EJERCICIO 30 DE EXCEL ANÁLISIS DE DATOS Excel 2016 Escenarios Excel puede crear y guardar conjuntos de variables que producen resultados diferentes. Los escenarios son útiles en el análisis de datos, ya que se podría ver, por ejemplo como afectarían distintas condiciones (tasa de interés, plazo de devolución, etc.) en un préstamo. Se pueden definir escenarios diferentes, cambiar de uno a otro para realizar análisis y guardarlos con el modelo. Se define un escenario como un conjunto de variables llamadas celdas cambiantes que se guardan con un nombre y se aplican a una hoja de cálculo para ver los distintos resultados producidos. Un escenario está compuesto por dos partes principales: 1. Celdas cambiantes. Son las celdas en las cuales se van a introducir datos (que se van a modificar) y no deben contener fórmulas. 2. Celdas resultantes. Son las celdas donde se ve el resultado. Deben ser celdas que contengan fórmulas o que dependan de las celdas cambiantes. Un escenario puede dar como resultado: Resumen. Muestra los resultados (celdas cambiantes y las celdas resultantes) en una hoja de cálculo. Tablas dinámicas. Da el resultado en una tabla dinámica. Mostrar. Muestra las variaciones dentro de la hoja de cálculo activa. 326
Creación de un escenario Para ver el funcionamiento de esta opción realizaremos un sencillo ejemplo: 1. Cree la siguiente hoja de cálculo y utilice la fórmula =B1+B1*B2 para calcular el Precio final. A continuación crearemos tres escenarios llamados Mínimo, Medio y Máximo que cambiarán el Margen de beneficios con los valores 10%, 50% y 90% respectivamente. 2. Desplace el cursor a la celda B2 y seleccione la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Análisis Y si y, después, en Administrador de escenarios. 327
3. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo llamado Administrador de escenarios: En donde: Aparece una lista con todos los escenarios creados (los ocultos no aparecen, si se activó la protección). Celdas cambiantes. Las celdas en las que van a introducir datos. Comentarios. Explicación de lo que hace un escenario; si no se introduce nada, Excel de forma automática, coloca el nombre que figure como usuario y la fecha en que fue creado o modificado. Agregar. Agrega un escenario. Eliminar. Elimina el escenario sobre el que se está posicionado. 328
Modificar. Sirve para realizar cambios en un escenario, siempre que la protección no esté activada. Combinar. Combina los escenarios de las hojas de cálculo seleccionadas en cualquier libro de trabajo abierto. Resumen. Crea un resumen o una tabla dinámica en una hoja en blanco con los escenarios definidos. 4. Pulse el botón Agregar para crear el primer escenario. En su pantalla aparecerá otro nuevo cuadro de diálogo llamado Agregar escenario. A B C D En donde: A. Se escribe el nombre del escenario. 329
B. Celdas cambiantes. Se establecen las celdas cambiantes para ese escenario. C. Comentarios. Explicación o seguimiento del escenario. D. Protección. Evitar que se produzcan modificaciones en los escenarios. 5. Teclee Mínimo en el interior del cuadro Nombre del escenario. En el interior del cuadro Celdas cambiantes tenemos que introducir la referencia de la celda o celdas que deseamos cambiar. 6. Observe que en el cuadro Celdas cambiantes se indique la celda B2, en caso contrario modifíquelo. En el cuadro Comentarios aparece el nombre del usuario y la fecha de creación del escenario. En el caso que lo considere necesario puede cambiarlo. 7. Pulse el botón Aceptar. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo mostrando el valor actual de la celda cambiante y preguntando qué nuevo valor se desea introducir en la misma. Cuando introduzca un valor podrá pulsar el botón Agregar para continuar creando otros escenarios o bien pulsar el botón Aceptar para terminar y regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios. 330
8. Teclee 10% y pulse el botón Agregar para crear otro escenarios. 9. Teclee Medio como nombre de escenario y pulse el botón Aceptar. 10. Introduzca el valor 50% y pulse el botón Agregar para crear el último escenario. 11. Teclee Máximo como nombre del escenario y pulse el botón Aceptar. 12. Introduzca el valor 90% y pulse el botón Aceptar para terminar y regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios. 331
Proteger los escenarios Los cuadros de diálogo Agregar y Modificar escenario, contienen dos opciones de protección: Evitar cambios. Ocultar. Si se selecciona Evitar cambios, el escenario que se defina no podrá ser editado. Sin embargo, esto no impide editar directamente en la hoja los valores de las celdas cambiantes (a menos que las propias celdas estén bloqueadas). La casilla Ocultar, evita la presentación en la lista de escenarios. Mostrar los escenarios Para ver el resultado de los escenarios directamente sobre la hoja de cálculo, simplemente se posiciona sobre el escenario que se desee ver el resultado y se pulsa Mostrar, automáticamente se ven los resultados sobre la hoja de cálculo. Modificar escenarios Si deseamos modificar algún escenario tenemos que realizar los siguientes pasos: 1. Seleccione el escenario Máximo. 332
