Política Uso de Correo Electrónico e Internet Cod. PP-08 1 Objetivos Regular el uso del correo electrónico e internet, asegurando y facilitando una eficiente comunicación tanto interna como externa. Establecer las normas que permitan el uso adecuado del correo electrónico e internet como herramientas de comunicación para los usuarios de la empresa. Implementar los parámetros de control que garanticen la seguridad informática, la estabilidad de los sistemas y la capacidad de transmisión de datos de la compañía. 2 Del Correo Electrónico A todo colaborador que cuente con una computadora conectada a la red informática de la compañía, se le asignará una cuenta de correo electrónico. Esta cuenta servirá para enviar y recibir correos y archivos relacionados a sus funciones y en general para realizar intercambio de información con otros usuarios dentro y fuera de la compañía. La creación de la cuenta de correo electrónico deberá ser solicitada por el Departamento de Recursos Humanos al Departamento de Sistemas, tal como consta en la Política de Selección de Personal. Los consultores, asesores o personas que desarrollen una actividad contratada por la compañía podrán tener acceso a una cuenta de correo electrónico, con la previa autorización de la Gerencia General. 2.1 Utilización La cuenta de correo electrónico es personal e intransferible. Cada usuario será el único responsable de todas y cada una de las actividades realizadas a través de las cuentas de correo electrónico asignadas por la empresa y de las consecuencias que genere el envío o recepción de información o archivos a través de su cuenta. Si algún usuario sospecha que la cuenta está siendo utilizada por una tercera persona, deberá informar de manera inmediata al Departamento de Sistemas para que se tomen los correctivos del caso. Página 1
2.2 Contestación de Correos Todo correo que se reciba solicitando por parte del remitente información o respuesta deberá ser contestado con la agilidad que el caso amerite y en cualquier caso en un plazo máximo de 24 horas de haberlo recibido. 2.3 Formato del Correo A través del correo electrónico cada usuario está representando a la compañía, exactamente de la misma manera que si enviara una carta o una comunicación escrita. A continuación se detallan algunas normas que deberán observarse al elaborar un correo electrónico: o El tipo de letra que se deberá utilizar en los correos electrónicos será Arial tamaño 10 puntos color negro. El color de la letra que se deberá utilizar para contestar un correo a un destinatario dentro del texto del correo original, será azul. o Cuando se requiera resaltar una información importante, se podrán utilizar efectos tales como el subrayado, la letra negrita o cambiar el color de la letra. En casos especiales por el tipo de mensaje del correo (cumpleaños, eventos, noticias importantes), se podrá utilizar otro tipo de letra e incorporar imágenes al contenido. o La línea de Asunto es muy importante y deberá ser escrita de manera clara y precisa, de tal forma que el receptor tenga una idea concreta sobre lo que encontrará al abrir su contenido. o Todos los mensajes de trabajo que se envíen deberán tener el siguiente formato: Nombre del Cliente Referencia. Por ejemplo, un correo enviado a Seguros Equinoccial sobre la emisión de las pólizas de Localiza, deberá decir: Localiza Emisión Programa de Seguros. o El contenido del correo deberá redactarse guardando la misma formalidad, orden y espacios que una carta de la compañía. En ningún caso se podrá escribir un correo utilizando únicamente letras mayúsculas. o Se deberá cuidar que el lector no tenga que leer varios párrafos antes de hacer la pregunta clave, anunciar la fecha esperada o informar algo importante, escribiendo el contenido de forma concreta y precisa. Página 2
o Es importante prestar atención al tono de la redacción, cuidando que el mensaje llegue al receptor del correo de la misma forma que se intenta transmitir. Además se deberá terminar siempre con un cordial saludo o agradecimiento. o Todos los archivos de texto y de hojas de cálculo que se adjunten a un correo, deberán convertirse a pdf y enviarse en este formato, salvo que expresamente sea necesario que el receptor deba manipular el contenido de la información del archivo adjunto. o Es importante que el correo sea revisado detenidamente antes de enviarlo. Se deberá observar que esté dirigido a las personas que corresponde, que no tenga falta ortográficas o de redacción y que contenga los archivos adjuntos que se mencionan en el correo. 2.4 Firma en el Correo Todos los correos salientes deberán tener la firma electrónica de la persona que los envía. Esta firma deberá tener el siguiente formato: Nombre Completo de la Persona Cargo Ecuaprimas Cia. Ltda. www.ecuaprimas.com A continuación de la firma deberá incluirse la leyenda que se transcribe a continuación en formato Arial tamaño 8 puntos: Si tiene alguna sugerencia sobre nuestro servicio, contáctenos por favor a controldecalidad@ecuaprimas.com. La información contenida y transmitida en este mensaje está dirigida exclusivamente a la persona a la cual se envía y se encuentra protegida contra uso desautorizado por ley. Cualquier copia, distribución, acceso u otro uso de esta información está prohibido. Si usted ha recibido este correo por error, por favor contacte al emisor respondiendo este mensaje y destruya todas las copias del mismo. Ecuaprimas 2007 Todos los Derechos Reservados. (El año de la nota debe actualizarse anualmente). Si por sus actividades el usuario tiene contacto con personas de habla inglesa, podrá incluir la traducción al inglés de la nota al final del correo. 2.5 Cuotas de Correos En general se deberá evitar enviar archivos adjuntos que sean muy grandes, ya que congestionan la capacidad de comunicación tanto del remitente como del receptor. Página 3
