Software para crear presentaciones por Leticia Pureco Reyes El software de presentaciones se usa para crear diapositivas que apoyen a una persona durante una conferencia, presentación, exposición, etc. Una diapositiva puede ser considerada como una hoja de un documento en donde se plasma la información más relevante que se desea presentar. Un conjunto de diapositivas dan lugar a una presentación. En las diapositivas puedes encontrar un conjunto de elementos entre los que destacan: texto, imágenes, tablas, gráficos, vínculos, sonidos, videos, entre otros. Cada diapositiva de una presentación es independiente y puede contener diferentes elementos. Antes de entrar de lleno a la información sobre el programa para crear presentaciones, es importante precisar que existen varios y que hay algunas diferencias entre ellos, como por ejemplo el nombre que se da a los menús, a los comandos, la manera de insertar diapositivas, etc. En el presente documento a manera de ejemplo, se hará referencia al programa de Microsoft PowerPoint y en algunos casos se mencionará el OpenOffice Impress, sin embargo tú puedes navegar sobre el software que tengas instalado en tu computadora y encontrarás comandos que realizan acciones muy similares a las que se describirán a continuación. Manipulación de diapositivas Al abrir el software de presentaciones, automáticamente podrás observar una diapositiva en blanco. En el caso de PowerPoint, ésta cuenta con dos elementos: título y un subtítulo. En OpenOffice, se muestra un título y un cuadro para texto. En esa primera diapositiva puedes iniciar tu presentación, pero si deseas cambiar los elementos que la integran es necesario modificar el diseño y para hacerlo, debes acceder al menú Inicio y seleccionar el comando Diseño para elegir los elementos que quieres tener en la diapositiva, tal como se muestra en la figura 1. En el caso de OpenOffice, es más sencillo cambiar el diseño ya que en la parte derecha de la pantalla aparecen los diferentes diseños y para elegir alguno, únicamente debes hacer clic sobre el que deseas usar (ver la figura 2). 1
Figura 1. Diseño de diapositivas (Microsoft, 2010). Figura 2. Diseño de diapositivas (Apache, 2012). En caso que se desees agregar una nueva diapositiva a la presentación, en PowerPoint necesitas acceder al menú Inicio y seleccionar el comando. En OpenOffice deberás elegir el menú Insertar y ahí encontrarás el comando para crear una nueva diapositiva. Si tu intención es borrar una diapositiva, debes seleccionarla y enseguida buscar el comando que se localiza en el menú Inicio de PowerPoint, mientras que en OpenOffice necesitas acceder al menú Editar e identificar el comando. Ahora bien, si deseas modificar el orden de varias diapositivas, necesitas elegir la diapositiva en el panel derecho donde se muestran todas las que integran la presentación y una vez seleccionada, debes mantener presionado el botón derecho del ratón y desplazar la diapositiva al lugar deseado. 2
Figura 3. Panel de diapositivas (Microsoft, 2010). Para llevar a cabo esta actividad es importante que la vista de la pantalla se encuentre en modo Normal, pero si el panel de diapositivas no se observa necesitas ingresar al menú Vista y seleccionar la opción Normal. En OpenOffice, el menú se denomina Ver. Ahora que ya conoces un poco sobre las diapositivas, es momento de comenzar a incluir información. Elementos que puede incluir una diapositiva Luego de determinar el diseño de la diapositiva, es hora de comenzar a escribir el texto o insertar los elementos deseados como imágenes, hipervínculos, sonidos, videos. Si se trata únicamente de texto, bastará con posicionarte y hacer clic sobre el área donde vas a escribir. 3
Figura 4. Captura de texto en una diapositiva. Pero, en caso que vayas a incluir algún otro elemento, debes hacer clic sobre la imagen que aparece en el diseño de la diapositiva o bien ingresar al menú Insertar y hacer clic sobre el comando de tu interés; para que conozcas su uso, en la tabla 1 se describen los comandos más utilizados: Comando Figura 5. Comando Tabla (Microsoft, 2010). Figura 6. Comando Imagen (Microsoft, 2010). Proceso Una tabla es un conjunto de renglones y columnas que te permiten organizar información. Para incluir una tabla en una diapositiva realiza lo siguiente: Selecciona el comando Tabla. Elige con el ratón, el número de columnas y renglones. Escribe el texto en la tabla. Si quieres dar formato, deberás seleccionar la tabla e ingresar al menú Herramientas de tabla->diseño. La diferencia entre una imagen y una imagen prediseñada es que la segunda es parte de las que vienen incluidas en PowerPoint, mientras que la primera puede ser cualquier archivo que se tenga, como por ejemplo fotografías. Para insertar una imagen realiza lo siguiente: Selecciona el comando Imagen o Imágenes prediseñadas, según sea el caso. Localiza la imagen que deseas incluir. Selecciona la imagen. Haz clic en Insertar. Figura 7. Comando Imágenes prediseñadas (Microsoft, 2010). 4
