Mini Caja Noébox. noébox. Manual de Uso

Transcripción

1 Mini Caja Noébox noébox Manual de Uso 1/10 V.E.1.0

2 Índice 1 Introducción Configuración de la Noébox Configuración de red de la Noébox Comprobación del correcto funcionamiento de las comunicaciones Acceso a la Noébox por parte del equipo de administración Acceso a la administración Web de la Noébox Uso de la Noébox El Espacio Privado en la Noébox El espacio Común en la Noébox Acceso a los Espacios de Almacenamiento Almacenar un fichero en la Noebox Recuperación de una versión previa de un fichero guardado en la Noebox Uso de No Envio de un fichero con No Accensit/NoeBox v1.6-6/2007 2/10 03/10/07

3 1 INTRODUCCIÓN La NOÉBOX es un equipo que conectado a la red de área local de su empresa actúa como servidor de ficheros, ofreciendo a los ficheros que se almacenan en ella un elevadísimo nivel de protección ante posibles siniestros. La NOÉBOX permite dos niveles de protección: Los datos son almacenados internamente en su empresa gracias al equipo NOÉBOX instalado físicamente en su empresa. Diariamente a la hora programada, todos los datos almacenados en la NOÉBOX se replican mediante el enlace a Internet de su empresa en nuestra red de almacenamiento seguro. Este segundo nivel de protección es el que permite que sus datos almacenados en la NOÉBOX puedan ser recuperados incluso tras un siniestro que afecte la integridad física de los equipos informáticos de su empresa. Además, del sistema de protección integra un mecanismo de mantenimiento de históricos (el versioning o versionado) que le permitirá restaurar ficheros antiguos así como un sistema para el envío mediante correo electrónico de ficheros de gran tamaño llamado NOÉMAIL. 2 CONFIGURACIÓN DE LA NOÉBOX 2.1 CONFIGURACIÓN DE RED DE LA NOÉBOX En el momento de la solicitud de la Noébox deberá proveer con la configuración de red requerida para el funcionamiento en su despacho. Si por alguna razón perdiera los datos de configuración de red o tuviera que cambiar temporalmente la configuración estos son los pasos que deberá seguir: Obtenga un Pendrive o lapiz de almacenamiento USB Cree un fichero de texto en el Pendrive con el nombre ip.txt con el contenido siguiente: ip= netmask= broadcast= gateway= o Cambie los valores del fichero para que se ajuste a sus necesidades o La configuración de red mediante este método es temporal y se perderá al reiniciar el equipo. o Para disponer de una configuración definitiva debe acceder a la interficie de configuración de red y establecer allí los valores deseados. Accensit/NoeBox v1.6-6/2007 3/10 03/10/07

4 Para poner la Noébox en funcionamiento solo es necesario conectar el equipo a la corriente eléctrica y a la red. Una vez hecho esto deberemos poner en marcha la Noébox apretando el botón que tiene situado en el frontal de la misma. Una vez en marcha la Noébox será accesible de dos formas: Mediante una interficie Web para su configuración y gestión. Mediante recursos de red en forma de directorios compartidos. 2.2 COMPROBACIÓN DEL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES Una vez configurados los parámetros de red de la Noébox, acceda al menú de administración con el usuario superadmin. Escoja la opción correspondiente a la Configuración de Red y a continuación presione sobre el icono de diagnósticos Figura 1. Resultado de un diagnóstico correcto i Para garantizar que sus datos pueden copiarse en la red de almacenamiento seguro es esencial que el resultado del diagnóstico sea el correcto. Si no lo és, revise la configuración de red para asegurar que la Noébox tiene comunicación con Internet. 2.3 ACCESO A LA NOÉBOX POR PARTE DEL EQUIPO DE ADMINISTRACIÓN Para que el servicio ofrecido sea completo, es necesario que los puertos del al de la Noébox sean accesibles desde Internet. Para eso es importante que en su firewall o router ADSL abra dicho rango de puertos y los redirija hacia la dirección de la LAN en la que haya configurado la Noébox. i Asegúrese que el rango de puertos de la Noébox son accesibles desde Internet. Accensit/NoeBox v1.6-6/2007 4/10 03/10/07