Para evitar la saturación de las redes y del ancho de banda de la conexión a internet de la compañía, cada usuario tendrá una cuota máxima de capacidad para enviar archivos adjuntos en los correos electrónicos, tal como se detalla a continuación: Todos los usuarios, excepto Gerencias Gerencias 3 MB 7 MB Para el cumplimiento de esta disposición, los usuarios podrán y deberán utilizar herramientas para la compresión de los archivos, tales como el WinZip. En cualquier caso, los archivos que deban ser compartidos a una o varias personas de la compañía dentro de la misma ciudad y que pesen más de 1 MB, deberán ser guardados en el servidor de archivos de la empresa para compartirlos y no podrán ser enviados por correo electrónico. 2.6 Mantenimiento de las Cuentas de Correo Con el fin de mejorar el funcionamiento de la cuenta de correo electrónico, cada usuario será responsable de realizar semanalmente una depuración de sus correos en sus carpetas de almacenamiento y en especial en las siguientes: o Elementos Eliminados o Correo Electrónico no deseado o Borrador o Spam 2.7 Prohibiciones A los usuarios les queda totalmente prohibido lo siguiente: o Hacer uso del correo electrónico para fines políticos, comerciales o de otra índole. o Enviar cadenas de correos en general. o Enviar archivos obscenos que atenten contra la moral de las personas. o Enviar correos con spam, virus o archivos que afecten la integridad de las personas que receptan estos mensajes o la de sus equipos. o Leer correo ajeno, generar o enviar correos o mensajes a nombre de otra persona. o Enviar correos con imágenes, presentaciones, instaladores de software o aplicaciones de mayor tamaño que las cuotas fijadas a cada uno de los usuarios, tal como se detalla en el punto 2.5. Página 4
3 Del Internet Todo colaborador que cuente con una computadora conectada a la red informática de la compañía, podrá tener acceso a Internet, según lo determine el Departamento de Recursos Humanos de acuerdo a las funciones y tareas asignadas a cada recurso. 3.1 Utilización El Internet es una herramienta que permite el intercambio y búsqueda de información y deberá ser utilizada exclusivamente en actividades que tengan relación con la empresa. Cada usuario será el único responsable de todas y cada una de las actividades realizadas en Internet desde su dirección IP y de las consecuencias que genere el envío o recepción de información o archivos a través de esta dirección. Si algún usuario sospecha que el Internet está siendo utilizado por una tercera persona, deberá informar de manera inmediata al Departamento de Sistemas para que se tomen los correctivos del caso. 3.2 Acceso a Internet El acceso a Internet será a través de la red informática de la compañía, a la cual se accede por intermedio de un punto de red asignado a cada usuario, con las seguridades establecidas para los equipos y redes de la empresa. En caso de que la compañía cuente con conexión de Internet inalámbrica, el acceso estará restringido al personal de la empresa. Si se requiere que algún usuario externo tenga acceso a Internet, se deberá realizar la solicitud expresa al Departamento de Sistemas para que habilite el acceso temporal del visitante durante el tiempo que dure su estadía. 3.3 Navegador de Internet El único programa autorizado para navegar en Internet será el Internet Explorer 6.1 o versiones superiores. 3.4 Prohibiciones A los usuarios les queda totalmente prohibido lo siguiente: o Hacer uso del Internet para fines políticos, comerciales o de otra índole. o Accesar a páginas pornográficas, juegos en línea, sitios de chat o cuentas de correo electrónico públicas o gratuitas, tales como Yahoo!, Hotmail o Gmail. Página 5
o Descargar música, videos, programas, aplicaciones, con o sin cualquier tipo de software P2P, como por ejemplo Emule, Kazaa, Ares, Edonkey. o La instalación de cualquier tipo de software que utilice el Internet como vía de conexión externa como Messenger, ICQ, Yahoo, AOL, AML. o El uso de software Skype para llamadas o conexión externa. Si por las funciones o tareas asignadas dentro de la empresa, algún usuario requiere la utilización del Messenger, Skype o de algún otro mecanismo de comunicación externa cuyo uso esté prohibido, deberá presentar la solicitud correspondiente al Departamento de Recursos Humanos, quien evaluará la solicitud y canalizará el requerimiento ante el Departamento de Sistemas si el caso lo amerita. En cualquier caso, el usuario deberá contar con la aprobación expresa del Departamento de Recursos Humanos para poder acceder a cualquier programa de uso restringido. 3.5 Control El Departamento de Sistemas tiene plena autoridad y libertad para monitorear las acciones de cada usuario en el Internet o para monitorear el contenido de los correos electrónicos enviados o recibidos por cada usuario en cada uno de sus estaciones de trabajo, o aquellos que estén contenidos en el servidor de correos, a través de los mecanismos de control disponibles en la empresa, con el fin de verificar que no haya riesgo, pérdida o filtración de información. De igual manera podrá en cualquier momento solicitar la inspección física de cualquier equipo para verificar que el usuario no tenga instalados programas que estén restringidos de acuerdo a las políticas establecidas. El Departamento de Sistemas tomará las acciones que sean necesarias para velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en este documento. 4 Vigencia Esta política entra en vigencia a partir del 29 de marzo de 2007. Página 6