2. Pulse el botón Modificar. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Modificar escenario. En esta pantalla podemos modificar el nombre del escenario, la celda cambiante o el comentario, pero si nuestra intención es cambiar el valor del escenario tenemos que pulsar el botón Aceptar. En nuestro caso cambiaremos el valor. 3. Pulse el botón Aceptar. 4. Teclee 100%. 5. Pulse el botón Aceptar para finalizar el cambio. 333
Eliminar escenarios Para eliminar escenarios que no se necesiten, efectúe los siguientes pasos: 1. Elija el escenario a eliminar. 2. Pulse el botón Eliminar. Combinar escenarios Utilice la opción cambiar cuando necesite copiar al libro de trabajo activo escenarios de otros libros de trabajo, teniendo en cuenta que deben estar abiertos todos los libros. Los pasos para realizar la combinación son: Abra todos los libros de trabajo que contienen los escenarios a combinar. Active el libro de trabajo donde desea realizar la combinación. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Análisis Y si y, después, en Administrador de escenarios. Pulse el botón Combinar. Aparecerá el cuadro Combinar escenarios. 334
Seleccione de la lista desplegable el libro de trabajo que contiene los escenarios para combinar. Elija también la hoja que posee los escenarios para combinar. Observe que en la parte inferior de la ventana aparece un mensaje del número de escenarios existentes en la hoja seleccionada. Pulse el botón Aceptar. Excel regresará al cuadro de diálogo Administrador de escenarios con los escenarios combinados en su interior. Pulse Cerrar para finalizar. Resumen de los escenarios Se puede ver el resultado en un resumen, en el que se incluyen todos los escenarios creados, con las variables (celdas cambiantes y celdas resultantes), incluyendo además un escenario con los valores actuales. Automáticamente se crea una hoja en el libro de trabajo activo, llamada Resumen de escenarios. Para ello, 335
se pulsa Resumen en la ventana de Administrador de escenarios. Aparecerá la siguiente ventana, donde se selecciona la opción Resumen (1) y se indican las celdas resultantes (2). 1 2 El resultado final será algo así: 336
Utilización de tablas de datos Se define una tabla de datos como un rango de celdas que muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una fórmula. En las tablas de una variable se introducen diferentes valores (fila o columna) y se ve el resultado en una fórmula. Para tablas de dos variables, se introducen valores (fila y columna) para las dos variables y se ve el resultado en una fórmula. Para utilizar una tabla de datos con una sola variable, los pasos a seguir son: 1. Se crea una columna o fila con los valores de la variable (2) que serán sustituidos en la fórmula. Y en la celda siguiente, en la parte superior, se coloca la fórmula que va a ser sustituida (3). 1 2 3 2. Se selecciona la zona donde se encuentren los datos variables y la fórmula. En el ejemplo anterior sería A10..B19. 337
3. Ir a la etiqueta Datos, seleccionar Tabla de datos : 4. Aparece el siguiente cuadro de diálogo: Para el análisis con una variable, se le indica el dato que va a ser utilizado para la realización del cálculo. Al pulsar Aceptar aparecerán los datos con los nuevos valores debajo de la fórmula y al lado de su correspondiente parámetro. En este ejemplo, el dato variable es la tasa de interés y está en la celda B7. Se indicaría como Celda de entrada (columna) B7. El resultado sería: 338
En el análisis con dos variables, los pasos son semejantes a los de una variable, con la diferencia de que la fórmula está en la intersección de la fila con la columna. En el siguiente ejemplo, los datos variables son el precio de venta, que está en la celda B5, y la tasa de interés que está en la celda B7. Se indicaría en Celda de entrada (fila) B5 y Celda de entrada (columna) B7 en la ventana Tabla. 339
El resultado final sería: 340
Buscar objetivo Si se desea encontrar el número preciso en una fórmula para alcanzar un determinado valor (objetivo), debe utilizar el comando Buscar objetivo. Para nuestro ejemplo tomaremos una planilla como la que se muestra a continuación: En esta planilla se tiene un precio de compra al cual se aplica un porcentaje de ganancia para obtener el precio de venta. En este caso se aplica un 10% de ganancia obteniendo como precio de venta 110. Pero cuánto sería el porcentaje de ganancia si quisiéramos que nuestro precio de venta fuera 225,15? Para averiguar este valor nos valemos de la herramienta Buscar objetivo : 341
Para encontrar nuestro porcentaje de venta se debe: 1. Activar la etiqueta Datos, desplegar el menú Análisis y si y por último hacer clic en Buscar objetivo, se presentará el siguiente cuadro de diálogo: En donde: a) La celda sobre la que se va a obtener el resultado. En nuestro ejemplo D4. b) Se escribe el valor que se quiere alcanzar. En nuestro ejemplo 225,15. c) Se escribe la celda que se va a modificar, y que será sustituida por el valor que encuentre. En nuestro ejemplo C4. 2. Excel comienza a buscar un nuevo valor para porcentaje de venta. Pulsaremos Aceptar si aceptamos el valor encontrado. Cancelar si queremos dejarlo como estaba. Excel 2016 342