5 2.4 ACCESO A LA ADMINISTRACIÓN WEB DE LA NOÉBOX El panel de control de la Noébox es fácilmente accesible mediante cualquier navegador web. Solo es necesario abrir el navegador y escribir la dirección que se haya asignado a la Noébox. Figura 2. Pantalla de entrada al panel de administración El usuario por defecto para acceso a la Noèbox es superadmin con password superadmin Figura 3. Panel principal de la Noèbox Accensit/NoeBox v1.6-6/2007 5/10 03/10/07

6 Las secciones y subsecciones asociadas disponibles en la Web de configuración de la Noébox son las siguientes: Cambio del código de acceso del administrador de la Noébox Cambio del idioma de la interfaz de administración de la Noébox Para la configuración del sistema de versionado y creación manual de versiones Forzar manualmente la creación de una nueva versión y copia de seguridad de la Noébox Establecer la hora en la que desea que se generen diariamente de forma automática las versiones de los documentos de la Noébox. Para buscar versiones anteriores de los documentos en las carpetas comunes a todos los usuarios de la Noébox Para la búsqueda de documentos almacenados en la Noébox Para la eliminación de versiones anteriores de los documentos almacenados. Normalmente con el objetivo de liberar espacio. Para la localización de ficheros que hayan sido eliminados por error por los usuarios de la Noébox Dispondrá de un icono como este por cada usuario de la Noébox que le permitirá acceder a las versiones del usuario en cuestión. Para la configuración de los parámetros de red Para el diagnostico y comprobación del correcto funcionamiento del sistema. Es esencial que durante la puesta en funcionamiento de la Noébox se ejecuten los diagnósticos para comprobar que la comunicación con la red de almacenamiento seguro de la Noébox es correcta. Creación y administración de los usuarios con acceso a la Noébox Creación de un nuevo usuario Aparecerá un icono para cada usuario que da la posibilidad de cambiar los datos y la contraseña de los mismos Para el diagnóstico de problemas con No y creación de cuentas de usuario Accensit/NoeBox v1.6-6/2007 6/10 03/10/07

7 Ejecuta un diagnóstico de las funciones de No para comprobar su correcto funcionamiento. Acceso al report de ocupación y uso de Noébox, No y Noesafe. Cambio del código de acceso del superadministrador Configuración y ajustes del reloj del sistema 3 USO DE LA NOÉBOX La funcionalidad de la NOÉBOX está disponible desde cualquier puesto de trabajo que esté conectado a la red de su empresa. Será necesaria la previa autorización por parte del usuario responsable de la administración de la NOÉBOX. Cada usuario de la NOÉBOX: Dispone de un espacio de almacenamiento privado Dispone de acceso a un espacio de almacenamiento compartido por parte de todos los usuarios de la NOÉBOX. Los espacios de almacenamiento son accesibles y se utilizan como cualquier otra carpeta de red. 3.1 EL ESPACIO PRIVADO EN LA NOÉBOX Cada usuario de la Noébox dispone de un espacio privado en la Noébox. Los ficheros almacenados en dicho espacio son accesibles únicamente por el usuario y no pueden ser accedidos por otros usuarios de la Noébox i El espacio total contratado para la Noébox es único para todos los usuarios de la misma. Para optimizar su uso no guarde los mismos ficheros en el espacio público y el privado y elimine periódicamente aquellos ficheros que ya no requiere conservar. El espacio privado de cada usuario en la Noebox esta accesible en la siguiente dirección de red: Ejemplo: \\<ip o nombre de la noebox>\<código de usuario> \\ \pepe Ó \\noebox21\pepe 3.2 EL ESPACIO COMÚN EN LA NOÉBOX La Noébox dispone de un espacio de almacenamiento común que es accesible por parte de todos los usuarios con acceso a la misma. Este espacio está destinado al almacenamiento de los ficheros que deben ser accesibles y compartidos por parte de todos los usuarios de la Noebox. Accensit/NoeBox v1.6-6/2007 7/10 03/10/07