Figura 8. Comando Gráfico (Microsoft, 2010). Figura 9. Comando Hipervínculo (Microsoft, 2010). Figura 10. Comando Acción (Microsoft, 2010). Un gráfico es la representación visual de datos. Para incluir un gráfico en una diapositiva realiza lo siguiente: Selecciona el comando Gráfico. Elige el tipo de gráfico que deseas crear (barras, círculo, etc.). En la pantalla que aparecerá, introduce la información que representará el gráfico. Cierra la pantalla donde capturaste los datos. Un hipervínculo es una liga a un sitio de Internet o a algún espacio específico de tu documento. Para incluir un hipervínculo en una diapositiva realiza lo siguiente: Selecciona el texto sobre el que se hará clic para abrir la nueva página. Elige el comando Hipervínculo. En la pantalla que se mostrará, deberás identificar la etiqueta Dirección. En el espacio en blanco que aparece después de dirección, necesitas colocar el enlace de la página web que se deberá abrir. Por ejemplo: http://www.youtube.com/watch?v=fvzpfytbavg Haz clic en el botón Aceptar. Una acción es una actividad que se lleva a cabo al hacer clic con el ratón sobre el elemento al que se le haya incluido. Por ejemplo: ir a una diapositiva anterior, ir a una diapositiva posterior, reproducir un sonido, ejecutar un programa o llevar a cabo un resaltado. Para incluir una acción en una diapositiva realiza lo siguiente: Inserta una imagen, forma o escribe algún texto para que al hacer clic, se efectúe una acción. Selecciona la imagen, forma o texto que incluiste. Haz clic sobre el comando de Acción. En la ventana que aparecerá, elige la opción que desees: o Hipervínculo a.- Se habilitará una opción para que escojas la diapositiva que se deberá mostrar. o Ejecutar programa.- Se habilitará una opción para que busques y selecciones el programa a ejecutar. o Reproducir sonido.- Se habilitará una opción para que elijas el sonido que se escuchará. Resaltar al hacer clic. Una vez que hayas concluido, deberás hacer clic en el botón Aceptar y la acción habrá quedado asignada. Para que puedas revisar si se aplicó correctamente, puedes presionar la tecla F5 para ejecutar tu presentación. 5
Figura 11. Comando Película (Microsoft, 2010). Figura 12. Comando Sonido (Microsoft, 2010). Una película o video es un archivo que tienes almacenado en tu computadora. Es muy importante precisar que este tipo de documentos es muy grande y por lo mismo, si se desea enviar la presentación por correo será mejor guardar el archivo en una memoria y reproducirlo utilizando un hipervínculo que incluirlo como parte de la presentación. Para incluir un video en una diapositiva realiza lo siguiente: Selecciona el comando Película. Elige la opción película de archivo. Localiza el archivo de la película que desea incluir y selecciónalo. Haz clic en el botón Aceptar. Un sonido es un archivo que se encuentra almacenado en tu computadora. Para incluir un sonido en una diapositiva realiza lo siguiente: Selecciona el comando sonido. En ese momento aparecerán algunas opciones: o Sonido desde archivo.- Esta se elige cuando se desea incluir algún archivo en específico, como una canción. o Sonido de la galería multimedia.- Al instalar PowerPoint, en tu equipo se guardaron algunos sonidos sencillos como el de campanas, ruidos de animales, entre otros. Para utilizarlos, selecciona la opción de galería multimedia. o Reproducir Pista de CD.- Cuando lo que deseas es incluir una canción que se encuentra en un DC, necesitas elegir esta opción. Una vez que hayas elegido la opción, deberás escoger el sonido a incluir y hacer clic en el botón Aceptar. En el caso de utilizar sonidos desde archivo o pistas de CD, el tamaño de tu presentación será muy grande y sucederá lo mismo que si consideras un video. Para incluir sonidos, te recomiendo utilizar los que aparecen en la galería multimedia. Tabla 1. Elementos que puede contener una diapositiva. Ahora ya conoces los diferentes elementos que puedes incluir en tus diapositivas para apoyarte durante una exposición, por lo que a continuación se te mostrará la manera de mejorar la presentación mediante el uso de diferentes colores, tipos de letras, animaciones. Comandos de formato y animación Al hacer una presentación, una de las mejores maneras de llamar la atención de la audiencia es con el uso de diversos colores, tipos de letra, texturas y animaciones. Para lograr lo anterior, el software de presentaciones cuenta con algunos menús que tienen diferentes comandos. En el caso de PowerPoint son los menús Inicio y Diseño, mientras que en OpenOffice es el menú Formato. 6
