (Indicadores) plazo/nº de reclamaciones o sugerencias recibidas. Oficina de Inserción Profesional y Estancias en Prácticas Universitat Jaume I Edificio Ampliación Biblioteca, nivel 0. Campus del Riu Sec 12071 - Castelló de la Plana Tel.: +34 964 38 7072/ 7066/ 7062/ 7064 Fax: +34 964 38 70 01 Dirección electrónica: preocupat@uji.es ujiapps.uji.es/serveis/oipep En este sentido la carta de servicios supone, por un lado, el resultado de la innovación continuada del servicio. Por otro lado, implica, establecer y difundir los compromisos de calidad adquiridos relativos a los servicios descritos como medio para la mejora continua de los mismos, posibilitando la información y la participación de las/os usuarias/os en la mejora. Los usuarios perciben una mejora continua en la eficacia y la eficiencia. Finalmente el trabajo de revisión de la carta ha implicado a todo el personal de la OIPEP en la reflexión y mejora y en nuestros procesos, así como la mayor exigencia en los indicadores de proceso y de resultado.