8 i Para que sus documentos importantes estén protegidos en caso de siniestro debe usted copiarlos a alguno de los espacios de almacenamiento de la Noébox. El espacio común de almacenamiento en la Noebox está disponible en la dirección de red: \\<ip o nombre de la noebox\partage 3.3 ACCESO A LOS ESPACIOS DE ALMACENAMIENTO A fin de hacer práctico el acceso al espacio de almacenamiento de la Noébox, le recomendamos cree los correspondientes enlaces en su escritorio que puede usted llamar como desee. Por ejemplo: NOEBOX Privado en \\<ip noebox>\<codigo de usuario>. NOEBOX Público en \\<ip noebox>\partage No en \\<ip noebox>\no De esta forma cuando desee acceder a los datos almacenados en la noéboxx simplemente deberà hacer doble click en el icono correspondiente. Alternativamente puede mapear los espacios de la Noebox como unidades de red en su equipo. 3.4 ALMACENAR UN FICHERO EN LA NOEBOX El almacenamiento de un fichero en cualquiera de los espacios de la Noebox es exactamente igual que el almacenamiento en cualquier otra carpeta del sistema: Grabe el fichero directamente en la correspondiente carpeta de Noebox, Arrástre el fichero a la carpeta de Noebox para su almacenamiento. Ó corte y pegue el fichero a una carpeta de Noebox. 3.5 RECUPERACIÓN DE UNA VERSIÓN PREVIA DE UN FICHERO GUARDADO EN LA NOEBOX Gracias al mecanismo de versionado, la Noebox le permite restaurar versiones anteriores de ficheros que haya borrado por error y que fueron almacenados con anterioridad en el espacio de almacenamiento de la Noebox. El usuario de la Noebox no tiene acceso a esta funcionalidad. Para la recuperación de un fichero el usuario deberá ponerse en contacto con el administrador de la Noebox y proporcionarle la información siguiente: Nombre del fichero Tipo de fichero Fecha en la que se se borró o fecha de la versión que se desea recuperar. 4 USO DE NO No es el servicio de envío de ficheros voluminosos que incorpora la Noebox. No facilita y agiliza el envío de ficheros a terceras personas que, por su volumen, son habitualmente rechazados por los servicios de correo electrónico. Accensit/NoeBox v1.6-6/2007 8/10 03/10/07

9 i El proceso de envío de ficheros de gran tamaño con el servicio No envia al destinatario un vínculo al fichero original que este puede utilizar para descargar el fichero. Al enviar simplemente un vínculo, este sistema no está sujeto a las limitaciones habituales de los sistemas de correo en cuanto al tamaño de los ficheros adjuntos. 4.1 ENVIO DE UN FICHERO CON NO Seleccione el fichero que desea enviar Abra la carpeta no de la noebox (\\<ip noebox>\no ) Copie el fichero que desea enviar a esta carpeta Cuando finalice la copia del fichero el nombre de este cambiará y se le añadirá la extensión.html. Así por ejemplo si el fichero que queremos copiar se llama photo.jpg al finalizar la copia su nombre cambiará a photo.jpg.html i Si el nombre del fichero no cambia automáticamente refresque los contenidos de la carpeta (menu : Ver >> Actualizar) Abra el fichero generado con la exensión.html y se le abrirá una página como la de la Figura 4. Figura 4. Página de envío de fichero Presione el botón. Se le abrirá su gestor de correo electrónico con un mensaje en el cuerpo del cual hay una dirección web que es la referencia para la recepción de su fichero. Modifique el contenido del mensaje a su antojo manteniendo la dirección web y envíe el fichero a la persona que deba recibirlo. Accensit/NoeBox v1.6-6/2007 9/10 03/10/07

10 Abriendo el fichero disponible en el espacio No podrá en cualquier momento comprobar si el destinatario ha recogido ya el fichedo enviado simplemente consultando los datos de acuse de recibo del sobre: Figura 5. Datos de acuso de recibo Enracable 1U Accensit/NoeBox v1.6-6/ /10 03/10/07