Es importante resaltar que en PowerPoint el menú Diseño es diferente al comando Diseño que se localiza en el menú Inicio. Como lo viste anteriormente, el comando Diseño permite modificar los elementos que contendrá una diapositiva, mientras que el menú tiene comandos para modificar los colores de las diapositivas. En la tabla 2 se muestran los menús y los comandos que puedes utilizar para mejorar tu presentación. Inicio Menú Comandos Modificar tipo de letra. Cambiar tamaño de letra. Hacer más grande el tamaño de letra. Reducir el tamaño de la letra. Colocar negritas, cursivas, subrayado, tachado. Modificar el color de la letra. Incluir un tema. Este comando te permite aplicar a una o varias diapositivas un color de fondo, tipo de letra, color de letra ya determinado. Como parte de un tema, se puede encontrar un margen, un recuadro, una línea, entre otros. Diseño Modificar estilos de fondo.- Este comando te permite colocar en la diapositiva un efecto para que una parte de la diapositiva se vea más iluminada o bien, modificar el color de fondo, un degradado o una textura. La diferencia entre un tema y un estilo es que el tema tiene predeterminado tipos, tamaños y colores de letra, mientras que el estilo se aplica únicamente al fondo de la diapositiva. Tabla 2. Menús y comandos para dar formato a una presentación. En la figura 13 se identifican los comandos que corresponden al menú Inicio y para poder usarlos, necesitas seleccionar el texto al que se le aplicará el formato y posteriormente hacer clic en el comando deseado. 7
Figura 13. Comandos de formato para texto (Microsoft, 2010). En la figura 14 se muestran los comandos que pertenecen al menú Diseño y para aplicarlos, lo único que necesitas es posicionar el cursor del ratón en la diapositiva que deseas tenga el formato. Figura 14. Temas y Estilos para diapositivas (Microsoft, 2010). Al seleccionar el comando de Estilos, aparecerá una nueva ventana en la que podrás escoger alguno de los estilos que ahí se muestran, o bien elegir el comando Formato de fondo que te permitirá emplear más colores, agregar un degradado o una textura. Ya que has colocado colores y otros elementos a tus diapositivas, ha llegado el momento de incluir transiciones y animaciones. Una transición consiste en incluir algún efecto entre el cambio de una diapositiva y otra, por ejemplo que la diapositiva aparezca de arriba hacia abajo, como persiana, con cuadritos, etc. Para poder usarlos, en la versión de PowerPoint 2010 existe el menú Transiciones, en el caso de PowerPoint 2007 ese comando se puede localizar en el menú Animaciones y en OpenOffice, se puede encontrar en el menú Presentación. 8
Para aplicar una transición a una diapositiva es necesario que posiciones el cursor del ratón en la diapositiva y posteriormente selecciones la que deseas emplear. Por otro lado, una animación consiste en colocar movimiento a alguno de los elementos que contiene una diapositiva, por ejemplo a los textos, a las imágenes, a las tablas. Para lograr lo anterior es necesario que selecciones el elemento y posteriormente ingreses al menú Animación en PowerPoint o bien, al de Presentación en OpenOffice; al estar en el menú correspondiente, elige el tipo de animación a aplicar. En el momento en que desees guardar tu presentación, debes acceder al menú Archivo y localizar la opción Guardar, enseguida se abrirá una pantalla donde vas a escribir el nombre de tu documento y a seleccionar el tipo de formato con el que lo vas a guardar. En la tabla 3 se muestran las tres principales formas de guardar tu archivo. Tipo Archivo de PowerPoint.- Si guardas tu documento con este formato será necesario que cuentes con el software de PowerPoint instalado en la computadora que utilizarás para la presentación. Archivo de PowerPoint compatible con versiones anteriores.- Si guardas tu documento con este formato podrás abrir el documento en versiones anteriores de PowerPoint, pero toma en cuenta que con esta opción algunas animaciones o efectos colocados pueden modificarse. Presentación de PowerPoint.- Si guardas tu archivo con este formato podrás ejecutar la presentación en cualquier computadora sin importar si cuenta o no con PowerPoint instalado, pero la desventaja de esta opción es que no podrás realizar ninguna modificación a la presentación. Opción a seleccionar. Figura 15. Guardar en PowerPoint, versión 2007 (Microsoft, 2007). Figura 16. Guardar en PowerPoint, versión 2007 (Microsoft, 2007). Figura 17. Guardar en PowerPoint, versión 2007(Microsoft, 2007). Tabla 3. Opciones para guardar una presentación. 9
Para seleccionar el tipo de formato con el que se guardará tu archivo, deberás hacer clic en la flecha azul que aparece al final del renglón Guardar como tipo. Una vez que elijas el tipo, tendrás que hacer clic en el botón Guardar y listo. En caso que desees imprimir las diapositivas, deberás acceder al menú Archivo y localizar el comando Imprimir, en ese momento se abrirá una pantalla para que escojas las diapositivas a imprimir, así como la calidad de impresión. Una vez que la hayas seleccionado, haz hacer clic en el botón Imprimir e iniciará la impresión. Ya que hayas guardado el archivo o impreso las diapositivas, se puede decir que has terminado tu presentación y que te encuentras listo(a) para llevar a cabo tu exposición de manera exitosa. Referencias Apache. (2012). Apache Open Office 3. E.E.U.U.: Autor. Microsoft. (2007). Microsoft Power Point 2007. E.E.U.U.: Autor. Microsoft. (2010). Microsoft Power Point 2010. E.E.U.U.: Autor. 10